15 zasad etykiety spotkań, które pozostawią trwałe wrażenie

Spotkania są istotną częścią każdego miejsca pracy. Aby odniosło sukces, musisz przestrzegać odpowiedniej etykiety spotkania . Sprzyja szacunku i pozytywnemu środowisku pracy. Niektóre zasady etykiety określane jako „zdrowy rozsądek”, ale zdziwiłbyś się, wiedząc, jak wiele osób popełnia błędy w etykiecie.

W tym artykule przyjrzymy się 15 zasadom etykiety spotkań , których należy bezwzględnie przestrzegać. To nie tylko profesjonalne, ale także uprzejme.

15 najlepszych zasad etykiety spotkań

1. Zaproś tylko Niezbędne Osoby

To podstawowa etykieta spotkania biznesowego . Nie potrzebujesz, aby wszyscy dołączali do każdego zaplanowanego spotkania. Zaproś do dyskusji tylko te osoby, które są istotne. Na przykład, jeśli jest to spotkanie zespołu marketingowego, nie zapraszaj osób z operacji.

O ile ich obecność nie jest konieczna, szanuj ich czas i nie włączaj ich do spotkania.

2. Wyślij oficjalne zaproszenie

Gdy zidentyfikujesz cel spotkania i osoby do niego potrzebne, wyślij oficjalne zaproszenie. Nie oznacza to, że wysyłasz im wiadomość tekstową lub po prostu mówisz im ustnie.

Wyślij do uczestników zaproszenie z kalendarza wraz z datą i godziną spotkania. Ta etykieta spotkania biznesowego zapewni, że uczestnicy będą mogli potwierdzić swoją obecność i odpowiednio zaplanować swój dzień.

3. Przygotuj program

Każde spotkanie musi mieć odpowiedni plan.

Kiedy wyszczególnisz wszystkie punkty, których dotyczy spotkanie, pomoże to Tobie i uczestnikom pozostać na dobrej drodze do czasu trwania spotkania.

Zachowaj prosty porządek dnia i wyślij go kilka dni wcześniej. Uczestnicy mogą odpowiednio przygotować się do spotkania. Ta etykieta spotkania zapewni skuteczność i szybkość.

4. Bądź przygotowany!

Podkreśliliśmy wagę poszanowania czasu wszystkich podczas umawiania spotkania. To kolejna etykieta spotkania , której musisz przestrzegać – bądź przygotowany na spotkanie.

Źródło

Sprawdź, czy Twoje slajdy są w porządku, Twój laptop jest zgodny z technologią i oprogramowaniem używanym w sali konferencyjnej, uzyskaj wskazówkę i czy projektor działa. Sprawdź to wszystko z jednodniowym wyprzedzeniem, aby mieć trochę czasu na rozwiązanie ewentualnych problemów.

Popraw swoją prezentację przed spotkaniem, aby nie było żadnych problemów w podstawowym dniu.

5. Bądź na czas

Bądź punktualny na spotkanie. Punktualność to ważna etykieta spotkania . Jeśli się spóźnisz, oznacza to, że lekceważysz czas wszystkich.

Jeśli spóźnisz się z nieuniknionego powodu, poinformuj uczestników zamiast czekać.

Postaraj się przybyć 15 minut przed planowanym czasem. Kiedy możesz rozpocząć spotkanie na czas, możesz być na bieżąco i zakończyć je na czas.

6. Pozdrówcie wszystkich

Pozdrawiam wszystkich, którzy wejdą do sali konferencyjnej. To nie tylko uprzejmy gest, ale także pomaga w nawiązaniu kontaktu z uczestnikami. Co więcej, musisz witać wszystkich z takim samym entuzjazmem i życzliwością.

Źródło

Nie spiesz się z natychmiastowym rozpoczęciem spotkania. Poświęć trochę czasu i potwierdź obecność uczestników. Wystarczy uśmiech lub proste „jak się masz”. Nie zmuszaj ich do rozmowy ani nie wyglądaj na niezainteresowanego, jeśli ktoś zacznie z tobą małą pogawędkę.

Pamiętaj o etykiecie spotkania biznesowego – nie rozpoczynaj spotkania bez wcześniejszego przywitania się ze wszystkimi.

Przeczytaj: Osiągaj skuteczne wyniki – stań się lepszy, stając się lepszym

7. Zwracaj uwagę na imiona

Wyobraź sobie, że idziesz na spotkanie, na którym ludzie nie pamiętają Twojego imienia ani nawet nie próbują go zapamiętać. Nieprzyjemna myśl, prawda?

Dlatego etykieta następnego spotkania jest kluczowa. Imiona to pierwsze rzeczy, których się o kimś dowiadujemy. Jeśli nie zwracasz uwagi na imiona, może to wysłać wiadomość, że Ci na nich nie zależy.

Jeśli usłyszysz nietypowe imię i nie wiesz, jak je wymówić, zapytaj ich szczerze. Z przyjemnością powtórzą to, jeśli okażesz im zainteresowanie. Nie chcesz zarżnąć ani źle wymówić ich imion.

Nigdy nie dzwoń do nikogo pod pseudonimem na spotkaniu, bez względu na to, jak osobiście ich znasz. Jeśli ktoś jest nowy, zapytaj go, jak chciałby być nazywany i trzymaj się tego.

Zapamiętywanie imion może być trudne, ale staraj się. Jeśli jesteś kiepski w zapamiętywaniu imion, bądź szczery, aby ludzie nie czuli się źle ani nie obrażali się, gdy zapomnisz ich imion.

