Panduan Jalanan tentang Cara Menyewa CFO Paruh Waktu

Ringkasan bisnis plan

Empat tahun lalu, Joe dan Gary memulai bisnis percetakan di garasi mereka. Bisnisnya lepas landas dan hari ini mereka memiliki toko di kawasan industri dan 27 karyawan. Gary menjalankan sisi produksi, sementara Joe menangani penjualan dan keuangan.

Secara bertahap peran ganda Joe telah berkembang melampaui apa yang bisa dia tangani. Para mitra telah memutuskan bahwa Joe akan melakukan penjualan penuh waktu dan melakukan outsourcing pekerjaan keuangan. Joe duduk di depan komputer dan mengetuk posting berikut:

Perusahaan percetakan lokal mencari CFO paruh waktu untuk membantu semua hal akuntansi, termasuk tetapi tidak terbatas pada: AR, AP, rekonsiliasi bank, penggajian, dan pelaporan akhir bulan/akhir tahun. Juga akan membantu dengan mengutip, serta manajemen SDM dan pengawasan program manfaat perusahaan. Kandidat yang ideal akan memiliki pengalaman dengan pajak penjualan dan persiapan pengembalian pajak penghasilan S Corp. Setidaknya 5 tahun pengalaman dengan QuickBooks diperlukan. Proyek keuangan ad hoc lainnya, pemodelan, dll seperti yang diminta oleh pemilik.

Dari sudut pandang Joe, postingan ini dengan sempurna menjabarkan apa yang dibutuhkan perusahaan. Dan itu benar. Sayangnya, apa yang dijelaskannya mungkin bukan solusi terbaik untuk memenuhi kebutuhan tersebut. CFO paruh waktu yang berpengalaman akan mengenali bendera peringatan dan mengarahkan jarak satu mil.

Apa yang salah dengan posting Joe dan bagaimana hal itu dapat dimodifikasi untuk mengatur perusahaan dan CFO yang diinginkan agar sukses? Haruskah Joe dan Gary mempertimbangkan pengaturan CFO paruh waktu? Apakah ada situasi di mana tidak masuk akal untuk mempekerjakan CFO paruh waktu?

Artikel singkat ini membahas jawaban atas ketiga pertanyaan tersebut. Ini tidak dimaksudkan sebagai risalah akademis, melainkan panduan praktis berdasarkan pengalaman hampir satu dekade sebagai CFO lepas untuk perusahaan swasta.

Kapan Masuk akal untuk Menyewa CFO Paruh Waktu?

Konsep CFO interim (atau outsourcing, atau paruh waktu, atau kontrak, atau CFO fraksional—apa pun yang Anda ingin sebut perannya) solid, karena beberapa alasan:

1. Sangat sedikit perusahaan, terutama perusahaan kecil dan menengah, yang secara ajaib membutuhkan 2.000 jam waktu CFO setiap tahun. Mereka mungkin melakukan peregangan di mana mereka membutuhkan satu hari penuh atau seminggu untuk bekerja, diikuti dengan tidak bekerja dalam waktu lama. CFO paruh waktu memenuhi kebutuhan itu dengan baik.

2. Fleksibilitasnya bagus. Itu salah satu alasan perusahaan menyewa peralatan dan memasuki sewa jangka pendek. Dalam buku putih The Horton Group berjudul Boosting Profitability with Flexible Overhead, Dr. Thomas Schleifer menyatakan “Perusahaan harus mengalokasikan 15 hingga 25 persen dari total overhead sebagai fleksibel, yang berarti dapat ditambahkan atau dikurangi dalam seminggu atau kurang.” Layanan CFO outsourcing sesuai dengan definisi itu.

3. CFO fraksional membawa pengalaman yang beragam untuk setiap keterlibatan. Hal nomor satu yang saya dengar ketika saya bertanya kepada klien apa yang mereka hargai tentang CFO paruh waktu mereka (saya) adalah ini: Mereka suka bahwa saya terhubung dengan banyak perusahaan dan dapat memanfaatkan pengalaman itu untuk memberi mereka perspektif yang seimbang.

Ini tidak berarti CFO penuh waktu tidak memiliki perspektif yang luas, tetapi saya perhatikan ada kecenderungan untuk menjadi sedikit berpusat pada industri atau bahkan berpusat pada perusahaan dari waktu ke waktu. Itu salah satu alasan utama saya memilih untuk menjadi CFO lepas dan saya menduga banyak rekan saya memiliki perspektif yang sama.

