15 قواعد لقاءات الإتيكيت لترك انطباع دائم
نشرت: 2020-08-12الاجتماعات جزء أساسي من أي مكان عمل. لكي تنجح ، عليك الالتزام بآداب الاجتماع المناسبة . يعزز الاحترام وبيئة عمل إيجابية. يُطلق على بعض قواعد الآداب اسم "الفطرة السليمة" ، لكنك ستفاجأ بمعرفة عدد الأشخاص الذين يرتكبون أخطاء في آداب السلوك.
في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على 15 من قواعد الإتيكيت الخاصة بالاجتماعات التي يجب عليك اتباعها دون أن تفشل. إنه ليس مهنيًا فحسب ، بل مهذبًا أيضًا.
جدول المحتويات
أعلى 15 قواعد الإتيكيت
1. قم بدعوة الأشخاص الضروريين فقط
هذا هو آداب اجتماع العمل الأساسي . لست بحاجة إلى أن ينضم الجميع إلى كل اجتماع مجدول. قم بدعوة الأشخاص ذوي الصلة بالمناقشة فقط. على سبيل المثال ، إذا كان اجتماع فريق تسويق ، فلا تدعو الأشخاص من العمليات.
ما لم يكن حضورهم ضروريًا ، احترم وقتهم ولا تشاركهم في الاجتماع.
2. إرسال دعوة رسمية
بمجرد تحديد الغرض من الاجتماع والأشخاص الضروريين له ، أرسل دعوة رسمية. هذا لا يعني أنك ترسل لهم رسالة نصية أو تخبرهم فقط شفهيًا.
أرسل دعوة تقويم إلى الحاضرين ، جنبًا إلى جنب مع تاريخ ووقت الاجتماع. ستضمن آداب اجتماع العمل هذه أن يتمكن الحاضرون من تأكيد حضورهم وجدولة يومهم وفقًا لذلك.
3. إعداد جدول الأعمال
كل اجتماع يحتاج إلى خطة مناسبة.
عند تفصيل جميع النقاط التي سيغطيها الاجتماع ، ستساعدك أنت والحضور على البقاء على المسار الصحيح طوال مدة الاجتماع.
اجعل جدول الأعمال بسيطًا وأرسله قبل أيام قليلة. يمكن للحاضرين التحضير للاجتماع وفقًا لذلك. ستضمن آداب الاجتماع هذه الكفاءة والسرعة.
4. كن مستعدا
لقد أكدنا على أهمية احترام وقت الجميع عند ترتيب الاجتماع. هذه آداب اجتماع أخرى يجب عليك اتباعها - كن مستعدًا للاجتماع.
مصدر
تحقق مما إذا كانت الشرائح الخاصة بك مرتبة ، وأن الكمبيوتر المحمول الخاص بك متوافق مع التكنولوجيا والبرامج المستخدمة في غرفة الاجتماعات ، واحصل على مؤشر ، وما إذا كان جهاز العرض يعمل. تحقق من كل هذه الأشياء مقدمًا قبل يوم للحصول على بعض الوقت الاحتياطي لمعالجة المشكلات ، إن وجدت.
راجع عرضك التقديمي قبل الاجتماع حتى لا تكون هناك عوائق في اليوم الأساسي.
5. كن في الوقت المحدد
كن في الموعد المحدد للاجتماع. الالتزام بالمواعيد هو آداب اجتماع مهمة . إذا تأخرت ، فهذا يشير إلى أنك لا تحترم وقت الجميع.
في حالة تأخرك عن العمل لسبب لا يمكن تجنبه ، أبلغ الحضور بدلاً من إبقائهم في الانتظار.
حاول أن تصل قبل 15 دقيقة من الموعد المحدد. عندما يمكنك بدء الاجتماع في الوقت المحدد ، يمكنك البقاء على المسار الصحيح وإكماله في الوقت المحدد.
