15 reglas de etiqueta de la reunión para dejar una impresión duradera

Las reuniones son una parte esencial de cualquier lugar de trabajo. Para que tenga éxito, debe cumplir con la etiqueta adecuada de la reunión . Fomenta el respeto y un ambiente de trabajo positivo. Algunas reglas de etiqueta denominadas son "sentido común", pero te sorprendería saber cuántas personas cometen errores de etiqueta.

En este artículo, veremos 15 reglas de etiqueta de reuniones que debe seguir sin falta. No es solo profesional, sino también educado.

Las 15 mejores reglas de etiqueta para reuniones

1. Invita solo a las personas necesarias

Esta es una etiqueta de reunión de negocios fundamental . No necesita que todos se unan a todas las reuniones programadas. Invite solo a aquellos que sean relevantes para la discusión. Por ejemplo, si se trata de una reunión del equipo de marketing, no invite a personas de operaciones.

A menos que sea necesaria su presencia, respete su tiempo y no los incluya en la reunión.

2. Envía una invitación oficial

Una vez que identifique el propósito de la reunión y las personas necesarias para ella, envíe una invitación oficial. Eso no significa que les envíes un mensaje de texto o simplemente les digas verbalmente.

Envíe una invitación de calendario a los asistentes, junto con la fecha y hora de la reunión. Esta etiqueta de reunión de negocios asegurará que los asistentes puedan confirmar su asistencia y programar su día en consecuencia.

3. Preparar una agenda

Cada reunión debe tener un plan adecuado.

Cuando detalle todos los puntos que cubrirá la reunión, le ayudará a usted y a los asistentes a mantenerse encaminados durante la reunión.

Mantenga la agenda simple y envíela unos días antes. Los asistentes pueden prepararse en consecuencia para la reunión. Esta etiqueta de reunión garantizará la eficiencia y la velocidad.

4. Esté preparado

Hemos enfatizado la importancia de respetar el tiempo de todos cuando organiza una reunión. Esta es otra etiqueta de la reunión que debe seguir: prepárese para la reunión.

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Verifique si sus diapositivas están en orden, su computadora portátil es compatible con la tecnología y el software que se usa en la sala de reuniones, obtenga un puntero y si el proyector está funcionando. Verifique todo esto con un día de anticipación para tener algo de tiempo para abordar los problemas, si los hay.

Revise su presentación antes de la reunión para que no haya contratiempos en un día de primaria.

5. Sé puntual

Ser puntual a la reunión. La puntualidad es una etiqueta importante en las reuniones . Si llega tarde, transmite que está faltando el respeto al tiempo de todos.

En caso de que llegue tarde por una razón inevitable, informe a los asistentes en lugar de hacerlos esperar.

Intenta llegar 15 minutos antes de la hora prevista. Cuando puede comenzar la reunión a tiempo, puede mantener el rumbo y completarla a tiempo.

6. Saluda a todos

Salude a todos los que entren en la sala de reuniones. No es solo un gesto cortés, sino que también ayuda a establecer una buena relación con los asistentes. Además, debes saludar a todos con el mismo grado de entusiasmo y amabilidad.

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No tenga prisa por comenzar la reunión de inmediato. Tómese su tiempo y reconozca la presencia de los asistentes. Una sonrisa o un simple 'cómo estás' será suficiente. No los obligues a conversar ni parezcas desinteresado si alguien entabla una pequeña conversación contigo.

Recuerde esta etiqueta de reunión de negocios : no comience la reunión sin saludar a todos primero.

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7. Presta atención a los nombres

Imagínese ir a una reunión donde las personas no recuerdan su nombre o incluso tratan de recordarlo. No es un pensamiento agradable, ¿verdad?

Es por eso que la etiqueta de la próxima reunión es crucial. Los nombres son lo primero que aprendemos sobre alguien. Si no presta atención a los nombres, puede enviar el mensaje de que no le importan.

Si escucha un nombre inusual y no está seguro de cómo pronunciarlo, pregúntele con sinceridad. Estarán más que felices de repetirlo si muestras interés en ellos. No desea masacrar o pronunciar mal sus nombres.

