Kalıcı Bir İzlenim Bırakmak için 15 Toplantı Görgü Kuralı

Toplantılar, herhangi bir işyerinin önemli bir parçasıdır. Başarılı olması için uygun toplantı görgü kurallarına uymanız gerekir . Saygıyı ve olumlu bir çalışma ortamını teşvik eder. Adlandırılan bazı görgü kuralları kuralları 'sağduyu'dur, ancak kaç kişinin görgü kuralları hatası yaptığını bilseniz şaşırırsınız.

Bu yazıda mutlaka uymanız gereken 15 toplantı görgü kuralına bakacağız . Sadece profesyonel değil, aynı zamanda kibar.

İlk 15 Toplantı Görgü Kuralları

1. Yalnızca Gerekli Kişileri Davet Edin

Bu, temel bir iş toplantısı görgü kurallarıdır . Herkesin planlanmış her toplantıya katılmasına ihtiyacınız yok. Yalnızca tartışmayla ilgili olanları davet edin. Örneğin, bu bir pazarlama ekibi toplantısıysa, operasyonlardan insanları davet etmeyin.

Gerekli olmadıkça zamanlarına saygı gösterin ve onları toplantıya dahil etmeyin.

2. Resmi Davet Gönderin

Toplantının amacını ve bunun için gerekli kişileri belirledikten sonra resmi bir davet gönderin. Bu, onlara kısa mesaj gönderdiğiniz veya sadece sözlü olarak söylediğiniz anlamına gelmez.

Katılımcılara toplantının tarih ve saatiyle birlikte bir takvim daveti gönderin. Bu iş toplantısı görgü kuralları , katılımcıların katılımlarını teyit etmelerini ve günlerini buna göre planlamalarını sağlayacaktır.

3. Gündem Hazırlayın

Her toplantının uygun bir planı olmalıdır.

Toplantının kapsayacağı tüm noktaları detaylandırmanız, sizin ve katılımcıların toplantı süresi boyunca yolda kalmanıza yardımcı olacaktır.

Gündemi basit tutun ve birkaç gün önce gönderin. Katılımcılar toplantı için buna göre hazırlanabilirler. Bu toplantı görgü kuralları verimlilik ve hız sağlayacaktır.

4. Hazırlıklı Olun

Bir toplantı ayarlarken herkesin zamanına saygı duymanın önemini vurguladık. Bu, izlemeniz gereken başka bir toplantı görgü kuralıdır - toplantıya hazırlıklı olun.

Kaynak

Slaytlarınızın düzgün olup olmadığını, dizüstü bilgisayarınızın toplantı odasında kullanılan teknoloji ve yazılımlarla uyumlu olup olmadığını, bir işaretçi alın ve projektörün çalışıp çalışmadığını kontrol edin. Varsa, sorunları çözmek için arabelleğe alma süresi olması için tüm bunları bir gün önceden kontrol edin.

İlk günlerde herhangi bir aksaklık olmaması için sunumunuzu toplantıdan önce gözden geçirin.

5. Zamanında Olun

Toplantıya dakik olun. Dakiklik, önemli bir toplantı görgü kuralıdır . Geç kalırsanız, herkesin zamanına saygısızlık ettiğinizi ifade eder.

Öngörülemeyen bir nedenle geç kalmanız durumunda, katılımcıları bekletmek yerine bilgilendiriniz.

Planlanan saatten 15 dakika önce varmaya çalışın. Toplantıya zamanında başlayabildiğinizde, yolda kalabilir ve zamanında tamamlayabilirsiniz.

6. Herkesi Selamlayın

Toplantı odasına giren herkesi selamlayın. Bu sadece kibar bir jest değil, aynı zamanda katılımcılarla yakınlık kurulmasına da yardımcı oluyor. Ayrıca herkesi aynı coşku ve nezaketle selamlamalısınız.

Kaynak

Toplantıyı hemen başlatmak için acele etmeyin. Biraz zaman ayırın ve katılımcıların varlığını kabul edin. Bir gülümseme veya basit bir 'nasılsın' yeterli olacaktır. Birisi sizinle küçük bir konuşma yaparsa, onları konuşmaya zorlamayın veya ilgisiz görünmeyin.

Bu iş toplantısı görgü kurallarını unutmayın - önce herkesi selamlamadan toplantıya başlamayın.

Okuyun: Etkili Sonuçlar Üretin – Daha İyi Olmada Daha İyi Olun

7. İsimlere Dikkat Edin

İnsanların adınızı hatırlamadığı, hatta hatırlamaya çalıştığı bir toplantıya gittiğinizi hayal edin. Hoş bir düşünce değil, değil mi?

Bu yüzden bir sonraki toplantı görgü kuralları çok önemlidir. İsimler, birileri hakkında öğrendiğimiz ilk şeylerdir. İsimlere dikkat etmezseniz, onları umursamadığınız mesajını verebilir.

Alışılmadık bir isim duyarsanız ve nasıl telaffuz edeceğinizi bilmiyorsanız, onlara içtenlikle sorun. Onlara ilgi gösterirseniz, tekrar etmekten çok mutlu olacaklardır. İsimlerini kesmek veya yanlış telaffuz etmek istemezsiniz.

Ne kadar kişisel olarak tanıyor olursanız olun, bir toplantıda asla kimseyi takma adlarla aramayın. Birisi yeniyse, ona ne çağrılmasını istediğini sorun ve buna bağlı kalın.

İsimleri hatırlamak zor olabilir, ancak çaba gösterin. İsimleri hatırlamakta zorlanıyorsanız, bu konuda dürüst olun ki insanlar isimlerini unutursanız kendilerini kötü hissetmesinler veya alınsınlar.

