15 règles d'étiquette de réunion pour laisser une impression durable

Les réunions sont une partie essentielle de tout lieu de travail. Pour que cela réussisse, vous devez respecter l' étiquette de réunion appropriée . Il favorise le respect et un environnement de travail positif. Certaines règles d'étiquette appelées «bon sens», mais vous seriez surpris de savoir combien de personnes font des erreurs d'étiquette.

Dans cet article, nous examinerons 15 règles d' étiquette de réunion que vous devez suivre sans faute. Ce n'est pas seulement professionnel mais aussi poli.

Top 15 des règles d'étiquette de réunion

1. Invitez uniquement les personnes nécessaires

Il s'agit d'une étiquette de réunion d'affaires fondamentale . Vous n'avez pas besoin que tout le monde rejoigne chaque réunion planifiée. N'invitez que ceux qui sont pertinents pour la discussion. Par exemple, s'il s'agit d'une réunion d'équipe marketing, n'invitez pas de personnes des opérations.

À moins que leur présence ne soit nécessaire, respectez leur temps et ne les faites pas participer à la réunion.

2. Envoyez une invitation officielle

Une fois que vous avez identifié le but de la réunion et les personnes nécessaires, envoyez une invitation officielle. Cela ne signifie pas que vous leur envoyez un message texte ou que vous leur dites simplement verbalement.

Envoyez une invitation de calendrier aux participants, ainsi que la date et l'heure de la réunion. Cette étiquette de réunion d'affaires garantira que les participants peuvent confirmer leur présence et programmer leur journée en conséquence.

3. Préparez un ordre du jour

Chaque réunion doit avoir un plan approprié.

Lorsque vous détaillez tous les points que la réunion couvrira, cela vous aidera, vous et les participants, à rester sur la bonne voie pendant toute la durée de la réunion.

Gardez l'ordre du jour simple et envoyez-le quelques jours avant. Les participants peuvent se préparer en conséquence pour la réunion. Cette étiquette de réunion assurera l'efficacité et la rapidité.

4. Soyez prêt

Nous avons insisté sur l'importance de respecter le temps de chacun lorsque vous fixez une réunion. Ceci est une autre étiquette de réunion que vous devez suivre - soyez prêt pour la réunion.

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Vérifiez si vos diapositives sont en ordre, si votre ordinateur portable est compatible avec la technologie et les logiciels utilisés dans la salle de réunion, obtenez un pointeur et si le projecteur fonctionne. Vérifiez tout cela un jour à l'avance pour avoir un peu de temps pour résoudre les problèmes, le cas échéant.

Révisez votre présentation avant la réunion afin qu'il n'y ait pas de contretemps lors d'une journée primaire.

5. Soyez à l'heure

Soyez ponctuel au rendez-vous. La ponctualité est une étiquette de réunion importante . Si vous êtes en retard, cela signifie que vous ne respectez pas le temps de tout le monde.

Si vous êtes en retard pour une raison inévitable, informez les participants au lieu de les faire attendre.

Essayez d'arriver 15 minutes avant l'heure prévue. Lorsque vous pouvez démarrer la réunion à temps, vous pouvez rester sur la bonne voie et la terminer à temps.

6. Saluez tout le monde

Saluez tous ceux qui entrent dans la salle de réunion. Ce n'est pas seulement un geste poli, mais cela aide également à établir une relation avec les participants. De plus, vous devez saluer tout le monde avec le même degré d'enthousiasme et de bienveillance.

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Ne soyez pas pressé de commencer la réunion immédiatement. Prenez un peu de temps et reconnaissez la présence des participants. Un sourire ou un simple "comment ça va" suffira. Ne forcez pas une conversation avec eux ou n'ayez pas l'air désintéressé si quelqu'un entame une petite conversation avec vous.

Rappelez-vous cette étiquette de réunion d'affaires - ne commencez pas la réunion sans saluer tout le monde en premier.

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7. Faites attention aux noms

Imaginez que vous alliez à une réunion où les gens ne se souviennent pas de votre nom ou essaient même de s'en souvenir. Pas une pensée agréable, non?

C'est pourquoi l' étiquette de la prochaine réunion est cruciale. Les noms sont les premières choses que nous apprenons sur quelqu'un. Si vous ne faites pas attention aux noms, cela peut envoyer le message que vous ne vous souciez pas d'eux.

Si vous entendez un nom inhabituel et que vous ne savez pas comment le prononcer, demandez-leur sincèrement. Ils seront plus qu'heureux de le répéter si vous leur montrez de l'intérêt. Vous ne voulez pas massacrer ou mal prononcer leurs noms.

N'appelez jamais personne par son surnom lors d'une réunion, même si vous le connaissez personnellement. Si quelqu'un est nouveau, demandez-lui comment il aimerait être appelé et respectez-le.

