Verwenden Sie Automatisierung zur Verbesserung der Arbeitseffizienz – 4 einfache Methoden

Wenn es um die immer wettbewerbsintensivere Unternehmenswelt geht, ist Zeit Geld und Effizienz eine Goldmine! Vor diesem Hintergrund ist es nur sinnvoll, neue Technologien wie die Automatisierung zu nutzen, um Ineffizienzen am Arbeitsplatz zu beseitigen und Ihre Einnahmen zu steigern.

Und IT-Führungskräfte stimmen zu. Untersuchungen legen nahe, dass bis zu 98 % von ihnen glauben, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen für die Steigerung der Unternehmensvorteile von entscheidender Bedeutung ist. Aber trotz dieser Erkenntnis werden 50 % der Automatisierungsmöglichkeiten verpasst!

Daher gibt es einen enormen Spielraum sowohl für die Implementierung als auch für den Maßstab in der Technik, effizienter bei der Arbeit zu sein. Wenn Sie dasselbe anstreben, können Sie wie folgt wertvolle Zeit und Ressourcen in Ihrer gesamten Organisation einsparen:

1. Inhaltsverzeichnis

   Ziel redundante Prozesse über Projektmanagement-Software

Die ganze Essenz der Automatisierung besteht darin, redundante Aufgaben ohne oder mit minimalem menschlichem Eingreifen zu erledigen. Werfen Sie einen Blick auf die komplette Betriebskette jeder Unternehmensvertikale und lokalisieren Sie die sich immer wieder wiederholenden Aufgaben, die dadurch automatisiert werden können. Hier sind einige davon:

• Rechnungszahlungen

Wenn Ihr Unternehmen jeden Monat zu viele Rechnungen und Zahlungen verarbeitet, muss dieser Prozess unzählige Arbeitsstunden in Anspruch nehmen.

Beispielsweise müssen digitale Plattformen möglicherweise jede Woche Zahlungen an Anbieter freigeben oder Geld von Ihrem Treuhandkonto auf Kunden-Wallets übertragen, basierend auf einigen Grundregeln.

Viele Manager wenden sich Projektmanagement-Software zu, um solche Prozesse einfach und unkompliziert zu gestalten. Die Automatisierung dieses Prozesses spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch pünktliche Zahlungen für die Benutzer sicher und stärkt die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens.

• Gehaltsabwicklung

Die Personalabteilung ist immer am Ende eines jeden Monats mit der Freigabe der Mitarbeitergehälter überlastet. Durch die Automatisierung werden die Mitarbeiter produktiver und haben Zeit für andere strategische Aufgaben.

Eine kollaborative Projektmanagement-Software kann HR-Teams dabei unterstützen, Benachrichtigungen zu erhalten und diesen Prozess problemlos zu automatisieren.

• Datensicherung

Regelmäßige Datensicherungen nehmen nicht nur viel Zeit in Anspruch, die meisten Unternehmen ignorieren sie schlichtweg. Automatisierung kann in beiden Aspekten helfen; Sie können relevante Cloud-Tools wie Google Drive oder Dropbox verwenden, um die Sicherung wichtiger Unternehmensdaten in der Cloud zu automatisieren.

Der beste Weg, um alle Ihre Dateien gemeinsam an einem Ort zu speichern, ist ein PM-Tool. Zum Beispiel ist ProProfs Project ein Tool, das nicht nur eine Plattform zum Speichern all Ihrer projektbezogenen Dateien bietet, sondern sie auch einfach mit Stakeholdern teilt.

2. Marketingaktivitäten automatisieren

Die Automatisierung beschränkt sich nicht nur auf den Betrieb und kann auch einen enormen Einfluss auf Ihre Marketingaktivitäten haben. Es kann Ihnen helfen, nach einer größeren Anzahl von Interessenten am oberen Ende Ihres Marketing-Trichters zu fischen. Betrachten Sie die folgenden Fälle, in denen es verwendet werden kann:

• E-Mail Marketing

Laut einem Bericht von Lackmus verbringen 68 % der Unternehmen eine Woche oder länger mit der Produktion nur einer E-Mail. Wenn Sie einer von ihnen sind, sollten Sie die Bereitstellung von Drip-Kampagnen in Betracht ziehen, bei denen vordefinierte E-Mails automatisch basierend auf dem Engagement Ihrer Kunden ausgelöst werden.

• Content-Promotion

Dieser ist wichtig für die Erstellung neuer Leads, kann aber viel produktive Zeit verschlingen. Da die meisten Vermarkter zu diesem Zweck Social-Media-Plattformen wie Facebook und Twitter nutzen, ist es einfach, Werbeaktivitäten mit den richtigen Tools wie Zapier zu automatisieren.

