استخدام الأتمتة لتحسين كفاءة العمل - 4 طرق بسيطة
نشرت: 2019-06-19عندما يتعلق الأمر بعالم الشركات التنافسي ، فإن الوقت هو المال والكفاءة ، منجم ذهب! مع وضع ذلك في الاعتبار ، من المنطقي فقط الاستفادة من تقنيات العصر الجديد مثل الأتمتة للتخلص من أوجه القصور في مكان العمل وزيادة إيراداتك.
ويوافق قادة تكنولوجيا المعلومات. تشير الأبحاث إلى أن ما يصل إلى 98٪ منهم يعتقدون أن أتمتة العمليات التجارية أمر حيوي لدفع الفوائد التنظيمية. ولكن على الرغم من هذه النتيجة ، فقد ضاعت 50٪ من فرص الأتمتة!
ومن ثم ، هناك مجال هائل لكل من التنفيذ والنطاق في تقنية أن تكون أكثر كفاءة في العمل. إذا كنت تهدف إلى فعل الشيء نفسه ، فإليك كيفية توفير الوقت والموارد الثمين في مؤسستك:
جدول المحتويات
استهداف العمليات الزائدة عن طريق برنامج إدارة المشروع
الجوهر الكامل للأتمتة هو جعل المهام الزائدة تعمل دون أي تدخل بشري أو أدنى تدخل بشري. ألقِ نظرة على السلسلة التشغيلية الكاملة لكل قطاع عمل وحدد المهام التي تتكرر مرارًا وتكرارًا ، والتي يمكن بالتالي أتمتتها. فيما يلي بعض منهم:
- مدفوعات الفواتير
إذا كانت مؤسستك تعالج الكثير من الفواتير والمدفوعات كل شهر ، فيجب أن تتضمن هذه العملية عددًا لا يحصى من ساعات العمل.
على سبيل المثال ، قد تضطر المنصات الرقمية إلى صرف المدفوعات للبائعين كل أسبوع أو تحويل الأموال من حساب الضمان الخاص بك إلى محافظ العملاء بناءً على بعض القواعد الأساسية.
يلجأ العديد من المديرين إلى برامج إدارة المشاريع ، لجعل هذه العمليات بسيطة وسهلة. لن تؤدي أتمتة هذه العملية إلى توفير الوقت فحسب ، بل ستضمن أيضًا المدفوعات في الوقت المناسب للمستخدمين ، مما يعزز مصداقية عملك.
- معالجة الراتب
دائمًا ما يكون قسم الموارد البشرية مثقلًا في نهاية كل شهر بالإفراج عن رواتب الموظفين. إن أتمتة ذلك سيجعل الموظفين أكثر إنتاجية ، مما يتركهم متاحين لأعمال إستراتيجية أخرى.
يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشروع التعاوني فرق الموارد البشرية في الحصول على الإخطارات وأتمتة هذه العملية بدون متاعب.
- النسخ الاحتياطي للبيانات
لا تتطلب عمليات دعم البيانات العادية الكثير من الوقت فحسب ، بل تتجاهلها معظم الشركات تمامًا. يمكن أن تساعد الأتمتة في كلا الجانبين ؛ يمكنك استخدام الأدوات السحابية ذات الصلة مثل Google Drive أو Dropbox لأتمتة النسخ الاحتياطي للبيانات التنظيمية الهامة على السحابة.
أفضل طريقة لتخزين جميع ملفاتك بشكل تعاوني في مكان واحد هي أداة PM. على سبيل المثال ، يعد ProProfs Project إحدى الأدوات التي لا توفر نظامًا أساسيًا لتخزين جميع الملفات المتعلقة بالمشروع فحسب ، بل تشاركها أيضًا مع أصحاب المصلحة بسهولة.
أتمتة أنشطة التسويق
لا تقتصر الأتمتة على العمليات فقط ويمكن أن يكون لها تأثير هائل على أنشطة التسويق الخاصة بك أيضًا. يمكن أن يساعدك في البحث عن عدد أكبر من العملاء المحتملين في الجزء العلوي من مسار التسويق الخاص بك. ضع في اعتبارك الحالات التالية حيث يمكن استخدامها:
- التسويق عبر البريد الإلكتروني
وفقًا لتقرير صادر عن Litmus ، تقضي 68٪ من الشركات أسبوعًا أو أكثر في إنتاج بريد إلكتروني واحد فقط. إذا كنت أحد هؤلاء ، ففكر في نشر حملات التنقيط حيث يتم تشغيل رسائل البريد الإلكتروني المحددة مسبقًا تلقائيًا بناءً على تفاعل عملائك.
- ترويج المحتوى
هذا مهم لإنشاء عملاء محتملين جدد ولكن يمكن أن يستهلك الكثير من وقت الإنتاج. نظرًا لأن معظم المسوقين يستخدمون منصات الوسائط الاجتماعية مثل Facebook و Twitter لهذا الغرض ، فمن السهل أتمتة أنشطة الترويج باستخدام الأدوات المناسبة مثل Zapier.
