15 Meeting-Etikette-Regeln, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen

Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Arbeitsplatzes. Damit es erfolgreich ist, müssen Sie sich an die richtige Meeting-Etikette halten . Es fördert Respekt und ein positives Arbeitsumfeld. Einige Etikette-Regeln sind „gesunder Menschenverstand“, aber Sie wären überrascht zu wissen, wie viele Menschen Etikette-Fehler machen.

In diesem Artikel sehen wir uns 15 Regeln für die Etikette bei Meetings an, die Sie unbedingt befolgen müssen. Es ist nicht nur professionell, sondern auch höflich.

Die 15 wichtigsten Regeln für die Etikette bei Meetings

1. Laden Sie nur notwendige Personen ein

Dies ist eine grundlegende Etikette bei Geschäftstreffen . Sie brauchen nicht, dass jeder an jedem einzelnen geplanten Meeting teilnimmt. Laden Sie nur relevante Personen zur Diskussion ein. Wenn es sich beispielsweise um ein Marketingteam-Meeting handelt, laden Sie keine Mitarbeiter aus dem operativen Geschäft ein.

Respektieren Sie ihre Zeit, es sei denn, ihre Anwesenheit ist erforderlich, und schließen Sie sie nicht in die Besprechung ein.

2. Senden Sie eine offizielle Einladung

Sobald Sie den Zweck des Treffens und die dafür erforderlichen Personen identifiziert haben, versenden Sie eine offizielle Einladung. Das bedeutet nicht, dass Sie ihnen eine Textnachricht schicken oder es ihnen nur mündlich mitteilen.

Senden Sie eine Kalendereinladung an die Teilnehmer zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit des Meetings. Diese Etikette für Geschäftstreffen stellt sicher, dass die Teilnehmer ihre Teilnahme bestätigen und ihren Tag entsprechend planen können.

3. Bereiten Sie eine Tagesordnung vor

Jedes Meeting braucht einen richtigen Plan.

Wenn Sie alle Punkte auflisten, die das Meeting abdecken wird, hilft es Ihnen und den Teilnehmern, während der Dauer des Meetings auf Kurs zu bleiben.

Halten Sie die Agenda einfach und versenden Sie sie einige Tage im Voraus. Die Teilnehmer können sich entsprechend auf das Meeting vorbereiten. Diese Meeting-Etikette sorgt für Effizienz und Schnelligkeit.

4. Seien Sie vorbereitet

Wir haben betont, wie wichtig es ist, die Zeit aller zu respektieren, wenn Sie ein Meeting ansetzen. Dies ist eine weitere Meeting-Etikette , die Sie befolgen müssen – bereiten Sie sich auf das Meeting vor.

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Überprüfen Sie, ob Ihre Folien in Ordnung sind, Ihr Laptop mit der im Besprechungsraum verwendeten Technologie und Software kompatibel ist, lassen Sie sich einen Hinweis geben und ob der Projektor funktioniert. Überprüfen Sie all dies einen Tag im Voraus, um etwas Pufferzeit zu haben, um eventuelle Probleme anzugehen.

Überarbeiten Sie Ihre Präsentation vor dem Meeting, damit es an einem Tag der Grundschule keine Schluckaufe gibt.

5. Seien Sie pünktlich

Seien Sie pünktlich zum Meeting. Pünktlichkeit ist eine wichtige Meeting-Etikette . Wenn Sie zu spät kommen, vermittelt dies, dass Sie die Zeit aller missachten.

Falls Sie sich aus unvermeidbaren Gründen verspäten, informieren Sie die Teilnehmer, anstatt sie warten zu lassen.

Versuchen Sie, 15 Minuten vor der geplanten Zeit anzukommen. Wenn Sie das Meeting pünktlich beginnen können, können Sie auf Kurs bleiben und es pünktlich abschließen.

