Przewodnik po ulicach, jak zatrudnić dyrektora finansowego na niepełny etat

Podsumowanie wykonawcze

Cztery lata temu Joe i Gary założyli w swoim garażu drukarnię. Firma wystartowała i dziś mają sklep w parku przemysłowym i 27 pracowników. Gary zajmuje się produkcją, a Joe zajmuje się sprzedażą i finansami.

Stopniowo podwójne role Joe'go wykroczyły poza to, co potrafi. Partnerzy zdecydowali, że Joe zajmie się sprzedażą na pełny etat i zleci prace finansowe. Joe siada przy komputerze i wpisuje następujący wpis:

Lokalna firma poligraficzna poszukująca dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze godzin, który pomoże we wszystkich sprawach księgowych, w tym między innymi: AR, AP, rozliczeniach bankowych, płacach i raportach na koniec miesiąca/roku. Pomoże również w wycenie, a także w zarządzaniu zasobami ludzkimi i nadzorowaniu programów świadczeń firmowych. Idealny kandydat będzie miał doświadczenie w podatku od sprzedaży i przygotowywaniu deklaracji podatkowych S Corp. Wymagane jest co najmniej 5-letnie doświadczenie z QuickBooks. Inne projekty finansowe ad hoc, modelowanie itp. na życzenie właścicieli.

Z punktu widzenia Joe ten wpis doskonale określa potrzeby firmy. I tak się dzieje. Niestety to, co opisał, prawdopodobnie nie jest najlepszym rozwiązaniem na te potrzeby. Każdy doświadczony dyrektor finansowy zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin rozpozna flagi ostrzegawcze i oddali się na milę.

Co jest nie tak z postem Joe i jak można go zmodyfikować, aby firma i pożądany dyrektor finansowy odniosły sukces? Czy Joe i Gary powinni w ogóle rozważać zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin? Czy zdarzają się sytuacje, w których nie ma sensu zatrudniać CFO na pół etatu?

Ten krótki artykuł zawiera odpowiedzi na wszystkie trzy pytania. Nie ma to być traktat akademicki, ale raczej praktyczny przewodnik oparty na prawie dziesięcioletnim doświadczeniu jako niezależny dyrektor finansowy dla prywatnych firm.

Kiedy warto zatrudnić dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze godzin?

Koncepcja tymczasowego dyrektora finansowego (lub zleconego na zewnątrz, w niepełnym wymiarze godzin, kontraktowego lub cząstkowego dyrektora finansowego – jakkolwiek chcesz nazwać tę rolę) jest solidna z kilku powodów:

1. Bardzo niewiele firm, zwłaszcza małych i średnich, magicznie potrzebuje 2000 godzin czasu pracy dyrektora finansowego każdego roku. Mogą mieć okresy rozciągające, w których potrzebują całego dnia lub tygodnia pracy, po których następują dłuższe okresy bezczynności. Dyrektor finansowy w niepełnym wymiarze godzin ładnie wypełnia te potrzeby.

2. Elastyczność jest dobra. To jeden z powodów, dla których firmy wynajmują sprzęt i decydują się na krótkoterminowe dzierżawy. W białej księdze The Horton Group zatytułowanej Zwiększanie rentowności dzięki elastycznym narzutom dr Thomas Schleifer stwierdza: „Firmy powinny alokować od 15 do 25 procent całkowitych kosztów ogólnych jako elastycznych, co oznacza, że ​​można je dodać lub odjąć w ciągu tygodnia lub mniej”. Outsourcing usług finansowych pasuje do tej definicji.

3. Ułamkowy dyrektor finansowy wnosi do każdego zlecenia różnorodne doświadczenia. Najważniejszą rzeczą, jaką słyszę, kiedy pytam klientów, co doceniają w swoim niepełnoetatowym CFO (mnie), jest to, że podoba im się to, że jestem połączony z wieloma firmami i mogę wykorzystać to doświadczenie, aby zapewnić im zrównoważoną perspektywę.

Nie oznacza to, że pełnoetatowi dyrektorzy finansowi nie mają szerokiej perspektywy, ale zauważyłem, że z biegiem czasu pojawia się tendencja do skupiania się na przemyśle, a nawet na firmie. To jeden z głównych powodów, dla których zdecydowałem się zostać niezależnym dyrektorem finansowym i podejrzewam, że wielu moich kolegów podziela tę samą perspektywę.

4. Roczny koszt dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze czasu pracy jest na ogół znacznie niższy niż kosztu pełnoetatowego odpowiednika. W zależności od lokalizacji wysoko wykwalifikowany pełnoetatowy dyrektor finansowy będzie dysponował średnią kwotą od 100 000 do 200 000 USD. Dodaj do tego podatki od wynagrodzeń, świadczenia, obowiązkowe szkolenia i konferencje, powierzchnię biurową itp., a całkowity koszt wkrótce wzrośnie do od 125 000 do 250 000 USD rocznie.