8. Daj wskazówki, na które zwracasz uwagę

Tak jak chcesz, aby wszyscy zwracali uwagę podczas prezentacji, równie ważne jest, abyś słuchał, gdy inni mówią.

Słuchaj ich aktywnie. Gesty takie jak kiwanie głową lub uśmiechanie się pokazują, że jesteś zaangażowany i zwracasz uwagę na to, co mówią inni. To mówi im, że cenisz ich myśli i to, co mają do powiedzenia.

Jedna z etykiet podczas spotkań biznesowych, które ludzie często przeoczają, polega na tym, aby nie przeszkadzać innym w rozmowie. Jeśli chcesz porozmawiać, poczekaj, aż skończą, i dopiero wtedy kontynuuj to, co masz do powiedzenia.

9. Postępuj zgodnie z kodeksem ubioru

Jeśli w Twoim biurze obowiązuje swobodny ubiór, dobrze jest pojawić się w swobodnej sukience. Jednak na spotkania najlepiej ubrać się profesjonalnie. Nie pokazuj się w klapkach lub czymś niestosownym, jak spodnie dresowe.

Nie musisz pojawiać się w profesjonalnym garniturze, ale ubieraj się elegancko. Jeśli w Twoim biurze obowiązuje swobodny ubiór, załóż koszulę i dżinsy. Jeśli jednak jest to spotkanie z niezbędnymi członkami zarządu i interesariuszami, wyprowadź formalności.

10. Bądź uprzejmy ze swoim telefonem

Ważną etykietą spotkania , o której należy pamiętać, jest wyłączenie telefonu na początku spotkania. Używanie telefonu podczas spotkania jest dość obraźliwe.

Jeśli spodziewasz się ważnego telefonu, włącz telefon w wibracje i poinformuj wcześniej, że być może będziesz musiał przeprosić. Surfowanie po sieci lub ciągłe sprawdzanie tekstów to całkowity zakaz.

Nie możesz poświęcić komuś pełnej uwagi, jeśli koncentrujesz się na telefonie. Upewnij się, że podczas spotkania trzymasz go na dystans.

11. Obserwuj swój język ciała

Mowa ciała może wiele powiedzieć innym, nawet jeśli nic nie mówisz.

Usiądź prosto, uśmiechnij się i zwróć uwagę na mimikę twarzy. Nie siedź ze zmarszczonymi brwiami przez całe spotkanie. Twoja mowa ciała będzie odgrywać ogromną rolę w postrzeganiu cię przez innych. Dlatego ważne jest, aby pamiętać o języku ciała.

12. Zapłać, jeśli zaprosisz

Jeśli umówiłeś się na spotkanie obiadowe z kolegami, klientami lub inwestorami, musisz zapłacić rachunek. Okres.

Obraźliwe jest oczekiwanie, że inni podzielą kartę, gdy ich zaprosisz. Ta etykieta spotkania biznesowego pozwoli Ci wpisać się w dobre księgi innych i pokazać, że Ci na nich zależy.

13. Uważaj na swoje maniery przy stole

Etykieta następnego spotkania jadalnego mówi, że musisz być świadomy swoich manier przy stole. Zacznij od mądrego zamawiania, ponieważ jedzenie podczas rozmowy może być trudne. Trzymaj się z dala od przekąsek, ponieważ jedzenie może stać się dość brudne i nieprofesjonalne.

Źródło

Nie rozmawiaj, gdy masz pełne usta ani głośno żuj, nie trzymaj łokci na stole i nie dotykaj telefonu.

14. Nie przesadzaj

Czasami spotkania mogą przybierać nieformalny ton, ale to nie znaczy, że jesteś osobisty i udostępniasz zbyt dużo. Nigdy nie wkładaj własnego życia w spotkanie. Mała anegdota związana z tematem spotkania może być w porządku, ale nic poza tym.

Nie zadawaj ludziom osobistych pytań ani nie stawiaj ich na miejscu, zadając nieodpowiednie rzeczy. Zachowaj profesjonalizm i szanuj prywatność wszystkich, chyba że chcą udostępnić coś na własną rękę.

15. Rób regularne przerwy

Jeśli wiesz, że spotkanie potrwa długo, zaplanuj przerwy między nimi. Nikt nie może przesiedzieć 4 godzinnego spotkania bez przerwy. Ludzie staną się niespokojni i mogą nawet stracić koncentrację i zainteresowanie.

Właściwą etykietą spotkania biznesowego jest zrobienie przerwy około 15 minut co 2 godziny. Jeśli czujesz, że potrzebujesz przerwy wcześniej, zrób to. Po prostu upewnij się, że są regularne przerwy na długie spotkania.

Dowiedz się: Praca w domu? Najważniejsze narzędzia i aplikacje, których potrzebujesz, aby odnieść sukces

Ostatnie słowa

Spotkania mają złą reputację jako niepotrzebne, zbyt długie lub zbyt nudne. Nie musi tak być. Znajdź narzędzia, które mogą sprawić, że Twoja prezentacja będzie interesująca i produktywna.

Aby poprawić swoje umiejętności i pewność siebie, bardzo ważne jest podnoszenie umiejętności. Zapoznaj się z najlepszymi kursami upGrad w zakresie analizy danych, uczenia maszynowego, marketingu cyfrowego, MBA i tworzenia pełnego stosu.