Le guide de la rue sur la façon d'embaucher un directeur financier à temps partiel

Résumé

Il y a quatre ans, Joe et Gary ont démarré une imprimerie dans leur garage. L'entreprise a décollé et aujourd'hui, ils ont un magasin dans le parc industriel et 27 employés. Gary s'occupe de la production, tandis que Joe s'occupe des ventes et des finances.

Peu à peu, les doubles rôles de Joe ont dépassé ce qu'il peut gérer. Les associés ont décidé que Joe se consacrerait aux ventes à plein temps et externaliserait le travail financier. Joe s'assied devant l'ordinateur et tapote le message suivant :

Imprimerie locale à la recherche d'un directeur financier à temps partiel pour aider à tout ce qui concerne la comptabilité, y compris, mais sans s'y limiter : AR, AP, rapprochements bancaires, paie et rapports de fin de mois/fin d'année. Aidera également à établir des devis, ainsi qu'à la gestion des ressources humaines et à la supervision des programmes d'avantages sociaux de l'entreprise. Le candidat idéal aura de l'expérience avec la taxe de vente et la préparation des déclarations de revenus de S Corp. Au moins 5 ans d'expérience avec QuickBooks sont requis. Autres projets financiers ad hoc, modélisation, etc. à la demande des propriétaires.

Du point de vue de Joe, cette annonce décrit parfaitement les besoins de l'entreprise. Et c'est le cas. Malheureusement, ce qu'il a décrit n'est probablement pas la meilleure solution pour répondre à ces besoins. Tout directeur financier expérimenté à temps partiel reconnaîtra les drapeaux d'avertissement et s'éloignera d'un mile.

Qu'est-ce qui ne va pas avec le poste de Joe et comment peut-il être modifié pour que l'entreprise et le directeur financier souhaité réussissent ? Joe et Gary devraient-ils envisager un accord de directeur financier à temps partiel ? Existe-t-il des situations où il n'est pas judicieux d'embaucher un directeur financier à temps partiel ?

Ce court article examine les réponses aux trois questions. Il n'est pas destiné à être un traité académique, mais plutôt un guide pratique basé sur près d'une décennie d'expérience en tant que directeur financier indépendant pour des entreprises privées.

Quand est-il judicieux d'embaucher un directeur financier à temps partiel ?

Le concept d'un directeur financier intérimaire (ou sous-traité, ou à temps partiel, ou sous contrat, ou fractionnaire - peu importe comment vous voulez appeler le rôle) est solide, pour plusieurs raisons :

1. Très peu d'entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises, ont magiquement besoin de 2 000 heures du temps d'un directeur financier chaque année. Ils peuvent avoir des périodes où ils ont besoin d'une journée ou d'une semaine complète de travail, suivies de longues périodes sans rien. Un directeur financier à temps partiel comble bien ce besoin.

2. La flexibilité est bonne. C'est l'une des raisons pour lesquelles les entreprises louent du matériel et concluent des baux à court terme. Dans le livre blanc du groupe Horton intitulé Boosting Profitability with Flexible Overhead, le Dr Thomas Schleifer déclare : « Les entreprises doivent allouer 15 à 25 % des frais généraux totaux comme flexibles, ce qui signifie qu'ils peuvent être ajoutés ou soustraits en une semaine ou moins. Les services de CFO externalisés correspondent à cette définition.

3. Un directeur financier fractionné apporte une expérience diversifiée à chaque mission. La première chose que j'entends lorsque je demande aux clients ce qu'ils apprécient de leur directeur financier à temps partiel (moi) est la suivante : ils aiment que je sois connecté à plusieurs entreprises et que je puisse tirer parti de cette expérience pour leur fournir une perspective équilibrée.

Cela ne veut pas dire que les directeurs financiers à temps plein n'ont pas une large perspective, mais j'ai remarqué qu'il y a une tendance à devenir un peu centrés sur l'industrie ou même sur l'entreprise au fil du temps. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles j'ai choisi d'être directeur financier indépendant et je soupçonne que beaucoup de mes collègues partagent le même point de vue.