4. Biaya tahunan CFO paruh waktu umumnya jauh lebih murah daripada rekan kerja penuh waktu. Bergantung pada lokalnya, CFO penuh waktu yang sangat terampil akan menghasilkan antara $ 100.000 hingga $ 200.000 di pasar menengah. Tambahkan pajak gaji, tunjangan, pelatihan dan konferensi wajib, ruang kantor, dll. dan biaya keseluruhan segera meningkat menjadi antara $125.000 dan $250.000 per tahun.

Bahkan dengan $250 per jam, CFO paruh waktu yang bekerja 20 jam per bulan akan menghasilkan biaya tahunan yang jauh lebih rendah sebesar $60.000. Tarif per jam lebih tinggi, tetapi banyak manfaat utama dari CFO penuh waktu dapat diperoleh melalui pengaturan paruh waktu dengan biaya tahunan keseluruhan yang jauh lebih rendah.

Dalam sebuah artikel informatif tentang outsourcing layanan CFO, The Wall Street Journal mencatat penghematan biaya sebagai alasan utama untuk menyewa CFO paruh waktu.

5. Outsourcing membawa akses ke tingkat bakat yang mungkin tidak tersedia. Banyak CFO yang sangat berpengalaman tidak akan berkomitmen penuh waktu untuk operasi kecil atau menengah, sebagian besar karena itu tidak akan menantang. Namun, mereka mungkin sangat senang untuk mencurahkan 25 jam sebulan untuk pengawasan dan bantuan tingkat tinggi.

Poin ini telah memperoleh relevansi 10 kali lipat dengan munculnya platform lepas jarak jauh, seperti Toptal. Saat ini, sebuah perusahaan manufaktur kecil di pedesaan Wisconsin dapat mengakses CFO manufaktur yang sangat efektif di Pittsburgh, dengan mengklik sebuah tombol. Itu benar-benar telah mengubah cara perusahaan memandang fungsi CFO.

Outsourcing juga memungkinkan mempekerjakan spesialis untuk setiap kebutuhan. Misalnya, sebuah startup mungkin mempekerjakan CFO paruh waktu untuk mengembangkan rencana bisnis, ahli yang berbeda untuk pitch deck dan penggalangan dana, dan kemudian spesialis yang berbeda untuk menyiapkan fungsi keuangan dan perangkat lunak akuntansi mereka. Sangat sedikit CFO penuh waktu yang akan menjadi yang terbaik di ketiga spesialisasi.

6. CFO paruh waktu memastikan hal-hal penting (seperti pelaporan keuangan) benar-benar selesai. Saya bercanda dengan klien bahwa terkadang nilai tertinggi saya hanyalah memberikan tenggat waktu bagi mereka untuk menyelesaikan pekerjaan keuangan rutin mereka. Tanpa tenggat waktu yang berulang itu, beberapa klien bahkan menganggap pelaporan akhir bulan yang kritis tidak terjadi. Hal yang sama berlaku untuk rapat keuangan pemilik bulanan dan proyeksi arus kas.

Kembali ke pertanyaan: Kapan (atau dalam keadaan apa) masuk akal untuk mempekerjakan CFO paruh waktu? Setiap perusahaan berbeda, tetapi berikut adalah beberapa atribut umum yang saya perhatikan di perusahaan yang memperoleh manfaat tertinggi dari pengaturan CFO paruh waktu.

Mereka memiliki:

• Pendapatan dalam kisaran $ 1.000.000 hingga $ 30.000.000. Jauh lebih besar dari itu, dan CFO penuh waktu diperlukan. Jauh lebih kecil, dan tidak hemat biaya. Perlu diingat ini adalah generalisasi yang luas. Perusahaan yang kompleks, atau startup yang mencari pendanaan, dapat mencapai tahap CFO penuh waktu jauh sebelum $30.000.000. Untuk mengetahui lebih dalam tentang kapan masuk akal bagi startup yang sedang berkembang untuk mempekerjakan seorang CFO, lihat artikel bagus Scott Brown tentang topik itu.
• 10-100 karyawan atau kontraktor. Komentar yang sama dengan Poin 1.
• Pembukuan atau tim pembukuan yang kuat untuk menangani transaksi rutin sehari-hari.
• Tim manajemen yang analitis, menghargai pelaporan keuangan yang solid, dan berusaha membuat keputusan berdasarkan metrik daripada firasat.

Kapan Tidak Masuk Akal Menyewa CFO Paruh Waktu?

Sangat mungkin bagi sebuah perusahaan untuk berada dalam kisaran ukuran yang tepat, dan memiliki kebutuhan yang sah untuk pengawasan CFO, tetapi masih belum menjadi kandidat yang ideal untuk pengaturan CFO jarak jauh atau paruh waktu.

