Improvvisamente Remote: Product Manager in transizione

Il lavoro a distanza sta diventando la nuova normalità dopo che le principali aziende tecnologiche del mondo hanno chiuso i loro uffici a causa dell'epidemia globale di COVID-19. Prima della crisi, alcune aziende hanno contestato se il ruolo di product manager fosse adatto al lavoro a distanza e hanno sostenuto che dovevano essere fisicamente localizzate con i loro team. Questo paradigma deve spostarsi verso impegni a distanza al fine di ottenere risultati rivoluzionari e adattarsi alle nuove dinamiche in tutto il mondo.

Tutto quello che devi sapere sulla comunicazione

La differenza tra l'ufficio e gli ambienti remoti è il modo in cui le persone interagiscono tra loro. Comunicare con il tuo team in un ambiente di ufficio fisico è molto più organico rispetto al lavoro in un ambiente remoto. Per combattere queste limitazioni, ci sono molti suggerimenti di base per i product manager remoti e sono tutti rilevanti: rimanere proattivi, comunicare in modo eccessivo e promuovere la comunicazione diretta all'interno e tra i team (piuttosto che essere un proxy).

Sam Nissinen, Product Manager di Toptal, che in precedenza gestiva un team di circa 50 persone sparse in un ufficio e in remoto, afferma che una buona comunicazione inizia con le persone giuste nella posizione giusta. Stabilire le giuste aspettative per il tuo team è un'altra grande parte del successo del lavoro a distanza. "Capire cosa ti aspetti dai membri del tuo team, quali sono le tue capacità - è una delle sfide più comuni", ha affermato Nissinen, che attualmente sta configurando strumenti e processi specifici per un'azienda per facilitare il lavoro a distanza di qualità.

I team di prodotto a volte possono trovarsi a corto di informazioni, soprattutto se stanno subendo transizioni o devono navigare improvvisamente nel lavoro da remoto. Questa è una situazione familiare per Gavin Matthews, product manager di Toptal: “La buona notizia è che le persone sono brave a prendere decisioni senza informazioni. La cattiva notizia è che potrebbero non essere le decisioni che desideri come product manager". Per adattarsi, si è ritrovato a scivolare maggiormente nel ruolo di Scrum Master. "Devi essere quella cheerleader, quel coordinatore, quella persona che aiuta la squadra e colma tutte le lacune per farle avere successo", ha osservato Matthews.

In termini di ciclo di vita del prodotto, l'aspetto remoto del team non aumenta la complessità una volta che sono stati stabiliti protocolli di comunicazione e dashboard in tempo reale per monitorare i progressi. I processi agili sono anche ben maturati per gestire i singoli passaggi, sia con team locali che distribuiti.

Tuttavia, un product manager di Toptal, Darshan Dave, che lavora in remoto da 15 anni, ha sottolineato che, se guardiamo attraverso la lente dei programmi di trasformazione delle grandi imprese, i problemi principali derivano dall'allineamento delle priorità a livello di leadership e dall'accettazione a livello di un livello aziendale. "Non tutti avevano le stesse priorità e l'allineamento verso l'obiettivo comune di ciò che veniva consegnato. Questo allineamento della leadership era più critico dei singoli Scrum Team", ha affermato Dave, che stava coordinando un programma di trasformazione mission-critical in 20 paesi.

La leadership è sicuramente un attore chiave in un ambiente remoto e aiuta a combattere i problemi di comunicazione, provenienti da molti paesi diversi in cui gli atteggiamenti nei confronti delle carriere, dell'integrazione tra lavoro e vita privata e dei confini possono variare notevolmente. Dave ritiene che riconoscere questa diversità sia un elemento importante per coinvolgere tutti e, in definitiva, coltivare la fiducia: “La sensibilità e la consapevolezza etnoculturali sono estremamente importanti. Prenditi il ​​tempo necessario per conoscere i team, la loro cultura e lo stile di lavoro: è qui che la leadership della gestione del prodotto può svolgere un ruolo importante per superare le sfide".

