The Street Guide su come assumere un CFO part-time

Sintesi

Quattro anni fa, Joe e Gary hanno avviato un'attività di stampa nel loro garage. L'attività è decollata e oggi hanno un negozio nella zona industriale e 27 dipendenti. Gary gestisce la parte della produzione, mentre Joe si occupa delle vendite e delle finanze.

A poco a poco i doppi ruoli di Joe sono andati oltre ciò che può gestire. I partner hanno deciso che Joe si occuperà delle vendite a tempo pieno e esternalizzerà il lavoro finanziario. Joe si siede al computer e batte il seguente post:

Società di stampa locale che cerca un CFO part-time per assistere con tutte le cose contabili, inclusi ma non limitati a: AR, AP, riconciliazioni bancarie, buste paga e rapporti di fine mese/anno. Aiuterà anche con la quotazione, nonché la gestione delle risorse umane e la supervisione dei programmi di benefici aziendali. Il candidato ideale avrà esperienza con l'imposta sulle vendite e la preparazione delle dichiarazioni dei redditi di S Corp. Sono richiesti almeno 5 anni di esperienza con QuickBooks. Altri progetti finanziari ad hoc, modellismo, ecc. come richiesto dai proprietari.

Dal punto di vista di Joe, questo messaggio descrive perfettamente ciò di cui l'azienda ha bisogno. E lo fa. Sfortunatamente, ciò che ha descritto non è probabilmente la soluzione migliore per soddisfare tali esigenze. Qualsiasi CFO part-time esperto riconoscerà le bandiere di avvertimento e sterzerà a un miglio di distanza.

Cosa c'è di sbagliato nel post di Joe e come può essere modificato per impostare l'azienda e il CFO desiderato per il successo? Joe e Gary dovrebbero prendere in considerazione un accordo di CFO part-time? Ci sono situazioni in cui non ha senso assumere un CFO part-time?

Questo breve articolo esamina le risposte a tutte e tre le domande. Non vuole essere un trattato accademico, ma piuttosto una guida pratica basata su quasi un decennio di esperienza come CFO freelance per aziende private.

Quando ha senso assumere un CFO part-time?

Il concetto di CFO ad interim (o in outsourcing, o part-time, oa contratto, o frazionario CFO, come si vuole chiamare il ruolo) è solido, per diversi motivi:

1. Pochissime aziende, in particolare le piccole e medie imprese, necessitano magicamente di 2.000 ore di un CFO ogni anno. Possono avere periodi in cui hanno bisogno di un'intera giornata o settimana di lavoro, seguiti da lunghi periodi di assenza. Un CFO part-time soddisfa bene il bisogno.

2. La flessibilità è buona. È uno dei motivi per cui le aziende noleggiano attrezzature e stipulano contratti di locazione a breve termine. Nel white paper di The Horton Group intitolato Boosting Profitability with Flexible Overhead, il Dr. Thomas Schleifer afferma: "Le aziende dovrebbero destinare dal 15 al 25% delle spese generali totali come flessibili, il che significa che possono essere aggiunte o sottratte in una settimana o meno". I servizi CFO in outsourcing si adattano a questa definizione.

3. Un CFO frazionario apporta esperienze diverse a ciascun impegno. La cosa numero uno che sento quando chiedo ai clienti cosa apprezzano del loro CFO part-time (me) è questa: a loro piace che io sia connesso a più aziende e possa sfruttare quell'esperienza per fornire loro una prospettiva equilibrata.

Questo non significa che i CFO a tempo pieno non abbiano una prospettiva ampia, ma ho notato che c'è una tendenza a diventare un po' incentrati sul settore o addirittura sull'azienda nel tempo. È uno dei motivi principali per cui ho scelto di essere un CFO freelance e sospetto che molti dei miei colleghi condividano la stessa prospettiva.

4. Il costo annuale di un CFO part-time è generalmente molto inferiore a quello di una controparte a tempo pieno. A seconda della località, un CFO a tempo pieno altamente qualificato girerà tra $ 100.000 e $ 200.000 nel mercato medio. Aggiungi le tasse sui salari, i vantaggi, la formazione e le conferenze obbligatorie, lo spazio per uffici, ecc. e il costo complessivo aumenterà presto tra $ 125.000 e $ 250.000 all'anno.

