KPI untuk Sukses: Tinjauan Metrik Kinerja Manajer Proyek

Bagaimana Anda Mengukur Kinerja Manajer Proyek?

Sangat sulit untuk mengevaluasi kinerja manajer proyek karena banyak dari apa yang mereka lakukan sangat kualitatif dan sulit diukur. Orang cenderung memperhatikan ketika ada kekurangan dalam manajemen proyek—saluran komunikasi lemah, orang tidak yakin apa yang sedang dikerjakan orang lain, masalah tak terduga membuat penundaan, dll. Namun, ketika manajer proyek hadir dan semuanya berjalan lancar, banyak rekan-rekan mereka tidak akan dapat dengan jelas menjelaskan apa yang sebenarnya mereka lakukan.

Kesulitan lain dalam menilai kinerja adalah bahwa profesi manajemen proyek sedang berubah. Dengan munculnya Agile, peran lain seperti pemilik produk dan master scrum telah mengambil alih beberapa tanggung jawab yang secara tradisional dilakukan oleh manajer proyek.

Selain itu, di banyak perusahaan dan tim, peran manajer proyek dan manajer produk saling terkait. Dalam beberapa kasus, salah satu dari mereka mengambil tanggung jawab keduanya. Sangat membantu untuk memikirkan manajer proyek sebagai COO suatu produk, siapa yang bertanggung jawab atas bagaimana dan kapan sesuatu dibangun, sedangkan manajer produk adalah CEO dan bertanggung jawab atas apa dan mengapa dibuat. Manajer proyek memiliki proses, sedangkan manajer produk memiliki konten. Dalam pengertian ini, manajer proyek harus dievaluasi untuk efisiensi mereka dalam memberikan proyek.

Dengan latar belakang ini, ada enam indikator kinerja utama (KPI) yang menjadi dasar untuk menilai kinerja seorang manajer proyek:

• Pengiriman tepat waktu:
  • Proyek waktu tetap
  • Proyek tangkas
• Sesuai anggaran
• Perbaikan proses
• Hubungan dan komunikasi
• Manajemen risiko
• Orientasi pelanggan

Memahami KPI ini akan sangat penting dalam mengukur keberhasilan manajer proyek yang Anda bawa ke perusahaan atau tim Anda serta memberikan dasar untuk memberikan umpan balik.

Pengiriman tepat waktu

Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk mengelola rencana proyek secara keseluruhan. Ini termasuk mengoordinasikan persiapan tepat waktu dari semua hasil dan bekerja untuk memastikan bahwa anggaran memadai untuk rencana tersebut.

Manajer proyek dalam tim pengembangan Agile akan mengelola komunikasi tim untuk mendukung tujuan tepat waktu dalam membawa produk ke pasar. Meskipun dipahami bahwa metode Agile dirancang untuk menjadi fleksibel untuk menciptakan solusi yang tepat bagi pelanggan, kecuali jika trade-off dikelola dengan benar, ini dapat menyebabkan scope creep, dan kemudian penundaan. Dalam hal ini, master scrum, atau pelatih Agile yang setara, bertanggung jawab atas efisiensi internal tim pengembangan dan penyelesaian sprint tepat waktu.

Penundaan juga dapat muncul dari banyak titik dalam siklus rilis produk, tidak hanya dari organisasi rekayasa dan pengujian. Mungkin keputusan eksekutif untuk menunda karena alasan taktis atau strategis. Bisa jadi bagian legal atau deal desk tidak siap menangani tawaran dan pesanan. Mungkin ada acara yang ingin dikoordinasikan oleh pemasaran untuk rilis.

Seorang manajer proyek yang kuat akan terus-menerus meninjau rencana terhadap kemajuan yang sebenarnya untuk menangkap inkonsistensi apapun.

