KPIs für den Erfolg: Ein Überblick über die Leistungskennzahlen von Projektmanagern

Wie messen Sie die Leistung von Projektmanagern?

Es ist bekanntermaßen schwierig, die Leistung von Projektmanagern zu bewerten, da vieles, was sie tun, sehr qualitativ und schwer zu messen ist. Menschen neigen dazu, zu bemerken, wenn es an Projektmanagement mangelt – die Kommunikationskanäle sind schwach, die Menschen sind sich nicht sicher, woran andere arbeiten, unerwartete Probleme führen zu Verzögerungen usw. Wenn jedoch ein Projektmanager anwesend ist und die Dinge reibungslos laufen, viele ihrer Kollegen könnten nicht genau sagen, was sie genau tun.

Eine weitere Schwierigkeit bei der Leistungsbeurteilung besteht darin, dass sich der Beruf des Projektmanagements im Wandel befindet. Mit dem Aufkommen von Agile haben andere Rollen wie Product Owner und Scrum Master einige Aufgaben übernommen, die traditionell von Projektmanagern wahrgenommen wurden.

Darüber hinaus sind in vielen Unternehmen und Teams die Rollen eines Projektmanagers und eines Produktmanagers miteinander verflochten. In einigen Fällen übernimmt einer von ihnen die Verantwortung für beide. Es ist hilfreich, sich den Projektmanager als COO eines Produkts vorzustellen, der dafür verantwortlich ist, wie und wann Dinge gebaut werden, während der Produktmanager der CEO ist und dafür verantwortlich ist, was und warum gebaut wird. Der Projektmanager besitzt den Prozess, während der Produktmanager den Inhalt besitzt. In diesem Sinne sollte der Projektmanager nach seiner Effizienz bei der Durchführung eines Projekts bewertet werden.

Vor diesem Hintergrund gibt es sechs Key Performance Indicators (KPIs), die die Grundlage für die Beurteilung der Leistung eines Projektmanagers bilden:

• Pünktliche Lieferung:
  • Projekte mit fester Zeit
  • Agile Projekte
• Im Budget
• Prozessverbesserungen
• Beziehungen und Kommunikation
• Risikomanagement
• Kundenorientierung

Das Verständnis dieser KPIs ist unerlässlich, um den Erfolg von Projektmanagern zu messen, die Sie in Ihr Unternehmen oder Team bringen, und um eine Grundlage für Feedback zu schaffen.

Pünktliche Lieferung

Der Projektmanager trägt die Verantwortung für die Verwaltung des gesamten Projektplans. Dazu gehört die Koordinierung der rechtzeitigen Vorbereitung aller Leistungen und die Arbeit, um sicherzustellen, dass das Budget für den Plan angemessen ist.

Projektmanager in einem agilen Entwicklungsteam werden die Kommunikation der Teams verwalten, um die pünktlichen Ziele der Markteinführung eines Produkts zu unterstützen. Es versteht sich zwar, dass die agile Methode flexibel gestaltet ist, um die richtige Lösung für Kunden zu schaffen, aber wenn Kompromisse nicht richtig gehandhabt werden, kann dies zu Umfangserweiterungen und dann zu Verzögerungen führen. In diesem Fall ist der Scrum Master oder ein gleichwertiger Agile Coach für die interne Effizienz des Entwicklungsteams und die rechtzeitige Fertigstellung von Sprints verantwortlich.

Verzögerungen können auch an vielen Stellen im Produktfreigabezyklus auftreten, nicht nur bei den Entwicklungs- und Testorganisationen. Es kann eine Entscheidung der Geschäftsleitung sein, aus taktischen oder strategischen Gründen zu verzögern. Es könnte sein, dass die Rechtsabteilung oder der Deal Desk nicht bereit sind, Gebote und Aufträge zu bearbeiten. Es kann sein, dass es ein Ereignis gibt, mit dem das Marketing die Veröffentlichung koordinieren möchte.

Ein starker Projektmanager wird den Plan ständig anhand des tatsächlichen Fortschritts überprüfen, um etwaige Inkonsistenzen zu erkennen.

