Ghidul stradal despre cum să angajezi un CFO part-time

Rezumat

Acum patru ani, Joe și Gary au început o afacere de tipărit în garajul lor. Afacerea a luat amploare și astăzi au un magazin în parcul industrial și 27 de angajați. Gary conduce partea de producție, în timp ce Joe se ocupă de vânzări și finanțe.

Treptat, rolurile duble ale lui Joe au crescut dincolo de ceea ce poate face față. Partenerii au decis că Joe va intra în vânzări cu normă întreagă și va externaliza munca financiară. Joe se așează la computer și atinge următoarea postare:

Companie de tipografie locală care caută un CFO cu jumătate de normă care să asiste cu toate aspectele contabile, inclusiv, dar fără a se limita la: AR, AP, reconcilieri bancare, salarizare și raportare la sfârșitul lunii/sfârșitul anului. Va ajuta, de asemenea, la cotarea, precum și la managementul resurselor umane și la supravegherea programelor de beneficii ale companiei. Candidatul ideal va avea experiență cu impozitul pe vânzări și pregătirea declarațiilor de impozit pe venit S Corp. Este necesar cel puțin 5 ani de experiență cu QuickBooks. Alte proiecte financiare ad-hoc, modelare etc. la cererea proprietarilor.

Din punctul de vedere al lui Joe, această postare prezintă perfect ceea ce are nevoie compania. Și o face. Din păcate, ceea ce a descris el nu este probabil cea mai bună soluție pentru a satisface aceste nevoi. Orice CFO cu jumătate de normă cu experiență va recunoaște steagurile de avertizare și va conduce la o milă distanță.

Ce este în neregulă cu postarea lui Joe și cum poate fi modificată pentru a seta compania și directorul financiar dorit pentru succes? Joe și Gary ar trebui să ia în considerare un aranjament CFO part-time? Există situații în care nu are sens să angajezi un CFO part-time?

Acest scurt articol analizează răspunsurile la toate cele trei întrebări. Nu se dorește a fi un tratat academic, ci mai degrabă un ghid practic bazat pe aproape un deceniu de experiență ca CFO independent pentru companii private.

Când are sens să angajezi un CFO part-time?

Conceptul de CFO interimar (sau externalizat, sau cu normă parțială, sau cu contract, sau CFO fracționat - cum doriți să numiți rolul) este solid, din mai multe motive:

1. Foarte puține companii, în special firmele mici și mijlocii, au nevoie în mod magic de 2.000 de ore din timpul unui CFO în fiecare an. Ei pot avea întinderi în care au nevoie de o zi sau o săptămână întreagă de muncă, urmate de perioade lungi de nimic. Un CFO cu jumătate de normă umple această nevoie frumos.

2. Flexibilitatea este bună. Este unul dintre motivele pentru care companiile închiriază echipamente și încheie contracte de închiriere pe termen scurt. În cartea albă a Grupului Horton intitulată Creșterea profitabilității cu cheltuieli generale flexibile, dr. Thomas Schleifer afirmă: „Companiile ar trebui să aloce 15 până la 25 la sută din totalul cheltuielilor generale ca fiind flexibile, ceea ce înseamnă că poate fi adăugată sau scăzută într-o săptămână sau mai puțin”. Serviciile CFO externalizate se potrivesc acestei definiții.

3. Un CFO fracționat aduce experiență diversă fiecărei misiuni. Primul lucru pe care îl aud atunci când îi întreb pe clienți ce apreciază la CFO (eu) lor part-time este următorul: le place că sunt conectat la mai multe companii și pot folosi această experiență pentru a le oferi o perspectivă echilibrată.

Acest lucru nu înseamnă că directorii financiari cu normă întreagă nu au o perspectivă largă, dar am observat că există o tendință de a deveni puțin centrați pe industrie sau chiar pe companie în timp. Este unul dintre motivele majore pentru care am ales să fiu CFO independent și bănuiesc că mulți dintre colegii mei împărtășesc aceeași perspectivă.

4. Costul anual al unui CFO part-time este, în general, mult mai mic decât al unui omolog cu normă întreagă. În funcție de locație, un CFO cu normă întreagă cu înaltă calificare va funcționa între 100.000 și 200.000 USD pe piața de mijloc. Adăugați taxe pe salarii, beneficii, instruire și conferințe obligatorii, spațiu de birou etc. și costul all-in crește în curând la între 125.000 USD și 250.000 USD anual.

