İş Verimliliğini Artırmak için Otomasyonu Kullanın – 4 Basit Yöntem

Sürekli rekabetçi kurumsal dünyaya gelince, vakit nakit ve verimliliktir, bir altın madeni! Bunu akılda tutarak, işyeri verimsizliklerini ortadan kaldırmak ve gelirlerinizi artırmak için yalnızca otomasyon gibi yeni çağ teknolojilerinden yararlanmak mantıklıdır.

Ve BT liderleri aynı fikirde. Araştırmalar, bunların %98'inin kurumsal faydaları sağlamak için iş süreçlerini otomatikleştirmenin hayati olduğuna inandığını gösteriyor. Ancak bu bulguya rağmen otomasyon fırsatlarının %50'si kaçırılıyor!

Bu nedenle, işte daha verimli olma tekniğinde hem uygulama hem de ölçek için muazzam bir kapsam vardır. Aynı şeyi yapmayı hedefliyorsanız, kuruluşunuz genelinde değerli zaman ve kaynaklardan nasıl tasarruf edebileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

1. İçindekiler

   Proje Yönetim Yazılımı ile Fazlalıklı Süreçleri Hedefleyin

Otomasyonun tüm özü, gereksiz görevlerin herhangi bir veya minimum insan müdahalesi olmadan çalışmasını sağlamaktır. Her iş sektörünün tüm operasyonel zincirine bir göz atın ve tekrar tekrar tekrarlanan ve böylece otomatikleştirilebilen görevleri tam olarak belirleyin. Bunlardan bazıları:

• Fatura ödemeleri

Kuruluşunuz her ay çok fazla fatura ve ödeme işliyorsa, bu işlem sayısız çalışma saatini içermelidir.

Örneğin, dijital platformlar, bazı önkoşul kurallarına göre satıcılara her hafta ödeme yapmak veya emanet hesabınızdan müşteri cüzdanlarına para aktarmak zorunda kalabilir.

Birçok yönetici, bu tür süreçleri basit ve kolay hale getirmek için proje yönetimi yazılımlarına yöneliyor. Bu süreci otomatikleştirmek yalnızca zamandan tasarruf sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda kullanıcılar için zamanında ödeme yapılmasını sağlayarak işletmenizin güvenilirliğini artıracaktır.

• Maaş İşleme

İnsan kaynakları departmanı, her ayın sonunda çalışan maaşlarının serbest bırakılmasıyla her zaman aşırı yüklenir. Bunu otomatikleştirmek, çalışanları diğer stratejik işler için özgür bırakarak daha üretken hale getirecek.

İşbirliğine dayalı bir proje yönetimi yazılımı, İK ekiplerinin bildirim almasına ve bu süreci sorunsuz bir şekilde otomatikleştirmesine yardımcı olabilir.

• Veri yedekleme

Düzenli veri yedeklemeleri çok fazla zaman gerektirmekle kalmaz, çoğu işletme bunu açıkça görmezden gelir. Otomasyon her iki açıdan da yardımcı olabilir; önemli kurumsal verilerin buluta yedeklenmesini otomatikleştirmek için Google Drive veya Dropbox gibi ilgili bulut araçlarını kullanabilirsiniz.

Tüm dosyalarınızı ortak bir şekilde tek bir yerde depolamanın en iyi yolu bir PM aracıdır. Örneğin, ProProfs Project, yalnızca projeyle ilgili tüm dosyalarınızı depolamak için bir platform sağlamakla kalmayıp, aynı zamanda bunları paydaşlarla kolayca paylaşan bir araçtır.

2. Pazarlama Faaliyetlerini Otomatikleştirin

Otomasyon sadece operasyonlarla sınırlı değildir ve pazarlama faaliyetleriniz üzerinde de muazzam bir etkiye sahip olabilir. Pazarlama huninizin en üstünde daha fazla sayıda potansiyel müşteri yakalamanıza yardımcı olabilir. Kullanılabileceği aşağıdaki örnekleri göz önünde bulundurun:

• Eposta pazarlama

Litmus tarafından hazırlanan bir rapora göre, şirketlerin %68'i yalnızca bir e-postanın üretimi için bir hafta veya daha fazla zaman harcıyor. Bunlardan biriyseniz, müşterilerinizin katılımına göre önceden tanımlanmış e-postaların otomatik olarak tetiklendiği damla kampanyaları dağıtmayı düşünün.

• İçerik Tanıtımı

Bu, yeni potansiyel müşteriler oluşturmak için önemlidir, ancak çok fazla üretken zaman tüketebilir. Çoğu pazarlamacı Facebook ve Twitter gibi sosyal medya platformlarını bu amaçla kullandığından, Zapier gibi doğru araçlarla tanıtım faaliyetlerini otomatikleştirmek kolaydır.

