15 Rispettare le regole dell'etichetta per lasciare un'impressione duratura

Le riunioni sono una parte essenziale di qualsiasi luogo di lavoro. Affinché abbia successo, è necessario attenersi alla corretta etichetta della riunione . Favorisce il rispetto e un ambiente di lavoro positivo. Alcune regole di etichetta definite sono "buon senso", ma saresti sorpreso di sapere quante persone commettono errori di etichetta.

In questo articolo, esamineremo 15 regole di etichetta che devi seguire a colpo sicuro. Non è solo professionale, ma anche educato.

Le 15 migliori regole dell'etichetta per le riunioni

1. Invita solo le persone necessarie

Questa è un'etichetta fondamentale per le riunioni di lavoro . Non è necessario che tutti si uniscano a ogni singola riunione programmata. Invita solo coloro che sono rilevanti per la discussione. Ad esempio, se si tratta di una riunione del team di marketing, non invitare persone dalle operazioni.

A meno che la loro presenza non sia necessaria, rispettate il loro tempo e non includeteli nella riunione.

2. Invia un invito ufficiale

Una volta identificato lo scopo della riunione e le persone necessarie, invia un invito ufficiale. Ciò non significa che invii loro un messaggio di testo o lo dici semplicemente verbalmente.

Invia un invito del calendario ai partecipanti, insieme alla data e all'ora della riunione. Questa etichetta dell'incontro di lavoro assicurerà che i partecipanti possano confermare la loro presenza e programmare la loro giornata di conseguenza.

3. Preparare un'agenda

Ogni incontro deve avere un piano adeguato.

Quando si dettagliano tutti i punti che tratterà la riunione, aiuterà te e i partecipanti a rimanere in pista per tutta la durata della riunione.

Mantieni l'agenda semplice e inviala qualche giorno prima. I partecipanti possono prepararsi di conseguenza per la riunione. Questa etichetta dell'incontro garantirà efficienza e velocità.

4. Sii preparato

Abbiamo sottolineato l'importanza di rispettare il tempo di tutti quando si organizza un incontro. Questa è un'altra etichetta della riunione che devi seguire: preparati per la riunione.

Fonte

Controlla se le tue diapositive sono in ordine, il tuo laptop è compatibile con la tecnologia e il software utilizzati nella sala riunioni, ottieni un puntatore e se il proiettore funziona. Controlla tutti questi un giorno in anticipo per avere un po' di tempo per affrontare i problemi, se presenti.

Rivedi la tua presentazione prima della riunione in modo che non ci siano intoppi il giorno delle primarie.

5. Sii puntuale

Sii puntuale all'incontro. La puntualità è un importante galateo dell'incontro . Se sei in ritardo, significa che stai mancando di rispetto al tempo di tutti.

Nel caso in cui sei in ritardo per un motivo inevitabile, informa i partecipanti invece di farli aspettare.

Cerca di arrivare 15 minuti prima dell'orario previsto. Quando puoi iniziare la riunione in tempo, puoi rimanere in pista e completarla in tempo.

6. Saluta tutti

Saluta tutti coloro che entrano nella sala riunioni. Non è solo un gesto educato, ma aiuta anche a stabilire un rapporto con i partecipanti. Inoltre, dovete salutare tutti con lo stesso grado di entusiasmo e gentilezza.

Fonte

Non avere fretta di iniziare immediatamente la riunione. Prenditi del tempo e riconosci la presenza dei partecipanti. Basterà un sorriso o un semplice 'come stai'. Non forzare una conversazione su di loro o sembrare disinteressato se qualcuno inizia a parlare con te.

Ricorda questo galateo per le riunioni di lavoro : non iniziare la riunione senza prima salutare tutti.

Leggi: Produci risultati efficaci: migliora nel migliorare

7. Presta attenzione ai nomi

Immagina di andare a una riunione in cui le persone non ricordano il tuo nome o addirittura cercano di ricordarlo. Non è un pensiero piacevole, vero?

Ecco perché il galateo del prossimo incontro è fondamentale. I nomi sono le prime cose che impariamo su qualcuno. Se non presti attenzione ai nomi, potrebbe inviare il messaggio che non ti interessano.

Se senti un nome insolito e non sai come pronunciarlo, chiediglielo sinceramente. Saranno più che felici di ripeterlo se mostrerai interesse per loro. Non vuoi macellare o pronunciare male i loro nomi.

Non chiamare mai nessuno per soprannome in una riunione, non importa quanto personalmente lo conosci. Se qualcuno è nuovo, chiedigli come vorrebbe essere chiamato e attieniti a quello.

Può diventare difficile ricordare i nomi, ma fai uno sforzo. Se non riesci a ricordare i nomi, sii onesto in modo che le persone non si sentano male o si offendano se dimentichi i loro nomi.