Chiar și la 250 USD pe oră, un CFO cu normă parțială care lucrează 20 de ore pe lună ar duce la un cost anual semnificativ mai mic de 60.000 USD. Tariful orar este mai mare, dar multe dintre beneficiile cheie ale unui CFO cu normă întreagă pot fi extrase printr-un aranjament cu normă parțială la un cost anual general mult mai mic.

Într-un articol informativ despre externalizarea serviciilor CFO, The Wall Street Journal a enumerat economiile de costuri drept motiv principal pentru a angaja un CFO part-time.

5. Externalizarea aduce acces la un nivel de talent care altfel nu ar fi disponibil. Mulți directori financiari cu înaltă experiență nu s-ar angaja cu normă întreagă într-o operațiune mică sau mijlocie, mai ales pentru că nu ar fi o provocare. Totuși, aceștia pot fi foarte bucuroși să dedice 25 de ore pe lună supravegherii și asistenței la nivel înalt.

Acest punct a câștigat o relevanță de 10 ori odată cu apariția platformelor de freelancing la distanță, cum ar fi Toptal. Astăzi, o mică companie de producție din ruralul Wisconsin poate accesa un CFO de producție extrem de eficient din Pittsburgh, cu un clic pe un buton. Acest lucru a schimbat cu adevărat modul în care companiile ar trebui să privească funcția CFO.

Outsourcing-ul permite, de asemenea, angajarea de specialiști pentru fiecare nevoie. De exemplu, o startup ar putea angaja un CFO cu jumătate de normă pentru a dezvolta un plan de afaceri, un alt expert pentru o prezentare și strângere de fonduri și, mai târziu, un alt specialist pentru a-și configura funcția financiară și software-ul de contabilitate. Foarte puțini directori financiari cu normă întreagă ar fi cei mai buni în toate cele trei specialități.

6. Un CFO cu fracțiune de normă asigură că lucrurile critice (cum ar fi raportarea financiară) se realizează cu adevărat. Am glumit cu clienții că uneori valoarea mea cea mai mare este pur și simplu să le ofer un termen limită pentru a-și îndeplini munca financiară de rutină. Fără acest termen limită recurent, unii clienți consideră că nici măcar raportarea critică la sfârșitul lunii nu se întâmplă. Același lucru este valabil și pentru întâlnirile financiare lunare ale proprietarilor și proiecțiile fluxului de numerar.

Înapoi la întrebarea: Când (sau în ce circumstanțe) are sens să angajezi un CFO part-time? Fiecare companie este diferită, dar iată câteva atribute comune pe care le-am observat în companiile care obțin cel mai mare beneficiu dintr-un aranjament CFO part-time.

Ei au:

• Venituri în intervalul 1.000.000 USD până la 30.000.000 USD. Mult mai mare decât atât și este nevoie de un CFO cu normă întreagă. Mult mai mic și nu este rentabil. Rețineți că acestea sunt generalități largi. O companie complexă sau un startup care caută finanțare poate ajunge în stadiul CFO cu normă întreagă cu mult înainte de 30.000.000 USD. Pentru o scufundare profundă asupra momentului în care are sens ca o startup în creștere să angajeze un CFO, consultați articolul excelent al lui Scott Brown pe acest subiect.
• 10-100 de angajați sau antreprenori. Aceleași comentarii ca și punctul 1.
• Un contabil puternic sau o echipă de contabilitate care să se ocupe de tranzacțiile de rutină de zi cu zi.
• O echipă de management care este analitică, apreciază raportarea financiară solidă și caută să ia decizii mai degrabă bazate pe valori, decât pe sentimente instinctive.

Când nu are sens să angajezi un CFO part-time?

Este foarte posibil ca o companie să fie în intervalul de dimensiuni potrivite și să aibă o nevoie legitimă de supraveghere a CFO, dar totuși să nu fie candidatul ideal pentru un aranjament CFO la distanță sau cu jumătate de normă.