4. Le coût annuel d'un directeur financier à temps partiel est généralement bien inférieur à celui d'un homologue à temps plein. Selon la région, un directeur financier hautement qualifié à temps plein coûtera entre 100 000 $ et 200 000 $ sur le marché intermédiaire. Ajoutez les charges sociales, les avantages sociaux, la formation et les conférences obligatoires, l'espace de bureau, etc. et le coût global grimpe rapidement entre 125 000 $ et 250 000 $ par année.

Même à 250 $ de l'heure, un directeur financier à temps partiel travaillant 20 heures par mois entraînerait un coût annuel nettement inférieur de 60 000 $. Le taux horaire est plus élevé, mais bon nombre des principaux avantages d'un directeur financier à temps plein peuvent être obtenus grâce à un contrat à temps partiel à un coût annuel global bien inférieur.

Dans un article informatif sur l'externalisation des services de directeur financier, le Wall Street Journal a cité les économies de coûts comme l'une des principales raisons d'embaucher un directeur financier à temps partiel.

5. L'externalisation permet d'accéder à un niveau de talent qui ne serait peut-être pas disponible autrement. De nombreux directeurs financiers très expérimentés ne s'engageraient pas à plein temps dans une opération de petite ou moyenne taille, principalement parce que cela ne serait pas difficile. Ils peuvent cependant être très heureux de consacrer 25 heures par mois à la surveillance et à l'assistance de haut niveau.

Ce point a été multiplié par 10 avec l'essor des plateformes de freelance à distance, telles que Toptal. Aujourd'hui, une petite entreprise manufacturière du Wisconsin rural peut accéder à un directeur financier de fabrication très efficace à Pittsburgh, d'un simple clic. Cela a vraiment changé la façon dont les entreprises devraient considérer la fonction de directeur financier.

L'externalisation permet également d'embaucher des spécialistes pour chaque besoin. Par exemple, une startup peut embaucher un directeur financier à temps partiel pour développer un plan d'affaires, un autre expert pour un pitch deck et une collecte de fonds, et plus tard un autre spécialiste pour mettre en place sa fonction financière et son logiciel de comptabilité. Très peu de directeurs financiers à temps plein seraient les meilleurs dans les trois spécialités.

6. Un directeur financier à temps partiel s'assure que les tâches essentielles (telles que les rapports financiers) sont réellement effectuées. J'ai plaisanté avec des clients en leur disant que parfois, ma plus grande valeur est simplement de leur fournir un délai pour effectuer leur travail financier de routine. Sans cette échéance récurrente, certains clients trouvent que même les rapports critiques de fin de mois ne se produisent tout simplement pas. Il en va de même pour les réunions financières mensuelles des propriétaires et les projections de trésorerie.

Revenons à la question : Quand (ou dans quelles circonstances) est-il judicieux d'embaucher un directeur financier à temps partiel ? Chaque entreprise est différente, mais voici quelques attributs communs que j'ai remarqués dans les entreprises qui tirent le plus grand profit d'un arrangement de directeur financier à temps partiel.

Ils ont:

• Revenus entre 1 000 000 $ et 30 000 000 $. Beaucoup plus grand que cela, et un directeur financier à temps plein est nécessaire. Beaucoup plus petit, et ce n'est pas rentable. Gardez à l'esprit que ce sont de grandes généralités. Une entreprise complexe ou une startup à la recherche de financement peut atteindre le stade de directeur financier à temps plein bien avant 30 000 000 $. Pour en savoir plus sur le moment où il est logique pour une startup en croissance d'embaucher un directeur financier, consultez l'excellent article de Scott Brown sur ce sujet.
• 10 à 100 employés ou sous-traitants. Mêmes commentaires que le point 1.
• Un comptable ou une équipe de comptabilité solide pour gérer les transactions de routine quotidiennes.
• Une équipe de direction qui est analytique, valorise des rapports financiers solides et cherche à prendre des décisions basées sur des mesures plutôt que sur l'intuition.

Quand n'est-il pas judicieux d'embaucher un directeur financier à temps partiel ?

Il est tout à fait possible pour une entreprise d'être dans la bonne fourchette de taille et d'avoir un besoin légitime de supervision du directeur financier, mais de ne pas être un candidat idéal pour un arrangement de directeur financier à distance ou à temps partiel.

