Tworzenie solidnego uzasadnienia biznesowego produktu

Posłuchaj wersji audio tego artykułu

Według corocznej ankiety dotyczącej zarządzania projektami i portfelami ponad połowa projektów i produktów IT kończy się niepowodzeniem. Największe przyczyny tych niepowodzeń to niewłaściwa alokacja zasobów i niezgodność z celami biznesowymi. Fachowo przygotowane przypadki biznesowe dotyczące produktów mogą pomóc w złagodzeniu obu tych problemów.

Menedżerowie produktu są czasami określani jako mini-CEO. Chociaż obowiązki menedżera produktu mogą mieć różne podobieństwa w porównaniu z obowiązkami dyrektora generalnego, podczas tworzenia przypadków biznesowych z pewnością nakładają się na siebie umiejętności. Prezesi korporacji muszą przedstawiać plany ekspansji akcjonariuszom, a prezesi startupów muszą przedstawiać swoje wizje inwestorom venture capital. W obu tych sytuacjach prezesi muszą stworzyć przekonujące przypadki biznesowe, aby przekonać inwestorów. To samo dotyczy nowych lub istniejących produktów wewnętrznych, które wymagają nietrywialnych inwestycji, aby rozwijać się i zdobywać rynki. W tym kontekście menedżer produktu musi stworzyć uzasadnienie biznesowe produktu i przedstawić go decydentom w firmie w celu uzyskania finansowania.

Co to jest uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie inwestycji dostarcza uzasadnienie biznesowe. Może to być inwestycja w nowy biznes, akcje, obligacje, projekt lub produkt. Przypadki biznesowe są często rejestrowane w artefakcie lub zestawie artefaktów, takich jak dokumenty edytora tekstu, arkusze kalkulacyjne i prezentacje.

Przypadki biznesowe dotyczące produktów uzasadniają inwestycje w nietrywialne inwestycje materiałowe w produkty. Są one tak samo istotne dla znanych produktów, jak dla tych, które są nowo opracowywane. Przypadki biznesowe pozwalają decydentom porównać alternatywy i wybrać te, które z największym prawdopodobieństwem przyniosą najlepsze wyniki biznesowe. Teoretycznie wszystkie organizacje produktowe powinny posiadać kompetencje w zakresie tworzenia i oceny przypadków biznesowych produktów; w praktyce nie wszyscy to robią.

Menedżerowie produktu powinni być odpowiedzialni za stworzenie uzasadnienia biznesowego dla swojego produktu. Inne działy powinny wnosić wkład w razie potrzeby, ale menedżer produktu powinien kierować treścią, procesem tworzenia i prezentacją. Przypisywanie odpowiedzialności za opracowanie uzasadnienia biznesowego innym działom może podważyć autorytet menedżerów produktu i zmniejszyć ich motywację do realizacji podstawowego planu.

Struktura uzasadnienia biznesowego

Przypadki biznesowe można traktować jako zawierające dwa elementy : kontekst biznesowy i finanse. Finanse przewidują prawdopodobną wydajność produktu w kategoriach finansowych w danym horyzoncie inwestycyjnym, określając, co należy zainwestować i oczekiwane zwroty z tych inwestycji. Istnieje tendencja do myślenia o tych liczbach jako o uzasadnieniu biznesowym. Jednak optymalne podejmowanie decyzji wymaga drugiego elementu: kontekstu biznesowego. Jeśli finanse pokazują, co mamy nadzieję osiągnąć, kontekst biznesowy zapewnia minimalny zestaw informacji potrzebnych do zrozumienia, dlaczego chcemy to osiągnąć, oraz pewien wgląd w to, co zrobimy, aby to osiągnąć.

Element 1: Kontekst biznesowy

Chociaż wymagany kontekst biznesowy różni się w zależności od takich czynników, jak oczekiwania organizacyjne i miejsce produktu w cyklu życia, możemy zdefiniować podstawowe elementy, które prawdopodobnie powinny być uwzględnione we wszystkich przypadkach biznesowych.

Boisko do windy

Sprowadź całe uzasadnienie biznesowe do 60-sekundowej prezentacji. Zmuszenie się do tak zwięzłości sprawi, że tylko krytyczne informacje zostaną uwzględnione i umieszczone w przekonujący sposób.

Analiza problemu

Przed przejściem do rozwiązania, które proponujesz, wykaż, że dobrze rozumiesz problem, który należy rozwiązać, w tym jego kluczowych interesariuszy oraz możliwości ekonomiczne związane z jego rozwiązaniem.

