15 Reguli de etichetă pentru a lăsa o impresie de durată

Întâlnirile sunt o parte esențială a oricărui loc de muncă. Pentru ca acesta să aibă succes, trebuie să respectați eticheta adecvată a întâlnirii . Încurajează respectul și un mediu de lucru pozitiv. Unele reguli de etichetă numite sunt „bun simț”, dar ai fi surprins să știi câți oameni fac greșeli de etichetă.

În acest articol, vom analiza 15 reguli de etichetă de întâlnire pe care trebuie să le urmați fără greș. Nu este doar profesionist, ci și politicos.

Top 15 reguli de etichetă pentru întâlniri

1. Invitați numai Persoane Necesare

Aceasta este o etichetă fundamentală a întâlnirilor de afaceri . Nu este nevoie ca toată lumea să se alăture fiecărei întâlniri programate. Invitați numai cei care sunt relevanți pentru discuție. De exemplu, dacă este o întâlnire a echipei de marketing, nu invitați oameni de la operațiuni.

Cu excepția cazului în care prezența lor este necesară, respectați-le timpul și nu-i includeți în întâlnire.

2. Trimiteți o invitație oficială

Odată ce identificați scopul întâlnirii și persoanele necesare pentru aceasta, trimiteți o invitație oficială. Asta nu înseamnă că le trimiți un mesaj text sau doar le spui verbal.

Trimiteți o invitație din calendar participanților, împreună cu data și ora întâlnirii. Această etichetă a întâlnirii de afaceri va asigura că participanții își pot confirma prezența și își pot programa ziua în consecință.

3. Pregătiți o agendă

Fiecare întâlnire trebuie să aibă un plan adecvat.

Când detaliați toate punctele pe care le va acoperi întâlnirea, vă va ajuta pe dvs. și pe participanți să rămâneți pe drumul cel bun pe durata întâlnirii.

Păstrați agenda simplă și trimiteți-o cu câteva zile înainte. Participanții se pot pregăti în consecință pentru întâlnire. Această etichetă de întâlnire va asigura eficiență și rapiditate.

4. Fii pregătit

Am subliniat importanța respectării timpului fiecăruia atunci când stabiliți o întâlnire. Aceasta este o altă etichetă de întâlnire pe care trebuie să o urmezi – fii pregătit pentru întâlnire.

Sursă

Verificați dacă diapozitivele sunt în ordine, laptopul este compatibil cu tehnologia și software-ul folosit în sala de ședințe, obțineți un indicator și dacă proiectorul funcționează. Verificați toate acestea cu o zi în avans pentru a avea un timp tampon pentru a rezolva problemele, dacă există.

Revizuiește-ți prezentarea înainte de întâlnire, astfel încât să nu existe sughițuri într-o zi primară.

5. Fii la timp

Fii punctual la întâlnire. Punctualitatea este o etichetă importantă la întâlnire . Dacă întârzii, înseamnă că nu respecți timpul tuturor.

În cazul în care întârziați din cauza unui motiv inevitabil, informați participanții în loc să-i lăsați să aștepte.

Încercați să ajungeți cu 15 minute înainte de ora programată. Când puteți începe întâlnirea la timp, puteți să rămâneți pe drumul cel bun și să o finalizați la timp.

6. Salutați pe toți

Salutați pe toți cei care intră în sala de ședințe. Nu este doar un gest politicos, ci ajută și la stabilirea unui raport cu participanții. Mai mult, trebuie să-i saluti pe toți cu același grad de entuziasm și bunătate.

Sursă

Nu vă grăbiți să începeți imediat întâlnirea. Acordați-vă timp și recunoașteți prezența participanților. Un zâmbet sau un simplu „ce mai faci” va fi suficient. Nu forțați o conversație asupra lor și nu arătați dezinteresat dacă cineva începe o vorbă mică cu dvs.

Amintiți-vă de această etichetă a întâlnirii de afaceri - nu începeți întâlnirea fără a saluta pe toți mai întâi.

Citiți: Produceți rezultate eficiente – Deveniți mai buni la îmbunătățirea

7. Acordați atenție numelor

Imaginează-ți că mergi la o întâlnire în care oamenii nu-ți amintesc numele sau chiar încearcă să-l amintească. Nu este un gând plăcut, nu?

De aceea, eticheta următoarei întâlniri este crucială. Numele sunt primele lucruri pe care le aflăm despre cineva. Dacă nu acordați atenție numelor, este posibil să transmiteți mesajul că nu vă pasă de ele.

Dacă auziți un nume neobișnuit și nu sunteți sigur cum să îl pronunțați, întrebați-i sincer. Vor fi mai mult decât bucuroși să o repete dacă vă manifestați interes pentru ei. Nu vrei să le măcelăriți sau să pronunțați greșit numele.

Nu chemați niciodată pe nimeni prin porecle într-o întâlnire, indiferent cât de personal îl cunoașteți. Dacă cineva este nou, întreabă-l cum ar dori să fie numit și rămâi la asta.

