15 regras de etiqueta de reunião para deixar uma impressão duradoura

As reuniões são uma parte essencial de qualquer local de trabalho. Para que seja bem-sucedido, você precisa seguir a etiqueta adequada da reunião . Promove o respeito e um ambiente de trabalho positivo. Algumas regras de etiqueta denominadas são 'senso comum', mas você ficaria surpreso ao saber quantas pessoas cometem erros de etiqueta.

Neste artigo, veremos 15 regras de etiqueta de reunião que você deve seguir sem falhas. Não é apenas profissional, mas também educado.

As 15 principais regras de etiqueta para reuniões

1. Convide apenas as pessoas necessárias

Esta é uma etiqueta fundamental para reuniões de negócios . Você não precisa que todos participem de todas as reuniões agendadas. Convide apenas aqueles que são relevantes para a discussão. Por exemplo, se for uma reunião da equipe de marketing, não convide pessoas das operações.

A menos que sua presença seja necessária, respeite seu tempo e não os inclua na reunião.

2. Envie um convite oficial

Depois de identificar o objetivo da reunião e as pessoas necessárias para ela, envie um convite oficial. Isso não significa que você envie uma mensagem de texto ou apenas diga a eles verbalmente.

Envie um convite de calendário para os participantes, juntamente com a data e hora da reunião. Esta etiqueta de reunião de negócios garantirá que os participantes possam confirmar sua presença e agendar seu dia de acordo.

3. Prepare uma Agenda

Toda reunião precisa ter um plano adequado.

Quando você detalha todos os pontos que a reunião abordará, isso ajudará você e os participantes a permanecerem no caminho certo durante a reunião.

Mantenha a agenda simples e envie-a alguns dias antes. Os participantes podem se preparar adequadamente para a reunião. Esta etiqueta de reunião garantirá eficiência e rapidez.

4. Esteja preparado

Enfatizamos a importância de respeitar o tempo de todos ao marcar uma reunião. Esta é outra etiqueta de reunião que você precisa seguir – esteja preparado para a reunião.

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Verifique se seus slides estão em ordem, seu laptop é compatível com a tecnologia e o software usados ​​na sala de reuniões, obtenha um ponteiro e se o projetor está funcionando. Verifique tudo isso com um dia de antecedência para ter algum tempo de buffer para resolver problemas, se houver.

Revise sua apresentação antes da reunião para que não haja soluços em um dia primário.

5. Seja pontual

Seja pontual na reunião. A pontualidade é uma etiqueta importante para reuniões . Se você está atrasado, isso transmite que você está desrespeitando o tempo de todos.

Caso você esteja atrasado devido a um motivo inevitável, informe os participantes em vez de deixá-los esperando.

Tente chegar 15 minutos antes do horário agendado. Quando você pode iniciar a reunião no prazo, você pode manter o controle e concluí-la no prazo.

6. Cumprimente a todos

Cumprimente todos que entrarem na sala de reuniões. Não é apenas um gesto educado, mas também ajuda a estabelecer um relacionamento com os participantes. Além disso, você deve cumprimentar a todos com o mesmo grau de entusiasmo e bondade.

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Não tenha pressa para iniciar a reunião imediatamente. Reserve algum tempo e reconheça a presença dos participantes. Um sorriso ou um simples 'como você está' será suficiente. Não force uma conversa com eles ou pareça desinteressado se alguém iniciar uma conversa fiada com você.

Lembre-se desta etiqueta de reunião de negócios – não comece a reunião sem cumprimentar todos primeiro.

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7. Preste atenção aos nomes

Imagine ir a uma reunião onde as pessoas não se lembram do seu nome ou mesmo tentam se lembrar dele. Não é um pensamento agradável, certo?

É por isso que a etiqueta da próxima reunião é crucial. Os nomes são as primeiras coisas que aprendemos sobre alguém. Se você não prestar atenção aos nomes, isso pode enviar a mensagem de que você não se importa com eles.

Se você ouvir um nome incomum e não tiver certeza de como pronunciá-lo, pergunte com sinceridade. Eles ficarão mais do que felizes em repeti-lo se você mostrar interesse neles. Você não quer massacrar ou pronunciar incorretamente seus nomes.

Nunca chame ninguém por apelidos em uma reunião, não importa o quão pessoalmente você os conheça. Se alguém é novo, pergunte como eles gostariam de ser chamados e mantenha isso.

