Strumenti di lavoro a distanza del commercio di lavoro a distanza

Il lavoro a distanza è spesso pubblicizzato come il futuro del lavoro: un modo più efficiente e pratico di fare affari e risparmiare tempo, denaro e ambiente. Sfortunatamente, gli eventi recenti hanno cospirato per rendere il lavoro a distanza più importante che mai. Non è più una scelta di vita o una decisione di business. È una necessità , non per risparmiare tempo o denaro, ma per salvare vite e mantenere l'attività economica durante la più grande crisi di salute pubblica in un secolo.

Toptal è stato creato attorno al concetto di lavoro a distanza e il nostro team distribuito utilizza da anni una moltitudine di diversi strumenti e tecniche di lavoro a distanza. Poiché questo non è il caso della maggior parte delle organizzazioni, stiamo sfruttando questa opportunità per condividere la nostra esperienza nel tentativo di aiutare tutti a passare al lavoro a distanza.

Questo articolo ti introdurrà a vari strumenti di collaborazione, piattaforme di videoconferenza, suite di gestione e altri strumenti e servizi non essenziali che potresti trovare utili.

Nota: se sei un libero professionista esperto, probabilmente conosci fin troppo gli strumenti che esamineremo oggi, poiché questa carrellata è rivolta a persone che non conoscono il lavoro a distanza.

Strumenti essenziali per il lavoro a distanza

Lavorare da casa non è mai stato così facile, grazie alla rapida evoluzione del software collaborativo e dell'infrastruttura cloud che oggi è alla base della maggior parte dei servizi. Tuttavia, l'aggiunta di larghezza di banda a banda larga e soluzioni software mature non significano che il passaggio al lavoro remoto sia semplice, né che la scelta degli strumenti giusti sia semplice.

A questo punto, potremmo semplicemente elencare tutti gli strumenti utilizzati da Toptal e dai nostri team, poiché sono tutti robusti, affidabili e possiamo garantirli. Tuttavia, settori e organizzazioni diversi hanno esigenze diverse, quindi non possiamo consigliare gli stessi servizi a tutti. Funzionano per noi ma potrebbero non essere adatti a te.

Diamo un'occhiata più da vicino alle tue opzioni.

Collaborazione e comunicazione a distanza

lento

Slack è una soluzione software collaborativa popolare e consolidata. Lanciata nel 2013, Slack è anche l'unica grande suite collaborativa che non è stata creata da un peso massimo del settore come Microsoft o Facebook. È ricco di funzionalità, robusto e disponibile su tutti i principali sistemi operativi.

Slack è principalmente rivolto a liberi professionisti e piccole e medie imprese, ma ciò non significa che non sia ampiamente utilizzato anche dalle grandi organizzazioni. Toptal lo utilizza per connettere centinaia di membri del team principale e migliaia di liberi professionisti e Slack è utilizzato da dozzine di aziende Fortune 100. Nel 2019, Slack contava oltre 12 milioni di utenti giornalieri, sebbene quel numero sia cresciuto nelle ultime settimane.

Microsoft Team

Microsoft Teams è stato lanciato nel 2016 dopo che Microsoft ha abbandonato i suoi piani per acquisire Slack. Il lancio e la ricezione iniziale avrebbero potuto essere migliori, ma alla fine Microsoft ha apportato alcune modifiche per distinguerlo dai prodotti esistenti dell'azienda, ovvero Skype for Business e Office 365.

Nel 2018, Microsoft ha iniziato a offrire una versione gratuita di Teams, che presenta alcune limitazioni ma offre comunque molte funzionalità. All'inizio di questo mese, Microsoft ha annunciato che Teams aveva 44 milioni di utenti giornalieri. Microsoft afferma che 93 aziende Fortune 100 attualmente utilizzano Teams, con Accenture che vanta oltre 440.000 utenti.

Posto di lavoro di Facebook

Lanciato nel 2016, Facebook Workplace ha segnato l'ingresso del social network nell'arena del software aziendale. Nonostante il mercato fosse alquanto scettico al lancio, Facebook è riuscito a creare una soluzione completa che offre alcuni vantaggi, soprattutto per i piccoli utenti.