Opis rozwiązania

Podaj krótki opis rozwiązania, przede wszystkim z funkcjonalnego punktu widzenia. Ta sekcja uzasadnienia biznesowego produktu może również zawierać animowaną reprezentację scenariusza „szczęśliwej ścieżki”, aby ludzie lepiej rozumieli, jak rozwiązanie działa w świecie rzeczywistym.

Informacje rynkowe

Ta sekcja może być również nazwana „wglądem w rynek”. Zamiast wymieniać suche statystyki, jasno przeanalizuj, w jaki sposób wielkość i wzrost rynku stworzy atrakcyjną szansę dla segmentów rynku, którym przyznano priorytet. W tej sekcji można również omówić opcje cenowe. Pozbądź się złożoności i niejednoznaczności otaczającej konkurencyjny krajobraz, przekonując decydentów, że Twój produkt ma wszystko, czego potrzeba, aby wyjść na szczyt.

Dopasowanie strategiczne

W tej sekcji podsumuj strategię organizacyjną i zademonstruj, w jaki sposób wizja, cele, cele i strategia ją wzmacniają. Zamiast skupiać się wyłącznie na tym, co chcieliby osiągnąć, menedżerowie produktu powinni zademonstrować decydentom, w jaki sposób uzasadnienie biznesowe może zwiększyć sukces organizacji, tj. w jaki sposób menedżer produktu sprawi, że decydenci odniosą sukces.

Ryzyka i założenia

Kto zainwestowałby w jakiekolwiek przedsięwzięcie bez zrozumienia ryzyka, które mogłoby zagrozić lub uniemożliwić sukces, a także kluczowych założeń leżących u podstaw finansów? Ryzyka i założenia są często mylone, chociaż zasadniczo się różnią. Ryzyko to rzeczy, które mogą się wydarzyć, a które mogą zagrozić sukcesowi; założenia to rzeczy, które mają się wydarzyć. Wszystkie założenia niosą ze sobą pewne ryzyko – to, czego się oczekuje, może się nie wydarzyć. Założenia krytyczne, czyli te, które miałyby znaczący wpływ na wyniki biznesowe, gdyby się nie spełniły, zostaną wykorzystane w sekcji Finanse uzasadnienia biznesowego produktu w celu przeprowadzenia analizy wrażliwości .

Mapa drogowa produktu

Mapa drogowa produktu opisuje, w jaki sposób organizacja produktowa dostarczy wartość na rynek w oparciu o swoją strategię. Bardzo niewielu decydentów produktowych będzie inwestować w oparciu o reprezentację jednego wydania; chcą wiedzieć, dokąd produkt zmierza w przyszłości, poza bezpośrednim horyzontem inwestycyjnym.

Element 2: Finanse

Sekcja Finanse powinna zawierać rozsądny model przedstawiający, co należy zainwestować, aby wygenerować oczekiwane zwroty. Często organizacje mają standardowe szablony o różnym poziomie szczegółowości. Szablony te, zwane „modelami finansowymi”, są często tworzone w elektronicznym arkuszu kalkulacyjnym, dzieląc oczekiwane przychody i koszty w horyzoncie inwestycyjnym, który często jest wieloletni. Po uchwyceniu oczekiwanych przychodów i kosztów istnieje niewielki zestaw wskaźników inwestycyjnych, które są często wykorzystywane do oceny względnej atrakcyjności przedsięwzięcia opisanego w przypadku biznesowym. W poniższej tabeli wymieniono najczęstsze wskaźniki dotyczące inwestycji.

Model finansowy powinien być zaprojektowany tak, aby można było ocenić wpływ zmian kluczowych założeń. Za pomocą formuł arkuszy kalkulacyjnych można na przykład symulować wpływ różnych poziomów dotychczasowej adopcji klientów. Zmiany w zbiorach założeń można modelować jako „przypadki” lub „scenariusze”, np. najlepszy przypadek, najgorszy przypadek i prawdopodobny przypadek. Generalnie organizacje poszukują możliwości inwestycyjnych, które nawet w najgorszym przypadku raczej nie przyniosą strat finansowych.

Proces opracowywania uzasadnienia biznesowego produktu

Teraz, gdy mamy już wyobrażenie o właściwej treści uzasadnienia biznesowego produktu, zajmiemy się tematem, który w przeszłości cieszył się zbyt małą uwagą: procesem tworzenia uzasadnienia biznesowego produktu. Tak jak przepis zawierający składniki bez instrukcji przygotowania jest mało przydatny dla kucharza, wiedza o tym, co dzieje się w przypadku produktu, bez wiedzy o tym, jak go złożyć i zaprezentować, jest wątpliwym zastosowaniem dla właścicieli produktu.