Anche a $ 250 l'ora, un CFO part-time che lavora 20 ore al mese comporterebbe un costo annuale significativamente inferiore di $ 60.000. La tariffa oraria è più alta, ma molti dei vantaggi chiave di un CFO a tempo pieno possono essere estratti attraverso un accordo part-time a un costo annuo complessivo molto inferiore.

In un articolo informativo sull'esternalizzazione dei servizi CFO, il Wall Street Journal ha indicato il risparmio sui costi come uno dei motivi principali per assumere un CFO part-time.

5. L'outsourcing porta l'accesso a un livello di talento che altrimenti non sarebbe disponibile. Molti CFO di grande esperienza non si impegnerebbero a tempo pieno in un'operazione di piccole o medie dimensioni, soprattutto perché non sarebbe impegnativo. Potrebbero, tuttavia, essere molto felici di dedicare 25 ore al mese alla supervisione e all'assistenza di alto livello.

Questo punto ha acquisito una rilevanza 10 volte maggiore con l'ascesa di piattaforme di freelance a distanza, come Toptal. Oggi, una piccola azienda manifatturiera nelle zone rurali del Wisconsin può accedere a un CFO manifatturiero altamente efficace a Pittsburgh, con il semplice clic di un pulsante. Ciò ha davvero cambiato il modo in cui le aziende dovrebbero considerare la funzione CFO.

L'outsourcing consente anche l'assunzione di specialisti per ogni esigenza. Ad esempio, una startup potrebbe assumere un CFO part-time per sviluppare un business plan, un esperto diverso per un pitch deck e una raccolta fondi, e successivamente uno specialista diverso per impostare la propria funzione finanziaria e software di contabilità. Pochissimi CFO a tempo pieno sarebbero i migliori in tutte e tre le specialità.

6. Un CFO part-time garantisce che le cose critiche (come la rendicontazione finanziaria) vengano effettivamente eseguite. Ho scherzato con i clienti sul fatto che a volte il mio valore più alto è semplicemente fornire loro una scadenza per portare a termine il loro lavoro finanziario di routine. Senza quella scadenza ricorrente, alcuni clienti ritengono che anche i rapporti critici di fine mese non avvengano. Lo stesso vale per le riunioni finanziarie mensili del proprietario e le proiezioni del flusso di cassa.

Torna alla domanda: quando (o in quali circostanze) ha senso assumere un CFO part-time? Ogni azienda è diversa, ma qui ci sono alcuni attributi comuni che ho notato nelle aziende che ottengono il massimo beneficio da un accordo di CFO part-time.

Loro hanno:

• Entrate comprese tra $ 1.000.000 e $ 30.000.000. Molto più grande di così, ed è necessario un CFO a tempo pieno. Molto più piccolo e non è conveniente. Tieni presente che queste sono generalità generali. Un'azienda complessa, o una startup in cerca di finanziamento, può raggiungere la fase di CFO a tempo pieno molto prima di $ 30.000.000. Per un'analisi approfondita di quando ha senso per una startup in crescita assumere un CFO, vedere l'eccellente articolo di Scott Brown su questo argomento.
• 10-100 dipendenti o appaltatori. Stessi commenti del punto 1.
• Un forte contabile o un team di contabilità per gestire le transazioni di routine quotidiane.
• Un team di gestione che è analitico, apprezza una solida rendicontazione finanziaria e cerca di prendere decisioni basate su metriche piuttosto che su sensazioni istintive.

Quando non ha senso assumere un CFO part-time?

È del tutto possibile che un'azienda rientri nella giusta gamma di dimensioni e abbia un legittimo bisogno di supervisione del CFO, ma non sia ancora un candidato ideale per un accordo di CFO a distanza o part-time.

