KPI per il successo: una panoramica delle metriche delle prestazioni del project manager

Come si misurano le prestazioni del Project Manager?

È notoriamente difficile valutare le prestazioni dei project manager perché molto di ciò che fanno è molto qualitativo e difficile da misurare. Le persone tendono a notare quando c'è una mancanza di gestione del progetto: i canali di comunicazione sono deboli, le persone non sono sicure su cosa stiano lavorando gli altri, problemi imprevisti creano ritardi, ecc. Tuttavia, quando un project manager è presente e le cose stanno andando liscio, molti dei loro colleghi non sarebbero in grado di definire chiaramente cosa fanno esattamente.

Un'altra difficoltà nella valutazione delle prestazioni è che la professione di project management è in continuo mutamento. Con l'avvento di Agile, altri ruoli come Product Owner e Scrum Master hanno assunto alcune responsabilità che tradizionalmente venivano svolte dai project manager.

Inoltre, in molte aziende e team, i ruoli di project manager e product manager sono intrecciati. In alcuni casi, uno di questi si assume le responsabilità di entrambi. È utile pensare al project manager come al COO di un prodotto, che è responsabile di come e quando le cose vengono costruite, mentre il product manager è il CEO ed è responsabile di cosa e perché viene costruito. Il project manager possiede il processo, mentre il product manager possiede il contenuto. In questo senso, il project manager dovrebbe essere valutato per la sua efficienza nella realizzazione di un progetto.

In questo contesto, ci sono sei indicatori chiave di prestazione (KPI) che costituiscono la base per valutare le prestazioni di un project manager:

• Consegna in tempo:
  • Progetti a tempo fisso
  • Progetti agili
• Nel budget
• Miglioramenti del processo
• Relazioni e comunicazione
• Gestione del rischio
• Orientamento alla clientela

Comprendere questi KPI sarà essenziale per misurare il successo dei project manager che porti nella tua azienda o team, oltre a fornire una base per fornire feedback.

Consegna in tempo

Il project manager è responsabile della gestione del piano generale del progetto. Ciò include il coordinamento della preparazione tempestiva di tutti i risultati finali e il lavoro per garantire che il budget sia adeguato al piano.

I project manager in un team di sviluppo Agile gestiranno le comunicazioni dei team per supportare gli obiettivi puntuali di portare un prodotto sul mercato. Sebbene sia chiaro che il metodo Agile è progettato per essere flessibile al fine di creare la soluzione giusta per i clienti, a meno che i compromessi non siano gestiti correttamente, ciò può portare a un'oscillazione dell'ambito e quindi a ritardi. In questo caso, lo Scrum Master, o un equivalente coach Agile, è responsabile dell'efficienza interna del team di sviluppo e del tempestivo completamento degli sprint.

I ritardi possono verificarsi anche da molti punti del ciclo di rilascio del prodotto, non solo dalle organizzazioni di progettazione e test. Potrebbe essere una decisione esecutiva ritardare per ragioni tattiche o strategiche. Potrebbe essere che l'ufficio legale o il Deal Desk non siano pronti a gestire offerte e ordini. Potrebbe essere che ci sia un evento con cui il marketing vorrebbe coordinare il rilascio.

Un forte project manager esaminerà costantemente il piano rispetto ai progressi effettivi per rilevare eventuali incongruenze.

Consegna puntuale nei progetti a tempo determinato

Nei progetti a tempo e portata fissi, la valutazione del project manager è piuttosto semplice. Il project manager è riuscito a consegnarlo entro i tempi inizialmente concordati? La metrica più semplice sarebbe un binario sì o no. Un modo più sfumato per misurare la consegna puntuale sarebbe un approccio a più livelli:

• Ha superato le aspettative: completato più velocemente del previsto
• Buono: completato in tempo
• Accettabile: Insignificante ritardo
• Scarso: significativamente in ritardo

Questi livelli sono particolarmente utili quando si valutano le prestazioni di più progetti. I livelli possono essere modificati in base alle circostanze dell'azienda. Ad esempio, se i progetti sono vincolati da un accordo contrattuale con il cliente e il ritardo nella consegna comporta sanzioni pecuniarie, le valutazioni per il ritardo dovrebbero essere più severe. Gli stessi livelli possono essere utilizzati non solo per l'intero periodo di tempo del progetto, ma anche per periodi più brevi come le pietre miliari.

Consegna puntuale nei progetti agili

I progetti agili possono anche essere fissati a tempo, nel qual caso le metriche della sezione precedente sono ancora valide. Tuttavia, molte aziende ora operano senza un programma fisso, dando la priorità alla consegna del valore reale per il cliente rispetto a un calendario di sviluppo rigoroso. Il project manager dovrebbe essere valutato per la definizione delle aspettative di rilascio e la gestione delle linee di comunicazione a tutte le parti interessate per ridurre il malcontento e proteggere il marchio con il cliente.