Pengiriman Tepat Waktu dalam Proyek Waktu Tetap

Dalam proyek waktu dan ruang lingkup tetap, evaluasi manajer proyek cukup mudah. Apakah manajer proyek berhasil menyampaikannya dalam kerangka waktu yang disepakati sebelumnya? Metrik yang paling sederhana adalah biner ya atau tidak. Cara yang lebih bernuansa untuk mengukur pengiriman tepat waktu adalah pendekatan berjenjang:

• Melebihi harapan: Selesai lebih cepat dari yang direncanakan
• Baik: Selesai tepat waktu
• Dapat diterima: Sangat terlambat
• Buruk: Sangat terlambat

Tingkatan ini sangat berguna ketika mengevaluasi kinerja beberapa proyek. Tingkatan dapat disesuaikan berdasarkan keadaan perusahaan. Misalnya, jika proyek terikat oleh perjanjian kontrak dengan klien dan keterlambatan pengiriman membawa hukuman uang, maka evaluasi keterlambatan harus lebih berat. Tingkatan yang sama dapat digunakan tidak hanya untuk keseluruhan jangka waktu proyek, tetapi juga untuk periode yang lebih pendek seperti pencapaian.

Pengiriman Tepat Waktu dalam Proyek Agile

Proyek tangkas juga dapat diperbaiki waktu, dalam hal ini metrik bagian sebelumnya masih berlaku. Namun, banyak perusahaan sekarang beroperasi tanpa jadwal tetap, memprioritaskan pengiriman nilai pelanggan yang nyata di atas jadwal pengembangan yang ketat. Manajer proyek harus dievaluasi untuk menetapkan harapan rilis dan mengelola jalur komunikasi ke semua pemangku kepentingan untuk mengurangi ketidakpuasan dan melindungi merek dengan pelanggan.

Penundaan pihak ketiga seringkali dapat memengaruhi pengiriman tim proyek yang efisien. Penundaan ini biasanya berasal dari ketergantungan yang dimiliki tim. Contoh penundaan tersebut meliputi:

• Menunggu persetujuan dari pemangku kepentingan
• Menunggu operasi pengembang untuk menyiapkan lingkungan yang diperlukan
• Menunggu pemasaran untuk memberikan salinan untuk halaman web publik
• Menunggu tim fitur yang saling bergantung untuk menyelesaikan bagian mereka dari cakupan keseluruhan

Pendekatan evaluasi berjenjang juga diperlukan untuk proyek Agile jadwal fleksibel:

• Melebihi harapan: Penundaan pihak ketiga hampir tidak ada.
• Bagus: Sebagian besar dependensi pihak ketiga dikelola, penundaannya minimal.
• Dapat diterima: Penundaan pihak ketiga terkadang memengaruhi pengiriman tim.
• Buruk: Penundaan pihak ketiga terus-menerus dan sangat memengaruhi pengiriman tim.

Sesuai anggaran

Manajer proyek dapat memikul tanggung jawab manajemen anggaran, mengidentifikasi kelebihan yang terjadi untuk menghindari kejutan. Untuk pengelolaan anggaran, ada tiga bidang utama yang harus dipantau dengan cermat:

1. Sumber daya (jumlah karyawan dan anggaran dolar terkait)
2. Sumber daya operasi pengembangan (DevOps)
3. Sumber daya operasi jaringan (NetOps)

Dimana margin adalah tujuan perusahaan yang penting, mengelola biaya operasional barang (tidak termasuk penjualan dan pemasaran) membentuk KPI penting bagi manajer proyek. Dalam kasus tantangan anggaran, manajer proyek yang kuat akan mencari peluang tambahan untuk mengurangi biaya di bidang lain. Jika tidak ada kesempatan untuk menutup, maka mereka harus mengelola eskalasi situasi dan, bekerja dengan manajer produk, mencari persetujuan untuk anggaran tambahan.

Sama seperti kriteria tepat waktu, manajemen anggaran juga dapat menjadi evaluasi biner: apakah manajer proyek menyelesaikan proyek sesuai anggaran? Lebih banyak nuansa dapat dicapai dengan mengevaluasi ukuran penghematan atau kelebihan dan upaya perencanaan anggaran:

• Melebihi harapan: Proyek diselesaikan dengan penghematan 10% atau lebih, pencapaian anggaran direncanakan dan dicapai.
• Baik: Proyek diselesaikan dengan penghematan 0-10%, pencapaian anggaran direncanakan dan dicapai.
• Dapat diterima: Anggaran proyek terlampaui kurang dari 10%, pencapaian anggaran direncanakan tetapi tidak tercapai.
• Buruk: Anggaran proyek terlampaui lebih dari 10%, pencapaian anggaran tidak tercapai.