Termintreue in Projekten mit fester Laufzeit

Bei Projekten mit festem Zeit- und Umfangsrahmen ist die Bewertung des Projektmanagers ziemlich einfach. Ist es dem Projektmanager gelungen, es innerhalb des ursprünglich vereinbarten Zeitrahmens zu liefern? Die einfachste Metrik wäre ein binäres Ja oder Nein. Eine nuanciertere Methode zur Messung der pünktlichen Lieferung wäre ein abgestufter Ansatz:

• Erwartungen übertroffen: Schneller abgeschlossen als geplant
• Gut: Termingerecht abgeschlossen
• Akzeptabel: Unbedeutend spät
• Schlecht: Erheblich spät

Diese Ebenen sind besonders nützlich, wenn Sie die Leistung mehrerer Projekte bewerten. Die Stufen können je nach den Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden. Wenn beispielsweise Projekte an eine vertragliche Vereinbarung mit dem Kunden gebunden sind und eine verspätete Lieferung mit Geldstrafen verbunden ist, sollten die Bewertungen für Verspätung strenger sein. Dieselben Ebenen können nicht nur für den gesamten Projektzeitraum verwendet werden, sondern auch für kürzere Zeiträume wie Meilensteine.

Termintreue in agilen Projekten

Agile Projekte können auch zeitlich festgelegt sein, in diesem Fall gelten die Metriken des vorherigen Abschnitts immer noch. Viele Unternehmen arbeiten heute jedoch ohne festen Zeitplan und priorisieren die Bereitstellung eines echten Kundennutzens gegenüber einem strengen Entwicklungszeitplan. Der Projektmanager sollte dafür bewertet werden, Release-Erwartungen festzulegen und die Kommunikationswege zu allen Stakeholdern zu verwalten, um Unzufriedenheit zu reduzieren und die Marke beim Kunden zu schützen.

Verzögerungen durch Dritte können oft die effiziente Bereitstellung des Projektteams beeinträchtigen. Diese Verzögerungen stammen normalerweise von Abhängigkeiten, die das Team hat. Beispiele für solche Verzögerungen sind:

• Warten auf Zustimmung von Stakeholdern
• Warten auf Entwickleroperationen zum Vorbereiten der erforderlichen Umgebung
• Warten auf Marketing, um eine Kopie für eine öffentliche Webseite bereitzustellen
• Warten auf Co-abhängige Feature-Teams, um ihren Teil des Gesamtumfangs abzuschließen

Ein abgestufter Bewertungsansatz ist auch für agile Projekte mit flexiblem Zeitplan erforderlich:

• Erwartungen übertroffen: Verzögerungen durch Dritte waren praktisch nicht vorhanden.
• Gut: Die meisten Abhängigkeiten von Drittanbietern wurden verwaltet, Verzögerungen waren minimal.
• Akzeptabel: Verzögerungen durch Drittanbieter wirkten sich manchmal auf die Lieferung des Teams aus.
• Schlecht: Verzögerungen durch Dritte beeinträchtigten die Lieferung des Teams ständig und stark.

Im Budget

Projektmanager können die Verantwortung für das Budgetmanagement tragen und Überschreitungen erkennen, wenn sie auftreten, um Überraschungen zu vermeiden. Für die Haushaltsverwaltung gibt es drei Schlüsselbereiche, die sorgfältig überwacht werden müssen:

1. Ressourcen (Mitarbeiterzahl und zugehöriges Dollarbudget)
2. Betriebsressourcen für Entwicklung (DevOps)
3. Netzwerkbetriebsressourcen (NetOps)

Wo Margen ein entscheidendes Unternehmensziel sind, bildet die Verwaltung der Betriebskosten von Waren (ohne Vertrieb und Marketing) einen kritischen KPI für Projektmanager. Bei Budgetproblemen sucht ein starker Projektmanager nach zusätzlichen Möglichkeiten zur Kostensenkung in anderen Bereichen. Wenn es keine Möglichkeit zur Wiedergutmachung gibt, sollten sie die Eskalation der Situation bewältigen und in Zusammenarbeit mit dem Produktmanager die Genehmigung für zusätzliches Budget einholen.

Ebenso wie die Pünktlichkeitskriterien kann Budgetmanagement auch eine binäre Bewertung sein: Hat der Projektmanager das Projekt innerhalb des Budgets abgeschlossen? Weitere Nuancen können erreicht werden, indem die Größe der Einsparungen oder Überschreitungen und der Aufwand für die Budgetplanung bewertet werden:

• Erwartungen übertroffen: Projekt wurde mit Einsparungen von 10 % oder mehr abgeschlossen, Budgetmeilensteine ​​wurden geplant und erreicht.
• Gut: Projekt wurde mit 0-10 % Einsparungen abgeschlossen, Budgetmeilensteine ​​wurden geplant und erreicht.
• Akzeptabel: Projektbudget wurde um weniger als 10 % überschritten, Budgetmeilensteine ​​wurden geplant, aber nicht erreicht.
• Schlecht: Projektbudget wurde um mehr als 10 % überschritten, Budgetmeilensteine ​​wurden nicht erreicht.