Ecco alcune di queste situazioni:

1. Team di gestione a ruota libera che prende decisioni al volo e non pensa di raggiungere il punto di vista del CFO se non è con il team quel giorno. Ovviamente, un CFO part-time è part-time e non sarà presente per ogni grande decisione. Il CFO diventa uno spreco di denaro se la direzione procede costantemente con grandi decisioni senza incorporare il valore dell'intuizione del CFO.
2. Cultura in cui tutti in azienda dovrebbero essere in ufficio e trascorrere giornate intere. In questo scenario, un CFO che non è presente tutti i giorni farà fatica ad adattarsi e ad avere un impatto. Questo può essere un grosso problema anche se la direzione è d'accordo con il concetto. Gli altri dipendenti non apprezzeranno qualcuno che entra alle 8 e parte a mezzogiorno, quando devono lavorare dalle 7 alle 5. Un accordo a distanza mitiga questo problema, ma la mentalità può rendere difficile l'accordo anche allora.
3. Un ambiente non strutturato in cui il caos è la norma e i tentativi di implementare sistemi e controlli finanziari sono guardati con sospetto. Alcuni imprenditori/proprietari semplicemente non capiranno mai perché hanno bisogno dell'approvazione del responsabile delle vendite prima di concedere un importante sconto sulle vendite, o perché non è saggio dare un aumento a un dipendente che ignora le risorse umane e si rivolge direttamente a loro. I proprietari che vanno sempre avanti e fanno quello che vogliono a prescindere, non lavoreranno bene con un CFO part-time (o uno a tempo pieno, se è per questo). Man mano che le aziende maturano, anche la struttura di gestione deve maturare.
4. Proprietari orgogliosi delle proprie capacità contabili e acume finanziario. Questo punto può sembrare duro, ma i proprietari con questa caratteristica faranno fatica a vedere il valore in un CFO, quando in teoria potrebbero fare tutto da soli e forse anche meglio. È meglio che sia il proprietario che il CFO non inizino nemmeno.

Impostare l'accordo per il successo

Tornando all'illustrazione di Joe e Gary, con tutte le indicazioni la loro situazione è matura per un CFO part-time. Tuttavia, in base al loro incarico, la maggior parte dei CFO non sarebbe attratta. Cosa c'è di sbagliato nella pubblicazione?

1. L'elenco degli incarichi contabili indica una mancanza di comprensione del ruolo di CFO. I contabili generalmente gestiscono A/R, A/P, buste paga, ecc. Mentre un CFO esperto può godere di alcune di queste attività come una pausa dai compiti strategici, sarebbe equivalente a pagare un medico per tagliarti i capelli. Probabilmente non è il miglior uso del loro tempo o dei tuoi soldi.
2. L'attenzione alla preparazione fiscale indica un team di gestione che vede ancora la contabilità come preparazione fiscale e non ha colto la visione di una potente contabilità gestionale che consente una crescita robusta attraverso un reporting finanziario altamente accurato e informativo. La preparazione fiscale è facilmente affidata a società di contabilità fiscale e, in effetti, uno specialista fiscale altamente qualificato probabilmente non sarà il miglior candidato per un ruolo di CFO.
3. Concentrarsi sull'esperienza con particolari pacchetti software ignora la realtà che un CFO di qualità dovrebbe essere in grado di aggiornarsi rapidamente praticamente in qualsiasi ambiente software. È molto meglio assumere un buon CFO senza esperienza software specifica, piuttosto che un CFO mediocre che ha esperienza con il tuo software.
4. La descrizione del lavoro include troppe attività quotidiane. Sembra che chiunque entri nel ruolo sarà colpito da un flusso infinito di compiti che nessun altro ha il tempo di affrontare. Per rendere redditizio e produttivo un impegno di CFO part-time, evita questo fossato.