Ci vuole dedizione e pratica per sviluppare un quadro per superare i limiti derivanti dalla comunicazione impersonale, ma ci sono alcune soluzioni virtuali per aiutare con il cambiamento.

Soluzioni virtuali

Le routine di lavoro a distanza sono generalmente criticate per aver abbandonato le relazioni di persona. In circostanze normali, è estremamente efficace per i team remoti sostenere le relazioni umane e sfruttare il tempo trascorso di persona. Tuttavia, semplicemente non sono essenziali per un lavoro a distanza efficace. In tempi di distanziamento sociale, i product manager possono prendere l'iniziativa di tradurre le routine dell'ufficio in quelle adatte a un ambiente remoto attraverso la leadership e la difesa per connettere i team online.

Matthews, che ha gestito i team di gestione dei prodotti nell'area SaaS e sicurezza informatica sia in ufficio che in remoto, ha condiviso il suo punto di vista sulle attività online che consentono ai colleghi remoti di sperimentare il contatto umano. “Il tema attraverso tutti loro è quello di essere una persona. Quando si effettuano videochiamate tutto il giorno o si è online tutto il giorno, può essere robotico", ha osservato Matthews, che suggerisce di concentrarsi sui seguenti concetti:

• Incontri uno contro uno
• L'ora dei videogiochi
• Happy hour virtuali

Incontri uno contro uno

Consentono alle squadre di farsi conoscere a livello personale e di stabilire aspettative ragionevoli. Con queste informazioni, il lavoro può essere pianificato di conseguenza, soprattutto se i membri del team stanno affrontando una situazione davvero stressante. Più è noto, migliore è l'intero progetto. Nel complesso, questo è un ottimo modo per capire la mentalità della squadra.

L'ora dei videogiochi

Alcune aziende come Facebook e Google offrono da tempo console di gioco insieme ad altre distrazioni per l'ufficio, mosse progettate per motivare i dipendenti e creare comunità. A differenza dello scorrimento o della navigazione online, i giochi sono completamente coinvolgenti e danno persino alle persone quel tipo di spinta di fiducia virtuale che potrebbero non ottenere nel loro lavoro quotidiano. Matthews è convinto che i giochi online siano un buon modo per alleviare lo stress: “La maggior parte di questi giochi sono accessibili anche ai non videogiocatori e sono estremamente divertenti. È un modo semplice per mantenere il legame che si ottiene quando si lavora di persona, spostando la pressione dal lavoro e dal COVID-19".

Aperitivi virtuali

Dopo l'inizio del distanziamento sociale in Europa e negli Stati Uniti a causa dell'epidemia di coronavirus, i siti di social media come Twitter si sono illuminati con dozzine di messaggi sull'alba dell'happy hour digitale, un concetto che, qualche anno fa, sarebbe suonato come un brutto Punto della trama della Silicon Valley , secondo Forbes .

Il Product Manager Matthews rivela come questo concetto viene eseguito con i suoi team: "Apriamo Google Hangouts per un paio d'ore e ci diamo l'opportunità solo di rilassarci, continuare la conversazione, continuare a scherzare, parlare delle nostre situazioni casuali in tutto il mondo, chi è bloccato e chi è in quarantena. È un'opportunità davvero unica per comportarsi faccia a faccia sapendo che non lo sei. Inizi a capire che non sei più in webcam, stai solo parlando con un gruppo di amici con cui lavori. Può davvero stimolarti e farti andare avanti.

Alcune aziende stanno diventando creative nell'organizzazione di happy hour virtuali come organizzare una festa virtuale di karaoke o una festa a quiz. Questi vanno bene, ma l'obiettivo generale rimane quello di concentrarsi sulla connessione umana.