8. Dai segnali che stai prestando attenzione

Proprio come vuoi che tutti prestino attenzione quando presenti, è altrettanto importante che ascolti quando gli altri parlano.

Ascoltali attivamente. Gesti come annuire o sorridere mostrano che sei impegnato e presti attenzione a ciò che gli altri dicono. Questo dice loro che apprezzi i loro pensieri e quello che hanno da dire.

Un'etichetta per le riunioni di lavoro che le persone spesso trascurano è non interrompere gli altri quando parlano. Se vuoi parlare, aspetta che finiscano, e solo allora prosegui con quello che hai da dire.

9. Segui il codice di abbigliamento

Se il tuo ufficio ha un codice di abbigliamento rilassato, va bene presentarsi con un abito casual. Tuttavia, è meglio vestirsi in modo professionale per le riunioni. Non mostrarti in infradito o qualcosa di inappropriato come i pantaloni della tuta.

Non è necessario presentarsi con un abito professionale, ma vestirsi elegantemente. Se il tuo ufficio segue un codice di abbigliamento casual, indossa una camicia e dei jeans. Tuttavia, se si tratta di un incontro con i membri essenziali del consiglio e le parti interessate, tira fuori le formali.

10. Sii educato con il tuo telefono

Un'etichetta importante per la riunione da ricordare è spegnere il telefono all'inizio della riunione. Usare il telefono durante una riunione è piuttosto offensivo.

Se prevedi una chiamata importante, metti il ​​telefono in vibrazione e informa in anticipo che potresti doverti scusare. Navigare in rete o controllare continuamente i testi è assolutamente vietato.

Non puoi dedicare tutta la tua attenzione a qualcuno se sei concentrato sul tuo telefono. Assicurati di tenerlo a distanza durante la riunione.

11. Guarda il tuo linguaggio del corpo

Il linguaggio del corpo può dire molto agli altri anche quando non dici nulla.

Siediti in posizione eretta, sorridi e fai attenzione alle tue espressioni facciali. Non sederti con la fronte corrugata durante la riunione. Il tuo linguaggio del corpo giocherà un ruolo fondamentale nel modo in cui gli altri ti percepiscono. Questo rende essenziale tenere a mente il tuo linguaggio del corpo.

12. Paga se inviti

Se hai organizzato un pranzo con i tuoi colleghi, clienti o investitori, devi pagare il conto. Periodo.

È offensivo aspettarsi che gli altri dividano la scheda quando li hai invitati. Questa etichetta per le riunioni di lavoro ti metterà nei buoni libri degli altri e dimostrerà che tieni a loro.

13. Attento alle tue maniere a tavola

L' etichetta della prossima riunione da pranzo dice che devi essere consapevole delle tue buone maniere a tavola. Inizia con l'ordinare in modo intelligente perché mangiare mentre parli può diventare complicato. Stai lontano dai finger food in quanto può diventare piuttosto disordinato e poco professionale da mangiare.

Fonte

Non parlare quando hai la bocca piena o mastica ad alta voce, non tenere i gomiti sul tavolo e non toccare il telefono.

14. Non condividere eccessivamente

A volte, le riunioni possono assumere un tono disinvolto, ma ciò non significa che si diventa personali e si condivide troppo. Non portare mai la tua vita in una riunione. Un piccolo aneddoto relativo all'argomento dell'incontro può andar bene, ma niente di più.

Non porre domande personali alle persone o metterle in imbarazzo, chiedendo cose inappropriate. Mantieni la professionalità e rispetta la privacy di tutti a meno che non vogliano condividere qualcosa per conto proprio.

15. Fai delle pause regolari

Se sai che la riunione durerà a lungo, pianifica delle pause intermedie. Nessuno può partecipare a una riunione di 4 ore senza una pausa. Le persone diventeranno irrequiete e potrebbero persino perdere concentrazione e interesse.

È un'etichetta corretta per le riunioni di lavoro fare una pausa di circa 15 minuti ogni 2 ore. Se ritieni di aver bisogno di una pausa prima di allora, fallo. Assicurati solo che ci siano pause regolari per lunghe riunioni.

Impara: lavorare da casa? I migliori strumenti e app essenziali di cui hai bisogno per avere successo

Parole finali

Le riunioni hanno una cattiva reputazione in quanto non necessarie, troppo lunghe o troppo noiose. Non deve essere così. Identifica gli strumenti che possono rendere la tua presentazione o il tuo incontro coinvolgente e produttivo.

Per migliorare le tue capacità e la tua sicurezza, migliorare te stesso è molto importante. Dai un'occhiata ai migliori corsi di upGrad in Data Science, Machine Learning, Digital Marketing, MBA e Full Stack Development.