Pode ser complicado lembrar nomes, mas faça um esforço. Se você é péssimo em lembrar nomes, seja honesto sobre isso para que as pessoas não se sintam mal ou se ofendam se você esquecer seus nomes.

8. Dê pistas que você está prestando atenção

Assim como você quer que todos prestem atenção quando você está apresentando, é igualmente importante que você ouça quando os outros falam.

Ouça-os ativamente. Gestos como acenar com a cabeça ou sorrir mostram que você está engajado e prestando atenção no que os outros estão dizendo. Isso diz a eles que você valoriza seus pensamentos e o que eles têm a dizer.

Uma etiqueta de reunião de negócios que as pessoas muitas vezes ignoram é não interromper os outros quando estão falando. Se quiser falar, espere que terminem, e só então continue com o que tem a dizer.

9. Siga o código de vestimenta

Se o seu escritório tem um código de vestimenta relaxado, não há problema em aparecer em um vestido casual. No entanto, é melhor se vestir profissionalmente para reuniões. Não apareça de chinelos ou algo inapropriado como calça de moletom.

Você não precisa aparecer em um terno profissional, mas se vestir bem. Se o seu escritório segue um código de vestimenta casual, use uma camisa e jeans. No entanto, se for uma reunião com membros essenciais do conselho e partes interessadas, traga os formais.

10. Seja educado com seu telefone

Uma etiqueta de reunião importante a ser lembrada é desligar o telefone no início da reunião. Usar o telefone durante uma reunião é bastante ofensivo.

Se você espera uma ligação importante, coloque seu telefone no modo vibratório e informe com antecedência que você pode ter que se desculpar. Navegar na net ou verificar continuamente os textos é um completo não-não.

Você não pode dar toda a atenção a alguém se estiver focado em seu telefone. Certifique-se de mantê-lo à distância na reunião.

11. Observe sua linguagem corporal

A linguagem corporal pode dizer muito aos outros, mesmo quando você não diz nada.

Sente-se ereto, sorria e cuide de suas expressões faciais. Não se sente com a testa franzida durante a reunião. Sua linguagem corporal terá um papel enorme na forma como os outros o percebem. Isso torna essencial prestar atenção à sua linguagem corporal.

12. Pague se você convidar

Se você marcou um almoço com seus colegas, clientes ou investidores, terá que pagar a conta. Período.

É um insulto esperar que os outros dividam a conta quando você os convidou. Essa etiqueta de reunião de negócios o colocará em bons livros de outras pessoas e mostrará que você se importa com elas.

13. Cuide de suas maneiras à mesa

A etiqueta da próxima reunião de jantar diz que você deve estar ciente de suas maneiras à mesa. Comece com o pedido de forma inteligente, porque comer enquanto fala pode ser complicado. Fique longe de petiscos, pois pode ficar bastante confuso e pouco profissional para comer.

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Não fale com a boca cheia ou mastigue alto, não mantenha os cotovelos sobre a mesa e não toque no telefone.

14. Não compartilhe demais

Às vezes, as reuniões podem assumir um tom casual, mas isso não significa que você se torna pessoal e compartilha demais. Nunca traga sua própria vida para uma reunião. Uma pequena anedota relacionada ao tema da reunião pode ser boa, mas nada mais do que isso.

Não faça perguntas pessoais às pessoas ou as coloque no local, perguntando coisas inapropriadas. Mantenha-o profissional e respeite a privacidade de todos, a menos que eles queiram compartilhar algo por conta própria.

15. Faça pausas regulares

Se você sabe que a reunião será longa, agende intervalos no meio. Ninguém pode sentar-se em uma reunião de 4 horas sem uma pausa. As pessoas ficarão inquietas e podem até perder o foco e o interesse.

É uma etiqueta adequada para reuniões de negócios fazer uma pausa de cerca de 15 minutos a cada 2 horas. Se você sentir que precisa de uma pausa antes disso, vá em frente. Apenas certifique-se de que haja intervalos regulares para reuniões longas.

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Palavras finais

As reuniões têm a má reputação de serem desnecessárias ou muito longas ou muito maçantes. Não precisa ser assim. Identifique ferramentas que podem tornar sua apresentação ou reunião envolvente e produtiva.

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