15 Aturan Etiket Temui untuk Meninggalkan Kesan Abadi

Rapat adalah bagian penting dari tempat kerja mana pun. Agar berhasil, Anda harus mematuhi etiket rapat yang tepat . Ini menumbuhkan rasa hormat dan lingkungan kerja yang positif. Beberapa aturan etiket yang disebut 'akal sehat', tetapi Anda akan terkejut mengetahui berapa banyak orang yang melakukan kesalahan etiket.

Pada artikel ini, kita akan melihat 15 aturan etiket rapat yang harus Anda ikuti tanpa gagal. Tidak hanya profesional tetapi juga sopan.

15 Aturan Etiket Rapat Teratas

1. Undang hanya Orang yang Diperlukan

Ini adalah etika pertemuan bisnis yang mendasar . Anda tidak perlu semua orang untuk bergabung setiap pertemuan yang dijadwalkan itu. Undang hanya mereka yang relevan dengan diskusi. Misalnya, jika ini adalah rapat tim pemasaran, jangan undang orang dari bagian operasional.

Kecuali kehadiran mereka diperlukan, hargai waktu mereka, dan jangan sertakan mereka dalam pertemuan.

2. Kirim Undangan Resmi

Setelah Anda mengidentifikasi tujuan rapat dan orang-orang yang diperlukan untuk itu, kirimkan undangan resmi. Itu tidak berarti Anda mengirimi mereka pesan teks atau hanya memberi tahu mereka secara lisan.

Kirim undangan kalender ke peserta, bersama dengan tanggal dan waktu rapat. Etiket pertemuan bisnis ini akan memastikan bahwa para peserta dapat mengkonfirmasi kehadiran mereka dan menjadwalkan hari mereka sesuai dengan itu.

3. Siapkan Agenda

Setiap pertemuan perlu memiliki rencana yang tepat.

Saat Anda merinci semua poin yang akan dibahas dalam rapat, ini akan membantu Anda dan peserta tetap di jalur selama durasi rapat.

Buat agenda tetap sederhana dan kirimkan beberapa hari sebelumnya. Para peserta dapat mempersiapkan diri dengan baik untuk pertemuan tersebut. Etiket pertemuan ini akan memastikan efisiensi dan kecepatan.

4. Bersiaplah

Kami telah menekankan pentingnya menghormati waktu setiap orang ketika Anda mengatur pertemuan. Ini adalah etiket rapat lain yang perlu Anda ikuti – bersiaplah untuk rapat.

Sumber

Periksa apakah slide Anda rapi, laptop Anda kompatibel dengan teknologi dan perangkat lunak yang digunakan di ruang rapat, dapatkan penunjuk, dan apakah proyektor berfungsi. Periksa semua ini sehari sebelumnya untuk memiliki waktu penyangga untuk mengatasi masalah, jika ada.

Revisi presentasi Anda sebelum rapat sehingga tidak ada cegukan di hari utama.

5. Tepat Waktu

Tepat waktu ke pertemuan. Ketepatan waktu adalah etiket pertemuan yang penting . Jika Anda terlambat, itu menunjukkan bahwa Anda tidak menghargai waktu semua orang.

Jika Anda terlambat karena alasan yang tidak dapat dihindari, beri tahu peserta alih-alih membuat mereka menunggu.

Usahakan datang 15 menit sebelum waktu yang dijadwalkan. Jika Anda dapat memulai rapat tepat waktu, Anda dapat tetap berada di jalur dan menyelesaikannya tepat waktu.

6. Salam Semua

Menyapa setiap orang yang memasuki ruang pertemuan. Ini bukan hanya sikap sopan, tetapi juga membantu dalam membangun hubungan baik dengan para peserta. Selain itu, Anda harus menyapa semua orang dengan tingkat antusiasme dan kebaikan yang sama.

Sumber

Jangan terburu-buru untuk segera memulai rapat. Luangkan waktu dan akui kehadiran para hadirin. Senyum atau 'apa kabar' sederhana sudah cukup. Jangan memaksakan percakapan pada mereka atau terlihat tidak tertarik jika seseorang memulai obrolan ringan dengan Anda.

Ingat etiket pertemuan bisnis ini – jangan memulai pertemuan tanpa menyapa semua orang terlebih dahulu.

Baca: Menghasilkan Hasil yang Efektif – Menjadi Lebih Baik dalam Menjadi Lebih Baik

7. Perhatikan Nama

Bayangkan pergi ke pertemuan di mana orang tidak mengingat nama Anda atau bahkan mencoba mengingatnya. Bukan pemikiran yang menyenangkan, bukan?

Itulah mengapa etiket pertemuan berikutnya sangat penting. Nama adalah hal pertama yang kita pelajari tentang seseorang. Jika Anda tidak memperhatikan nama, mungkin mengirimkan pesan bahwa Anda tidak peduli tentang mereka.

Jika Anda mendengar nama yang tidak biasa dan tidak yakin bagaimana cara mengucapkannya, tanyakan dengan tulus. Mereka akan dengan senang hati mengulanginya jika Anda menunjukkan minat pada mereka. Anda tidak ingin membantai atau salah mengucapkan nama mereka.

Jangan pernah memanggil siapa pun dengan nama panggilan dalam rapat, tidak peduli seberapa pribadi Anda mengenal mereka. Jika seseorang baru, tanyakan mereka ingin dipanggil apa dan patuhi itu.

Mungkin sulit untuk mengingat nama, tetapi berusahalah. Jika Anda buruk dalam mengingat nama, jujurlah tentang hal itu agar orang tidak merasa buruk atau tersinggung jika Anda lupa nama mereka.

