15 ปฏิบัติตามกฎมารยาทเพื่อทิ้งความประทับใจไม่รู้ลืม

การประชุมเป็นส่วนสำคัญของสถานที่ทำงาน เพื่อให้ประสบความสำเร็จ คุณต้องปฏิบัติตาม มารยาทในการประชุม ที่ เหมาะสม ส่งเสริมความเคารพและสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี กฎมารยาทบางอย่างที่เรียกว่า 'สามัญสำนึก' แต่คุณจะต้องแปลกใจที่รู้ว่ามีคนกี่คนที่ทำผิดพลาดเกี่ยวกับมารยาท

ในบทความนี้เราจะดู กฎ มารยาทในการประชุม 15 ข้อที่คุณต้องปฏิบัติตามโดยไม่ล้มเหลว ไม่ใช่แค่มืออาชีพแต่ยังสุภาพอีกด้วย

กฎมารยาทการประชุม 15 อันดับแรก

1. เชิญเฉพาะคนที่จำเป็น

นี่เป็น มารยาทในการประชุมทางธุรกิจ ขั้น พื้นฐาน คุณไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนเข้าร่วมทุกการประชุมที่กำหนดไว้ เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับการสนทนาเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากเป็นการประชุมทีมการตลาด อย่าเชิญบุคคลจากฝ่ายปฏิบัติการ

ยกเว้นในกรณีที่มีความจำเป็น ให้เคารพเวลาของพวกเขา และอย่ารวมพวกเขาไว้ในการประชุม

2. ส่งคำเชิญอย่างเป็นทางการ

เมื่อคุณระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมและบุคคลที่จำเป็นสำหรับการประชุมแล้ว ให้ส่งคำเชิญอย่างเป็นทางการ ไม่ได้หมายความว่าคุณส่งข้อความถึงพวกเขาหรือเพียงแค่บอกพวกเขาด้วยวาจา

ส่งคำเชิญในปฏิทินถึงผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมกับวันที่และเวลาของการประชุม มารยาทการประชุมทางธุรกิจ นี้ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมสามารถยืนยันการเข้าร่วมและกำหนดเวลาวันได้

3. เตรียมวาระ

การประชุมทุกครั้งต้องมีการวางแผนที่เหมาะสม

เมื่อคุณให้รายละเอียดประเด็นทั้งหมดที่การประชุมจะครอบคลุม จะช่วยให้คุณและผู้เข้าร่วมประชุมสามารถดำเนินการตามระยะเวลาของการประชุมได้

ทำให้วาระการประชุมเรียบง่ายและส่งออกไปสองสามวันก่อน ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถจัดเตรียมการประชุมได้ตามความเหมาะสม มารยาทการประชุม นี้ จะรับรองประสิทธิภาพและความเร็ว

4. เตรียมพร้อม

เราได้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการเคารพเวลาของทุกคนเมื่อคุณจัดการประชุม นี่เป็นอีกหนึ่ง มารยาทในการประชุม ที่คุณต้องปฏิบัติตาม – เตรียมพร้อมสำหรับการประชุม

แหล่งที่มา

ตรวจสอบว่าสไลด์ของคุณอยู่ในระเบียบหรือไม่ แล็ปท็อปของคุณเข้ากันได้กับเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ที่ใช้ในห้องประชุม รับพอยน์เตอร์ และดูว่าโปรเจ็กเตอร์ทำงานหรือไม่ ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้าหนึ่งวันเพื่อเผื่อเวลาไว้สำหรับจัดการกับปัญหา หากมี

แก้ไขการนำเสนอของคุณก่อนการประชุมเพื่อไม่ให้สะดุดในวันหลัก

5. ตรงต่อเวลา

ตรงต่อเวลาในการประชุม ความตรงต่อเวลาเป็น มารยาทการประชุม ที่ สำคัญ หากคุณมาสายแสดงว่าคุณไม่เคารพเวลาของทุกคน

ในกรณีที่คุณมาสายเนื่องจากเหตุผลที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ให้แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมแทนการรอ

พยายามมาถึงก่อนเวลาที่กำหนด 15 นาที เมื่อคุณสามารถเริ่มการประชุมได้ตรงเวลา คุณสามารถติดตามและทำให้เสร็จตรงเวลาได้

6. ทักทายทุกคน

ทักทายทุกคนที่เข้ามาในห้องประชุม ไม่ใช่แค่การแสดงท่าทางที่สุภาพ แต่ยังช่วยสร้างความสามัคคีกับผู้เข้าร่วมประชุม นอกจากนี้คุณต้องทักทายทุกคนด้วยความกระตือรือร้นและความเมตตาในระดับเดียวกัน