Peningkatan Proses

Proses adalah kesepakatan internal tentang bagaimana hal-hal dilakukan di dalam tim atau perusahaan. Sebagian besar karyawan tidak mempertanyakan proses dan menerimanya sebagai aturan. Manajer proyek, bagaimanapun, memiliki tanggung jawab untuk terus mempertanyakan proses dan mencari perbaikan. Ini bergema kembali ke kriteria evaluasi dalam pengiriman proyek Agile yang tepat waktu tetapi lebih dari itu. Perbaikan proses dapat:

• Hemat waktu dengan menghilangkan ketergantungan yang tidak perlu.
• Hemat uang dengan mengotomatisasi proses dan menghilangkan upaya manual.
• Tingkatkan kepuasan pelanggan dengan menyederhanakan interaksi dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Berbeda dengan evaluasi waktu dan anggaran, perbaikan proses jarang memiliki hasil biner. Penting untuk memasukkan "usaha" sebagai kriteria evaluasi karena perbaikan proses sering kali mencakup bagian lain dari perusahaan, yang mungkin sulit diubah untuk manajer proyek. Upaya menandakan bahwa tidak ada kebutuhan bisnis yang terlewat dan keuntungan efisiensi dimaksimalkan dalam situasi perusahaan. Selain itu, memprioritaskan perbaikan proses yang paling menguntungkan akan menghasilkan keuntungan efisiensi terbesar. Dengan semua ini dalam pikiran, seorang manajer proyek dapat dievaluasi untuk perbaikan proses mereka di tingkatan berikut:

• Melebihi harapan: Peningkatan proses terus dilakukan dan memberikan keuntungan efisiensi yang berharga hampir sepanjang waktu.
• Bagus: Perbaikan proses sering dilakukan dan memberikan keuntungan efisiensi yang berharga banyak waktu.
• Dapat diterima: Perbaikan proses sering dilakukan tetapi memberikan keuntungan efisiensi yang kecil.
• Buruk: Hampir tidak ada perbaikan proses yang dilakukan.

Hubungan dan Komunikasi

Manajer proyek adalah penghubung utama dengan semua organisasi dalam membawa produk ke pasar. Sangat penting bahwa hubungan tersebut mencerminkan tujuan manajer proyek untuk memberikan solusi yang sangat baik untuk memenuhi kebutuhan mereka pada waktu yang diumumkan. Untuk manajer proyek, ini diterjemahkan menjadi tiga pertanyaan yang akan membantu mengidentifikasi apakah organisasi mitra tersebut mampu memenuhi persyaratan proyek.

1. Bisakah Anda melakukan ini dengan bakat yang Anda miliki?
2. Kapan Anda bisa mengirimkannya?
3. Apa yang saya bisa bantu?

Berbicara dengan karyawan dari departemen lain dapat memberikan wawasan berharga tentang kualitas hubungan yang telah dibangun oleh manajer proyek. Pendekatan yang lebih ketat adalah memiliki tinjauan 360 derajat pada keterampilan interpersonal dan komunikasi. Hasilnya kemudian dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja manajer proyek.

• Melebihi harapan: Terlibat dengan departemen lain secara proaktif dan departemen lain terlibat secara proaktif dengan manajer proyek atau tim mereka.
• Baik: Terlibat dengan departemen lain secara proaktif.
• Dapat diterima: Terlibat dengan departemen lain secara reaktif.
• Buruk: Jarang terlibat dengan departemen lain.

Manajemen risiko

Setiap proyek pasti mengandung risiko, yang dapat diabaikan atau dikelola. Sementara manajer proyek yang buruk dapat dengan mudah dinilai setelah risiko yang tidak terkendali menyebabkan kerusakan, lebih sulit untuk menilai manajer proyek yang baik karena risikonya dikendalikan dan tidak ada kerusakan untuk menghitung dan mengukur dampak negatifnya.

Sebuah cara untuk menilai seorang manajer proyek adalah untuk menyelidiki kesiapan mereka dan dampak dari keputusan mereka. Manajer proyek yang efektif akan menyusun rencana mitigasi risiko untuk memutuskan risiko mana yang memerlukan perhatian dan tindakan.