8. Beri Isyarat Anda Memperhatikan

Sama seperti Anda ingin semua orang memperhatikan saat Anda melakukan presentasi, Anda juga harus mendengarkan ketika orang lain berbicara.

Dengarkan mereka secara aktif. Gerakan seperti mengangguk atau tersenyum menunjukkan bahwa Anda terlibat dan memperhatikan apa yang orang lain katakan. Ini memberitahu mereka bahwa Anda menghargai pemikiran mereka dan apa yang mereka katakan.

Satu etiket pertemuan bisnis yang sering diabaikan orang adalah tidak menyela orang lain saat mereka berbicara. Jika Anda ingin berbicara, tunggu sampai mereka selesai, dan baru kemudian Anda melanjutkan apa yang Anda katakan.

9. Ikuti Aturan Berpakaian

Jika kantor Anda memiliki aturan berpakaian yang santai, tidak apa-apa untuk tampil dengan pakaian kasual. Namun, yang terbaik adalah berpakaian profesional untuk rapat. Jangan muncul di sandal jepit atau sesuatu yang tidak pantas seperti celana olahraga.

Anda tidak perlu muncul dalam setelan profesional tetapi berpakaian rapi. Jika kantor Anda mengikuti aturan berpakaian kasual, kenakan kemeja dan celana jeans. Namun, jika itu adalah pertemuan dengan anggota dewan penting dan pemangku kepentingan, tunjukkan formalitasnya.

10. Bersikap Sopan dengan Ponsel Anda

Etiket rapat yang penting untuk diingat adalah mematikan telepon Anda di awal rapat. Menggunakan telepon Anda selama rapat cukup menyinggung.

Jika Anda mengharapkan panggilan penting, nyalakan telepon Anda dan beri tahu sebelumnya bahwa Anda mungkin harus minta diri. Berselancar di internet atau terus-menerus memeriksa teks adalah hal yang tidak boleh dilakukan.

Anda tidak dapat memberikan perhatian penuh kepada seseorang jika Anda fokus pada ponsel Anda. Pastikan Anda menjaga jarak dalam rapat.

11. Perhatikan Bahasa Tubuh Anda

Bahasa tubuh dapat mengatakan banyak hal kepada orang lain bahkan ketika Anda tidak mengatakan apa-apa.

Duduk tegak, tersenyum, dan perhatikan ekspresi wajah Anda. Jangan duduk dengan alis berkerut sepanjang pertemuan. Bahasa tubuh Anda akan memainkan peran besar dalam bagaimana orang lain memandang Anda. Ini membuatnya penting untuk memperhatikan bahasa tubuh Anda.

12. Bayar jika Anda Mengundang

Jika Anda mengatur pertemuan makan siang dengan kolega, klien, atau investor Anda, Anda harus membayar tagihannya. Periode.

Sangat menghina mengharapkan orang lain untuk membagi tab ketika Anda mengundang mereka. Etiket pertemuan bisnis ini akan menempatkan Anda dalam buku-buku bagus tentang orang lain dan menunjukkan bahwa Anda peduli pada mereka.

13. Perhatikan Tata Cara Makan Anda

Etiket pertemuan makan berikutnya mengatakan bahwa Anda harus menyadari tata krama meja Anda. Mulailah dengan memesan dengan cerdas karena makan sambil berbicara bisa menjadi rumit. Jauhi makanan ringan karena bisa menjadi sangat berantakan dan tidak profesional untuk dimakan.

Sumber

Jangan berbicara saat mulut Anda penuh atau mengunyah dengan keras, jangan letakkan siku di atas meja, dan jangan sentuh ponsel Anda.

14. Jangan Bagikan Secara Berlebihan

Kadang-kadang, rapat dapat mengambil nada santai, tetapi itu tidak berarti Anda menjadi pribadi dan terlalu banyak berbagi. Jangan pernah membawa hidup Anda sendiri ke dalam sebuah pertemuan. Sebuah anekdot kecil yang terkait dengan topik pertemuan mungkin baik-baik saja, tapi tidak lebih dari itu.

Jangan mengajukan pertanyaan pribadi kepada orang atau menempatkan mereka di tempat, menanyakan hal-hal yang tidak pantas. Tetap profesional dan hormati privasi semua orang kecuali mereka ingin berbagi sesuatu sendiri.

15. Beristirahatlah Secara Teratur

Jika Anda tahu rapat akan berlangsung lama, jadwal istirahat di antaranya. Tidak ada yang bisa duduk melalui pertemuan selama 4 jam tanpa istirahat. Orang akan gelisah dan bahkan kehilangan fokus dan minat.

Ini adalah etiket pertemuan bisnis yang tepat untuk istirahat sekitar 15 menit setiap 2 jam. Jika Anda merasa perlu istirahat lebih awal dari itu, lakukanlah. Pastikan saja ada jeda reguler untuk rapat panjang.

Pelajari: Bekerja Dari Rumah? Alat & Aplikasi Esensial Teratas yang Anda Butuhkan untuk Sukses

Kata-kata Terakhir

Rapat memiliki reputasi buruk sebagai tidak perlu atau terlalu lama atau terlalu membosankan. Tidak harus seperti itu. Identifikasi alat yang dapat membuat presentasi atau pertemuan Anda menarik dan produktif.

Untuk meningkatkan keterampilan dan kepercayaan diri Anda, meningkatkan keterampilan diri sendiri sangat penting. Lihat kursus topGrad dalam Ilmu Data, Pembelajaran Mesin, Pemasaran Digital, MBA & Pengembangan Full Stack.