• Lead-Flows

Unabhängig von den Strategien oder Kanälen, die Sie zum Erstellen Ihrer Leads verwenden, müssen Sie sie in Ihr CRM hochladen oder zu Ihrer E-Mail-Marketingkampagne hinzufügen. Solche Lead-Flows, die eine langwierige Verarbeitung beinhalten, können sehr zeitaufwändig sein. Erwägen Sie, Tools wie Hubspot oder MailChimp zu verwenden, um die Arbeit für Sie zu erledigen.

• Marketing-Analytics

Es ist entscheidend, den Marketingerfolg zu überwachen. Aber das Sichten der Daten ohne externe Hilfe wird die Qualität Ihrer Bemühungen verschlechtern. Die Verwendung fortschrittlicher Automatisierungstools wie Hubspot Marketing Analytics kann es einfach machen, die Leistung jedes Teils Ihres Marketing-Funnels zu messen.

3. Setzen Sie den Kundensupport auf Priorität

Effizienter Kundensupport ist sowohl eine umfassende Marketing- als auch eine Beziehungsmanagementstrategie, die sich nachhaltig auf Ihren Umsatz auswirken kann. Kunden benötigen Support rund um die Uhr, und die daraus resultierende Arbeitsbelastung kann Ihr Admin-Team oft ruinieren. So kann Automatisierung erfolgreich eingreifen:

• Live-Chat

Wenn Kunden Sie um Unterstützung bitten (oder sogar Ihre Website besuchen), können sie stattdessen mit einem Konversations-Live-Chat begrüßt werden, der auf Automatisierung und KI basiert. Unternehmen wie ProProfs ermöglichen es Benutzern, Live-Chat-Software innerhalb von Minuten in ihre Website einzubetten, die auch als Tool zur Lead-Generierung dienen kann.

• Contact Center-Software

Contact Center-Softwaretools der nächsten Generation bieten heute die Fähigkeiten von eigenständigen virtuellen Agenten, die für die Kombination mit menschlichen Agenten konzipiert sind. Infolgedessen kann die Kundeninteraktion hyperpersonalisiert werden, indem Kanäle angesprochen, Kunden weitergeleitet, Ressourcen abgeglichen und Daten in Echtzeit erfasst werden.

• Ticket-Routing-Optimierer

Automatisierte Optimierer bieten intelligente Routing-Lösungen, die die Effizienz Ihrer Agenten maximieren. Obwohl sie selbst nicht mit Kunden interagieren, leiten sie eine Anfrage so an den richtigen Agenten weiter, dass die kürzestmögliche Lösungszeit gewährleistet ist.

4. Nutzen Sie die Automatisierung als Produktivitäts-Hacks

Ein weiterer direkter Vorteil der Automatisierung ist, wie sie die Produktivität wie nie zuvor steigern kann. Mit der Fähigkeit, bis zu 45 % der sich wiederholenden Arbeiten zu bewältigen, können sich Mitarbeiter höherwertigen Aufgaben wie Problemlösung und Ideenfindung widmen. Beachten Sie, dass dies auch die Automatisierung eines Teils des Workflows beinhalten kann, um Ihren Agenten entscheidende Zeit zu sparen. Hier sind einige direkte Anwendungsfälle für die Produktivität, die Sie in Betracht ziehen können:

• Übertragen von Daten aus E-Mails und Formularen in das interne System der Kundendatei, z. B. Aktualisieren von Adressen oder Hinzufügen von Dienstleistungen.
• Aktualisierung kundenbezogener Informationen nach jedem relevanten Verkaufs- oder Supportanruf.
• Durchforsten umfangreicher Dokumentenmengen, um die erforderlichen Informationen zu extrahieren oder Bereiche mit Fehlern zu identifizieren.
• Extrahieren relevanter Bestimmungen aus Rechtsdokumenten und Verträgen.
• Eliminierung menschlicher Fehler durch die Implementierung von Robotic Process Automation.
• Verwalten Sie die Arbeit mit Remote-Teams effizient, indem Sie die redundanten Teile des Workflows automatisieren.
• Und mehr solcher Anwendungsfälle!

Verbessern Sie den Arbeitsablauf durch Collaborative Project Management Software!

Mit so vielen KI- und Automatisierungstools, die heute den Markt überschwemmen, wird der Arbeitsplatz nur noch produktiver werden. Mit diesen Technologien ist es möglich, bis zu 70-80 % eines typischen regelbasierten Prozesses zu automatisieren und arbeitsintensive, sich wiederholende Aufgaben um bis zu 80 % zu reduzieren!

Aber es hängt auch von der Wahl Ihres Automatisierungstools ab, wie z. B. ProProfs Project – einer kollaborativen Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihre Projekte, Aufgaben, Teams und Kunden auf einer einzigen Plattform verwalten können. Sobald Sie das herausgefunden haben, können Sie innerhalb kürzester Zeit Kosten senken, die Leistung verbessern und die Zuverlässigkeit erhöhen!