Tworzenie uzasadnienia biznesowego to praca na wiedzy, co oznacza, że ​​procesu nie można sprowadzić do zestawu ściśle powtarzalnych kroków. Każdy przypadek biznesowy jest nieco inny, a proces musi być wysoce elastyczny i elastyczny. W poniższej tabeli wymieniono te etapy wysokiego poziomu, wymieniając niektóre z najważniejszych czynności w każdej z nich.

Przygotowanie

Faza przygotowawcza zapewnia minimalną ilość planowania, aby zapewnić terminowe i efektywne tworzenie biznesplanu. Zidentyfikowany zostanie podstawowy zespół, który stworzy uzasadnienie biznesowe, a kluczowi interesariusze zostaną przeanalizowani. Opracowywany jest również harmonogram, do którego zobowiązują się główny zespół i interesariusze. Wielkie przypadki biznesowe rzadko odzwierciedlają heroiczne wysiłki pojedynczej osoby, takiej jak menedżer produktu; są wynikiem inteligentnej, dobrze zaplanowanej pracy zespołowej.

Budowa

Przypadek biznesowy produktu jest iteracyjnie definiowany na etapie budowy. Zespół gromadzi informacje i współpracuje z kluczowymi interesariuszami, aby zebrać kontekst biznesowy i zbudować model finansowy. Menedżer produktu i zespół muszą nieustannie zwracać się o informacje zwrotne na temat swojej pracy, dostosowując treść w razie potrzeby. Faza budowy może pochłonąć ponad połowę praktyki tworzenia uzasadnienia biznesowego.

Walidacja

Faza walidacji reprezentuje zmianę punktu ciężkości z tworzenia treści na walidację treści z interesariuszami. Na tym etapie uzasadnienie biznesowe jako całość jest udostępniane interesariuszom, aby zapewnić, że jest kompletne, spójne i że będą wspierać je, gdy zostanie przedstawione decydentom.

Prezentacja

Faza prezentacji obejmuje różne próby, co najmniej jedną próbę oraz prezentację dla decydentów. Przed prezentacją bardzo ważne jest, aby prezenter wykonał próbę, aby upewnić się, że prezentacja dobrze się układa. Pomocne jest zapraszanie na próby osób, które mogą symulować reakcję i przewidywać pytania kluczowych decydentów. Zespół powinien przeprowadzić co najmniej jeden pokaz próbny, który jest traktowany jak rzeczywista prezentacja, najlepiej w miejscu, w którym odbędzie się prezentacja. Mamy nadzieję, że faza prezentacji zaowocuje decyzją dotyczącą realizacji biznesplanu produktu.

Podejmować właściwe kroki

W fazie kontynuacji omawiane są wszelkie elementy działań z prezentacji. Menedżerowie produktu powinni przeprowadzić retrospektywę z głównym zespołem i kluczowymi interesariuszami, aby praktyka tworzenia przypadków biznesowych produktów mogła być stale ulepszana.

Podsumowanie: Silne uzasadnienia biznesowe prowadzą do inwestycji

Przypadki biznesowe produktów są tworzone w celu uzasadnienia nietrywialnych inwestycji w rozwój produktu. Dwa główne elementy uzasadnienia biznesowego produktu to:

1. Kontekst biznesowy
2. Finansowy

Kontekst biznesowy zapewnia minimalny zestaw informacji potrzebnych do zrozumienia , dlaczego iw jaki sposób chcemy osiągnąć uzasadnienie biznesowe. Składa się ona z:

1. Boisko do windy
2. Analiza problemu
3. Opis rozwiązania
4. Informacje rynkowe
5. Dopasowanie strategiczne
6. Ryzyka i założenia
7. Mapa drogowa produktu

Menedżerowie produktu powinni być odpowiedzialni za proces tworzenia uzasadnienia biznesowego produktu. Najważniejsze etapy jego tworzenia to:

1. Przygotowanie - zbierz zespół o wymaganych kompetencjach i przeanalizuj interesariuszy.
2. Budownictwo - zbadaj kontekst biznesowy, stwórz modele finansowe i umieść to wszystko w prezentacji.
3. Walidacja — uzyskaj informację zwrotną od głównych interesariuszy.
4. Prezentacja - przedstaw uzasadnienie biznesowe decydentom.
5. Kontynuacja - omów wszelkie kwestie, które zostały poruszone podczas prezentacji.

Zainwestowanie czasu w stworzenie silnego uzasadnienia biznesowego opłaci się na etapie realizacji. Mając jasną wizję i wsparcie finansowe, zespół będzie skoncentrowany i zmniejszy ryzyko, które może wykoleić wdrożenie produktu.