دليل الشارع حول كيفية تعيين مدير مالي بدوام جزئي

ملخص تنفيذي

قبل أربع سنوات ، بدأ جو وجاري عملًا للطباعة في مرآبهم. انطلق العمل وأصبح لديهم اليوم متجرًا في المنطقة الصناعية ويعمل به 27 موظفًا. يدير Gary جانب الإنتاج ، بينما يتولى Joe المبيعات والتمويل.

تدريجيًا نمت الأدوار المزدوجة لـ Joe إلى ما هو أبعد مما يمكنه التعامل معه. قرر الشركاء أن Joe سيدخل في المبيعات بدوام كامل وسيستعين بمصادر خارجية للعمل المالي. يجلس Joe على الكمبيوتر وينقر على المنشور التالي:

تبحث شركة طباعة محلية عن مدير مالي بدوام جزئي للمساعدة في جميع الأمور المحاسبية ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: AR و AP والتسويات البنكية وكشوف المرتبات وتقارير نهاية الشهر / نهاية العام. سيساعد أيضًا في الاقتباس ، فضلاً عن إدارة الموارد البشرية والإشراف على برامج مزايا الشركة. المرشح المثالي سيكون لديه خبرة في ضريبة المبيعات وإعداد إقرارات ضريبة الدخل لشركة S Corp. مطلوب خبرة لا تقل عن 5 سنوات مع QuickBooks. المشاريع المالية المخصصة الأخرى ، والنمذجة ، وما إلى ذلك حسب طلب المالكين.

من وجهة نظر Joe ، فإن هذا المنشور يحدد بشكل مثالي ما تحتاجه الشركة. وهي كذلك. لسوء الحظ ، ما وصفه ربما ليس هو الحل الأفضل لتلبية تلك الاحتياجات. سيتعرف أي مدير مالي متمرس يعمل بدوام جزئي على أعلام التحذير ويبتعد مسافة ميل.

ما الخطأ في منشور جو وكيف يمكن تعديله لتهيئة الشركة والمدير المالي المطلوب للنجاح؟ هل يجب أن يفكر جو وجاري في ترتيب المدير المالي بدوام جزئي على الإطلاق؟ هل هناك حالات لا يعقل فيها تعيين مدير مالي بدوام جزئي؟

تتناول هذه المقالة القصيرة إجابات لجميع الأسئلة الثلاثة. ليس المقصود أن تكون أطروحة أكاديمية ، بل دليل عملي يعتمد على ما يقرب من عقد من الخبرة كمدير مالي مستقل لشركات خاصة.

متى يكون من المنطقي تعيين مدير مالي بدوام جزئي؟

إن مفهوم المدير المالي المؤقت (أو الاستعانة بمصادر خارجية ، أو بدوام جزئي ، أو عقد ، أو مدير مالي جزئي - أيًا كان ما تريد تسميته بالدور) هو مفهوم قوي ، لعدة أسباب:

1. عدد قليل جدًا من الشركات ، خاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، تحتاج بطريقة سحرية إلى 2000 ساعة من وقت المدير المالي كل عام. قد يكون لديهم فترات تمتد حيث يحتاجون إلى يوم كامل أو أسبوع من العمل ، تليها فترات طويلة من لا شيء. المدير المالي بدوام جزئي يملأ بشكل جيد.

2. المرونة جيدة. إنه أحد الأسباب التي تجعل الشركات تستأجر المعدات وتدخل عقود إيجار قصيرة الأجل. في الورقة البيضاء الصادرة عن مجموعة هورتون بعنوان تعزيز الربحية مع النفقات العامة المرنة ، صرح الدكتور توماس شلايفر بأنه "يجب على الشركات تخصيص 15 إلى 25 بالمائة من إجمالي النفقات العامة باعتبارها مرنة ، مما يعني أنه يمكن إضافتها أو طرحها في غضون أسبوع أو أقل". تتوافق خدمات المدير المالي الخارجية مع هذا التعريف.

3. يجلب المدير المالي الجزئي خبرة متنوعة لكل مشاركة. الشيء الأول الذي أسمعه عندما أسأل العملاء عما يقدرونه بشأن المدير المالي بدوام جزئي (أنا) هو هذا: إنهم يحبون أنني متصل بشركات متعددة ويمكنني الاستفادة من هذه التجربة لتزويدهم بمنظور متوازن.

هذا لا يعني أن المديرين الماليين المتفرغين ليس لديهم منظور واسع ، لكنني لاحظت وجود ميل إلى التركيز قليلاً على الصناعة أو حتى التركيز على الشركة بمرور الوقت. إنه أحد الأسباب الرئيسية التي جعلتني اخترت أن أكون مديرًا ماليًا مستقلًا وأعتقد أن العديد من زملائي يشاركونني نفس المنظور.

4. التكلفة السنوية للمدير المالي بدوام جزئي أقل بكثير من نظيره بدوام كامل. اعتمادًا على المنطقة المحلية ، سيدير ​​المدير المالي ذو المهارات العالية بدوام كامل ما بين 100000 دولار إلى 200000 دولار في منتصف السوق. أضف ضرائب الرواتب والمزايا والتدريب الإجباري والمؤتمرات والمساحة المكتبية وما إلى ذلك ، وسرعان ما تتصاعد التكلفة الإجمالية إلى ما بين 125000 و 250.000 دولار سنويًا.