6. تحية على الجميع
رحب بكل من يدخل غرفة الاجتماعات. إنها ليست مجرد لفتة مهذبة ، ولكنها تساعد أيضًا في إقامة علاقة مع الحاضرين. علاوة على ذلك ، يجب أن تحيي الجميع بنفس درجة الحماس واللطف.
مصدر
لا تتعجل لبدء الاجتماع على الفور. خذ بعض الوقت واعترف بحضور الحضور. يكفي ابتسامة أو عبارة بسيطة "كيف حالك". لا تجبرهم على إجراء محادثة أو تبدو غير مبالٍ إذا بدأ أحدهم حديثًا صغيرًا معك.
تذكر آداب اجتماع العمل هذه - لا تبدأ الاجتماع دون تحية الجميع أولاً.
اقرأ: احصل على نتائج فعالة - كن أفضل في التحسن
7. انتبه للأسماء
تخيل الذهاب إلى اجتماع حيث لا يتذكر الناس اسمك أو حتى يحاولوا تذكره. ليست فكرة لطيفة ، أليس كذلك؟
هذا هو السبب في أن آداب الاجتماع المقبل أمر بالغ الأهمية. الأسماء هي أول الأشياء التي نتعلمها عن شخص ما. إذا كنت لا تهتم بالأسماء ، فقد يرسل لك رسالة مفادها أنك لا تهتم بها.
إذا سمعت اسمًا غير معتاد ولم تكن متأكدًا من كيفية نطقه ، فاسأله بصدق. سيكونون أكثر من سعداء لتكرارها إذا أظهرت اهتمامًا بهم. أنت لا تريد جزار أسمائهم أو لفظها بشكل خاطئ.
لا تتصل أبدًا بأي شخص بأسماء مستعارة في الاجتماع ، بغض النظر عن مدى معرفتك بها شخصيًا. إذا كان شخص ما جديدًا ، فاسأله عما يود أن يتم الاتصال به والتزم بذلك.
قد يكون تذكر الأسماء أمرًا صعبًا ، لكن ابذل جهدًا. إذا كنت سيئًا في تذكر الأسماء ، فكن صريحًا حيال ذلك حتى لا يشعر الناس بالسوء أو يتعرضوا للإهانة إذا نسيت أسمائهم.
8. إعطاء إشارات أنك تولي اهتماما
مثلما تريد أن ينتبه الجميع عند التقديم ، من المهم بنفس القدر أن تستمع عندما يتحدث الآخرون.
استمع إليهم بنشاط. تظهر الإيماءات مثل الإيماء أو الابتسام أنك منخرط وتهتم بما يقوله الآخرون. هذا يخبرهم أنك تقدر أفكارهم وما يجب أن يقولوه.
إن آداب اجتماعات العمل التي غالبًا ما يغفلها الناس لا تقاطع الآخرين عندما يتحدثون. إذا كنت ترغب في التحدث ، فانتظر حتى ينتهي ، وعندها فقط يمكنك متابعة ما تريد قوله.
9. اتبع قواعد اللباس
إذا كان مكتبك يحتوي على قواعد لباس غير رسمي ، فلا بأس أن ترتدي فستانًا غير رسمي. ومع ذلك ، فمن الأفضل ارتداء ملابس احترافية للاجتماعات. لا ترتدي النعال الخفيفة أو أي شيء غير مناسب مثل بنطال رياضي.
لا تحتاج إلى الظهور ببدلة احترافية ولكن عليك ارتداء ملابس أنيقة. إذا كان مكتبك يتبع قواعد اللباس غير الرسمية ، فارتدي قميصًا وبنطالً جينز. ومع ذلك ، إذا كان الاجتماع مع أعضاء مجلس الإدارة الأساسيين وأصحاب المصلحة ، فقم بإخراج النماذج الرسمية.
10. كن مؤدبًا مع هاتفك
من المهم أن تتذكر آداب الاجتماع وهي إغلاق هاتفك في بداية الاجتماع. يعد استخدام هاتفك أثناء الاجتماع مسيئًا للغاية.
