작업 효율성 향상을 위한 자동화 사용 – 4가지 간단한 방법
게시 됨: 2019-06-19경쟁이 치열한 기업 세계에서 시간은 돈과 효율성, 금광입니다! 이를 염두에 두고 자동화와 같은 최신 기술을 활용하여 작업장의 비효율성을 없애고 수익을 높이는 것이 합리적입니다.
그리고 IT 리더들도 동의합니다. 연구에 따르면 그들 중 98%가 비즈니스 프로세스 자동화가 조직의 이익을 창출하는 데 중요하다고 생각합니다. 그러나 이러한 발견에도 불구하고 자동화 기회의 50%를 놓치고 있습니다!
따라서 작업 효율성을 높이는 기술에는 구현과 규모 모두에 대한 엄청난 범위가 있습니다. 동일한 작업을 수행하려는 경우 조직 전체에서 귀중한 시간과 리소스를 절약할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.
목차
프로젝트 관리 소프트웨어를 통해 중복 프로세스 대상 지정
자동화의 핵심은 사람의 개입이 전혀 또는 최소화되지 않고 중복 작업이 작동하도록 하는 것입니다. 모든 비즈니스 카테고리의 전체 운영 체인을 살펴보고 자동화할 수 있는 반복되는 작업을 정확히 찾아냅니다. 다음은 그 중 일부입니다.
- 청구서 지불
조직에서 매월 너무 많은 청구서 및 지불을 처리하는 경우 이 프로세스에는 수많은 인력이 포함되어야 합니다.
예를 들어, 디지털 플랫폼은 몇 가지 전제 조건에 따라 매주 공급업체에 지불을 릴리스하거나 에스크로 계정에서 고객 지갑으로 돈을 이체해야 할 수 있습니다.
많은 관리자들이 이러한 프로세스를 간단하고 쉽게 만들기 위해 프로젝트 관리 소프트웨어로 눈을 돌리고 있습니다. 이 프로세스를 자동화하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 사용자에 대한 적시 지불을 보장하여 비즈니스의 신뢰성을 높일 수 있습니다.
- 급여 처리
인사 부서는 직원 급여 발표로 매월 말에 항상 과중한 부담을 받습니다. 이를 자동화하면 직원의 생산성이 향상되며 다른 전략적 작업에 자유롭게 사용할 수 있습니다.
협업 프로젝트 관리 소프트웨어는 HR 팀이 알림을 받고 이 프로세스를 번거롭지 않게 자동화하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 데이터 백업
정기적인 데이터 백업에는 많은 시간이 필요할 뿐만 아니라 대부분의 기업에서 이를 철저히 무시합니다. 자동화는 두 가지 측면에서 모두 도움이 될 수 있습니다. Google Drive 또는 Dropbox와 같은 관련 클라우드 도구를 사용하여 중요한 조직 데이터를 클라우드에 자동으로 백업할 수 있습니다.
모든 파일을 한 곳에 공동으로 저장하는 가장 좋은 방법은 PM 도구입니다. 예를 들어, ProProfs Project는 모든 프로젝트 관련 파일을 저장할 수 있는 플랫폼을 제공할 뿐만 아니라 이해 관계자와 쉽게 공유할 수 있는 하나의 도구입니다.
마케팅 활동 자동화
자동화는 운영에만 국한되지 않으며 마케팅 활동에도 막대한 영향을 미칠 수 있습니다. 마케팅 퍼널 상단에서 더 많은 잠재 고객을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 사용할 수 있는 다음과 같은 경우를 고려하십시오.
- 이메일 마케팅
Litmus의 보고서에 따르면 68%의 기업이 단 하나의 이메일을 작성하는 데 일주일 이상을 소비합니다. 귀하가 이들 중 하나라면 고객의 참여를 기반으로 사전 정의된 이메일이 자동으로 트리거되는 드립 캠페인을 배포하는 것을 고려하십시오.
- 콘텐츠 프로모션
이것은 새로운 리드를 만드는 데 중요하지만 생산적인 시간을 많이 잡아먹을 수 있습니다. 대부분의 마케터는 이를 위해 Facebook 및 Twitter와 같은 소셜 미디어 플랫폼을 사용하기 때문에 Zapier와 같은 올바른 도구를 사용하여 판촉 활동을 쉽게 자동화할 수 있습니다.