Nawet przy 250 USD za godzinę, dyrektor finansowy pracujący w niepełnym wymiarze godzin 20 godzin miesięcznie skutkowałby znacznie niższym rocznym kosztem wynoszącym 60 000 USD. Stawka godzinowa jest wyższa, ale wiele kluczowych korzyści z pełnoetatowego dyrektora finansowego można uzyskać dzięki umowie w niepełnym wymiarze godzin przy znacznie niższych całkowitych kosztach rocznych.

W informacyjnym artykule na temat outsourcingu usług finansowych, The Wall Street Journal wymienił oszczędności kosztów jako główny powód zatrudniania dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze godzin.

5. Outsourcing zapewnia dostęp do takiego poziomu talentów, który w innym przypadku byłby niedostępny. Wielu doświadczonych dyrektorów finansowych nie poświęciłoby się na pełny etat w małych lub średnich operacjach, głównie dlatego, że nie byłoby to trudne. Mogą jednak z radością poświęcić 25 godzin miesięcznie na nadzór i pomoc na wysokim szczeblu.

Ten punkt zyskał 10-krotnie znaczenie wraz z pojawieniem się zdalnych platform freelancerów, takich jak Toptal. Dziś mała firma produkcyjna w wiejskim stanie Wisconsin może jednym kliknięciem uzyskać dostęp do wysoce efektywnego dyrektora finansowego ds. produkcji w Pittsburghu. To naprawdę zmieniło sposób, w jaki firmy powinny patrzeć na funkcję dyrektora finansowego.

Outsourcing umożliwia również zatrudnienie specjalistów na każdą potrzebę. Na przykład startup może zatrudnić dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze godzin, aby opracować biznesplan, innego eksperta do prezentacji i zbierania funduszy, a później innego specjalistę do skonfigurowania funkcji finansowej i oprogramowania księgowego. Bardzo niewielu pełnoetatowych dyrektorów finansowych byłoby najlepszych we wszystkich trzech specjalnościach.

6. Dyrektor finansowy zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy zapewnia, że ​​najważniejsze rzeczy (takie jak sprawozdawczość finansowa) są faktycznie wykonywane. Żartowałem z klientami, że czasami moją największą wartością jest po prostu zapewnienie im terminu na wykonanie rutynowej pracy finansowej. Bez tego powtarzającego się terminu niektórzy klienci uważają, że nawet krytyczne raportowanie na koniec miesiąca po prostu nie ma miejsca. To samo dotyczy comiesięcznych spotkań finansowych właścicieli i prognoz przepływów pieniężnych.

Wracając do pytania: Kiedy (lub w jakich okolicznościach) ma sens zatrudnianie dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze godzin? Każda firma jest inna, ale oto kilka wspólnych cech, które zauważyłem w firmach, które czerpią największe korzyści z umowy CFO w niepełnym wymiarze godzin.

Oni mają:

• Przychody w przedziale od 1 000 000 do 30 000 000 USD. Znacznie większy i potrzebny jest pełnoetatowy dyrektor finansowy. Dużo mniejsze i nieopłacalne. Pamiętaj, że są to ogólne ogólniki. Skomplikowana firma lub startup poszukujący finansowania może wejść na scenę pełnego etatu CFO na długo przed 30 000 000 USD. Aby dowiedzieć się, kiedy dla rozwijającego się startupu warto zatrudnić dyrektora finansowego, zobacz doskonały artykuł Scotta Browna na ten temat.
• 10-100 pracowników lub kontrahentów. Takie same komentarze jak w punkcie 1.
• Silny księgowy lub zespół księgowy do obsługi codziennych rutynowych transakcji.
• Zespół zarządzający, który jest analityczny, ceni rzetelną sprawozdawczość finansową i stara się podejmować decyzje na podstawie wskaźników, a nie intuicji.

Kiedy zatrudnianie dyrektora finansowego na pół etatu nie ma sensu?

Jest całkiem możliwe, że firma ma odpowiedni zakres wielkości i ma uzasadnioną potrzebę nadzoru dyrektora finansowego, ale nadal nie jest idealnym kandydatem do zdalnego lub niepełnego wymiaru czasu pracy.