Prozessverbesserungen

Prozesse sind interne Vereinbarungen darüber, wie Dinge innerhalb des Teams oder eines Unternehmens erledigt werden. Die meisten Mitarbeiter hinterfragen Prozesse nicht und akzeptieren sie als Regeln. Der Projektleiter hat jedoch die Verantwortung, die Prozesse ständig zu hinterfragen und nach Verbesserungen zu suchen. Dies greift auf die Bewertungskriterien bei der pünktlichen Lieferung agiler Projekte zurück, geht aber darüber hinaus. Prozessverbesserungen können:

• Sparen Sie Zeit , indem Sie unnötige Abhängigkeiten eliminieren.
• Sparen Sie Geld, indem Sie Prozesse automatisieren und manuellen Aufwand eliminieren.
• Erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit, indem Sie Interaktionen vereinfachen und das Kundenerlebnis verbessern.

Im Gegensatz zu Zeit- und Budgetauswertungen haben Prozessverbesserungen selten ein binäres Ergebnis. Es ist wichtig, „Aufwand“ als Bewertungskriterium aufzunehmen, da Prozessverbesserungen oft andere Teile des Unternehmens umfassen, die für den Projektleiter schwer zu ändern sein könnten. Anstrengung bedeutet, dass kein Stein auf dem anderen gelassen wurde und die Effizienzgewinne unter den Gegebenheiten des Unternehmens maximiert wurden. Darüber hinaus führt die Priorisierung der lukrativsten Prozessverbesserung zu den größten Effizienzgewinnen. Vor diesem Hintergrund kann ein Projektmanager für seine Prozessverbesserungen in den folgenden Ebenen bewertet werden:

• Erwartungen übertroffen: Prozessverbesserungen wurden ständig vorgenommen und brachten meistens wertvolle Effizienzgewinne.
• Gut: Prozessverbesserungen wurden oft vorgenommen und brachten oft wertvolle Effizienzgewinne.
• Akzeptabel: Prozessverbesserungen wurden häufig vorgenommen, führten jedoch zu kleinen Effizienzgewinnen.
• Schlecht: Es wurden kaum Prozessverbesserungen vorgenommen.

Beziehungen und Kommunikation

Der Projektmanager ist die wichtigste Schnittstelle zu allen Organisationen, um ein Produkt auf den Markt zu bringen. Es ist entscheidend, dass diese Beziehungen das Ziel des Projektmanagers widerspiegeln, eine hervorragende Lösung zu liefern, um seine Anforderungen in der angekündigten Zeit zu erfüllen. Für Projektmanager bedeutet dies drei Fragen, die dabei helfen, festzustellen, ob diese Partnerorganisation in der Lage ist, die Anforderungen des Projekts zu erfüllen.

1. Schaffst du das mit deinem Talent?
2. Wann können Sie es liefern?
3. Was kann ich machen um zu helfen?

Gespräche mit Mitarbeitern anderer Abteilungen können wertvolle Einblicke in die Qualität der Beziehungen geben, die der Projektmanager aufgebaut hat. Ein strengerer Ansatz wäre eine 360-Grad-Überprüfung der zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten. Die Ergebnisse können dann verwendet werden, um die Leistung des Projektmanagers zu bewerten.

• Erwartungen übertroffen: Proaktive Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und andere Abteilungen proaktive Zusammenarbeit mit dem Projektmanager oder seinem Team.
• Gut: Engagiert sich proaktiv mit anderen Abteilungen.
• Akzeptabel: Engagiert sich reaktiv mit anderen Abteilungen.
• Schlecht: Beschäftigt sich selten mit anderen Abteilungen.

Risikomanagement

Jedes Projekt birgt zwangsläufig Risiken, die ignoriert oder bewältigt werden können. Während ein schlechter Projektmanager leicht beurteilt werden kann, nachdem ein unkontrolliertes Risiko Schaden verursacht hat, ist es schwieriger, einen guten Projektmanager zu beurteilen, da die Risiken kontrolliert werden und es keinen Schaden gibt, um die negativen Auswirkungen zu berechnen und zu quantifizieren.