Il peut être difficile de se souvenir des noms, mais faites un effort. Si vous avez du mal à vous souvenir des noms, soyez honnête à ce sujet afin que les gens ne se sentent pas mal ou ne s'offensent pas si vous oubliez leurs noms.

8. Donnez des indices que vous faites attention

Tout comme vous voulez que tout le monde soit attentif lorsque vous présentez, il est tout aussi important que vous écoutiez lorsque les autres parlent.

Écoutez-les activement. Des gestes comme hocher la tête ou sourire montrent que vous êtes engagé et prêtez attention à ce que les autres disent. Cela leur indique que vous appréciez leurs pensées et ce qu'ils ont à dire.

Une étiquette de réunion d'affaires que les gens oublient souvent est de ne pas interrompre les autres lorsqu'ils parlent. Si vous souhaitez parler, attendez qu'ils aient fini, et alors seulement vous continuez avec ce que vous avez à dire.

9. Suivez le code vestimentaire

Si votre bureau a un code vestimentaire décontracté, vous pouvez vous présenter dans une tenue décontractée. Cependant, il est préférable de s'habiller professionnellement pour les réunions. Ne vous présentez pas avec des tongs ou quelque chose d'inapproprié comme un pantalon de survêtement.

Vous n'avez pas besoin de vous présenter dans un costume professionnel, mais habillez-vous intelligemment. Si votre bureau suit un code vestimentaire décontracté, portez une chemise et un jean. Cependant, s'il s'agit d'une réunion avec des membres essentiels du conseil d'administration et des parties prenantes, faites ressortir les formalités.

10. Soyez poli avec votre téléphone

Une étiquette de réunion importante à retenir est d'éteindre votre téléphone au début de la réunion. Utiliser votre téléphone pendant une réunion est assez offensant.

Si vous attendez un appel important, mettez votre téléphone en mode vibreur et informez au préalable que vous devrez peut-être vous excuser. Surfer sur le net ou vérifier en permanence les textes est un non-non complet.

Vous ne pouvez pas accorder toute votre attention à quelqu'un si vous êtes concentré sur votre téléphone. Assurez-vous de le garder à distance pendant la réunion.

11. Surveillez votre langage corporel

Le langage corporel peut en dire long aux autres même lorsque vous ne dites rien.

Asseyez-vous bien droit, souriez et faites attention à vos expressions faciales. Ne vous asseyez pas les sourcils froncés tout au long de la réunion. Votre langage corporel jouera un rôle énorme dans la façon dont les autres vous perçoivent. Il est donc essentiel de faire attention à votre langage corporel.

12. Payez si vous invitez

Si vous avez organisé un déjeuner avec vos collègues, clients ou investisseurs, vous devez payer la facture. Point final.

Il est insultant de s'attendre à ce que les autres partagent l'onglet lorsque vous les avez invités. Cette étiquette de réunion d'affaires vous mettra dans les bons livres des autres et montrera que vous vous souciez d'eux.

13. Faites attention à vos manières de table

La prochaine étiquette de réunion à manger dit que vous devez être conscient de vos bonnes manières à table. Commencez par commander intelligemment, car manger tout en parlant peut devenir délicat. Éloignez-vous des amuse-gueules car ils peuvent devenir assez salissants et peu professionnels à manger.

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Ne parlez pas la bouche pleine ou ne mâchez pas fort, ne gardez pas les coudes sur la table et ne touchez pas votre téléphone.

14. Ne partagez pas trop

Parfois, les réunions peuvent prendre un ton décontracté, mais cela ne signifie pas que vous devenez personnel et que vous partagez trop. N'apportez jamais votre propre vie dans une réunion. Une petite anecdote en rapport avec le sujet de la réunion peut convenir, mais rien de plus.

Ne posez pas de questions personnelles aux gens ou ne les mettez pas sur place, en leur demandant des choses inappropriées. Restez professionnel et respectez la vie privée de chacun, sauf s'il souhaite partager quelque chose par lui-même.

15. Faites des pauses régulières

Si vous savez que la réunion durera longtemps, prévoyez des pauses entre les deux. Personne ne peut assister à une réunion de 4 heures sans faire de pause. Les gens deviendront agités et pourraient même perdre leur concentration et leur intérêt.

C'est une bonne étiquette de réunion d'affaires de faire une pause d'environ 15 minutes toutes les 2 heures. Si vous sentez que vous avez besoin d'une pause plus tôt que cela, allez-y. Assurez-vous simplement qu'il y ait des pauses régulières pour les longues réunions.

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Derniers mots

Les réunions ont la mauvaise réputation d'être inutiles, trop longues ou trop ennuyeuses. Il ne doit pas en être ainsi. Identifiez les outils qui peuvent rendre votre présentation ou rencontre engageante et productive.

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