Il modello dei prezzi è piuttosto interessante e differenzia Workplace poiché l'informativa sulla privacy afferma che tutti i dati sono di proprietà dei clienti, non di Facebook. Considerando la quantità di critiche che Facebook ha dovuto affrontare sulle sue politiche sulla privacy, questa politica ha molto senso.

Quale dovresti usare?

Slack si distingue come lo strumento più popolare e probabilmente il migliore a tutto tondo per i team distribuiti, ma questo non si applica a tutti i team. Coloro che utilizzano molti prodotti e servizi Microsoft potrebbero stare meglio con Microsoft Teams, mentre altri potrebbero persino attenersi alle app comuni che già utilizzano, con Skype che è un esempio di piattaforma ampiamente utilizzata.

Videoconferenze

Ingrandisci

Zoom è ampiamente considerato come la piattaforma di riferimento per le videoconferenze. In Toptal utilizziamo Zoom per quasi tutti i nostri meeting, compresi quelli con centinaia di partecipanti. Zoom Basic è gratuito, anche se presenta alcune limitazioni che potrebbero non essere accettabili in alcuni scenari e settori (ad esempio, durata della chiamata limitata a 40 minuti). Gli abbonamenti Pro costano $ 14,99 per host al mese, mentre i piani Business ed Enterprise costano $ 19,99.

Incontro di Jitsi

Jitsi Meet è un'alternativa gratuita e open source a Zoom e servizi simili. In quanto tale, manca di alcune funzionalità come la condivisione dello schermo, sebbene possa essere aggiunta tramite estensioni. Nonostante il suo set di funzionalità limitato, molte funzionalità sono ancora disponibili e Jitsi Meet funziona su tutti i principali sistemi operativi e può essere utilizzato in un browser senza dover scaricare e configurare l'applicazione. In definitiva, il suo più grande punto di forza è il fatto che è open source e gratuito.

Google Hangouts incontra

Google Hangouts Meet è una piattaforma solida con funzionalità simili a Zoom, sebbene quest'ultimo abbia ancora un vantaggio in alcuni.

Un problema potrebbe essere il prezzo, poiché Google Hangouts Meet non ha un piano gratuito, anche se i prezzi partono da $ 6 per utente se accedi ai servizi G Suite di Google. Questo è sostanzialmente inferiore al piano Pro di Zoom, ma non dimentichiamo che Zoom è disponibile gratuitamente, a condizione che tu possa vivere con riunioni di 40 minuti.

Nota: Google offre attualmente l'accesso gratuito all'edizione Enterprise per tutti gli abbonati a G Suite.

Skype/Skype per le aziende

Skype è in circolazione da anni ed è ancora una piattaforma popolare per molte persone. Ecco perché lo stiamo includendo qui, poiché molte organizzazioni e individui utilizzano già Skype ed è probabile che lo manterranno.

Per quanto riguarda Skype for Business, era principalmente rivolto agli utenti di prodotti Microsoft, sebbene possa essere utilizzato anche su altre piattaforme. Il servizio non è mai decollato e Microsoft ha annunciato l'intenzione di ritirare Skype for Business a metà del 2021, migrando invece gli utenti a Microsoft Teams. Tuttavia, per il momento, Skype for Business rimane una valida alternativa per gli utenti Microsoft esistenti (ad esempio, gli utenti di Office 365 Business Premium). È in qualche modo diverso da Zoom o Google Hangouts Meet, poiché ha ancora molto DNA di Skype, quindi non è specializzato per le videoconferenze come le soluzioni concorrenti.

Software per desktop remoto

Il software di accesso remoto consente agli utenti di accedere e controllare un computer da un altro, quindi la sua importanza è difficile da sopravvalutare in situazioni che non consentono l'accesso fisico.

Sebbene alcuni sistemi operativi desktop siano dotati di soluzioni desktop remote integrate, queste potrebbero non essere la scelta migliore per ogni caso d'uso. Diamo un'occhiata più da vicino ad alcune delle soluzioni disponibili.

Visualizzatore di squadra

TeamViewer è una delle suite di desktop remoto più antiche e conosciute sul mercato. È un prodotto maturo con funzionalità all'avanguardia come supporto desktop 4K, supporto VPN per una maggiore sicurezza e supporto per la maggior parte delle piattaforme utilizzate oggi. È disponibile una versione gratuita per utenti personali e per scopi non commerciali, ma gli abbonamenti per le aziende non costano poco, soprattutto se si richiedono più sessioni aperte contemporaneamente che coinvolgono più utenti con licenza.