Nunca llame a nadie por sus apodos en una reunión, sin importar qué tan personalmente los conozca. Si alguien es nuevo, pregúntale cómo le gustaría que lo llamaran y apégate a eso.

Puede resultar complicado recordar los nombres, pero haga un esfuerzo. Si eres terrible para recordar nombres, sé honesto al respecto para que las personas no se sientan mal ni se ofendan si olvidas sus nombres.

8. Da señales de que estás prestando atención

Al igual que desea que todos presten atención cuando está presentando, es igualmente importante que escuche cuando otros hablan.

Escucharlos activamente. Gestos como asentir con la cabeza o sonreír muestran que estás comprometido y prestando atención a lo que dicen los demás. Esto les dice que valoras sus pensamientos y lo que tienen que decir.

Una etiqueta de reunión de negocios que la gente suele pasar por alto es no interrumpir a los demás cuando están hablando. Si deseas hablar, espera a que terminen y solo entonces continúas con lo que tienes que decir.

9. Sigue el código de vestimenta

Si su oficina tiene un código de vestimenta relajado, está bien presentarse con un vestido informal. Sin embargo, es mejor vestirse profesionalmente para las reuniones. No te presentes en chancletas o algo inapropiado como pantalones de chándal.

No necesita presentarse con un traje profesional, pero vístase elegantemente. Si su oficina sigue un código de vestimenta casual, use una camisa y jeans. Sin embargo, si se trata de una reunión con miembros esenciales de la junta y partes interesadas, saque a relucir los formales.

10. Sea cortés con su teléfono

Una etiqueta de reunión importante para recordar es apagar su teléfono al comienzo de la reunión. Usar su teléfono durante una reunión es bastante ofensivo.

Si espera una llamada importante, ponga su teléfono en vibración e informe de antemano que es posible que tenga que excusarse. Navegar por la red o revisar continuamente los textos es un completo no-no.

No puede prestar toda su atención a alguien si está concentrado en su teléfono. Asegúrese de mantenerlo a distancia en la reunión.

11. Cuida tu lenguaje corporal

El lenguaje corporal puede decir mucho a los demás incluso cuando no dices nada.

Siéntate derecho, sonríe y cuida tus expresiones faciales. No se siente con el ceño fruncido durante toda la reunión. Tu lenguaje corporal jugará un papel importante en cómo te perciben los demás. Esto hace que sea esencial cuidar su lenguaje corporal.

12. Paga si invitas

Si organizó una reunión para almorzar con sus colegas, clientes o inversores, debe pagar la cuenta. Período.

Es insultante esperar que otros dividan la cuenta cuando los invitaste. Esta etiqueta de reunión de negocios lo pondrá en buenos libros de los demás y demostrará que se preocupa por ellos.

13. Cuida tus modales en la mesa

La etiqueta de la próxima reunión de comedor dice que debe ser consciente de sus modales en la mesa. Comience ordenando de manera inteligente porque comer mientras habla puede ser complicado. Manténgase alejado de los bocadillos, ya que puede ser bastante desordenado y poco profesional para comer.

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No hable cuando tenga la boca llena ni mastique en voz alta, no mantenga los codos sobre la mesa y no toque su teléfono.

14. No comparta demasiado

A veces, las reuniones pueden adoptar un tono informal, pero eso no significa que se vuelvan personales y compartan demasiado. Nunca traiga su propia vida a una reunión. Una pequeña anécdota relacionada con el tema de la reunión puede estar bien, pero nada más que eso.

No haga preguntas personales a las personas ni las ponga en aprietos, preguntándoles cosas inapropiadas. Mantenlo profesional y respeta la privacidad de todos a menos que quieran compartir algo por su cuenta.

15. Toma descansos regulares

Si sabe que la reunión durará mucho, programe descansos en el medio. Nadie puede sentarse durante una reunión de 4 horas sin descanso. Las personas se inquietarán e incluso pueden perder el enfoque y el interés.

Es una etiqueta adecuada para una reunión de negocios tomar un descanso de aproximadamente 15 minutos cada 2 horas. Si siente que necesita un descanso antes de eso, hágalo. Solo asegúrese de que haya descansos regulares para reuniones largas.

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