• Melebihi harapan: Memelihara rencana mitigasi risiko dengan tindakan yang jelas dan mampu mengomunikasikan keputusan mereka dengan jelas.
• Baik: Mempertahankan rencana mitigasi risiko tetapi tanggapan terhadap risiko tidak dipikirkan dengan baik atau realistis.
• Dapat diterima: Tidak memiliki rencana mitigasi risiko tetapi telah memikirkannya dan mampu mengomunikasikan setidaknya beberapa risiko.
• Buruk: Tidak memikirkan risiko dan mengelolanya secara ad-hoc saat muncul.

Orientasi pelanggan

Manajer proyek yang kuat akan terus-menerus memvalidasi keputusan terhadap perspektif pelanggan yang dipadukan dengan tujuan profitabilitas bisnis. Mereka akan mewakili pandangan pelanggan dalam keputusan produk dan mengeksplorasi bagaimana perasaan pelanggan jika satu tindakan diambil alih tindakan yang berbeda. Dalam mengevaluasi pendekatan manajer proyek terhadap posisi mereka, dengarkan sikap menang-menang yang menyeimbangkan tujuan pelanggan dengan tujuan bisnis.

Untuk evaluasi yang komprehensif, buat tujuan dengan mempertimbangkan pelanggan. Manajer proyek harus bekerja dengan seluruh organisasi untuk mengantisipasi potensi selip yang akan mempengaruhi hubungan pelanggan dengan perusahaan. Beberapa pertanyaan yang mungkin ditanyakan oleh manajer proyek saat bekerja dengan tim perusahaan secara keseluruhan dapat mencakup:

1. Di mana kita melawan kerangka waktu yang telah ditentukan?
2. Apakah kita siap menjawab pertanyaan dari prospek?
3. Bisakah kita menerima pesanan?
4. Apakah semua layanan berfungsi seperti yang dijelaskan?
5. Apakah dukungan siap menjawab pertanyaan?
6. Apakah kita siap untuk menerima pelanggan baru?
7. Bagaimana cara pelanggan meningkatkan?

Seorang manajer proyek dapat dievaluasi untuk orientasi pelanggan mereka dengan menggunakan tingkatan berikut:

• Melebihi harapan: Membawa perspektif pelanggan ke semua diskusi dan keputusan dan mampu menyeimbangkannya dengan tujuan bisnis.
• Bagus: Membawa perspektif pelanggan ke sebagian besar diskusi dan keputusan dan terkadang dapat menyeimbangkannya dengan tujuan bisnis.
• Dapat diterima: Membawa perspektif pelanggan ke diskusi dan keputusan lebih sering daripada tidak, tetapi tidak dapat menyeimbangkannya dengan tujuan bisnis.
• Buruk: Jarang mewakili pelanggan dan fokus pada tujuan bisnis saja.

KPI Manajer Proyek Mendukung Mesin yang Diminyaki dengan Baik

Manajer proyek harus berfungsi sebagai air di seluncuran air, menjaga semuanya tetap bergerak seperti yang diharapkan. Sama pentingnya bagi manajer proyek, seperti peran lainnya, untuk merencanakan evaluasi kinerja dengan seperangkat metrik kinerja yang disepakati yang dapat ditinjau kapan saja.

Saat mempertimbangkan bagaimana mengukur kinerja manajer proyek, pertimbangkan indikator kinerja berikut:

Metrik kinerja manajer proyek ini berguna baik untuk manajer proyek itu sendiri atau untuk seseorang yang mengawasi mereka. Sesi tinjauan pertama harus dilakukan untuk menetapkan tolok ukur dan menemukan kesenjangan terbesar dalam pekerjaan manajer proyek. Area perbaikan harus disepakati untuk tinjauan berikutnya dalam 3, 6, atau 12 bulan ketika metrik kinerja manajer proyek akan ditinjau kembali.

Artikel ini membahas daftar lengkap KPI potensial yang harus dipertimbangkan oleh manajer proyek dan supervisor mereka. Tidak setiap tim akan memprioritaskan KPI ini secara setara; namun, bermanfaat bagi semua pihak untuk mengetahui KPI ini dan memilih yang paling tepat untuk terus mengukur kinerja.