PC remoto

RemotePC è una soluzione desktop remoto basata su cloud orientata agli utenti personali e aziendali. È un po' più economico di TeamViewer e, poiché è basato su cloud, può essere utilizzato in una finestra del browser, il che potrebbe essere molto vantaggioso in determinati scenari. Non esiste un'opzione gratuita, sebbene sia disponibile una versione di prova gratuita. I prezzi partono da $ 22 all'anno per il livello Consumer, mentre i piani SOHO e Team costano rispettivamente $ 52,12 e $ 187,12.

Desktop remoto Apple

L'accesso remoto al tuo Mac dovrebbe essere relativamente semplice grazie ad Apple Remote Desktop. Tutto ciò di cui hai bisogno per configurare l'accesso remoto è l'indirizzo IP e il nome utente del tuo Mac. Per motivi di brevità, puoi consultare questa guida passo passo. Ci sono alcuni passaggi aggiuntivi se stai utilizzando una VPN o se hai bisogno dell'accesso FTP, ma configurare Apple Remote Desktop è facile e alla fine si riduce a selezionare alcune caselle e modificare le preferenze. La licenza di base ti costerà $ 79 e vale la pena notare che la suite non sta ottenendo recensioni stellari dagli utenti.

Desktop remoto di Windows

Quando si tratta di accesso remoto, gli utenti Windows hanno molte più opzioni tra cui scegliere rispetto alle loro controparti Mac. A differenza della soluzione di Apple, Windows Remote Desktop ha una reputazione piuttosto buona, poiché presenta un'interfaccia utente naturale e, poiché è integrato in Windows, non richiede molto tempo per la configurazione. Lo svantaggio più ovvio è che è destinato agli utenti Windows, quindi se il tuo team utilizza più sistemi operativi, potrebbe non essere la scelta ideale, anche se puoi ottenere anche un client Mac.

Bonus: Chrome Desktop remoto

La voce di Google è Chrome Remote Desktop, un'estensione intelligente per Chrome. È un'opzione se non ti aspetti molte sessioni remote, poiché è gratuito e semplice da configurare. Il problema? Devi eseguire Chrome su entrambi i lati, quindi la sua utilità è alquanto limitata.

Qual è giusto per te?

Tutto dipende dalle tue esigenze, ma se dovessimo scegliere una soluzione a tutto tondo, opteremmo per TeamViewer. È un prodotto maturo, funziona su più sistemi operativi e non è troppo caro. In effetti, la versione gratuita potrebbe probabilmente essere sufficiente per molti piccoli team e utenti che non hanno bisogno di ospitare chiamate in conferenza molto lunghe con molti partecipanti.

Software per la gestione dei progetti

L'ascesa degli strumenti di gestione dei progetti nell'ultimo decennio è stata alimentata da una forte domanda e da una rapida evoluzione. Di conseguenza, oggi puoi scegliere tra decine di soluzioni progettate per vari tipi di progetti, diversi settori, piccoli o grandi team. Non li tratteremo tutti, poiché puoi trovare un confronto dettagliato tra i più popolari sul nostro Blog di Project Management.

Diamo un'occhiata a tre prodotti ampiamente utilizzati, rappresentativi di tre diverse categorie di strumenti di gestione dei progetti.

Trello

Una delle opzioni più popolari, Trello di Atlassian, è uno strumento di gestione dei progetti leggero progettato per progetti brevi e team con processi leggeri. Trello è spesso descritto come una scheda Kanban, anche se è un po' più di questo.

È facile da configurare, i membri del team possono essere integrati rapidamente e anche la versione gratuita dovrebbe essere sufficiente per la maggior parte dei progetti. Il design leggero di Trello significa anche che non è quello che chiameremmo ricco di funzionalità. Ci fermeremmo dal chiamarla una vera app di gestione dei progetti, ma può fungere da tale a seconda delle dimensioni e dell'ambito del progetto.