I ritardi di terze parti possono spesso influire sulla consegna efficiente del team di progetto. Questi ritardi di solito derivano dalle dipendenze del team. Esempi di tali ritardi includono:

• In attesa di approvazione da parte degli stakeholder
• In attesa che le operazioni degli sviluppatori preparino l'ambiente richiesto
• In attesa che il marketing fornisca una copia per una pagina Web pubblica
• In attesa che i team di funzionalità co-dipendenti finiscano la loro parte dell'ambito generale

Un approccio di valutazione a più livelli è necessario anche per i progetti Agile con pianificazione flessibile:

• Ha superato le aspettative: i ritardi di terze parti erano praticamente inesistenti.
• Buono: la maggior parte delle dipendenze di terze parti è stata gestita, i ritardi sono stati minimi.
• Accettabile: i ritardi di terze parti a volte hanno influito sulla consegna del team.
• Scarso: i ritardi di terze parti hanno costantemente e pesantemente influenzato la consegna del team.

Nel budget

I project manager possono assumersi responsabilità di gestione del budget, identificando i superamenti man mano che si verificano per evitare sorprese. Per la gestione del budget, ci sono tre aree chiave che devono essere monitorate attentamente:

1. Risorse (organico e budget in dollari associato)
2. Risorse per le operazioni di sviluppo (DevOps)
3. Risorse per le operazioni di rete (NetOps)

Laddove i margini sono un obiettivo aziendale critico, la gestione dei costi operativi delle merci (escluse le vendite e il marketing) costituisce un KPI critico per i project manager. In caso di problemi di budget, un forte project manager cercherà ulteriori opportunità per ridurre i costi in altre aree. Se non c'è alcuna possibilità di recuperare, allora dovrebbero gestire l'escalation della situazione e, lavorando con il product manager, cercare l'approvazione per un budget aggiuntivo.

Come per i criteri di puntualità, anche la gestione del budget può essere una valutazione binaria: il project manager ha completato il progetto rispettando il budget? È possibile ottenere maggiori sfumature valutando l'entità dei risparmi o superamenti e gli sforzi di pianificazione del budget:

• Aspettative superate: il progetto è stato completato con un risparmio del 10% o più, sono state pianificate e raggiunte le pietre miliari del budget.
• Buono: il progetto è stato completato con un risparmio dello 0-10%, le pietre miliari del budget sono state pianificate e raggiunte.
• Accettabile: il budget del progetto è stato superato di meno del 10%, le pietre miliari del budget sono state pianificate ma non sono state raggiunte.
• Scarso: il budget del progetto è stato superato di oltre il 10%, le pietre miliari del budget non sono state raggiunte.

Miglioramenti del processo

I processi sono accordi interni su come vengono fatte le cose all'interno del team o di un'azienda. La maggior parte dei dipendenti non mette in discussione i processi e li accetta come regole. Il project manager, tuttavia, ha la responsabilità di mettere in discussione costantemente i processi e cercare miglioramenti. Ciò fa eco ai criteri di valutazione nella consegna puntuale dei progetti Agile, ma va oltre. I miglioramenti del processo possono:

• Risparmia tempo eliminando le dipendenze non necessarie.
• Risparmia denaro automatizzando i processi ed eliminando lo sforzo manuale.
• Aumenta la soddisfazione dei clienti semplificando le interazioni e migliorando l'esperienza del cliente.

A differenza delle valutazioni del tempo e del budget, i miglioramenti dei processi raramente hanno un risultato binario. È importante includere lo "sforzo" come criterio di valutazione perché i miglioramenti dei processi spesso includono altre parti dell'azienda, che potrebbero essere difficili da modificare per il project manager. Sforzo significa che nessuna pietra è stata tralasciata e che i guadagni di efficienza sono stati massimizzati nelle circostanze dell'azienda. Inoltre, dare la priorità al miglioramento del processo più redditizio si tradurrà nei maggiori guadagni di efficienza. Tenendo presente tutto ciò, un project manager può essere valutato per i miglioramenti apportati ai processi nei seguenti livelli:

• Superato le aspettative: i miglioramenti dei processi sono stati costantemente intrapresi e il più delle volte hanno fornito preziosi guadagni di efficienza.
• Buono: i miglioramenti dei processi sono stati intrapresi spesso e hanno fornito per la maggior parte del tempo preziosi guadagni di efficienza.
• Accettabile: i miglioramenti del processo sono stati intrapresi spesso, ma hanno fornito piccoli guadagni di efficienza.
• Scarso: sono stati intrapresi a malapena miglioramenti del processo.

Relazioni e Comunicazione

Il project manager è l'interfaccia chiave con tutte le organizzazioni per portare un prodotto sul mercato. È fondamentale che tali relazioni riflettano l'obiettivo del project manager di fornire una soluzione eccellente per soddisfare le sue esigenze nel tempo annunciato. Per i project manager, si traduce in tre domande che aiuteranno a identificare se l'organizzazione partner è in grado di soddisfare i requisiti del progetto.