I vantaggi del telecomando

Il lavoro a distanza può presentare alcune sfide, soprattutto se il product manager ha sempre lavorato in ufficio. La soluzione comune è non provare a replicare l'ufficio, poiché il lavoro a distanza è di natura diversa.

L'ambiente remoto consente alle persone di svolgere al meglio il proprio lavoro. I product manager intervistati da Toptal Blog riconoscono che la modalità di messa a fuoco profonda e l'aumento della produttività sono tra i vantaggi cruciali che derivano dagli impegni a distanza. "Puoi ottenere più facilmente un lavoro approfondito, in quanto può rimuovere riunioni estranee, ridurre il numero di responsabili delle decisioni per mantenere le cose in movimento. Quando tutti trascorrono il loro tempo a eseguire piuttosto che a parlare, l'intera organizzazione finisce per muoversi più velocemente", ha affermato Toptal Product Manager Sean Everett, che in precedenza era un dirigente dello sviluppo di prodotti e business per una piattaforma video in streaming globale con un team distribuito in tre continenti. Nell'ultimo anno ha lavorato per una startup di social media a distanza. "Abbiamo solo quattro riunioni a settimana per un totale di due o tre ore. Il resto del tempo è dedicato al lavoro mirato", ha aggiunto Everett.

Nissinen ha riferito dicendo che i product manager remoti possono personalizzare il loro ambiente. “Puoi avere un accordo all'interno del tuo team che, durante una determinata fascia oraria, ci sia un tempo di lavoro profondo. E non c'è assolutamente alcuna possibilità che ti distragga se ti assicuri che tutte le notifiche siano disattivate", ha osservato Nissinen, che ha esperienza nella formazione dei membri del team in loco per lavorare in modo efficace con i loro colleghi remoti.

Un altro vantaggio sostanziale dell'utilizzo di dipendenti remoti è che il lavoro stesso diventa il metro per giudicare le prestazioni di qualcuno, non il tempo trascorso in ufficio. La base per creare fiducia con i team remoti si basa innanzitutto sulla fiducia stabilita in tutta l'organizzazione. Alcune aziende remote consentono ai membri del team di impostare i propri orari purché vengano raggiunti gli obiettivi di qualità e quantità, confidando che sappiano quando danno il meglio di sé. Inoltre, creano fiducia reciproca attraverso la trasparenza e la responsabilità.

Consigli pratici

Essere preparato

Per padroneggiare la pianificazione dello sprint o qualsiasi altro processo incentrato sulla pianificazione, devi essere due volte più preparato rispetto a un product manager in loco, ha affermato Matthews: "Più puoi documentare sull'andare fuori bordo, più puoi condividere la tua prospettiva, ottenere un buon design in anticipo e incoraggiare davvero il porre domande e la conversazione sia durante che dopo la pianificazione dello sprint, maggiore è il successo che hai. " Altrimenti, osservò Matthews, rischi di perdere le custodie, di rovinare la qualità o di incorrere in attriti.

Tatjana Zavadja, che è una designer in Toptal e ha esperienza di lavoro con i team di gestione dei prodotti da remoto, ha anche posto l'accento sulla preparazione, soprattutto per la fase di ideazione: "È meglio quando vieni preparato per l'incontro online. Chiedo a tutti di mostrarlo con alcune idee e poi le discutiamo insieme, disegniamo su una lavagna e ci scambiamo suggerimenti".

Team motivante con una scadenza che si avvicina

Motivare i membri del team con una scadenza importante che si avvicina è un'altra sfida che può essere risolta dando l'esempio. Kleanthis Georgaris, VP of Product di Toptal, crede che i product manager possano dare l'esempio e il tono per il resto del team, oltre a garantire che l'impegno sia sempre puntuale. "In un ufficio fisico, quando una scadenza importante si avvicina rapidamente, rimanere in ritardo è un segnale visivo informale efficace per il resto del tuo team che dovrebbe essere fatto uno sforzo extra. L'equivalente di questo in un ambiente remoto è rendersi estremamente disponibili e attivo sui canali di comunicazione”, ha suggerito Georgaris.