6. Begrüßen Sie alle

Begrüßen Sie alle, die den Besprechungsraum betreten. Es ist nicht nur eine höfliche Geste, sondern hilft auch dabei, eine Beziehung zu den Teilnehmern aufzubauen. Darüber hinaus müssen Sie jeden mit dem gleichen Maß an Enthusiasmus und Freundlichkeit begrüßen.

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Seien Sie nicht in Eile, um sofort mit dem Meeting zu beginnen. Nehmen Sie sich etwas Zeit und erkennen Sie die Anwesenheit der Teilnehmer an. Ein Lächeln oder ein einfaches „Wie geht es dir?“ reicht aus. Zwingen Sie ihnen kein Gespräch auf und sehen Sie nicht desinteressiert aus, wenn jemand Smalltalk mit Ihnen anfängt.

Denken Sie an diese Etikette bei Geschäftstreffen – beginnen Sie das Meeting nicht, ohne zuerst alle zu begrüßen.

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7. Achten Sie auf Namen

Stellen Sie sich vor, Sie gehen zu einem Meeting, bei dem sich die Leute nicht an Ihren Namen erinnern oder sogar versuchen, sich an ihn zu erinnern. Kein angenehmer Gedanke, oder?

Deshalb ist die nächste Meeting-Etikette entscheidend. Namen sind das erste, was wir über jemanden erfahren. Wenn Sie nicht auf Namen achten, kann dies die Botschaft aussenden, dass Sie sich nicht um sie kümmern.

Wenn Sie einen ungewöhnlichen Namen hören und nicht sicher sind, wie Sie ihn aussprechen sollen, fragen Sie ihn aufrichtig. Sie werden es gerne wiederholen, wenn Sie Interesse an ihnen zeigen. Sie wollen ihre Namen nicht schlachten oder falsch aussprechen.

Nennen Sie niemanden in einem Meeting mit Spitznamen, egal wie persönlich Sie ihn kennen. Wenn jemand neu ist, fragen Sie ihn, wie er genannt werden möchte, und bleiben Sie dabei.

Es kann schwierig werden, sich Namen zu merken, aber geben Sie sich Mühe. Wenn du dir schlecht Namen merken kannst, sei ehrlich, damit sich die Leute nicht schlecht fühlen oder beleidigt sind, wenn du ihre Namen vergisst.

8. Geben Sie Hinweise, auf die Sie achten

Genauso wie Sie möchten, dass jeder aufmerksam ist, wenn Sie präsentieren, ist es ebenso wichtig, dass Sie zuhören, wenn andere sprechen.

Hören Sie ihnen aktiv zu. Gesten wie Nicken oder Lächeln zeigen, dass Sie engagiert sind und darauf achten, was andere sagen. Das sagt ihnen, dass Sie ihre Gedanken und das, was sie zu sagen haben, wertschätzen.

Eine Etikette bei Geschäftstreffen , die oft übersehen wird, ist, andere nicht zu unterbrechen, wenn sie sprechen. Wenn Sie sprechen möchten, warten Sie, bis sie fertig sind, und fahren Sie erst dann mit dem fort, was Sie zu sagen haben.

9. Befolgen Sie die Kleiderordnung

Wenn Ihr Büro einen entspannten Dresscode hat, ist es in Ordnung, in einem legeren Kleid zu erscheinen. Für Meetings ist es jedoch am besten, sich professionell zu kleiden. Erscheinen Sie nicht in Flip-Flops oder etwas Unangemessenem wie Jogginghosen.

Sie müssen nicht in einem professionellen Anzug erscheinen, sondern sich elegant kleiden. Wenn Ihr Büro einer lässigen Kleiderordnung folgt, tragen Sie ein Hemd und Jeans. Wenn es sich jedoch um ein Treffen mit wichtigen Vorstandsmitgliedern und Interessengruppen handelt, bringen Sie die Formalitäten heraus.

10. Seien Sie höflich mit Ihrem Telefon

Eine wichtige Meeting-Etikette , an die Sie sich erinnern sollten, ist, Ihr Telefon zu Beginn des Meetings auszuschalten. Die Verwendung Ihres Telefons während eines Meetings ist ziemlich anstößig.