Per ottenere i migliori risultati, Joe e Gary dovrebbero tagliare la contabilità, la preparazione delle tasse e le menzioni software dalla pubblicazione e concentrarsi sugli elementi strategici con cui un CFO part-time è più adatto per aiutare. Ecco un riavvio del post originale:

Azienda di stampa in rapida crescita che cerca un CFO part-time per fornire una supervisione finanziaria di alto livello e collaborare con il management su elementi strategici come prezzi, espansioni di impianti e software per la determinazione dei costi dei progetti. Il candidato ideale semplificherà i processi e le operazioni finanziarie dell'azienda e aiuterà i proprietari a preparare le basi per passare al livello successivo. Il CFO sarà responsabile della gestione del contabile che gestisce le operazioni finanziarie quotidiane. L'azienda attualmente utilizza QuickBooks, ma è aperta alla migrazione a una piattaforma più solida, su raccomandazione del nuovo CFO. Un esperto di finanza che vede il quadro generale ma non perde i dettagli prospererà come parte di questa società e team di gestione.

Trovare la misura perfetta

Trovare un CFO part-time che si adatti perfettamente alla tua azienda è estremamente importante, ma anche difficile. Ecco alcune domande che mi preoccuperei se assumessi un CFO part-time (questo elenco presuppone che tu abbia già trattato domande sulla personalità, l'integrità, ecc.):

• Come comunichi? Ogni persona e azienda ha la sua "via". Alcuni usano la posta elettronica, altri canali di messaggistica come Slack, altri hanno bisogno di una voce reale durante una telefonata o una videoconferenza. Se i tuoi metodi di comunicazione non si connettono, il coinvolgimento avrà difficoltà.
• Qual è il tuo tempo medio di consegna per le comunicazioni? Questa è una domanda sia per il CFO che per il proprietario. Ci sono approcci molto diversi. Alcune persone sono "sempre in diretta" e rispondono alle 22:00 a un'e-mail. Altri ritengono che un'attesa di 2 giorni sia completamente accettabile.

• In quali settori hai lavorato? Questa domanda è particolarmente importante per i settori con esigenze contabili di nicchia. Ad esempio, la contabilità per la produzione, l'edilizia, i prestiti al consumo/banche, le imprese di investimento, ecc. è relativamente complessa e richiede un'esperienza specializzata.

  Anche nei settori in cui la contabilità è più semplice, come la consulenza, i servizi tecnologici, la vendita al dettaglio/all'ingrosso e l'e-commerce, trovare un CFO in grado di "parlare la lingua" e conoscere le metriche e i KPI fondamentali è comunque un grande vantaggio.

  Come nota a margine, preferirei un CFO che ha lavorato in diversi settori. L'applicazione di concetti di un settore completamente indipendente alla tua attività può essere molto vantaggiosa.

• Quale compito specifico ti piace di più nel ruolo di CFO? Questo ti darà un'idea rapida di dove si trova il cuore del CFO. Si tratta di rapporti di fine mese, proiezioni finanziarie, raccolta fondi o pianificazione strategica con il gruppo dirigente? Guarda come si allinea con ciò di cui hai bisogno.
• Quanto tempo hai da dedicare a noi? I liberi professionisti, come gli imprenditori, possono essere colpevoli di assumere troppo. Assicurati che il CFO abbia la larghezza di banda corrente per fare ciò che devi fare.
• Puoi fornire un riferimento o due? Non mi piace fornire referenze e trovo che pochissimi imprenditori seguano i contatti anche quando li fornisco io. Ma quale modo migliore per scoprire davvero informazioni imparziali su un candidato?

Assumere un CFO part-time può essere un passo intimidatorio, ma se fatto bene, può essere il biglietto per il livello successivo. Prenditi il ​​tempo necessario per trovare qualcuno che si adatti alla tua azienda. Inizia con un progetto specifico come un riavvio del piano dei conti, una proiezione del flusso di cassa o un modello finanziario. Aspetta di sistemarti su qualsiasi lavoro in corso fino a dopo quel primo progetto. Ciò offre a tutte le parti la possibilità di crescere nell'accordo e fornisce un punto di rinuncia reciproca.

A differenza di un'assunzione a tempo pieno, il rischio con un CFO in outsourcing è piuttosto minimo. Se non funziona, finisci il fidanzamento. Più probabilmente, però, guarderai indietro dopo sei mesi di successi e ti chiederai come hai fatto a cavarsela prima.