إذا كنت تتوقع مكالمة مهمة ، فاهتز هاتفك وأبلغ مسبقًا أنه قد يتعين عليك إعفاء نفسك. يعد تصفح الإنترنت أو التحقق من النصوص بشكل مستمر أمرًا محظورًا تمامًا.
لا يمكنك إعطاء اهتمامك الكامل لشخص ما إذا كنت تركز على هاتفك. تأكد من إبقائه على مسافة في الاجتماع.
11. شاهد لغة جسدك
يمكن أن تقول لغة الجسد الكثير للآخرين حتى عندما لا تقل شيئًا.
اجلس مستقيماً وابتسم واهتم بتعبيرات وجهك. لا تجلس مع جبين مجعد طوال الاجتماع. ستلعب لغة جسدك دورًا كبيرًا في كيفية إدراك الآخرين لك. هذا يجعل من الضروري أن تهتم بلغة جسدك.
12. ادفع إذا قمت بالدعوة
إذا رتبت لعقد اجتماع غداء مع زملائك أو عملائك أو مستثمرك ، فعليك دفع الفاتورة. فترة.
من المهين توقع قيام الآخرين بتقسيم علامة التبويب عند دعوتهم. ستضعك آداب اجتماع العمل هذه في كتب جيدة للآخرين وتُظهر اهتمامك بهم.
13. اهتم بآداب المائدة
تنص آداب اجتماع العشاء التالي على أنه يجب أن تكون على دراية بآداب المائدة الخاصة بك. ابدأ بالطلب بذكاء لأن تناول الطعام أثناء التحدث يمكن أن يكون معقدًا. ابتعد عن الأطعمة التي تؤكل بالأصابع لأنها يمكن أن تتسبب في فوضى كبيرة وغير احترافية في تناول الطعام.
مصدر
لا تتحدث عندما يكون فمك ممتلئًا أو تمضغه بصوت عالٍ ، ولا تترك مرفقيك على المنضدة ، ولا تلمس هاتفك.
14. لا تفرط في المشاركة
في بعض الأحيان ، يمكن أن تتخذ الاجتماعات نبرة غير رسمية ، لكن هذا لا يعني أنك تصبح شخصيًا ومشاركة أكثر من اللازم. لا تدخل حياتك في الاجتماع أبدًا. قد تكون الحكاية الصغيرة المتعلقة بموضوع الاجتماع جيدة ، لكن لا شيء أكثر من ذلك.
لا تسأل الناس أسئلة شخصية أو تضعهم على الفور ، تسأل أشياء غير لائقة. اجعله احترافيًا واحترم خصوصية الجميع ما لم يرغبوا في مشاركة شيء ما بأنفسهم.
15. خذ فترات راحة منتظمة
إذا كنت تعلم أن الاجتماع سيستمر لفترة طويلة ، فجدول فترات راحة بينهما. لا أحد يستطيع الجلوس في اجتماع مدته 4 ساعات دون انقطاع. سيصاب الناس بالقلق وقد يفقدون حتى التركيز والاهتمام.
يعتبر أخذ استراحة لمدة 15 دقيقة كل ساعتين من آداب اجتماعات العمل المناسبة . إذا كنت تشعر أنك بحاجة إلى استراحة قبل ذلك ، فابحث عنها. فقط تأكد من وجود فترات راحة منتظمة للاجتماعات الطويلة.
تعلم: العمل من المنزل؟ أهم الأدوات والتطبيقات الأساسية التي تحتاجها للنجاح
الكلمات الأخيرة
الاجتماعات لها سمعة سيئة باعتبارها غير ضرورية أو طويلة جدًا أو مملة للغاية. لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. حدد الأدوات التي يمكن أن تجعل عرضك التقديمي أو يجتمع بشكل جذاب ومنتج.
لتحسين مهاراتك وثقتك بنفسك ، يعد تطوير مهاراتك أمرًا مهمًا للغاية. Checkout upGrad أفضل الدورات التدريبية في علوم البيانات ، وتعلم الآلة ، والتسويق الرقمي ، وماجستير إدارة الأعمال ، وتطوير المكدس الكامل.