使用自动化提高工作效率 – 4 种简单方法
已发表: 2019-06-19在竞争日益激烈的企业世界中，时间就是金钱和效率，是一座金矿！ 考虑到这一点，只有利用自动化等新时代技术来消除工作场所的低效率并增加您的收入才有意义。
IT 领导者也同意这一点。 研究表明，多达 98% 的人认为自动化业务流程对于推动组织收益至关重要。 但尽管有这一发现，仍有 50% 的自动化机会被错过！
因此，提高工作效率的技术在实施和规模上都有巨大的空间。 如果您也打算这样做，以下是您可以在整个组织中节省宝贵时间和资源的方法：
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通过项目管理软件瞄准冗余流程
自动化的全部本质是在没有任何或最少人为干预的情况下使冗余任务发挥作用。 查看每个垂直业务的完整运营链，并确定一次又一次重复的任务，从而实现自动化。 这里是其中的一些：
- 账单支付
如果您的组织每个月要处理太多的账单和付款，那么这个过程肯定会涉及无数的工时。
例如，数字平台可能必须每周向供应商付款，或根据一些先决条件将资金从您的托管账户转移到客户钱包。
许多经理正在转向项目管理软件，以使此类过程变得简单易行。 自动化此过程不仅可以节省时间，还可以确保及时为用户付款，提高您企业的可信度。
- 工资处理
随着员工工资的发布，人力资源部门总是在每个月底都负担过重。 自动化将使员工更有效率，让他们腾出时间从事其他战略工作。
协作项目管理软件可以帮助人力资源团队获得通知并轻松地自动化此过程。
- 数据备份
常规数据备份不仅需要大量时间，而且大多数企业完全忽略了它。 自动化可以在这两个方面有所帮助； 您可以使用 Google Drive 或 Dropbox 等相关云工具自动将重要的组织数据备份到云端。
将所有文件协作存储在一个地方的最佳方式是 PM 工具。 例如，ProProfs Project 是一种工具，它不仅提供了一个平台来存储所有与项目相关的文件，而且还可以轻松地与利益相关者共享它们。
自动化营销活动
自动化不仅限于运营，还可以对您的营销活动产生巨大影响。 它可以帮助您在营销漏斗的顶端挖掘更多潜在客户。 考虑以下可以使用它的实例：
- 电子邮件营销
根据 Litmus 的一份报告，68% 的公司只花费一周或更长时间来制作一封电子邮件。 如果您是其中之一，请考虑部署滴灌活动，其中预定义的电子邮件会根据您的客户的参与度自动触发。
- 内容推广
这对于创建新的潜在客户很重要，但会占用大量的生产时间。 由于大多数营销人员为此目的使用 Facebook 和 Twitter 等社交媒体平台，因此使用 Zapier 等正确工具很容易实现促销活动的自动化。
- 潜在客户流
无论您使用什么策略或渠道来创建潜在客户，您都必须将它们上传到您的 CRM 或将它们添加到您的电子邮件营销活动中。 这种涉及繁琐处理的潜在客户流程可能非常耗时。 考虑使用 Hubspot 或 MailChimp 等工具为您完成这项工作。
- 营销分析
监控营销成功至关重要。 但是在没有任何外部帮助的情况下筛选数据会降低您的工作质量。 使用 Hubspot 营销分析等高级自动化工具可以轻松衡量营销渠道每个部分的绩效。
优先考虑客户支持
高效的客户支持既是一种全面的营销和关系管理策略，也可以对您的销售产生持久的影响。 客户需要全天候的支持，由此产生的工作量通常会使您的管理团队陷入困境。 以下是自动化如何成功干预：
- 在线聊天
当客户向您寻求支持（甚至访问您的网站）时，他们可以通过自动化和人工智能运行的对话式实时聊天来迎接他们。 ProProfs 等公司正在使用户能够在几分钟内将实时聊天软件嵌入他们的网站，这也可以兼作潜在客户生成工具。
- 联络中心软件
今天的下一代联络中心软件工具提供了独立虚拟代理的功能，这些功能旨在与人工代理配对。 因此，客户交互可以通过实时寻址渠道、客户路由、资源匹配和数据捕获来实现超个性化。
- 票务路由优化器
自动优化器以最大限度地提高代理效率的方式提供智能路由解决方案。 尽管他们自己不与客户互动，但他们以一种保证尽可能少的解决时间的方式将查询路由到正确的代理。
利用自动化作为生产力黑客
自动化的另一个直接优势是它如何以前所未有的方式提高生产力。 凭借处理高达 45% 的重复性工作的能力，员工可以沉迷于更高价值的任务，例如解决问题和产生想法。 请注意，这还可以包括自动化部分工作流程，以节省代理的关键时间。 以下是您可以考虑的一些直接生产力用例：
- 将数据从电子邮件和表格传输到客户文件的内部系统，例如更新地址或添加服务。
- 在每次相关销售或支持电话后更新客户相关信息。
- 筛选大量文档以提取所需信息或识别故障区域。
- 从法律文件和合同中提取相关条款。
- 通过实施机器人流程自动化消除人为错误。
- 通过自动化工作流程的冗余部分，有效地管理与远程团队的工作。
- 还有更多这样的用例！
通过协作项目管理软件改善工作流程！
当今市场充斥着如此多的人工智能和自动化工具，工作场所只会变得更有效率。 借助这些技术，可以将典型的基于规则的流程的 70-80% 自动化，并将劳动密集型重复性任务减少多达 80%！
但这也取决于您选择的自动化工具，例如 ProProfs Project - 一种协作项目管理软件，可帮助您在单个平台上管理您的项目、任务、团队和客户。 弄清楚这一点后，您就可以立即削减成本、提高性能并提高可靠性！