Используйте автоматизацию для повышения эффективности работы — 4 простых метода

Когда дело доходит до вечно конкурентного корпоративного мира, время — деньги, а эффективность — золотая жила! Имея это в виду, имеет смысл использовать технологии нового века, такие как автоматизация, только для того, чтобы избавиться от неэффективности рабочего места и увеличить ваши доходы.

И ИТ-руководители согласны. Исследования показывают, что 98 % из них считают, что автоматизация бизнес-процессов жизненно важна для получения организационных преимуществ. Но, несмотря на это открытие, 50% возможностей автоматизации упускаются!

Следовательно, существуют огромные возможности как для реализации, так и для масштабирования техники повышения эффективности работы. Если вы стремитесь сделать то же самое, вот как вы можете сэкономить драгоценное время и ресурсы в вашей организации:

1. Оглавление

   Целевые избыточные процессы с помощью программного обеспечения для управления проектами

Вся суть автоматизации заключается в том, чтобы избыточные задачи выполнялись без какого-либо или минимального вмешательства человека. Взгляните на полную операционную цепочку каждой вертикали бизнеса и определите задачи, которые повторяются снова и снова и которые, таким образом, могут быть автоматизированы. Вот некоторые из них:

• Оплата счетов

Если ваша организация ежемесячно обрабатывает слишком много счетов и платежей, этот процесс должен занимать бесчисленное количество человеко-часов.

Например, цифровым платформам, возможно, придется выпускать платежи поставщикам каждую неделю или переводить деньги с вашего условного депонирования на кошельки клиентов на основе некоторых обязательных правил.

Многие менеджеры обращаются к программному обеспечению для управления проектами, чтобы сделать такие процессы простыми и легкими. Автоматизация этого процесса не только сэкономит время, но и обеспечит своевременные платежи для пользователей, повысив доверие к вашему бизнесу.

• Заработная плата

Отдел кадров всегда перегружен в конце каждого месяца выпуском зарплат сотрудников. Автоматизация этого сделает сотрудников более продуктивными, освободив их для другой стратегической работы.

Программное обеспечение для совместного управления проектами может помочь отделам кадров получать уведомления и без проблем автоматизировать этот процесс.

• Резервное копирование данных

Мало того, что регулярное резервное копирование данных требует много времени, большинство компаний просто игнорируют его. Автоматизация может помочь в обоих аспектах; вы можете использовать соответствующие облачные инструменты, такие как Google Drive или Dropbox, для автоматизации резервного копирования важных организационных данных в облако.

Лучший способ совместного хранения всех ваших файлов в одном месте — это инструмент PM. Например, ProProfs Project — это один из инструментов, который не только предоставляет платформу для хранения всех файлов, связанных с вашим проектом, но и позволяет легко делиться ими с заинтересованными сторонами.

2. Автоматизируйте маркетинговую деятельность

Автоматизация не ограничивается только операциями и может оказать огромное влияние на вашу маркетинговую деятельность. Это может помочь вам найти большее количество потенциальных клиентов в верхней части вашей маркетинговой воронки. Рассмотрим следующие случаи, когда его можно использовать:

• Рекламная рассылка

Согласно отчету Litmus, 68% компаний тратят неделю и более на создание всего одного электронного письма. Если вы один из них, рассмотрите возможность развертывания капельных кампаний, в которых предопределенные электронные письма автоматически запускаются в зависимости от участия ваших клиентов.

• Продвижение контента

Это важно для создания новых лидов, но может отнять много продуктивного времени. Поскольку большинство маркетологов используют для этой цели платформы социальных сетей, такие как Facebook и Twitter, можно легко автоматизировать действия по продвижению с помощью подходящих инструментов, таких как Zapier.