แหล่งที่มา

อย่ารีบร้อนที่จะเริ่มการประชุมทันที ใช้เวลาสักครู่และรับทราบการปรากฏตัวของผู้เข้าร่วมประชุม ยิ้มหรือพูดง่ายๆ ว่า 'สบายดีไหม' ก็เพียงพอแล้ว อย่าบังคับการสนทนากับพวกเขาหรือดูไม่สนใจถ้ามีคนคุยกับคุณเล็กน้อย

จำ มารยาทการประชุมทางธุรกิจ นี้ - อย่าเริ่มการประชุมโดยไม่ทักทายทุกคนก่อน

อ่าน: สร้างผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ – ดีขึ้นเมื่อดีขึ้น

7. ใส่ใจกับชื่อ

ลองนึกภาพไปประชุมที่คนอื่นจำชื่อคุณไม่ได้หรือพยายามจำชื่อนั้น ไม่ใช่ความคิดที่น่ายินดีใช่ไหม

นั่นเป็นเหตุผลที่ มารยาทในการประชุมครั้ง ต่อไป มีความสำคัญ ชื่อเป็นสิ่งแรกที่เราเรียนรู้เกี่ยวกับใครบางคน หากคุณไม่ใส่ใจกับชื่อ ระบบอาจส่งข้อความว่าคุณไม่สนใจชื่อเหล่านั้น

หากคุณได้ยินชื่อแปลก ๆ และไม่รู้ว่าจะออกเสียงอย่างไร ให้ถามจากใจจริง พวกเขาจะมีความสุขมากกว่าที่จะทำซ้ำหากคุณแสดงความสนใจในตัวพวกเขา คุณไม่ต้องการที่จะฆ่าสัตว์หรือออกเสียงชื่อของพวกเขาผิด

อย่าโทรหาใครโดยใช้ชื่อเล่นในการประชุม ไม่ว่าคุณจะรู้จักพวกเขาเป็นการส่วนตัวแค่ไหน ถ้ามีใครมาใหม่ ให้ถามพวกเขาว่าต้องการเรียกอะไรและยึดถือสิ่งนั้น

การจำชื่ออาจเป็นเรื่องยาก แต่ให้พยายาม หากคุณจำชื่อได้แย่มาก ให้พูดตรงๆ เพื่อไม่ให้คนอื่นรู้สึกแย่หรือโกรธเคืองถ้าคุณลืมชื่อพวกเขา

8. ให้สัญญาณว่าคุณกำลังให้ความสนใจ

เช่นเดียวกับที่คุณต้องการให้ทุกคนให้ความสนใจเมื่อคุณนำเสนอ สิ่งสำคัญเท่าเทียมกันคือคุณต้องฟังเมื่อคนอื่นพูด

ฟังพวกเขาอย่างกระตือรือร้น ท่าทางเช่นพยักหน้าหรือยิ้มแสดงว่าคุณมีส่วนร่วมและให้ความสนใจกับสิ่งที่คนอื่นพูด สิ่งนี้บอกพวกเขาว่าคุณให้คุณค่ากับความคิดของพวกเขาและสิ่งที่พวกเขาต้องพูด

มารยาทในการประชุมทางธุรกิจ แบบ หนึ่ง ที่คนมักมองข้ามไม่ได้ขัดจังหวะผู้อื่นเมื่อพูด หากคุณต้องการพูด ให้รอจนกว่าพวกเขาจะพูดจบ และจากนั้นคุณดำเนินการกับสิ่งที่คุณจะพูดต่อไป

9. ปฏิบัติตามการแต่งกาย

หากสำนักงานของคุณมีระเบียบการแต่งกายที่ผ่อนคลาย ก็ควรสวมชุดลำลอง อย่างไรก็ตาม เป็นการดีที่สุดที่จะแต่งกายอย่างมืออาชีพสำหรับการประชุม อย่าสวมรองเท้าแตะหรือสิ่งที่ไม่เหมาะสม เช่น กางเกงวอร์ม

คุณไม่จำเป็นต้องสวมสูทแบบมืออาชีพแต่แต่งตัวให้ดูดี หากสำนักงานของคุณปฏิบัติตามการแต่งกายแบบสบายๆ ให้สวมเสื้อเชิ้ตและกางเกงยีนส์ อย่างไรก็ตาม หากเป็นการประชุมกับสมาชิกคณะกรรมการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ ให้นำแบบฟอร์มออกมา

10. ใช้โทรศัพท์อย่างสุภาพ

มารยาทการประชุม ที่สำคัญที่ ต้องจำไว้คือการปิดโทรศัพท์เมื่อเริ่มการประชุม การใช้โทรศัพท์ของคุณในระหว่างการประชุมค่อนข้างไม่เหมาะสม