Presta particolare attenzione alla comunicazione

I membri del team remoto richiedono interazioni brevi e frequenti piuttosto che lunghe e poco frequenti. È più significativo entrare in contatto con i membri del tuo team quattro volte a settimana per cinque minuti piuttosto che una volta per 20 minuti. La frequenza crea un ininterrotto senso di connessione, come se si avesse una conversazione in corso. “Quando comunichi online, sii estremamente preciso. Non dare per scontato che qualcuno sappia qualcosa, comunica in modo super chiaro, includi tutti i dettagli che vuoi comunicare. Quando invii quel messaggio, questo è tutto ciò che la persona leggerà e inizierà a lavorare", ha suggerito Nissinen, product manager e designer di Toptal.

I migliori manager rendono l'interazione remota più personale alzando il telefono o utilizzando la videoconferenza. Incoraggiano inoltre un dialogo frequente che invita i dipendenti a offrire input, approfondimenti e opinioni.

Fotocamera accesa o spenta?

I product manager concordano sul fatto che le videochiamate rapide sono più efficaci di infiniti thread di chat, tuttavia, la questione se accendere la videocamera è controversa. Alcuni sostengono di mantenere il tocco umano con il video attivato, mentre altri suggeriscono di disattivarlo per problemi di privacy. "È molto invasivo fare una videochiamata ed è molto più stancante per le persone perché devono fissare costantemente lo schermo e il comportamento umano significa che la maggior parte è focalizzata sull'aspetto che appare piuttosto che sul contenuto del messaggio", ha sostenuto Everett, che ha affermato di non usare mai la fotocamera in impostazioni remote. Non esiste una risposta giusta o sbagliata, solo il dovere del product manager di discutere l'etichetta della videoconferenza e implementarla all'interno del team.

Strumenti remoti per Product Manager

La definizione delle priorità dei prodotti e la pianificazione del lavoro sono difficili nelle circostanze più ideali, non solo in un ambiente remoto. È qui che una combinazione degli strumenti software giusti e una gestione deliberata del tempo può fare la differenza.

Lavorare in remoto è vantaggioso solo se i sistemi organizzativi sono impostati in modo appropriato per ridurre il sovraccarico operativo. Questo può essere fatto riducendo al minimo il numero di strumenti e protocolli di comunicazione standard utilizzati dall'organizzazione. “Mantieni il numero di tre o quattro strumenti, così le persone sanno sempre dove andare per fare qualcosa. Usa gli strumenti per la chat quotidiana, per le chiamate, la gestione delle attività e la documentazione. Una cultura della scrittura è un grande acceleratore che funziona magnificamente in un ambiente remoto", ha affermato Everett.

Di seguito una panoramica degli strumenti di comunicazione più diffusi. La maggior parte di loro ha aggiornato il proprio servizio gratuito in risposta all'aumento della domanda:

• Slack: considera questa chat su Internet come un ufficio per connetterti con i colleghi e rispondere a domande rapide. L'allentamento può anche causare distrazioni, soprattutto se vuoi avere una fase di lavoro profonda. Parla con il tuo team di come utilizzare Slack, in modo che tutti conoscano le regole.
• Ingrandisci
• Google Hangout
• Microsoft Team
• Skype
• Webex di Cisco

La scelta del prodotto giusto e dello strumento di gestione dei progetti adatto alle esigenze della tua azienda è fondamentale. Lo strumento giusto può semplificare il flusso di lavoro e persino plasmare la cultura aziendale. I seguenti strumenti sono utilizzati dai product manager di tutto il mondo per la gestione delle attività, la tracciabilità dei requisiti e la pianificazione del lavoro:

• Trello
• Campo base
• Confluenza
• Jira
• Asana
• Scrivere
• Progetto SM
• Balsamiq

Le sfide possono sorgere in un ambiente con più squadre in cui squadre diverse hanno storicamente provato a utilizzare strumenti diversi. "Non replicare le tue storie utente in Trello se le hai già in Jira, anche se qualcuno dice che non gli piace Jira. Oppure se vuoi commentare una storia utente, non farlo in Slack dove lo farà essere perso, fallo in Jira", ha suggerito Konstantin S. Solnushkin, product e project manager di Toptal.