Berikut adalah beberapa situasi tersebut:

1. Tim manajemen bebas yang membuat keputusan dengan cepat dan tidak berpikir untuk menjangkau perspektif CFO jika dia tidak bersama tim hari itu. Jelas, CFO paruh waktu adalah paruh waktu dan tidak akan hadir untuk setiap keputusan besar. CFO menjadi buang-buang uang jika manajemen terus maju dengan keputusan besar tanpa memasukkan nilai wawasan CFO.
2. Budaya di mana setiap orang di perusahaan diharapkan berada di kantor dan bekerja penuh. Dalam skenario ini, seorang CFO yang tidak ada setiap hari akan berjuang untuk menyesuaikan diri dan membuat dampak. Ini bisa menjadi masalah besar bahkan jika manajemen setuju dengan konsep tersebut. Karyawan lain tidak akan menghargai seseorang yang datang pada jam 8 dan pulang pada siang hari, ketika mereka harus bekerja dari jam 7 hingga jam 5. Pengaturan jarak jauh mengurangi masalah ini, tetapi mentalitas dapat membuat pengaturan menjadi sulit bahkan saat itu.
3. Lingkungan yang tidak terstruktur di mana kekacauan adalah norma dan upaya untuk menerapkan sistem dan kontrol keuangan dipandang sebagai keraguan. Beberapa pengusaha/pemilik tidak akan pernah mengerti mengapa mereka membutuhkan persetujuan dari manajer penjualan sebelum memberikan diskon penjualan yang besar, atau mengapa tidak bijaksana untuk memberikan kenaikan gaji kepada karyawan yang mengabaikan SDM dan langsung mendatangi mereka. Pemilik yang selalu maju dan melakukan apa pun yang mereka inginkan, tidak akan bekerja dengan baik dengan CFO paruh waktu (atau yang penuh waktu, dalam hal ini). Sebagai perusahaan dewasa, demikian juga struktur manajemen.
4. Pemilik yang bangga dengan keterampilan akuntansi dan kecerdasan finansial mereka. Poin ini mungkin terdengar kasar, tetapi pemilik dengan sifat ini akan berjuang untuk melihat nilai dalam CFO, ketika mereka secara teoritis dapat melakukan semuanya sendiri dan bahkan mungkin lebih baik. Terbaik bagi pemilik dan CFO untuk tidak memulai.

Menyiapkan Pengaturan untuk Sukses

Kembali ke ilustrasi Joe dan Gary, dengan semua indikasi situasi mereka sudah matang untuk CFO paruh waktu. Namun berdasarkan postingan mereka, kebanyakan CFO tidak akan tertarik. Apa yang salah dengan postingannya?

1. Daftar tugas pembukuan menunjukkan kurangnya pemahaman tentang peran CFO. Pembukuan umumnya menangani A/R, A/P, penggajian, dll. Sementara CFO yang berpengalaman mungkin menikmati beberapa aktivitas tersebut sebagai jeda dari tugas-tugas strategis, itu akan setara dengan membayar dokter untuk memotong rambut Anda. Mungkin bukan penggunaan terbaik dari waktu atau uang Anda.
2. Fokus pada persiapan pajak menunjukkan tim manajemen yang masih memandang akuntansi sebagai persiapan pajak dan belum menangkap visi akuntansi manajerial yang kuat yang memungkinkan pertumbuhan yang kuat melalui pelaporan keuangan yang sangat akurat dan informatif. Persiapan pajak mudah dialihdayakan ke kantor akuntan pajak dan faktanya, spesialis pajak yang sangat terampil kemungkinan besar tidak akan menjadi kandidat terbaik untuk peran CFO.
3. Berfokus pada pengalaman dengan paket perangkat lunak tertentu mengabaikan kenyataan bahwa CFO yang berkualitas harus dapat dengan cepat mendapatkan kecepatan di hampir semua lingkungan perangkat lunak. Jauh lebih baik untuk menyewa CFO yang baik tanpa pengalaman perangkat lunak tertentu, daripada CFO biasa-biasa saja yang memiliki pengalaman dengan perangkat lunak Anda.
4. Deskripsi pekerjaan mencakup terlalu banyak tugas sehari-hari. Rasanya seperti siapa pun yang masuk ke peran itu akan dipukul dengan aliran tugas yang tak ada habisnya yang tidak dimiliki orang lain. Untuk membuat keterlibatan CFO paruh waktu hemat biaya dan produktif, hindari parit ini.