- 리드 흐름
리드를 생성하는 데 사용하는 전략이나 채널이 무엇이든 상관없이 CRM에 업로드하거나 이메일 마케팅 캠페인에 추가해야 합니다. 지루한 처리를 수반하는 이러한 리드 흐름은 시간이 많이 소요될 수 있습니다. Hubspot 또는 MailChimp와 같은 도구를 사용하여 작업을 수행하는 것이 좋습니다.
- 마케팅 분석
마케팅 성공을 모니터링하는 것이 중요합니다. 그러나 외부의 도움 없이 데이터를 샅샅이 뒤지면 노력의 질이 떨어집니다. Hubspot Marketing Analytics와 같은 고급 자동화 도구를 사용하면 마케팅 퍼널의 모든 부분에 대한 성과를 쉽게 측정할 수 있습니다.
고객 지원을 최우선으로 하십시오
효율적인 고객 지원은 판매에 지속적인 영향을 미칠 수 있는 포괄적인 마케팅 및 관계 관리 전략입니다. 고객은 24시간 지원이 필요하며 그에 따른 워크로드로 인해 관리 팀이 엉망이 되는 경우가 많습니다. 자동화가 성공적으로 개입하는 방법은 다음과 같습니다.
- 라이브 채팅
고객이 지원을 요청하거나 웹사이트를 방문할 때 자동화 및 AI에서 실행되는 대화형 라이브 채팅으로 인사를 받을 수 있습니다. ProProfs와 같은 회사는 사용자가 몇 분 안에 웹사이트에 라이브 채팅 소프트웨어를 포함할 수 있도록 하고 있으며, 이는 리드 생성 도구로도 사용할 수 있습니다.
- 컨택 센터 소프트웨어
오늘날 차세대 컨택 센터 소프트웨어 도구는 상담원과 짝을 이루도록 설계된 독립 실행형 가상 상담원의 기능을 제공합니다. 결과적으로 채널, 고객 라우팅, 리소스 매칭 및 실시간 데이터 캡처를 처리하여 고객 상호 작용을 고도로 개인화할 수 있습니다.
- 티켓 라우팅 옵티마이저
자동화된 최적화 프로그램은 에이전트의 효율성을 극대화하는 방식으로 지능형 라우팅 솔루션을 제공합니다. 그들은 고객과 직접 상호 작용하지 않지만 가능한 최소 솔루션 시간을 보장하는 방식으로 올바른 상담원에게 쿼리를 라우팅합니다.
자동화를 생산성 해킹으로 활용
자동화의 또 다른 직접적인 장점은 이전에 볼 수 없었던 생산성을 높일 수 있다는 것입니다. 반복 작업의 최대 45%를 처리할 수 있는 능력으로 직원은 문제 해결 및 아이디어 생성과 같은 더 높은 가치의 작업에 몰두할 수 있습니다. 여기에는 워크플로의 일부를 자동화하여 상담원의 중요한 시간을 절약하는 것도 포함될 수 있습니다. 다음은 고려할 수 있는 몇 가지 직접적인 생산성 사용 사례입니다.
- 주소 업데이트 또는 서비스 추가와 같은 이메일 및 양식의 데이터를 고객 파일의 내부 시스템으로 전송합니다.
- 모든 관련 판매 또는 지원 전화 후 고객 관련 정보 업데이트.
- 필요한 정보를 추출하거나 실패 영역을 식별하기 위해 방대한 양의 문서를 살펴봅니다.
- 법률 문서 및 계약에서 관련 조항을 추출합니다.
- Robotic Process Automation을 구현하여 인적 오류를 제거합니다.
- 워크플로의 중복 부분을 자동화하여 원격 팀과의 작업을 효율적으로 관리합니다.
- 그리고 더 많은 사용 사례!
협업 프로젝트 관리 소프트웨어를 통해 워크플로를 개선하십시오!
오늘날 시장에 넘쳐나는 수많은 AI 및 자동화 도구로 인해 업무 공간은 더욱 생산적이 될 것입니다. 이러한 기술을 통해 일반적인 규칙 기반 프로세스의 최대 70-80%를 자동화하고 노동 집약적인 반복 작업을 최대 80%까지 줄일 수 있습니다!
그러나 그것은 또한 단일 플랫폼에서 프로젝트, 작업, 팀 및 클라이언트를 관리하는 데 도움이 되는 협업 프로젝트 관리 소프트웨어인 ProProfs Project와 같은 자동화 도구의 선택에 달려 있습니다. 일단 파악하고 나면 즉시 비용을 절감하고 성능을 개선하며 안정성을 높일 수 있습니다!