I product manager devono riconoscere quanto sia importante per i team remoti interagire con i loro strumenti di collaborazione. Se le persone finiscono per odiarli, le squadre finiranno per incolpare la cultura remota.

Takeaway dalla situazione "temporanea completamente remota".

Con tutti questi strumenti, i product manager potrebbero finire per chiedersi se hanno mai bisogno di tornare in ufficio. I team di prodotti remoti possono sviluppare prodotti di successo e rivoluzionari così come quei team i cui membri lavorano sotto lo stesso tetto.

Passaggio a remoto

Preparandosi a future pandemie o altre gravi interruzioni, ogni azienda deve prendere in considerazione l'idea di passare alla forza lavoro distribuita. Everett, il cui ufficio è stato per molto tempo un posto in aereo o un hotel, ritiene che, dalle piccole startup alle grandi aziende globali, il telecomando sia fondamentalmente l'unico modo per portare a termine le cose: "Le startup, rispetto a Fortune 1000, sono molto più facile passare al telecomando in un attimo. Le grandi aziende globali hanno processi radicati nell'organizzazione da anni o decenni, nonché requisiti di sicurezza più severi. Tuttavia, qualsiasi organizzazione può iniziare a pensare e operare in modo remoto anche quando la maggior parte dell'organizzazione si trova nello stesso ufficio. Ti dà il meglio di entrambi i mondi e aiuta a mitigare il rischio di una centralizzazione estrema, soprattutto in tempi di gravi crisi come la pandemia di coronavirus”.

Matthews, di Toptal, afferma che il telecomando dovrebbe essere la nuova normalità a causa degli enormi vantaggi che offre: "Quando la tua cultura supporta il lavoro a distanza, ti apri all'intero mercato globale dei talenti e puoi trovare esattamente la persona giusta che si adatta le tue esigenze. Ora puoi avere qualcuno da tutto il mondo in qualsiasi momento e momento che si collega alla tua squadra e fa un'enorme differenza positiva".

Comprensione migliorata: come lavorare con i team remoti

Con lo scoppio del COVID-19, tutti si sono trovati improvvisamente lontani. Nissinen afferma che la situazione attuale può avere spunti preziosi, poiché mette tutti sullo stesso livello: "I team che ora sono temporaneamente completamente remoti quando torneranno alle normali operazioni, probabilmente avranno una comprensione diversa su come relazionarsi e lavorare con i loro membri del team remoti. ” Sostiene che i team misti che sono parzialmente in ufficio e parzialmente distribuiti sono più impegnativi di quelli completamente remoti e suggerisce di compiere ulteriori sforzi per garantire che i membri del team remoti siano inclusi come gli altri: "I team in loco di solito hanno una solida cultura e circolo sociale in ufficio. È molto facile per loro lavorare insieme a modo loro e per le persone remote lavorare insieme a modo loro. E forse puoi mancare di una certa unità a meno che tu non metta una priorità nel tenere unito il team perché non è destinato a lavorare senza facilitazioni".

Thene Sheehy, project manager di Toptal, sottolinea che un prodotto remoto esperto o un project manager con una profonda conoscenza del lavoro a distanza apporta un valore aggiunto all'azienda. "I manager che si sentono a proprio agio con il lavoro a distanza hanno un vantaggio rispetto agli altri in quanto si adattano rapidamente e forniscono risultati anche all'interno di una crisi globale in cui tutti devono passare al lavoro a distanza. Tale esperienza di lavoro è una ciliegina sulla torta in il tuo curriculum", disse Sheehy.