Voici quelques-unes de ces situations :

1. Équipe de gestion en roue libre qui prend des décisions à la volée et ne pense pas à solliciter le point de vue du directeur financier s'il n'est pas avec l'équipe ce jour-là. De toute évidence, un directeur financier à temps partiel est à temps partiel et ne sera pas présent pour chaque grande décision. Le directeur financier devient un gaspillage d'argent si la direction va constamment de l'avant avec de grandes décisions sans intégrer la valeur de la perspicacité du directeur financier.
2. Culture où tout le monde dans l'entreprise est censé être au bureau et passer des journées entières. Dans ce scénario, un directeur financier qui n'est pas là tous les jours aura du mal à s'intégrer et à avoir un impact. Cela peut être un gros problème même si la direction est d'accord avec le concept. Les autres employés n'apprécieront pas quelqu'un qui arrive à 8h et part à midi, alors qu'ils doivent travailler de 7h à 17h. Un aménagement à distance atténue ce problème, mais la mentalité peut rendre l'aménagement difficile même alors.
3. Un environnement non structuré où le chaos est la norme et où les tentatives de mise en œuvre de systèmes et de contrôles financiers sont considérées de travers. Certains entrepreneurs/propriétaires ne comprendront tout simplement jamais pourquoi ils ont besoin de l'approbation du directeur des ventes avant d'accorder une remise importante sur les ventes, ou pourquoi il n'est pas judicieux d'accorder une augmentation à un employé qui contourne les RH et vient directement à eux. Les propriétaires qui vont toujours de l'avant et font ce qu'ils veulent malgré tout, ne travailleront pas bien avec un directeur financier à temps partiel (ou à temps plein, d'ailleurs). Au fur et à mesure que les entreprises mûrissent, la structure de gestion doit en faire autant.
4. Des propriétaires fiers de leurs compétences en comptabilité et de leur sens des finances. Ce point peut sembler dur, mais les propriétaires ayant ce trait auront du mal à voir la valeur d'un directeur financier, alors qu'ils pourraient théoriquement tout faire eux-mêmes et peut-être même mieux. Il est préférable pour le propriétaire et le directeur financier de ne même pas commencer.

Mise en place de l'arrangement pour le succès

Pour en revenir à l'illustration de Joe et Gary, selon toutes les indications, leur situation est mûre pour un directeur financier à temps partiel. Pourtant, compte tenu de leur affectation, la plupart des directeurs financiers ne seraient pas attirés. Qu'est-ce qui ne va pas avec la publication ?

1. La liste des tâches de tenue de livres indique un manque de compréhension du rôle du directeur financier. Les comptables s'occupent généralement des comptes clients, des comptes fournisseurs, de la paie, etc. Bien qu'un directeur financier expérimenté puisse profiter de certaines de ces activités en guise de pause par rapport aux tâches stratégiques, cela équivaudrait à payer un médecin pour qu'il vous coupe les cheveux. Probablement pas la meilleure utilisation de leur temps ou de votre argent.
2. L'accent mis sur la préparation des déclarations indique une équipe de direction qui considère toujours la comptabilité comme une préparation des déclarations et n'a pas saisi la vision d'une comptabilité de gestion puissante qui permet une croissance robuste grâce à des rapports financiers très précis et informatifs. La préparation des déclarations de revenus est facilement sous-traitée à des cabinets d'experts-comptables et, en fait, un fiscaliste hautement qualifié ne sera probablement pas le meilleur candidat pour un poste de directeur financier.
3. Se concentrer sur l'expérience avec des progiciels particuliers ignore la réalité qu'un directeur financier de qualité devrait être capable de se mettre rapidement à niveau dans pratiquement n'importe quel environnement logiciel. Il est de loin préférable d'embaucher un bon directeur financier sans expérience logicielle spécifique, qu'un directeur financier médiocre qui a de l'expérience avec votre logiciel.
4. La description de poste comprend trop de tâches quotidiennes. On a l'impression que quiconque entre dans le rôle sera confronté à un flot incessant de tâches que personne d'autre n'a le temps de gérer. Pour rendre l'engagement d'un directeur financier à temps partiel rentable et productif, évitez ce fossé.