Asana

Originariamente sviluppato per uso interno su Facebook, Asana è uno strumento di gestione dei progetti più elaborato, con più funzionalità di Trello. Per molti aspetti, è più adatto a progetti più complessi, grazie alle opzioni di ricerca avanzate, al monitoraggio del proprietario delle attività e così via. A differenza di Trello, non esiste un piano gratuito, ma a $ 10 per utente al mese non è nemmeno costoso.

Jira

Jira è un altro prodotto Atlassian ma più elaborato di Trello e orientato alle organizzazioni più grandi, che gestiscono più progetti agili contemporaneamente. Si integra inoltre con Confluence, il potente strumento di gestione dei dati di Atlassian, oltre a Salesforce, GitHub, Outlook e così via. Jira può essere personalizzato e adattato alle tue esigenze, anche se potrebbe essere noioso e richiedere un po' di formazione.

Sistemi di controllo della versione

Con la comunicazione e la gestione fuori mano, diamo una rapida occhiata ai sistemi di controllo delle versioni. A questo punto, non c'è molto da dire su GitHub, GitLab e Bitbucket, poiché la maggior parte degli sviluppatori ne utilizza già uno o più. Tuttavia, nel caso in cui tu sia (molto) in ritardo alla festa, esaminiamoli un po' più in dettaglio.

GitHub

GitHub non ha bisogno di presentazioni, poiché è praticamente sinonimo di hosting repository open source. Può integrarsi con Jira, Jenkins e Confluence. Puoi installarlo sul tuo server o meno, poiché funziona con quasi tutti i provider di servizi cloud. È più o meno lo standard del settore, specialmente per i progetti open source.

GitLab

GitLab è più un miscuglio, ma ha un bel po' di cose da fare. Potrebbe essere una scelta migliore per gli utenti con un budget limitato, ma fornisce praticamente tutte le funzionalità di cui la maggior parte degli utenti avrà mai bisogno. Non è solo un sistema di controllo della versione, ma piuttosto una piattaforma DevOps completa. Lo svantaggio potrebbe essere la performance, soprattutto quando si tratta di grandi progetti (ancora di più quando non è self-hosted). Tuttavia, se lo ospiti in autonomia, le prestazioni non dovrebbero essere un grosso problema.

Bitbucket

Alcuni anni fa, Bitbucket di Atlassian sembrava molto promettente, poiché consentiva repository privati ​​in un momento in cui GitHub non lo faceva, il che lo rendeva un'alternativa interessante per progetti privati ​​che coinvolgono team relativamente piccoli. Sfortunatamente, Bitbucket ha anche acquisito una reputazione per la scarsa reattività, inoltre i fan dell'open source non si sono accalcati poiché è progettato principalmente per clienti aziendali e integrazione con altri prodotti Atlassian.

Software e servizi per il lavoro a distanza non essenziali

Lavorare da casa inizia a sembrare molto meno conveniente in caso di problemi tecnici, poiché dovrai essere il supporto IT di te stesso, quindi l'utilizzo di software diagnostici o servizi Web come Speedtest potrebbe tornare utile e potresti dover eseguire un traceroute per aiutare il tuo ISP a diagnosticare i problemi.

Inoltre, molte persone avranno bisogno di app di monitoraggio del tempo come Toggl o la nostra soluzione interna, TopTracker. Se vuoi tenere traccia e celebrare i risultati della tua squadra, puoi provare WooBoard per aumentare il morale.

La collaborazione con i membri del team in diversi fusi orari può essere problematica, soprattutto quando entra in vigore l'ora legale, quindi anche un'app o un widget dell'orologio mondiale può essere d'aiuto.

Se sei un veterano dell'ufficio abituato a prendere appunti e utilizzare post-it, ora sarebbe un buon momento per cambiare le tue abitudini e abbracciare app per prendere appunti come Evernote o Google Keep.

Una parola sui prezzi

Eravamo riluttanti a includere informazioni dettagliate sui prezzi per alcuni servizi, poiché sono in continua evoluzione a causa della crisi in corso. Alcuni fornitori stanno offrendo accesso gratuito a piattaforme e servizi altrimenti a pagamento, mentre altri stanno aumentando gli abbonati esistenti a piani migliori, gratuitamente.

La maggior parte, se non tutte, queste offerte sono limitate nel tempo, anche se potrebbero essere estese. In ogni caso, dovrai verificare il prezzo se e quando deciderai di iscriverti a uno di questi servizi.