1. Puoi farlo con il talento che hai?
2. Quando puoi consegnarlo?
3. Cosa posso fare per aiutare?

Parlare con i dipendenti di altri dipartimenti può fornire informazioni preziose sulla qualità delle relazioni che il project manager ha stabilito. Un approccio più rigoroso sarebbe quello di avere una revisione a 360 gradi sulle capacità interpersonali e comunicative. I risultati possono quindi essere utilizzati per valutare le prestazioni del project manager.

• Aspettative superate: coinvolgimento proattivo con altri dipartimenti e altri reparti coinvolti in modo proattivo con il project manager o il loro team.
• Buono: Impegnato in modo proattivo con altri dipartimenti.
• Accettabile: Impegnato in modo reattivo con altri dipartimenti.
• Scarso: raramente impegnato con altri dipartimenti.

Gestione del rischio

Ogni progetto include inevitabilmente dei rischi, che possono essere ignorati o gestiti. Mentre un project manager scadente può essere facilmente valutato dopo che un rischio incontrollato ha causato danni, è più difficile valutare un buon project manager perché i rischi sono controllati e non vi è alcun danno per calcolare e quantificare l'impatto negativo.

Un modo per valutare un project manager è sondare la sua preparazione e l'impatto delle sue decisioni. Un project manager efficace elaborerà un piano di mitigazione del rischio per decidere quali rischi richiedono attenzione e azione.

• Ha superato le aspettative: ha mantenuto un piano di mitigazione del rischio con azioni chiare ed è stato in grado di comunicare chiaramente le proprie decisioni.
• Buono: mantenuto un piano di mitigazione del rischio ma le risposte ai rischi non sono state ben ponderate o realistiche.
• Accettabile: non disponeva di un piano di mitigazione del rischio, ma ci aveva pensato ed era in grado di comunicare almeno alcuni rischi.
• Povero: non ha pensato ai rischi e li ha gestiti ad hoc quando si sono presentati.

Orientamento alla clientela

Un forte project manager convaliderà costantemente le decisioni contro la prospettiva del cliente unita agli obiettivi di redditività dell'azienda. Rappresenteranno il punto di vista del cliente nelle decisioni sui prodotti ed esploreranno come potrebbe sentirsi un cliente se un'azione viene intrapresa su un'azione diversa. Nel valutare l'approccio di un project manager alla sua posizione, presta attenzione all'atteggiamento vantaggioso per tutti che bilancia gli obiettivi del cliente con gli obiettivi aziendali.

Per una valutazione completa, creare obiettivi pensando al cliente. Il project manager deve collaborare con l'intera organizzazione per anticipare potenziali slittamenti che influenzeranno il rapporto del cliente con l'azienda. Alcune domande che un project manager potrebbe porre quando lavora con l'intero team aziendale possono includere:

1. A che punto siamo rispetto ai tempi previsti?
2. Siamo pronti a rispondere alle domande dei potenziali clienti?
3. Possiamo prendere un ordine?
4. Tutti i servizi funzionano come descritto?
5. Il supporto è pronto a rispondere alle domande?
6. Siamo pronti ad accogliere nuovi clienti?
7. Come si aggiornano i clienti?

Un project manager può essere valutato per il suo orientamento al cliente utilizzando i seguenti livelli:

• Ha superato le aspettative: ha portato il punto di vista del cliente in tutte le discussioni e decisioni ed è stato in grado di bilanciarlo con gli obiettivi aziendali.
• Buono: ha portato il punto di vista del cliente nella maggior parte delle discussioni e delle decisioni e talvolta è stato in grado di bilanciarlo con gli obiettivi aziendali.
• Accettabile: ha portato il punto di vista del cliente nelle discussioni e nelle decisioni il più delle volte, ma non è stato in grado di bilanciarlo con gli obiettivi aziendali.
• Scarso: Raramente rappresentava il cliente e si concentrava solo sugli obiettivi di business.

I KPI del Project Manager supportano una macchina ben oliata

I project manager devono funzionare come l'acqua in uno scivolo d'acqua, mantenendo tutto in movimento come previsto. È altrettanto importante per i project manager, come con altri ruoli, pianificare la valutazione delle prestazioni con una serie concordata di metriche delle prestazioni che possono essere riviste in qualsiasi momento.

Quando si considera come misurare le prestazioni del project manager, considerare i seguenti indicatori di performance:

Queste metriche delle prestazioni del project manager sono utili sia per il project manager stesso che per qualcuno che li supervisiona. Le prime sessioni di revisione dovrebbero essere fatte per stabilire un punto di riferimento e trovare le maggiori lacune nel lavoro del project manager. Le aree di miglioramento dovrebbero essere concordate per la prossima revisione tra 3, 6 o 12 mesi, quando le metriche delle prestazioni del project manager saranno riviste.

Questo articolo ha esaminato un elenco completo di potenziali KPI che un project manager e il suo supervisore dovrebbero considerare. Non tutti i team daranno la priorità a questi KPI allo stesso modo; tuttavia, è utile per tutte le parti essere a conoscenza di questi KPI e scegliere quelli più appropriati per misurare continuamente le prestazioni.