• Потоки свинца

Какие бы стратегии или каналы вы ни использовали для создания потенциальных клиентов, вы должны загружать их в свою CRM или добавлять в свою маркетинговую кампанию по электронной почте. Такие потоки потенциальных клиентов, которые требуют утомительной обработки, могут занимать очень много времени. Рассмотрите возможность использования таких инструментов, как Hubspot или MailChimp, которые сделают эту работу за вас.

• Маркетинговая аналитика

Крайне важно отслеживать успех маркетинга. Но просеивание данных без какой-либо внешней помощи снизит качество ваших усилий. Использование передовых инструментов автоматизации, таких как Hubspot Marketing Analytics, может упростить измерение эффективности каждой части вашей маркетинговой воронки.

3. Ставьте поддержку клиентов на первое место

Эффективная поддержка клиентов — это комплексная стратегия маркетинга и управления отношениями, которая может оказать долгосрочное влияние на ваши продажи. Клиентам нужна круглосуточная поддержка, и возникающая в результате рабочая нагрузка часто может оставить вашу команду администраторов в клочьях. Вот как автоматизация может успешно вмешаться:

• Живой чат

Когда клиенты обращаются к вам за поддержкой (или даже посещают ваш веб-сайт), вместо этого их можно встретить в интерактивном чате, который работает на основе автоматизации и искусственного интеллекта. Такие компании, как ProProfs, позволяют пользователям встраивать программное обеспечение для онлайн-чата на свой веб-сайт в течение нескольких минут, что также может быть использовано в качестве инструмента лидогенерации.

• Программное обеспечение для контакт-центров

Программные инструменты контакт-центра нового поколения сегодня предоставляют возможности автономных виртуальных агентов, предназначенных для работы в паре с агентами-людьми. В результате взаимодействие с клиентами может быть гиперперсонализировано путем адресации каналов, маршрутизации клиентов, сопоставления ресурсов и сбора данных в режиме реального времени.

• Оптимизаторы маршрутизации билетов

Автоматизированные оптимизаторы предлагают интеллектуальные решения маршрутизации, максимально повышающие эффективность ваших агентов. Хотя они сами не взаимодействуют с клиентами, они направляют запрос нужному агенту таким образом, чтобы гарантировать минимально возможное время решения.

4. Используйте автоматизацию как лайфхак для повышения производительности

Еще одно прямое преимущество автоматизации заключается в том, что она может повысить производительность до невиданного ранее уровня. Имея возможность выполнять до 45 % повторяющейся работы, сотрудники могут заниматься более важными задачами, такими как решение проблем и генерация идей. Обратите внимание, что это также может включать в себя автоматизацию части рабочего процесса, чтобы сэкономить время ваших агентов. Вот несколько примеров прямого использования производительности, которые вы можете рассмотреть:

• Передача данных из электронных писем и форм во внутреннюю систему файлов клиентов, например, обновление адресов или добавление услуг.
• Обновление информации о клиентах после каждой соответствующей продажи или звонка в службу поддержки.
• Просеивание большого количества документов для извлечения необходимой информации или выявления областей сбоев.
• Извлечение соответствующих положений из юридических документов и контрактов.
• Устранение человеческих ошибок за счет внедрения роботизированной автоматизации процессов.
• Эффективно управляйте работой с удаленными командами, автоматизируя дублирующие части рабочего процесса.
• И побольше таких вариантов использования!

Улучшите рабочий процесс с помощью программного обеспечения для совместного управления проектами!

С таким количеством инструментов искусственного интеллекта и автоматизации, которые сегодня наводняют рынок, рабочее место станет только более продуктивным. С помощью этих технологий можно автоматизировать до 70–80 % типичного процесса, основанного на правилах, и сократить трудоемкие повторяющиеся задачи на целых 80 %!

Но это также зависит от выбора вашего инструмента автоматизации, такого как ProProfs Project — программное обеспечение для совместного управления проектами, которое помогает вам управлять своими проектами, задачами, командами и клиентами на единой платформе. Как только вы это поймете, вы сможете сократить расходы, улучшить производительность и повысить надежность в кратчайшие сроки!