Utilice la automatización para mejorar la eficiencia del trabajo: 4 métodos simples

Cuando se trata del mundo corporativo siempre competitivo, el tiempo es dinero y la eficiencia, ¡una mina de oro! Con esto en mente, solo tiene sentido aprovechar las tecnologías de la nueva era, como la automatización, para eliminar las ineficiencias en el lugar de trabajo y aumentar sus ingresos.

Y los líderes de TI están de acuerdo. La investigación sugiere que hasta el 98% de ellos cree que la automatización de los procesos comerciales es vital para impulsar los beneficios organizacionales. Pero a pesar de este hallazgo, ¡se está perdiendo el 50 % de las oportunidades de automatización!

Por lo tanto, existe un tremendo margen tanto para la implementación como para la escala en la técnica de ser más eficiente en el trabajo. Si su objetivo es hacer lo mismo, así es como puede ahorrar tiempo y recursos valiosos en toda su organización:

1. Tabla de contenido

   Apunte a procesos redundantes a través del software de gestión de proyectos

Toda la esencia de la automatización es hacer que las tareas redundantes funcionen sin ninguna o mínima intervención humana. Eche un vistazo a la cadena operativa completa de cada vertical de negocio e identifique las tareas que se repiten una y otra vez y que, por lo tanto, pueden automatizarse. Éstos son algunos de ellos:

• Pagos de facturas

Si su organización procesa demasiadas facturas y pagos todos los meses, este proceso debe implicar innumerables horas de mano de obra.

Por ejemplo, es posible que las plataformas digitales tengan que liberar los pagos a los proveedores cada semana o transferir dinero de su cuenta de depósito en garantía a las billeteras de los clientes según algunas reglas de requisitos previos.

Muchos gerentes están recurriendo al software de gestión de proyectos para hacer que dichos procesos sean simples y fáciles. La automatización de este proceso no solo ahorrará tiempo, sino que también garantizará pagos oportunos para los usuarios, lo que aumentará la credibilidad de su negocio.

• Procesamiento de salarios

El departamento de recursos humanos siempre está sobrecargado al final de cada mes con la publicación de los salarios de los empleados. Automatizarlo hará que los empleados sean más productivos, dejándolos libres para otros trabajos estratégicos.

Un software de gestión de proyectos colaborativo puede ayudar a los equipos de recursos humanos a recibir notificaciones y automatizar este proceso sin complicaciones.

• Copias de seguridad

Los respaldos de datos regulares no solo requieren mucho tiempo, sino que la mayoría de las empresas lo ignoran por completo. La automatización puede ayudar en ambos aspectos; puede usar herramientas en la nube relevantes, como Google Drive o Dropbox, para automatizar la copia de seguridad de datos importantes de la organización en la nube.

La mejor manera de almacenar de forma colaborativa todos sus archivos en un solo lugar es una herramienta de PM. Por ejemplo, ProProfs Project es una herramienta que no solo proporciona una plataforma para almacenar todos los archivos relacionados con el proyecto, sino que también los comparte fácilmente con las partes interesadas.

2. Automatice las actividades de marketing

La automatización no solo se limita a las operaciones y también puede tener un tremendo impacto en sus actividades de marketing. Puede ayudarlo a buscar una mayor cantidad de prospectos en la parte superior de su embudo de marketing. Considere los siguientes casos en los que se puede utilizar:

• Correo de propaganda

Según un informe de Litmus, el 68% de las empresas dedican una semana o más a la producción de un solo correo electrónico. Si usted es uno de estos, considere implementar campañas de goteo donde los correos electrónicos predefinidos se activan automáticamente en función del compromiso de sus clientes.

• Promoción de contenido

Este es importante para crear nuevos clientes potenciales, pero puede consumir mucho tiempo productivo. Dado que la mayoría de los especialistas en marketing utilizan plataformas de redes sociales como Facebook y Twitter para este propósito, es fácil automatizar las actividades de promoción con las herramientas adecuadas, como Zapier.

