15 правил этикета на встрече, чтобы оставить неизгладимое впечатление

Совещания являются неотъемлемой частью любого рабочего места. Чтобы все прошло успешно, вам нужно придерживаться надлежащего этикета встречи . Это способствует уважению и позитивной рабочей атмосфере. Некоторые правила этикета называются «здравым смыслом», но вы будете удивлены, узнав, как много людей совершают этикетные ошибки.

В этой статье мы рассмотрим 15 правил делового этикета , которым нужно следовать в обязательном порядке. Это не только профессионально, но и вежливо.

15 лучших правил этикета на встречах

1. Приглашайте только нужных людей

Это фундаментальный этикет деловой встречи . Вам не нужно, чтобы все присоединялись к каждому запланированному собранию. Приглашайте только тех, кто имеет отношение к обсуждению. Например, если это собрание группы маркетинга, не приглашайте людей из операционных отделов.

Если их присутствие не является необходимым, уважайте их время и не приглашайте их на собрание.

2. Отправьте официальное приглашение

Как только вы определите цель встречи и необходимых для нее людей, разошлите официальное приглашение. Это не означает, что вы отправляете им текстовое сообщение или просто говорите им устно.

Отправьте участникам приглашение из календаря вместе с датой и временем собрания. Этот этикет деловой встречи гарантирует, что участники смогут подтвердить свое присутствие и соответственно запланировать свой день.

3. Подготовьте повестку дня

У каждой встречи должен быть четкий план.

Когда вы детализируете все моменты, которые будут затронуты на собрании, это поможет вам и участникам не сбиться с пути на протяжении всего собрания.

Держите повестку дня простой и разошлите ее за несколько дней до мероприятия. Участники могут соответствующим образом подготовиться к встрече. Этот деловой этикет обеспечит эффективность и скорость.

4. Будьте готовы

Мы подчеркивали важность уважения времени каждого при организации встречи. Это еще один этикет встречи , которому вы должны следовать — будьте готовы к встрече.

Источник

Проверьте, в порядке ли ваши слайды, совместим ли ваш ноутбук с технологией и программным обеспечением, используемым в конференц-зале, получите указку и работает ли проектор. Проверьте все это за день, чтобы иметь запас времени для решения проблем, если таковые имеются.

Пересмотрите свою презентацию перед встречей, чтобы не было заминок в первый день.

5. Будьте вовремя

Будьте пунктуальны на встрече. Пунктуальность является важным правилом делового этикета . Если вы опаздываете, это говорит о том, что вы не уважаете чужое время.

Если вы опаздываете по неустранимой причине, сообщите об этом участникам, а не заставляйте их ждать.

Старайтесь приходить за 15 минут до назначенного времени. Когда вы можете начать встречу вовремя, вы сможете не сбиться с пути и завершить ее вовремя.

6. Приветствуйте всех

Приветствуйте всех, кто входит в конференц-зал. Это не только вежливый жест, но и помогает установить взаимопонимание с посетителями. Более того, вы должны приветствовать всех с одинаковой степенью энтузиазма и доброты.

Источник

Не спешите начинать встречу немедленно. Потратьте некоторое время и подтвердите присутствие участников. Улыбки или простого «как дела?» будет достаточно. Не навязывайте им разговор и не ведите себя незаинтересованно, если кто-то заводит с вами светскую беседу.

Помните об этикете деловых встреч — не начинайте встречу, не поприветствовав всех.

Читайте: Достигайте эффективных результатов — становитесь лучше, становясь лучше

7. Обратите внимание на имена

Представьте, что вы идете на встречу, где люди не помнят вашего имени или даже пытаются его вспомнить. Не приятная мысль, правда?

Вот почему этикет следующей встречи имеет решающее значение. Имена — это первое, что мы узнаем о человеке. Если вы не обращаете внимания на имена, это может послать сообщение о том, что вы не заботитесь о них.

Если вы слышите необычное имя и не знаете, как его произнести, искренне спросите их. Они будут более чем рады повторить это, если вы проявите к ним интерес. Вы не хотите резать или неправильно произносить их имена.

Никогда не называйте никого по прозвищу на встрече, независимо от того, насколько лично вы его знаете. Если кто-то новичок, спросите его, как бы он хотел, чтобы его называли, и придерживайтесь этого.

Запоминать имена может быть сложно, но постарайтесь. Если вы плохо запоминаете имена, будьте честны в этом, чтобы люди не чувствовали себя плохо и не обиделись, если вы забудете их имена.