Iată câteva dintre aceste situații:

1. Echipa de management liberă care ia decizii din mers și nu se gândește să atingă perspectiva directorului financiar dacă acesta nu este cu echipa în acea zi. Evident, un CFO part-time este part-time și nu va fi prezent pentru fiecare decizie importantă. Directorul financiar devine o risipă de bani dacă managementul continuă în mod constant cu deciziile mari, fără a include valoarea perspicacității directorului financiar.
2. Cultură în care toți cei din companie sunt așteptați să fie la birou și să facă zile întregi. În acest scenariu, un CFO care nu este prin preajmă în fiecare zi se va lupta să se integreze și să aibă un impact. Acest lucru poate fi o mare problemă, chiar dacă managementul este de acord cu conceptul. Ceilalți angajați nu vor aprecia pe cineva care intră la 8 și pleacă la prânz, când trebuie să lucreze de la 7 la 5. O amenajare la distanță atenuează această problemă, dar mentalitatea poate îngreuna și atunci aranjamentul.
3. Un mediu nestructurat în care haosul este norma și încercările de implementare a sistemelor și controalelor financiare sunt privite cu îndoială. Unii antreprenori/proprietari pur și simplu nu vor înțelege niciodată de ce au nevoie de aprobarea managerului de vânzări înainte de a acorda o reducere majoră de vânzări sau de ce nu este înțelept să dai o mărire de salariu unui angajat care ocolește HR și vine direct la ei. Proprietarii care merg mereu înainte și fac ceea ce își doresc, indiferent, nu vor lucra bine cu un CFO part-time (sau unul cu normă întreagă, de altfel). Pe măsură ce companiile se maturizează, la fel trebuie să se maturizeze structura de management.
4. Proprietari care se mândresc cu abilitățile lor de contabilitate și perspicacitatea financiară. Acest punct poate suna dur, dar proprietarii cu această trăsătură se vor strădui să vadă valoarea unui CFO, când teoretic ar putea face totul ei înșiși și poate chiar mai bine. Cel mai bine ca atât proprietarul, cât și CFO să nu înceapă.

Stabilirea aranjamentului pentru succes

Revenind la ilustrația lui Joe și Gary, după toate indicațiile, situația lor este pregătită pentru un CFO part-time. Cu toate acestea, pe baza postării lor, majoritatea directorilor financiari nu ar fi atrași. Ce este în neregulă cu postarea?

1. Lista sarcinilor contabile indică o lipsă de înțelegere a rolului CFO. Contabilii se ocupă, în general, de A/R, A/P, salarizare etc. În timp ce un CFO experimentat se poate bucura de unele dintre aceste activități ca o pauză de la sarcinile strategice, ar fi echivalent cu a plăti un medic pentru a vă tuns. Probabil că nu este cea mai bună utilizare a timpului lor sau a banilor tăi.
2. Accentul pus pe pregătirea fiscală indică o echipă de management care încă vede contabilitatea ca pregătire fiscală și nu a prins viziunea unei contabilități manageriale puternice, care permite o creștere robustă prin raportări financiare extrem de precise și informative. Pregătirea fiscală este ușor de externalizat către firme de contabilitate fiscală și, de fapt, un specialist fiscal cu înaltă calificare probabil nu va fi cel mai bun candidat pentru un rol de CFO.
3. Concentrarea pe experiența cu anumite pachete de software ignoră realitatea că un CFO de calitate ar trebui să fie capabil să ajungă rapid la curent în aproape orice mediu software. Este mult mai bine să angajezi un CFO bun fără experiență specifică în software, decât un CFO mediocru care are experiență cu software-ul tău.
4. Fișa postului include prea multe sarcini de zi cu zi. Se simte că oricine intră în acest rol va fi lovit de un flux nesfârșit de sarcini cu care nimeni altcineva nu are timp să se ocupe. Pentru a face ca angajamentul CFO cu normă parțială să fie rentabil și productiv, evitați acest șanț.