Pour de meilleurs résultats, Joe et Gary devraient supprimer les mentions de comptabilité, de préparation des déclarations de revenus et de logiciels de la publication et se concentrer sur les éléments stratégiques pour lesquels un directeur financier à temps partiel est le mieux placé pour aider. Voici un redémarrage de la publication d'origine :

Imprimerie en croissance rapide à la recherche d'un directeur financier à temps partiel pour assurer une surveillance financière de haut niveau et collaborer avec la direction sur des éléments stratégiques tels que la tarification, l'agrandissement de l'usine et le logiciel d'établissement des coûts de projet. Le candidat idéal rationalisera les processus et les opérations financières de l'entreprise et aidera les propriétaires à préparer le terrain pour passer au niveau supérieur. Le directeur financier sera chargé de gérer le comptable qui gère les opérations financières quotidiennes. L'entreprise utilise actuellement QuickBooks, mais est prête à migrer vers une plate-forme plus robuste, sur recommandation du nouveau directeur financier. Un expert financier qui voit la situation dans son ensemble mais qui ne manque pas les détails s'épanouira au sein de cette entreprise et de l'équipe de direction.

Trouver l'ajustement parfait

Trouver un directeur financier à temps partiel qui « s'intègre » parfaitement à votre entreprise est extrêmement important, mais aussi difficile. Voici quelques questions qui me préoccuperaient si j'embauchais un directeur financier à temps partiel (cette liste suppose que vous avez déjà couvert des questions sur la personnalité, l'intégrité, etc.) :

• Comment communiquez-vous ? Chaque personne et entreprise a sa « voie ». Certains utilisent le courrier électronique, d'autres des canaux de messagerie comme Slack, certains ont besoin d'une voix réelle lors d'un appel téléphonique ou d'une vidéoconférence. Si vos méthodes de communication ne se connectent pas, l'engagement aura du mal.
• Quel est votre délai d'exécution moyen pour les communications ? C'est une question à la fois pour le directeur financier et le propriétaire. Il existe des approches très différentes. Certaines personnes sont "toujours en direct" et répondent à 22h à un e-mail. D'autres estiment qu'une attente de 2 jours est tout à fait acceptable.

• Dans quelles industries avez-vous travaillé? Cette question est particulièrement importante pour les industries ayant des besoins comptables de niche. Par exemple, la comptabilisation de la fabrication, de la construction, des prêts à la consommation/des banques, des entreprises d'investissement, etc. est relativement complexe et nécessite une expérience spécialisée.

  Même dans les secteurs où la comptabilité est plus simple, comme le conseil, les services technologiques, la vente au détail/en gros et le commerce électronique, il y a toujours un grand avantage à trouver un directeur financier qui peut « parler la langue » et connaît les mesures fondamentales et les KPI.

  Soit dit en passant, je préférerais un directeur financier qui a travaillé dans plusieurs secteurs. Il peut être très avantageux d'appliquer des concepts d'une industrie totalement indépendante à votre entreprise.

• Quelle tâche spécifique appréciez-vous le plus dans le rôle de CFO ? Cela vous donnera une idée rapide du cœur du directeur financier. Est-ce dans les rapports de fin de mois, les projections financières, la collecte de fonds ou la planification stratégique avec l'équipe de direction ? Voyez comment cela correspond à ce dont vous avez besoin.
• Combien de temps avez-vous à nous consacrer ? Les pigistes, comme les propriétaires d'entreprise, peuvent être coupables d'en prendre trop. Assurez-vous que le directeur financier dispose de la bande passante actuelle pour faire ce que vous devez faire.
• Pouvez-vous fournir une référence ou deux? Je n'aime pas donner des références, et je trouve que très peu d'entrepreneurs me contactent même lorsque je les fournis. Mais quelle meilleure façon de vraiment trouver des informations impartiales sur un candidat ?

L'embauche d'un directeur financier à temps partiel peut être une étape intimidante, mais si elle est bien faite, elle peut être le ticket pour le niveau suivant. Prenez le temps de trouver quelqu'un qui correspond à votre entreprise. Commencez par un projet spécifique comme un redémarrage du plan comptable, une projection des flux de trésorerie ou un modèle financier. Attendez de vous installer sur tout travail en cours après ce premier projet. Cela donne à toutes les parties une chance de se développer dans l'arrangement et fournit un point de retrait mutuel.

Contrairement à une embauche à temps plein, le risque avec un CFO externalisé est assez minime. Si ça ne marche pas, vous mettez fin à l'engagement. Plus probablement, vous regarderez en arrière après six mois de succès et vous vous demanderez comment vous avez pu vous débrouiller avant.