8. Dikkat Ettiğiniz İpuçları Verin

Sunum yaparken herkesin dikkatini çekmesini istediğiniz gibi, başkaları konuşurken dinlemeniz de aynı derecede önemlidir.

Onları aktif olarak dinleyin. Başını sallamak veya gülümsemek gibi hareketler, meşgul olduğunuzu ve başkalarının ne söylediğine dikkat ettiğinizi gösterir. Bu, onların düşüncelerine ve söyleyeceklerine değer verdiğinizi söyler.

İnsanların genellikle gözden kaçırdığı bir iş toplantısı görgü kuralları , konuşurken başkalarının sözünü kesmemektir. Konuşmak istiyorsan, bitirmelerini bekle ve ancak o zaman söyleyeceklerine devam et.

9. Kıyafet Kurallarını Takip Edin

Ofisiniz rahat bir kıyafet kuralına sahipse, gündelik bir elbiseyle gelmenizde bir sakınca yoktur. Ancak, toplantılar için profesyonelce giyinmek en iyisidir. Parmak arası terliklerle veya eşofman gibi uygunsuz şeylerle gelmeyin.

Profesyonel bir takım elbiseyle gelmenize gerek yok, akıllıca giyinin. Ofisiniz gündelik kıyafet kurallarına uyuyorsa, bir gömlek ve kot pantolon giyin. Ancak, temel yönetim kurulu üyeleri ve paydaşlarla bir toplantıysa, formaliteleri ortaya çıkarın.

10. Telefonunuza Karşı Kibar Olun

Hatırlanması gereken önemli bir toplantı görgü kuralı , toplantının başında telefonunuzu kapatmaktır. Bir toplantı sırasında telefonunuzu kullanmak oldukça rahatsız edici.

Önemli bir arama bekliyorsanız, telefonunuzu titreşime alın ve mazeret göstermeniz gerekebileceğini önceden bildirin. İnternette gezinmek veya metinleri sürekli kontrol etmek tamamen hayır-hayır.

Telefonunuza odaklanırsanız, tüm dikkatinizi birine veremezsiniz. Toplantıda mesafeyi koruduğunuzdan emin olun.

11. Beden Dilinize Dikkat Edin

Beden dili, siz hiçbir şey söylemeseniz bile başkalarına çok şey söyleyebilir.

Dik oturun, gülümseyin ve yüz ifadelerinize dikkat edin. Toplantı boyunca çatık kaşlarla oturmayın. Beden diliniz, başkalarının sizi nasıl algıladığı konusunda büyük bir rol oynayacaktır. Bu, beden dilinize dikkat etmeyi gerekli kılar.

12. Davet Ederseniz Ödeyin

Meslektaşlarınız, müşterileriniz veya yatırımcılarınızla bir öğle yemeği toplantısı ayarladıysanız, faturayı ödemeniz gerekir. Dönem.

Başkalarını davet ettiğinizde sekmeyi bölmelerini beklemek aşağılayıcıdır. Bu iş görüşmesi görgü kuralları sizi başkalarının kitaplarına yerleştirecek ve onları önemsediğinizi gösterecek.

13. Sofra Davranışlarınıza Dikkat Edin

Bir sonraki yemek toplantısı görgü kuralları , sofra adabınızdan haberdar olmanız gerektiğini söylüyor. Akıllıca sipariş vererek başlayın çünkü konuşurken yemek yemek zor olabilir. Yemek yemesi oldukça dağınık ve amatörce olabileceğinden parmak gıdalardan uzak durun.

Kaynak

Ağzınız doluyken konuşmayın veya yüksek sesle çiğnemeyin, dirseklerinizi masaya koymayın ve telefonunuza dokunmayın.

14. Fazla Paylaşmayın

Bazen toplantılar sıradan bir ton alabilir, ancak bu kişiselleşip fazla paylaşımda bulunacağınız anlamına gelmez. Asla bir toplantıya kendi hayatınızı getirmeyin. Toplantının konusuyla ilgili küçük bir anekdot iyi olabilir, ama bundan fazlası değil.

İnsanlara kişisel sorular sormayın veya uygunsuz şeyler sorarak onları olay yerine koymayın. Profesyonel olun ve kendi başlarına bir şeyler paylaşmak istemedikçe herkesin mahremiyetine saygı gösterin.

15. Düzenli Molalar Verin

Toplantının uzun süreceğini biliyorsanız, aralara molalar planlayın. Hiç kimse 4 saatlik bir toplantıya ara vermeden oturamaz. İnsanlar huzursuz olacak ve hatta odak ve ilgilerini kaybedebilir.

Her 2 saatte bir yaklaşık 15 dakika ara vermek uygun bir iş toplantısı görgü kurallarıdır . Bundan daha erken bir molaya ihtiyacınız olduğunu düşünüyorsanız, bunun için gidin. Sadece uzun toplantılar için düzenli aralar olduğundan emin olun.

Öğrenin: Evden Çalışmak? Başarılı Olmanız Gereken En Önemli Araçlar ve Uygulamalar

Son sözler

Toplantılar gereksiz, çok uzun ya da çok sıkıcı olarak kötü bir üne sahiptir. Böyle olmak zorunda değil. Sunumunuzu gerçekleştirebilecek veya ilgi çekici ve üretken bir şekilde buluşabilecek araçları belirleyin.

Becerilerinizi ve güveninizi geliştirmek için, kendinizi geliştirmek çok önemlidir. UpGrad'ın Veri Bilimi, Makine Öğrenimi, Dijital Pazarlama, MBA ve Tam Yığın Geliştirme alanlarındaki en iyi kurslarına göz atın.