Eine Möglichkeit, einen Projektmanager zu bewerten, besteht darin, seine Bereitschaft und die Auswirkungen seiner Entscheidungen zu untersuchen. Ein effektiver Projektmanager erstellt einen Risikominderungsplan, um zu entscheiden, welche Risiken Aufmerksamkeit und Maßnahmen erfordern.

• Erwartungen übertroffen: Unterhielt einen Risikominderungsplan mit klaren Maßnahmen und war in der Lage, ihre Entscheidungen klar zu kommunizieren.
• Gut: Es wurde ein Risikominderungsplan beibehalten, aber die Reaktionen auf Risiken waren nicht gut durchdacht oder realistisch.
• Akzeptabel: Hatte keinen Risikominderungsplan, hatte aber darüber nachgedacht und konnte zumindest einige Risiken kommunizieren.
• Schlecht: Hat nicht über Risiken nachgedacht und sie ad hoc gehandhabt, als sie auftraten.

Kundenorientierung

Ein starker Projektmanager validiert ständig Entscheidungen gegen die Perspektive des Kunden, kombiniert mit den Rentabilitätszielen des Unternehmens. Sie werden die Sichtweise des Kunden bei Produktentscheidungen vertreten und untersuchen, wie sich ein Kunde fühlen könnte, wenn eine Aktion einer anderen Aktion vorgezogen wird. Achten Sie bei der Bewertung der Herangehensweise eines Projektmanagers an seine Position auf die Win-Win-Einstellung, die Kundenziele mit Geschäftszielen in Einklang bringt.

Erstellen Sie für eine umfassende Bewertung Ziele mit Blick auf den Kunden. Der Projektmanager muss mit der gesamten Organisation zusammenarbeiten, um potenzielle Abweichungen zu antizipieren, die sich auf die Beziehung des Kunden zum Unternehmen auswirken werden. Einige Fragen, die ein Projektmanager stellen könnte, wenn er mit dem gesamten Unternehmensteam zusammenarbeitet, können sein:

1. Wo sind wir gegen die zugesagten Zeitrahmen?
2. Sind wir bereit, Fragen von Interessenten zu beantworten?
3. Können wir eine Bestellung aufnehmen?
4. Funktionieren alle Dienste wie beschrieben?
5. Ist der Support bereit, Fragen zu beantworten?
6. Sind wir bereit, neue Kunden an Bord zu holen?
7. Wie führen Kunden ein Upgrade durch?

Ein Projektmanager kann anhand der folgenden Ebenen hinsichtlich seiner Kundenorientierung bewertet werden:

• Erwartungen übertroffen: Bringte die Kundenperspektive in alle Diskussionen und Entscheidungen ein und konnte sie mit den Geschäftszielen in Einklang bringen.
• Gut: Hat die Kundenperspektive in die meisten Diskussionen und Entscheidungen eingebracht und war manchmal in der Lage, sie mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen.
• Akzeptabel: Bringte die Kundenperspektive häufiger in Diskussionen und Entscheidungen ein, war aber nicht in der Lage, sie mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen.
• Schlecht: Repräsentierte den Kunden selten und konzentrierte sich nur auf die Geschäftsziele.

Projektmanager-KPIs unterstützen eine gut geölte Maschine

Projektmanager müssen wie das Wasser in einer Wasserrutsche fungieren und alles wie erwartet in Bewegung halten. Für Projektmanager ist es ebenso wichtig wie für andere Rollen, die Leistungsbewertung mit einem vereinbarten Satz von Leistungskennzahlen zu planen, die jederzeit überprüft werden können.

Berücksichtigen Sie bei der Überlegung, wie die Leistung von Projektmanagern gemessen werden kann, die folgenden Leistungsindikatoren:

Diese Projektmanager-Leistungsmetriken sind sowohl für den Projektmanager selbst als auch für jemanden, der ihn beaufsichtigt, nützlich. Die ersten Überprüfungssitzungen sollten durchgeführt werden, um einen Benchmark zu erstellen und die größten Lücken in der Arbeit des Projektmanagers zu finden. Verbesserungsbereiche sollten für die nächste Überprüfung in 3, 6 oder 12 Monaten vereinbart werden, wenn die Leistungsmetriken des Projektmanagers erneut überprüft werden.

Dieser Artikel ging eine umfassende Liste potenzieller KPIs durch, die ein Projektmanager und sein Vorgesetzter berücksichtigen sollten. Nicht jedes Team wird diese KPIs gleichermaßen priorisieren; Es ist jedoch für alle Parteien von Vorteil, diese KPIs zu kennen und die am besten geeigneten auszuwählen, um die Leistung kontinuierlich zu messen.