8. Подавайте сигналы, на которые вы обращаете внимание

Точно так же, как вы хотите, чтобы все обращали внимание, когда вы выступаете, не менее важно, чтобы вы слушали, когда другие говорят.

Активно слушайте их. Такие жесты, как кивание или улыбка, показывают, что вы заинтересованы и обращаете внимание на то, что говорят другие. Это говорит им, что вы цените их мысли и то, что они говорят.

Люди часто упускают из виду правило делового этикета : не перебивать других, когда они говорят. Если вы хотите поговорить, подождите, пока они закончат, и только тогда продолжайте то, что вы должны сказать.

9. Соблюдайте дресс-код

Если в вашем офисе непринужденный дресс-код, можно прийти в повседневном платье. Однако для встреч лучше всего одеваться профессионально. Не появляйтесь в шлепанцах или чем-то неподобающем, например, в спортивных штанах.

Вам не нужно появляться в профессиональном костюме, но одеться элегантно. Если в вашем офисе соблюдается повседневный дресс-код, наденьте рубашку и джинсы. Однако, если это встреча с важными членами совета директоров и заинтересованными сторонами, вынесите формальности.

10. Будьте вежливы со своим телефоном

Важным правилом делового этикета , о котором следует помнить, является выключение телефона в начале встречи. Использование телефона во время встречи довольно оскорбительно.

Если вы ожидаете важного звонка, поставьте телефон на вибрацию и заранее сообщите, что вам, возможно, придется извиниться. Серфинг в сети или постоянная проверка текстов — это полное нет-нет.

Вы не можете уделить все свое внимание кому-то, если вы сосредоточены на своем телефоне. Убедитесь, что вы держите его на расстоянии во время встречи.

11. Следите за своим языком тела

Язык тела может многое сказать другим, даже если вы ничего не говорите.

Сядьте прямо, улыбнитесь и следите за своим выражением лица. Не сидите с нахмуренными бровями на протяжении всей встречи. Ваш язык тела будет играть огромную роль в том, как другие воспринимают вас. Это делает важным следить за своим языком тела.

12. Платите, если приглашаете

Если вы договорились о обеденной встрече с коллегами, клиентами или инвесторами, вам придется оплатить счет. Период.

Оскорбительно ожидать, что другие разделят вкладку, когда вы их пригласили. Этот этикет деловой встречи поставит вас в хорошие руки других и покажет, что вы заботитесь о них.

13. Следите за своими манерами за столом

Этикет следующей обеденной встречи гласит, что вы должны следить за своими манерами за столом. Начните с разумного заказа, потому что есть во время разговора может быть сложно. Держитесь подальше от еды, которую едят руками, так как она может стать довольно грязной и непрофессиональной.

Источник

Не разговаривайте с набитым ртом и не жуйте громко, не держите локти на столе и не прикасайтесь к телефону.

14. Не преувеличивайте

Иногда встречи могут проходить в непринужденной обстановке, но это не значит, что вы переходите на личности и делитесь информацией. Никогда не приносите свою жизнь на встречу. Небольшой анекдот, связанный с темой встречи, может быть уместным, но не более того.

Не задавайте людям личных вопросов и не ставьте их на место, задавая неуместные вещи. Держите это профессионально и уважайте частную жизнь каждого, если они не хотят делиться чем-то самостоятельно.

15. Делайте регулярные перерывы

Если вы знаете, что встреча будет длиться долго, запланируйте перерывы между ними. Никто не может высидеть 4-часовое совещание без перерыва. Люди станут беспокойными и могут даже потерять внимание и интерес.

Правильный этикет деловой встречи — делать перерыв примерно на 15 минут каждые 2 часа. Если вы чувствуете, что вам нужен перерыв раньше, сделайте это. Просто убедитесь, что есть регулярные перерывы для длительных встреч.

Узнайте: Работаете из дома? Лучшие основные инструменты и приложения, необходимые для успеха

Заключительные слова

Совещания имеют плохую репутацию из-за того, что они не нужны, слишком длинны или слишком скучны. Это не должно быть так. Определите инструменты, которые могут сделать вашу презентацию или встречу интересной и продуктивной.

Чтобы улучшить свои навыки и уверенность в себе, очень важно повысить свою квалификацию. Ознакомьтесь с лучшими курсами upGrad по науке о данных, машинному обучению, цифровому маркетингу, MBA и разработке полного стека.