Poate deveni dificil să vă amintiți nume, dar faceți eforturi. Dacă ești groaznic în a-ți aminti nume, fii sincer în privința asta, astfel încât oamenii să nu se simtă prost sau să se jignească dacă le uiți numele.

8. Dați indicii pe care le acordați atenție

Așa cum doriți ca toată lumea să acorde atenție atunci când prezentați, este la fel de important să ascultați când vorbesc ceilalți.

Ascultă-i activ. Gesturi precum încuviințarea din cap sau zâmbetul arată că ești logodit și ești atent la ceea ce spun alții. Acest lucru le spune că prețuiești gândurile lor și ceea ce au de spus.

Eticheta unei întâlniri de afaceri pe care oamenii o ignoră adesea nu-i întrerupe pe alții atunci când vorbesc. Dacă doriți să vorbiți, așteptați ca ei să termine și abia apoi continuați cu ceea ce aveți de spus.

9. Urmați codul vestimentar

Dacă biroul tău are un cod vestimentar relaxat, este bine să apari într-o rochie casual. Cu toate acestea, cel mai bine este să te îmbraci profesional pentru întâlniri. Nu vă prezentați în șlapi sau ceva nepotrivit, cum ar fi pantalonii de trening.

Nu trebuie să te apari într-un costum profesionist, ci să te îmbraci inteligent. Dacă biroul tău respectă un cod vestimentar casual, poartă o cămașă și blugi. Cu toate acestea, dacă este o întâlnire cu membrii consiliului și părțile interesate esențiale, scoateți la iveală formalitățile.

10. Fii politicos cu telefonul tău

O etichetă importantă pentru întâlnire de reținut este oprirea telefonului la începutul întâlnirii. Folosirea telefonului în timpul unei întâlniri este destul de ofensatoare.

Dacă vă așteptați la un apel important, puneți-vă telefonul pe vibrație și informați în prealabil că este posibil să trebuiască să vă scuzați. Navigarea pe net sau verificarea continuă a textelor sunt un refuz complet.

Nu îți poți acorda toată atenția cuiva dacă ești concentrat pe telefonul tău. Asigurați-vă că îl țineți la distanță în timpul întâlnirii.

11. Urmăriți-vă limbajul corpului

Limbajul corpului poate spune multe altora chiar și atunci când nu spui nimic.

Stai drept, zâmbește și amintește-ți de expresiile feței. Nu stați cu sprânceana încruntă pe tot parcursul întâlnirii. Limbajul corpului tău va juca un rol important în modul în care te percep alții. Acest lucru face ca este esențial să vă gândiți la limbajul corpului.

12. Plătește dacă inviți

Dacă ați aranjat o întâlnire de prânz cu colegii, clienții sau investitorii, trebuie să plătiți factura. Perioadă.

Este jignitor să te aștepți ca alții să împartă fila atunci când i-ai invitat. Această etichetă a întâlnirii de afaceri vă va pune în cărțile bune ale altora și vă va arăta că vă pasă de ei.

13. Ține cont de manierele tale la masă

Eticheta următoarei întâlniri de masă spune că trebuie să fii conștient de manierele tale la masă. Începeți cu a comanda inteligent, deoarece a mânca în timp ce vorbiți poate deveni dificil. Stai departe de alimentele cu degete, deoarece pot deveni destul de dezordonat și neprofesional să mănânci.

Sursă

Nu vorbiți când aveți gura plină sau mestecați tare, nu țineți coatele pe masă și nu atingeți telefonul.

14. Nu overshare

Uneori, întâlnirile pot lua un ton obișnuit, dar asta nu înseamnă că devii personal și exagerat. Nu aduceți niciodată propria viață într-o întâlnire. O mică anecdotă legată de subiectul întâlnirii poate fi bine, dar nimic mai mult decât atât.

Nu puneți oamenilor întrebări personale și nu le puneți pe loc, punând lucruri nepotrivite. Păstrați-l profesional și respectați intimitatea tuturor, cu excepția cazului în care doresc să împărtășească ceva pe cont propriu.

15. Luați pauze regulate

Dacă știți că întâlnirea va dura lung, programați pauze între ele. Nimeni nu poate sta la o întâlnire de 4 ore fără pauză. Oamenii vor deveni neliniştiţi şi pot chiar să-şi piardă concentrarea şi interesul.

Este o etichetă potrivită pentru întâlnirea de afaceri să luați o pauză de aproximativ 15 minute la fiecare 2 ore. Dacă simți că ai nevoie de o pauză mai devreme, mergi. Asigurați-vă că există pauze regulate pentru întâlniri lungi.

Învață: Lucrează de acasă? Top instrumente și aplicații esențiale de care aveți nevoie pentru a reuși

Cuvinte finale

Întâlnirile au o reputație proastă ca fiind inutile sau prea lungi sau prea plictisitoare. Nu trebuie să fie așa. Identificați instrumentele care vă pot face prezentarea sau întâlnirea captivantă și productivă.

Pentru a vă îmbunătăți abilitățile și încrederea, este foarte important să vă îmbunătățiți abilitățile. Consultați cursurile de top upGrad în Știința datelor, Învățare automată, Marketing digital, MBA și Dezvoltare Full Stack.