หากคุณคาดว่าจะมีสายสำคัญ ให้เปิดโทรศัพท์สั่นและแจ้งล่วงหน้าว่าคุณอาจต้องขอโทษ การท่องเน็ตหรือการตรวจสอบข้อความอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ

คุณไม่สามารถให้ความสนใจใครได้อย่างเต็มที่หากคุณจดจ่อกับโทรศัพท์ของคุณ อย่าลืมเก็บให้ห่างในที่ประชุม

11. ดูภาษากายของคุณ

ภาษากายสามารถบอกคนอื่นได้มากมาย แม้ว่าคุณจะไม่ได้พูดอะไรเลย

นั่งตัวตรง ยิ้ม และคำนึงถึงการแสดงออกทางสีหน้าของคุณ อย่านั่งขมวดคิ้วตลอดการประชุม ภาษากายของคุณจะมีบทบาทอย่างมากในการที่คนอื่นมองคุณ สิ่งนี้ทำให้คุณต้องคำนึงถึงภาษากายของคุณ

12. จ่ายถ้าคุณเชิญ

หากคุณจัดประชุมอาหารกลางวันกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือนักลงทุน คุณต้องจ่ายเงิน ระยะเวลา.

เป็นการดูถูกที่คาดหวังให้คนอื่นแบ่งแท็บเมื่อคุณเชิญพวกเขา มารยาทในการประชุมทางธุรกิจ นี้ จะทำให้คุณได้รับหนังสือดีๆ ของผู้อื่นและแสดงให้เห็นว่าคุณห่วงใยพวกเขา

13. ใส่ใจกับมารยาทบนโต๊ะอาหารของคุณ

มารยาท ในการ รับประทานอาหารครั้งต่อไป บอกว่าคุณต้องตระหนักถึงมารยาทบนโต๊ะอาหารของคุณ เริ่มต้นด้วยการสั่งซื้ออย่างชาญฉลาด เพราะการกินขณะพูดอาจเป็นเรื่องยาก หลีกเลี่ยงอาหารทานเล่นเพราะอาจทำให้กินได้เลอะเทอะและไม่เป็นมืออาชีพ

แหล่งที่มา

อย่าพูดเมื่อปากอิ่มหรือเคี้ยวเสียงดัง อย่าวางข้อศอกบนโต๊ะ และอย่าจับโทรศัพท์

14. อย่าแชร์มากเกินไป

บางครั้ง การประชุมอาจใช้น้ำเสียงที่ไม่สุภาพ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะได้รับความเป็นส่วนตัวและแบ่งปันมากเกินไป อย่านำชีวิตของคุณเองมาประชุม เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของการประชุมอาจใช้ได้ แต่ไม่มีอะไรมากไปกว่านั้น

อย่าถามคำถามส่วนตัวกับคนอื่นหรือถามคำถามที่ไม่เหมาะสม รักษาความเป็นมืออาชีพและเคารพความเป็นส่วนตัวของทุกคน เว้นแต่พวกเขาต้องการแบ่งปันบางอย่างด้วยตนเอง

15. หยุดพักเป็นประจำ

ถ้าคุณรู้ว่าการประชุมจะใช้เวลานาน ให้แบ่งกำหนดการในระหว่างนั้น ไม่มีใครสามารถนั่งผ่านการประชุมนาน 4 ชั่วโมงโดยไม่หยุดพักได้ ผู้คนจะกระสับกระส่ายและอาจสูญเสียโฟกัสและความสนใจ

เป็น มารยาทการประชุมทางธุรกิจ ที่เหมาะสมที่ จะหยุดพักประมาณ 15 นาทีทุกๆ 2 ชั่วโมง ถ้าคุณรู้สึกว่าคุณต้องการพักก่อน ไปได้เลย เพียงให้แน่ใจว่ามีช่วงพักปกติสำหรับการประชุมที่ยาวนาน

เรียนรู้: ทำงานจากที่บ้าน? เครื่องมือและแอพสำคัญอันดับต้น ๆ ที่คุณต้องประสบความสำเร็จ

คำพูดสุดท้าย

การประชุมมีชื่อเสียงที่ไม่ดีว่าไม่จำเป็นหรือนานเกินไปหรือน่าเบื่อเกินไป มันต้องไม่ใช่แบบนั้น ระบุเครื่องมือที่สามารถทำให้การนำเสนอของคุณหรือตอบสนองการมีส่วนร่วมและประสิทธิผล

เพื่อพัฒนาทักษะและความมั่นใจของคุณ การเพิ่มทักษะให้กับตัวเองเป็นสิ่งสำคัญมาก ชำระเงินหลักสูตรชั้นนำของ upGrad ในด้านวิทยาศาสตร์ข้อมูล การเรียนรู้ของเครื่อง การตลาดดิจิทัล บริหารธุรกิจมหาบัณฑิต และการพัฒนาแบบครบวงจร