• Kurşun Akışları

Müşteri adaylarınızı oluşturmak için hangi stratejileri veya kanalları kullanırsanız kullanın, bunları CRM'nize yüklemeniz veya e-posta pazarlama kampanyanıza eklemeniz gerekir. Sıkıcı işlemeyi içeren bu tür potansiyel müşteri akışları çok zaman alıcı olabilir. İşi sizin yerinize yapmak için Hubspot veya MailChimp gibi araçları kullanmayı düşünün.

• Pazarlama Analitiği

Pazarlama başarısını izlemek çok önemlidir. Ancak verileri herhangi bir dış yardım olmadan gözden geçirmek, çabalarınızın kalitesini düşürür. Hubspot Marketing Analytics gibi gelişmiş otomasyon araçlarını kullanmak, pazarlama dönüşüm huninizin her bölümünün performansını ölçmeyi kolaylaştırabilir.

3. Müşteri Desteğine Öncelik Verin

Etkili müşteri desteği, satışlarınız üzerinde kalıcı bir etki bırakabilecek hem kapsamlı bir pazarlama hem de ilişki yönetimi stratejisidir. Müşteriler 24 saat desteğe ihtiyaç duyar ve ortaya çıkan iş yükü genellikle yönetici ekibinizi perişan halde bırakabilir. Otomasyonun nasıl başarılı bir şekilde müdahale edebileceği aşağıda açıklanmıştır:

• Canlı sohbet

Müşteriler destek için size ulaştığında (hatta web sitenizi ziyaret ettiğinde), bunun yerine otomasyon ve yapay zeka üzerinde çalışan bir canlı sohbet sohbeti ile karşılaşabilirler. ProProfs gibi şirketler, kullanıcıların web sitelerine dakikalar içinde canlı sohbet yazılımını yerleştirmelerini mümkün kılıyor ve bu, aynı zamanda bir potansiyel müşteri yaratma aracı olarak da kullanılabilir.

• İletişim Merkezi Yazılımı

Bugünün yeni nesil iletişim merkezi yazılım araçları, insan aracılarla eşleştirilmek üzere tasarlanmış bağımsız sanal aracıların yeteneklerini sağlıyor. Sonuç olarak, müşteri etkileşimi, adresleme kanalları, müşteri yönlendirmesi, kaynak eşleştirme ve gerçek zamanlı veri yakalama yoluyla hiper kişiselleştirilebilir.

• Bilet Yönlendirme Optimize Edicileri

Otomatik optimize ediciler, aracılarınızın verimliliğini en üst düzeye çıkaracak şekilde akıllı yönlendirme çözümleri sunar. Müşterilerle kendileriyle etkileşime girmeseler de, bir sorguyu mümkün olan en kısa çözüm süresini garanti edecek şekilde doğru temsilciye yönlendirirler.

4. Verimlilik Hackleri Olarak Otomasyondan Yararlanın

Otomasyonun bir başka doğrudan avantajı, daha önce hiç görülmemiş şekilde verimliliği nasıl artırabileceğidir. Tekrarlayan işlerin %45'ine varan oranda başa çıkma yeteneği ile çalışanlar, problem çözme ve fikir üretme gibi daha değerli görevlere kendilerini kaptırabilirler. Bunun, aracılarınız için çok önemli zamandan tasarruf etmek için iş akışının otomatikleştirilmesini de içerebileceğini unutmayın. Göz önünde bulundurabileceğiniz bazı doğrudan üretkenlik kullanım durumları şunlardır:

• E-postalardan ve formlardan, adresleri güncelleme veya hizmet ekleme gibi müşteri dosyalarının dahili sistemine veri aktarımı.
• Her ilgili satış veya destek çağrısından sonra müşteriyle ilgili bilgileri güncelleme.
• Gerekli bilgileri çıkarmak veya arıza alanlarını belirlemek için bol miktarda belgeyi gözden geçirmek.
• İlgili hükümlerin yasal belgelerden ve sözleşmelerden çıkarılması.
• Robotik Süreç Otomasyonu uygulayarak insan hatalarını ortadan kaldırmak.
• İş akışının gereksiz kısımlarını otomatikleştirerek uzak ekiplerle çalışmayı verimli bir şekilde yönetin.
• Ve bunun gibi daha birçok kullanım durumu!

İşbirlikçi Proje Yönetimi Yazılımı ile İş Akışını İyileştirin!

Bugün piyasayı dolduran çok sayıda AI ve Otomasyon aracıyla, iş yeri yalnızca daha üretken olmaya hazırlanıyor. Bu teknolojilerle, tipik bir kural tabanlı işlemin %70-80'e kadarını otomatikleştirmek ve emek yoğun tekrarlayan görevleri %80'e kadar azaltmak mümkündür!

Ancak aynı zamanda projelerinizi, görevlerinizi, ekiplerinizi ve müşterilerinizi tek bir platformda yönetmenize yardımcı olan ortak bir proje yönetimi yazılımı olan ProProfs Project gibi otomasyon aracınızın seçimine de bağlıdır. Bunu bir kez anladığınızda, kısa sürede maliyetleri azaltabilir, performansı iyileştirebilir ve güvenilirliği artırabilirsiniz!