Wenn Sie einen wichtigen Anruf erwarten, schalten Sie Ihr Telefon auf Vibration und informieren Sie vorher, dass Sie sich vielleicht entschuldigen müssen. Im Netz surfen oder ständig die Texte checken sind ein absolutes No-Go.

Sie können jemandem nicht Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, wenn Sie sich auf Ihr Telefon konzentrieren. Stellen Sie sicher, dass Sie es in der Besprechung auf Distanz halten.

11. Achten Sie auf Ihre Körpersprache

Die Körpersprache kann anderen viel sagen, auch wenn Sie nichts sagen.

Sitzen Sie aufrecht, lächeln Sie und achten Sie auf Ihre Mimik. Sitzen Sie während des Meetings nicht mit gerunzelter Stirn. Ihre Körpersprache wird eine große Rolle dabei spielen, wie andere Sie wahrnehmen. Daher ist es wichtig, auf Ihre Körpersprache zu achten.

12. Zahlen Sie, wenn Sie einladen

Wenn Sie mit Ihren Kollegen, Kunden oder Investoren ein Mittagessen vereinbart haben, müssen Sie die Rechnung bezahlen. Zeitraum.

Es ist beleidigend zu erwarten, dass andere die Rechnung teilen, wenn Sie sie eingeladen haben. Diese Etikette für Geschäftstreffen wird Sie in gute Bücher anderer versetzen und zeigen, dass Sie sich um sie kümmern.

13. Achten Sie auf Ihre Tischmanieren

Die Etikette für das nächste Essenstreffen besagt, dass Sie sich Ihrer Tischmanieren bewusst sein müssen. Beginnen Sie mit einer intelligenten Bestellung, da das Essen während des Gesprächs schwierig werden kann. Halten Sie sich von Fingerfood fern, da es beim Essen ziemlich chaotisch und unprofessionell werden kann.

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Sprechen Sie nicht mit vollem Mund oder kauen Sie laut, stützen Sie die Ellbogen nicht auf dem Tisch ab und berühren Sie Ihr Telefon nicht.

14. Nicht zu viel teilen

Manchmal können Besprechungen einen ungezwungenen Ton annehmen, aber das bedeutet nicht, dass Sie persönlich werden und zu viel teilen. Bringen Sie niemals Ihr eigenes Leben in ein Meeting ein. Eine kleine Anekdote zum Thema des Treffens mag in Ordnung sein, mehr aber auch nicht.

Stellen Sie den Leuten keine persönlichen Fragen oder stellen Sie sie in Verlegenheit, indem Sie unangemessene Dinge fragen. Halten Sie es professionell und respektieren Sie die Privatsphäre aller, es sei denn, sie möchten etwas von sich aus teilen.

15. Machen Sie regelmäßig Pausen

Wenn Sie wissen, dass das Meeting lange dauern wird, planen Sie Pausen dazwischen ein. Niemand kann ein 4-stündiges Meeting ohne Pause durchstehen. Die Menschen werden unruhig und können sogar den Fokus und das Interesse verlieren.

Es ist eine angemessene Etikette bei Geschäftstreffen, alle 2 Stunden eine Pause von etwa 15 Minuten einzulegen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie früher eine Pause brauchen, machen Sie es. Stellen Sie nur sicher, dass es bei langen Besprechungen regelmäßige Pausen gibt.

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Letzte Worte

Meetings haben den schlechten Ruf, unnötig, zu lang oder zu langweilig zu sein. Es muss nicht so sein. Identifizieren Sie Tools, die Ihre Präsentation oder Besprechung ansprechend und produktiv machen können.

Um Ihre Fähigkeiten und Ihr Selbstvertrauen zu verbessern, ist es sehr wichtig, sich selbst weiterzubilden. Schauen Sie sich die Top-Kurse von upGrad in Data Science, maschinellem Lernen, digitalem Marketing, MBA und Full-Stack-Entwicklung an.