• Flujos de plomo

Independientemente de las estrategias o canales que utilice para crear sus clientes potenciales, debe cargarlos en su CRM o agregarlos a su campaña de marketing por correo electrónico. Dichos flujos de prospectos que implican un procesamiento tedioso pueden consumir mucho tiempo. Considere usar herramientas como Hubspot o MailChimp para hacer el trabajo por usted.

• Análisis de marketing

Es crucial monitorear el éxito del marketing. Pero filtrar los datos sin ninguna ayuda externa degradará la calidad de sus esfuerzos. El uso de herramientas de automatización avanzadas como Hubspot Marketing Analytics puede facilitar la medición del rendimiento de cada parte de su embudo de marketing.

3. Ponga la atención al cliente en prioridad

La atención al cliente eficiente es una estrategia integral de marketing y gestión de relaciones que puede dejar un impacto duradero en sus ventas. Los clientes necesitan soporte las 24 horas y la carga de trabajo resultante a menudo puede dejar a su equipo de administración hecho jirones. Así es como la automatización puede intervenir con éxito:

• Chat en vivo

Cuando los clientes se comunican con usted para obtener asistencia (o incluso visitan su sitio web), en cambio, pueden ser recibidos con un chat conversacional en vivo que se ejecuta en automatización e inteligencia artificial. Empresas como ProProfs están haciendo posible que los usuarios integren software de chat en vivo en su sitio web en cuestión de minutos, que también puede funcionar como una herramienta de generación de prospectos.

• Software de centro de contacto

Las herramientas de software de centros de contacto de próxima generación brindan hoy las capacidades de agentes virtuales independientes que están diseñados para combinarse con agentes humanos. Como resultado, la interacción con el cliente se puede hiperpersonalizar al abordar los canales, el enrutamiento del cliente, la coincidencia de recursos y la captura de datos en tiempo real.

• Optimizadores de enrutamiento de tickets

Los optimizadores automatizados ofrecen soluciones de enrutamiento inteligente de una manera que maximiza la eficiencia de sus agentes. Aunque ellos mismos no interactúan con los clientes, enrutan una consulta al agente correcto de una manera que garantiza el menor tiempo de solución posible.

4. Aproveche la automatización como trucos de productividad

Otra ventaja directa de la automatización es cómo puede aumentar la productividad como nunca antes se había visto. Con la capacidad de manejar hasta el 45 % del trabajo repetitivo, los empleados pueden dedicarse a tareas de mayor valor, como la resolución de problemas y la generación de ideas. Tenga en cuenta que esto también puede incluir la automatización de parte del flujo de trabajo para ahorrar un tiempo crucial para sus agentes. Estos son algunos casos de uso de productividad directa que puede considerar:

• Transferir datos de correos electrónicos y formularios al sistema interno de archivos de clientes, como actualizar direcciones o agregar servicios.
• Actualización de la información relacionada con el cliente después de cada llamada de ventas o soporte relevante.
• Tamizar grandes cantidades de documentos para extraer la información requerida o identificar áreas de fallas.
• Extraer disposiciones relevantes de documentos legales y contratos.
• Eliminación de errores humanos mediante la implementación de la Automatización Robótica de Procesos.
• Administre de manera eficiente el trabajo con equipos remotos mediante la automatización de las partes redundantes del flujo de trabajo.
• ¡Y más casos de uso de este tipo!

¡Mejore el flujo de trabajo a través del software de gestión colaborativa de proyectos!

Con tantas herramientas de inteligencia artificial y automatización que inundan el mercado hoy en día, el lugar de trabajo solo está listo para volverse más productivo. ¡Con estas tecnologías, es posible automatizar hasta un 70-80 % de un proceso típico basado en reglas y reducir las tareas repetitivas que requieren mucha mano de obra hasta en un 80 %!

Pero también depende de la elección de su herramienta de automatización, como ProProfs Project, un software de gestión de proyectos colaborativo que lo ayuda a administrar sus proyectos, tareas, equipos y clientes en una sola plataforma. Una vez que lo haya resuelto, puede reducir costos, mejorar el rendimiento y aumentar la confiabilidad en muy poco tiempo.