- تدفقات الرصاص
مهما كانت الاستراتيجيات أو القنوات التي تستخدمها لإنشاء العملاء المتوقعين ، يجب أن تقوم بتحميلهم إلى CRM الخاص بك أو إضافتهم إلى حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني. يمكن أن تكون تدفقات العملاء المحتملين التي تتضمن معالجة مملة تستغرق وقتًا طويلاً للغاية. ضع في اعتبارك استخدام أدوات مثل Hubspot أو MailChimp للقيام بالمهمة نيابة عنك.
- تحليلات التسويق
من الضروري مراقبة نجاح التسويق. لكن غربلة البيانات دون أي مساعدة خارجية سيقلل من جودة جهودك. يمكن أن يؤدي استخدام أدوات الأتمتة المتقدمة مثل Hubspot Marketing Analytics إلى تسهيل قياس أداء كل جزء من مسار التسويق الخاص بك.
ضع دعم العملاء على الأولوية
دعم العملاء الفعال هو استراتيجية تسويق وإدارة علاقات شاملة يمكن أن تترك وراءها تأثيرًا دائمًا على مبيعاتك. يحتاج العملاء إلى دعم على مدار الساعة وغالبًا ما يؤدي عبء العمل الناتج إلى ترك فريق الإدارة في حالة يرثى لها. إليك كيفية تدخل الأتمتة بنجاح:
- دردشة مباشرة
عندما يصل العملاء إليك للحصول على الدعم (أو حتى زيارة موقع الويب الخاص بك) ، يمكن بدلاً من ذلك الترحيب بهم من خلال محادثة مباشرة حوارية تعمل على التشغيل الآلي والذكاء الاصطناعي. تتيح شركات مثل ProProfs للمستخدمين إمكانية تضمين برامج الدردشة الحية في موقع الويب الخاص بهم في غضون دقائق ، والتي يمكن أن تتضاعف أيضًا كأداة لتوليد العملاء المحتملين.
- برامج مركز الاتصال
توفر أدوات برامج مركز الاتصال من الجيل التالي اليوم إمكانيات الوكلاء الافتراضيين المستقلين المصممين ليتم إقرانهم بوكلاء بشريين. نتيجة لذلك ، يمكن تخصيص تفاعل العملاء بشكل مفرط من خلال معالجة القنوات وتوجيه العملاء ومطابقة الموارد والتقاط البيانات في الوقت الفعلي.
- محسنات توجيه التذاكر
يقدم المحسنون الآليون حلول توجيه ذكية بطريقة تزيد من كفاءة وكلائك. على الرغم من أنهم لا يتفاعلون مع العملاء أنفسهم ، إلا أنهم يوجهون الاستعلام إلى الوكيل المناسب بطريقة تضمن أقل وقت ممكن للحل.
الاستفادة من الأتمتة باعتبارها حيل للإنتاجية
هناك جانب إيجابي آخر في الأتمتة وهو كيف يمكنها تعزيز الإنتاجية بشكل لم يسبق له مثيل من قبل. مع القدرة على التعامل مع ما يصل إلى 45٪ من العمل المتكرر ، يمكن للموظفين الانغماس في مهام ذات قيمة أعلى مثل حل المشكلات وتوليد الأفكار. لاحظ أن هذا يمكن أن يشمل أيضًا أتمتة جزء من سير العمل لتوفير الوقت الحاسم لوكلائك. فيما يلي بعض حالات استخدام الإنتاجية المباشرة التي يمكنك وضعها في الاعتبار:
- نقل البيانات من رسائل البريد الإلكتروني والنماذج إلى النظام الداخلي لملفات العملاء مثل تحديث العناوين أو إضافة الخدمات.
- تحديث المعلومات المتعلقة بالعميل بعد كل مكالمة مبيعات أو دعم ذات صلة.
- غربلة كميات وفيرة من المستندات لاستخراج المعلومات المطلوبة أو تحديد مجالات الفشل.
- استخراج الأحكام ذات الصلة من المستندات والعقود القانونية.
- القضاء على الأخطاء البشرية من خلال تنفيذ أتمتة العمليات الروبوتية.
- إدارة العمل بكفاءة مع الفرق البعيدة عن طريق أتمتة الأجزاء الزائدة من سير العمل.
- والمزيد من حالات الاستخدام هذه!
تحسين سير العمل عبر برامج إدارة المشاريع التعاونية!
مع وجود العديد من أدوات الذكاء الاصطناعي والأتمتة التي تغرق السوق اليوم ، من المقرر أن يصبح مكان العمل أكثر إنتاجية. باستخدام هذه التقنيات ، من الممكن أتمتة ما يصل إلى 70-80٪ من عملية نموذجية قائمة على القواعد وتقليل المهام المتكررة كثيفة العمالة بنسبة تصل إلى 80٪!
ولكنه يعتمد أيضًا على اختيار أداة التشغيل الآلي الخاصة بك ، مثل ProProfs Project - وهو برنامج تعاوني لإدارة المشاريع يساعدك على إدارة مشاريعك ومهامك وفرقك وعملائك على نظام أساسي واحد. بمجرد معرفة ذلك ، يمكنك خفض التكاليف وتحسين الأداء وزيادة الموثوقية في أي وقت من الأوقات!