Pentru cele mai bune rezultate, Joe și Gary ar trebui să reducă contabilitatea, pregătirea taxelor și mențiunile software din postare și să se concentreze pe elementele strategice cu care un CFO cu normă parțială este cel mai potrivit să le ajute. Iată o repornire a postării inițiale:

Companie de imprimare cu creștere rapidă, care caută un CFO cu jumătate de normă pentru a oferi supraveghere financiară la nivel înalt și pentru a colabora cu managementul pe elemente strategice, cum ar fi prețurile, extinderile de fabrică și software-ul de calcul al costurilor. Candidatul ideal va eficientiza procesele și operațiunile financiare ale companiei și va ajuta proprietarii să pregătească scena pentru a trece la nivelul următor. Directorul financiar va fi responsabil să gestioneze contabilul care se ocupă de operațiunile financiare de zi cu zi. Compania folosește în prezent QuickBooks, dar este deschisă să migreze către o platformă mai robustă, la recomandarea noului CFO. Un expert financiar care vede imaginea de ansamblu, dar nu pierde detaliile, va prospera ca parte a acestei companii și a echipei de management.

Găsirea potrivirii perfecte

Găsirea unui CFO cu jumătate de normă care „se potrivește” perfect cu compania ta este extrem de importantă, dar și dificilă. Iată câteva întrebări la care mi-ar păsa dacă aș angaja un CFO cu jumătate de normă (această listă presupune că ați abordat deja întrebări despre personalitate, integritate etc.):

• Cum comunici? Fiecare persoană și companie își are „modul”. Unii folosesc e-mailul, alții canale de mesagerie precum Slack, unii au nevoie de o voce reală la un apel telefonic sau la o conferință video. Dacă metodele tale de comunicare nu se conectează, logodna va avea probleme.
• Care este timpul tău mediu de răspuns pentru comunicații? Aceasta este o întrebare atât pentru CFO, cât și pentru proprietar. Există abordări foarte diferite. Unii oameni sunt „întotdeauna în direct” și răspund la 22:00 la un e-mail. Alții consideră că o așteptare de 2 zile este complet acceptabilă.

• În ce industrii ai lucrat? Această întrebare este deosebit de importantă pentru industriile cu nevoi de contabilitate de nișă. De exemplu, contabilitatea pentru producție, construcții, creditare de consum/bancare, firme de investiții etc. este relativ complexă și necesită experiență specializată.

  Chiar și în industriile în care contabilitatea este mai simplă, cum ar fi consultanța, serviciile tehnologice, comerțul cu amănuntul/en-gros și comerțul electronic, există totuși un mare beneficiu în găsirea unui CFO care poate „vorbește limba” și cunoaște valorile fundamentale și KPI.

  Pe o notă secundară, aș prefera un CFO care a lucrat în mai multe industrii. Poate fi un mare beneficiu aplicarea conceptelor dintr-o industrie complet nelegată la afacerea dvs.

• Ce sarcină specifică vă place cel mai mult în funcția de CFO? Acest lucru vă va oferi o idee rapidă unde este inima directorului financiar. Este vorba de raportarea la sfârșitul lunii, proiecții financiare, strângere de fonduri sau planificare strategică cu echipa de conducere? Vedeți cum se aliniază asta cu ceea ce aveți nevoie.
• Cât timp ai pentru a ne angaja? Freelancerii, precum proprietarii de afaceri, pot fi vinovați că au preluat prea mult. Asigurați-vă că directorul financiar are lățimea de bandă actuală pentru a face ceea ce trebuie să faceți.
• Puteți oferi o referință sau două? Nu îmi face plăcere să ofer referințe și găsesc că foarte puțini antreprenori respectă contactul chiar și atunci când le ofer. Dar ce modalitate mai bună de a afla cu adevărat informații imparțiale despre un candidat?

Angajarea unui CFO cu jumătate de normă poate fi un pas intimidant, dar dacă este făcută corect, poate fi biletul pentru următorul nivel. Fă-ți timp pentru a găsi pe cineva care se potrivește companiei tale. Începeți cu un proiect specific, cum ar fi repornirea planului de conturi, proiecția fluxului de numerar sau modelul financiar. Așteptați să vă rezolvați orice lucru în curs până după primul proiect. Acest lucru oferă tuturor părților șansa de a se dezvolta în acord și oferă un punct de renunțare reciprocă.

Spre deosebire de o angajare cu normă întreagă, riscul cu un CFO externalizat este destul de minim. Dacă nu merge, închei logodna. Totuși, mai probabil, te vei uita înapoi după șase luni de succes și te vei întreba cum te-ai descurcat înainte.