Oto kilka z tych sytuacji:

1. Swobodny zespół zarządzający, który podejmuje decyzje na bieżąco i nie myśli o sięganiu po perspektywę dyrektora finansowego, jeśli nie jest tego dnia w zespole. Oczywiście dyrektor finansowy zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin jest zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin i nie będzie obecny przy każdej ważnej decyzji. Dyrektor finansowy staje się stratą pieniędzy, jeśli kierownictwo nieustannie posuwa się do przodu, podejmując ważne decyzje bez uwzględniania wartości spostrzeżeń dyrektora finansowego.
2. Kultura, w której wszyscy w firmie powinni być w biurze i pracować przez cały dzień. W tym scenariuszu dyrektor finansowy, którego nie ma na co dzień, będzie miał trudności z dopasowaniem się i wywarciem wpływu. To może być wielka sprawa, nawet jeśli kierownictwo zgadza się z koncepcją. Pozostali pracownicy nie docenią kogoś, kto przychodzi o 8 i wychodzi w południe, kiedy musi pracować od 7 do 5. Zdalny układ łagodzi ten problem, ale mentalność może utrudnić uzgodnienie nawet wtedy.
3. Nieuporządkowane środowisko, w którym chaos jest normą, a próby wdrożenia systemów finansowych i kontroli są postrzegane z ukosa. Niektórzy przedsiębiorcy/właściciele po prostu nigdy nie zrozumieją, dlaczego potrzebują zgody kierownika sprzedaży przed udzieleniem dużej zniżki przy sprzedaży lub dlaczego nie jest mądrze dawać podwyżkę pracownikowi, który omija dział HR i przychodzi prosto do niego. Właściciele, którzy zawsze przepychają się do przodu i robią to, co chcą, nie będą dobrze współpracować z dyrektorem finansowym na pół etatu (lub z pełnoetatowym, jeśli o to chodzi). W miarę dojrzewania firm, musi również rozwijać się struktura zarządzania.
4. Właściciele, którzy są dumni ze swoich umiejętności księgowych i wiedzy finansowej. Ten punkt może brzmieć surowo, ale właściciele z tą cechą będą mieli trudności z dostrzeżeniem wartości w CFO, kiedy teoretycznie mogliby robić wszystko sami, a może nawet lepiej. Najlepiej zarówno dla właściciela, jak i CFO, aby nawet nie zaczynać.

Przygotowanie aranżacji do sukcesu

Wracając do ilustracji Joego i Gary'ego, wszystko wskazuje na to, że ich sytuacja dojrzała na stanowisko dyrektora finansowego na pół etatu. Jednak na podstawie ich postów większość dyrektorów finansowych nie zostałaby przyciągnięta. Co jest nie tak z publikacją?

1. Lista obowiązków księgowych wskazuje na brak zrozumienia roli CFO. Księgowi zazwyczaj zajmują się A/R, A/P, listą płac itp. Podczas gdy doświadczony dyrektor finansowy może cieszyć się niektórymi z tych czynności jako przerwą od strategicznych zadań, byłoby to równoznaczne z zapłaceniem lekarzowi za strzyżenie włosów. Prawdopodobnie nie jest to najlepsze wykorzystanie czasu lub pieniędzy.
2. Skupienie się na przygotowaniu podatkowym wskazuje na zespół zarządzający, który nadal postrzega rachunkowość jako przygotowanie podatkowe i nie uchwycił wizji potężnej rachunkowości zarządczej, która umożliwia dynamiczny wzrost dzięki bardzo dokładnej i informacyjnej sprawozdawczości finansowej. Przygotowanie podatkowe można z łatwością zlecić firmom zajmującym się rachunkowością podatkową, aw rzeczywistości wysoko wykwalifikowany specjalista ds. podatków prawdopodobnie nie będzie najlepszym kandydatem na stanowisko dyrektora finansowego.
3. Koncentrowanie się na doświadczeniu z konkretnymi pakietami oprogramowania ignoruje fakt, że wysokiej jakości dyrektor finansowy powinien być w stanie szybko przyspieszyć w praktycznie każdym środowisku oprogramowania. O wiele lepiej jest zatrudnić dobrego dyrektora finansowego bez konkretnego doświadczenia w oprogramowaniu, niż przeciętnego dyrektora finansowego, który ma doświadczenie z twoim oprogramowaniem.
4. Opis stanowiska zawiera zbyt wiele codziennych zadań. Wydaje się, że każdy, kto wejdzie w tę rolę, zostanie uderzony niekończącym się strumieniem zadań, z którymi nikt inny nie ma czasu. Aby zaangażowanie CFO w niepełnym wymiarze godzin było opłacalne i produktywne, unikaj tego rowu.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, Joe i Gary powinni ograniczyć księgowość, przygotowywanie podatków i wzmianki o oprogramowaniu z księgowania i skoncentrować się na strategicznych elementach, przy których najlepiej będzie pomagać dyrektor finansowy w niepełnym wymiarze godzin. Oto ponowne uruchomienie oryginalnego wpisu:

Szybko rozwijająca się firma poligraficzna poszukuje dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze godzin, aby zapewnić wysoki poziom nadzoru finansowego i współpracować z kierownictwem w kwestiach strategicznych, takich jak ustalanie cen, rozbudowa zakładu i oprogramowanie do kalkulacji kosztów projektów. Idealny kandydat usprawni procesy finansowe i operacje firmy oraz pomoże właścicielom przygotować grunt pod przejście na wyższy poziom. Dyrektor finansowy będzie odpowiedzialny za zarządzanie księgowym, który obsługuje codzienne operacje finansowe. Firma obecnie korzysta z QuickBooks, ale jest otwarta na migrację na bardziej solidną platformę, zgodnie z zaleceniem nowego dyrektora finansowego. Ekspert finansowy, który widzi szeroki obraz, ale nie przeoczy szczegółów, będzie dobrze prosperować jako członek tej firmy i zespołu zarządzającego.

Znalezienie idealnego dopasowania

Znalezienie dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze godzin, który „pasuje” do Twojej firmy, jest niezwykle ważne, ale także trudne. Oto kilka pytań, na których bym się interesował, gdybym zatrudniał dyrektora finansowego na pół etatu (ta lista zakłada, że ​​zadałeś już pytania dotyczące osobowości, uczciwości itp.):

• Jak się komunikujesz? Każda osoba i firma ma swoją „drogę”. Niektórzy używają poczty e-mail, inni kanałów wiadomości, takich jak Slack, niektórzy potrzebują rzeczywistego głosu podczas rozmowy telefonicznej lub wideokonferencji. Jeśli twoje metody komunikacji nie łączą się, zaangażowanie będzie walczyć.
• Jaki jest Twój średni czas realizacji komunikacji? To pytanie zarówno do dyrektora finansowego, jak i właściciela. Istnieją bardzo różne podejścia. Niektórzy ludzie „zawsze żyją” i odpowiadają o 22:00 na e-mail. Inni uważają, że dwudniowe oczekiwanie jest całkowicie do przyjęcia.

• W jakich branżach pracowałeś? To pytanie jest szczególnie ważne dla branż o niszowych potrzebach księgowych. Na przykład rozliczanie produkcji, budownictwa, kredytów/bankowości konsumenckiej, firm inwestycyjnych itp. jest stosunkowo złożone i wymaga specjalistycznego doświadczenia.

  Nawet w branżach, w których rachunkowość jest prostsza, takich jak doradztwo, usługi technologiczne, handel detaliczny/hurtowy i e-commerce, nadal istnieje wiele korzyści ze znalezienia dyrektora finansowego, który potrafi „mówić językiem” i zna podstawowe wskaźniki i kluczowe wskaźniki efektywności.

  Na marginesie wolałbym dyrektora finansowego, który pracował w kilku branżach. Stosowanie koncepcji z zupełnie niezwiązanej branży w Twojej firmie może przynieść ogromne korzyści.

• Jakie konkretne zadanie lubisz najbardziej na stanowisku dyrektora finansowego? Dzięki temu szybko zorientujesz się, gdzie jest serce dyrektora finansowego. Czy chodzi o raportowanie na koniec miesiąca, prognozy finansowe, pozyskiwanie funduszy lub planowanie strategiczne z zespołem kierowniczym? Zobacz, jak to pasuje do tego, czego potrzebujesz.
• Ile czasu musisz nam poświęcić? Freelancerzy, podobnie jak właściciele firm, mogą być winni przejmowania zbyt wiele. Upewnij się, że dyrektor finansowy ma aktualną przepustowość, aby zrobić to, co musisz zrobić.
• Czy możesz podać referencje lub dwa? Nie lubię dawać referencji i uważam, że bardzo niewielu przedsiębiorców nawiązuje kontakt, nawet jeśli je udostępniam. Ale czy jest lepszy sposób, aby naprawdę uzyskać obiektywne informacje o kandydacie?

Zatrudnienie dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze godzin może być zastraszającym krokiem, ale jeśli zostanie wykonane prawidłowo, może być biletem na wyższy poziom. Poświęć trochę czasu na znalezienie kogoś, kto pasuje do Twojej firmy. Zacznij od konkretnego projektu, takiego jak ponowne uruchomienie planu kont, prognoza przepływów pieniężnych lub model finansowy. Poczekaj, aż ustalisz trwające prace, aż do zakończenia pierwszego projektu. Daje to wszystkim stronom szansę na wkroczenie w układ i zapewnia wzajemny punkt rezygnacji.

W przeciwieństwie do zatrudnienia na pełen etat, ryzyko z outsourcingiem CFO jest dość minimalne. Jeśli to nie wyjdzie, kończysz zaręczyny. Bardziej prawdopodobne jest jednak, że spojrzysz wstecz po sześciu miesiącach sukcesów i zastanawiasz się, jak sobie radziłeś wcześniej.