Untuk hasil terbaik, Joe dan Gary harus memotong pembukuan, persiapan pajak, dan penyebutan perangkat lunak dari posting dan fokus pada item strategis yang paling cocok untuk dibantu oleh CFO paruh waktu. Ini adalah reboot dari posting asli:

Perusahaan percetakan yang berkembang pesat mencari CFO paruh waktu untuk memberikan pengawasan keuangan tingkat tinggi dan berkolaborasi dengan manajemen dalam hal-hal strategis seperti penetapan harga, perluasan pabrik, dan perangkat lunak penetapan biaya proyek. Kandidat yang ideal akan merampingkan proses keuangan dan operasi perusahaan dan membantu pemilik mengatur panggung untuk naik ke tingkat berikutnya. CFO akan bertanggung jawab untuk mengelola pemegang buku yang menangani operasi keuangan sehari-hari. Perusahaan saat ini menggunakan QuickBooks, tetapi terbuka untuk bermigrasi ke platform yang lebih kuat, atas rekomendasi CFO baru. Seorang ahli keuangan yang melihat gambaran besar tetapi tidak melewatkan detailnya akan berkembang sebagai bagian dari perusahaan dan tim manajemen ini.

Menemukan yang Sempurna

Menemukan CFO paruh waktu yang "cocok" dengan perusahaan Anda sangat penting, tetapi juga sulit. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang saya pedulikan jika saya mempekerjakan CFO paruh waktu (daftar ini mengasumsikan Anda telah membahas pertanyaan tentang kepribadian, integritas, dll.):

• Bagaimana Anda berkomunikasi? Setiap orang dan perusahaan memiliki "cara" mereka sendiri. Beberapa menggunakan email, yang lain saluran perpesanan seperti Slack, beberapa membutuhkan suara yang sebenarnya pada panggilan telepon atau konferensi video. Jika metode komunikasi Anda tidak terhubung, pertunangan akan mengalami kesulitan.
• Berapa rata-rata waktu penyelesaian Anda untuk komunikasi? Ini adalah pertanyaan untuk CFO dan pemilik. Ada pendekatan yang sangat berbeda. Beberapa orang "selalu aktif" dan merespons email pada pukul 10 malam. Yang lain merasa penantian 2 hari benar-benar dapat diterima.

• Anda pernah bekerja di industri apa? Pertanyaan ini sangat penting untuk industri dengan kebutuhan akuntansi khusus. Misalnya, akuntansi untuk manufaktur, konstruksi, pinjaman/perbankan konsumen, perusahaan investasi, dll. relatif kompleks dan membutuhkan pengalaman khusus.

  Bahkan di industri di mana akuntansi lebih mudah, seperti konsultasi, layanan teknologi, ritel/grosir dan e-commerce, masih ada manfaat besar dalam menemukan CFO yang dapat “berbicara dalam bahasa” dan mengetahui metrik dasar dan KPI.

  Di samping catatan, saya lebih suka CFO yang telah bekerja di beberapa industri. Mungkin ada manfaat besar menerapkan konsep dari industri yang sama sekali tidak terkait dengan bisnis Anda.

• Tugas spesifik apa yang paling Anda nikmati dalam peran CFO? Ini akan memberi Anda gambaran cepat di mana hati CFO berada. Apakah dalam pelaporan akhir bulan, proyeksi keuangan, penggalangan dana, atau perencanaan strategis dengan tim kepemimpinan? Lihat bagaimana hal itu sesuai dengan apa yang Anda butuhkan.
• Berapa banyak waktu yang Anda miliki untuk berkomitmen kepada kami? Pekerja lepas, seperti pemilik bisnis, dapat bersalah karena mengambil terlalu banyak. Pastikan CFO memiliki bandwidth saat ini untuk melakukan apa yang perlu Anda lakukan.
• Bisakah Anda memberikan satu atau dua referensi? Saya tidak suka memberikan referensi, dan saya menemukan sangat sedikit pengusaha yang menindaklanjuti dengan kontak bahkan ketika saya memberikannya. Tetapi cara apa yang lebih baik untuk benar-benar mengetahui informasi yang tidak bias tentang seorang kandidat?

Mempekerjakan CFO paruh waktu bisa menjadi langkah yang menakutkan, tetapi jika dilakukan dengan benar, bisa menjadi tiket ke tingkat berikutnya. Luangkan waktu untuk menemukan seseorang yang cocok dengan perusahaan Anda. Mulailah dengan proyek tertentu seperti bagan ulang akun, proyeksi arus kas, atau model keuangan. Tunggu untuk menyelesaikan pekerjaan yang sedang berlangsung sampai setelah proyek pertama itu. Itu memberi semua pihak kesempatan untuk tumbuh ke dalam pengaturan dan memberikan titik opt-out bersama.

Tidak seperti pekerja penuh waktu, risiko dengan CFO yang dialihdayakan cukup minimal. Jika tidak berhasil, Anda mengakhiri pertunangan. Kemungkinan besar, Anda akan melihat ke belakang setelah enam bulan sukses dan bertanya-tanya bagaimana Anda bisa bertahan sebelumnya.