حتى بسعر 250 دولارًا للساعة ، فإن عمل المدير المالي بدوام جزئي 20 ساعة في الشهر سيؤدي إلى تكلفة سنوية أقل بكثير تبلغ 60 ألف دولار. معدل الساعة أعلى ، ولكن يمكن استخلاص العديد من الفوائد الرئيسية للمدير المالي بدوام كامل من خلال ترتيب بدوام جزئي بتكلفة سنوية إجمالية أقل بكثير.

في مقال إعلامي حول الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المدير المالي ، أدرجت صحيفة وول ستريت جورنال توفير التكاليف كأحد الأسباب الرئيسية لتوظيف مدير مالي بدوام جزئي.

5. الاستعانة بمصادر خارجية يجلب الوصول إلى مستوى من المواهب التي قد لا تكون متاحة لولا ذلك. لن يلتزم العديد من المديرين الماليين ذوي الخبرة العالية بدوام كامل في عملية صغيرة أو متوسطة الحجم ، غالبًا لأنه لن يكون صعبًا. ومع ذلك ، قد يكونون سعداء جدًا بتخصيص 25 ساعة شهريًا للإشراف والمساعدة رفيعي المستوى.

اكتسبت هذه النقطة أهمية بمقدار 10 أضعاف مع ظهور منصات العمل الحر عن بُعد ، مثل Toptal. اليوم ، يمكن لشركة تصنيع صغيرة في ريف ولاية ويسكونسن الوصول إلى مدير مالي صناعي عالي الفعالية في بيتسبرغ ، بنقرة زر واحدة. لقد غير هذا حقًا الطريقة التي يجب أن تنظر بها الشركات إلى وظيفة المدير المالي.

يتيح الاستعانة بمصادر خارجية أيضًا تعيين متخصصين لكل حاجة. على سبيل المثال ، قد تقوم شركة ناشئة بتوظيف مدير مالي بدوام جزئي لتطوير خطة عمل ، وخبيرًا مختلفًا لمنصة العرض التقديمي المخطّط وجمع الأموال ، ولاحقًا متخصصًا مختلفًا لإعداد وظائفهم المالية وبرامج المحاسبة. سيكون عدد قليل جدًا من المديرين الماليين المتفرغين هم الأفضل في جميع التخصصات الثلاثة.

6. يضمن المدير المالي بدوام جزئي إنجاز الأمور الهامة (مثل إعداد التقارير المالية). لقد مازحت العملاء بأن أعلى قيمة لدي في بعض الأحيان هي ببساطة تقديم موعد نهائي لهم لإنجاز أعمالهم المالية الروتينية. بدون هذا الموعد النهائي المتكرر ، يجد بعض العملاء أنه حتى تقارير نهاية الشهر الحرجة لا تحدث. وينطبق الشيء نفسه على الاجتماعات المالية الشهرية للمالك وتوقعات التدفق النقدي.

العودة إلى السؤال: متى (أو تحت أي ظروف) يكون من المنطقي تعيين مدير مالي بدوام جزئي؟ تختلف كل شركة عن غيرها ، ولكن فيما يلي بعض السمات الشائعة التي لاحظتها في الشركات التي تحقق أعلى فائدة من ترتيب المدير المالي بدوام جزئي.

يملكون:

• الإيرادات في نطاق 1،000،000 دولار أمريكي إلى 30،000،000 دولار أمريكي. أكبر بكثير من ذلك ، وهناك حاجة إلى مدير مالي بدوام كامل. أصغر بكثير ، وليست فعالة من حيث التكلفة. ضع في اعتبارك أن هذه العموميات واسعة النطاق. قد تصل شركة معقدة ، أو شركة ناشئة تسعى للحصول على تمويل ، إلى مرحلة المدير المالي بدوام كامل قبل فترة طويلة من 30.000.000 دولار. للحصول على نظرة متعمقة حول متى يكون من المنطقي أن تقوم شركة ناشئة ناشئة بتوظيف مدير مالي ، راجع مقالة سكوت براون الممتازة حول هذا الموضوع.
• 10-100 موظف أو مقاول. نفس التعليقات على النقطة 1.
• محاسب قوي أو فريق مسك الدفاتر للتعامل مع المعاملات الروتينية اليومية.
• فريق إداري تحليلي ، ويقدر التقارير المالية القوية ، ويسعى إلى اتخاذ القرارات بناءً على المقاييس بدلاً من الشعور الداخلي.

متى لا يكون من المنطقي تعيين مدير مالي بدوام جزئي؟

من الممكن تمامًا أن تكون الشركة في نطاق الحجم المناسب ، وأن يكون لديها حاجة مشروعة إلى إشراف المدير المالي ، ولكنها لا تزال غير مرشح مثالي لترتيب المدير المالي عن بُعد أو بدوام جزئي.

فيما يلي بعض هذه المواقف:

1. فريق إدارة حر يتخذ القرارات بسرعة ولا يفكر في الوصول إلى منظور المدير المالي إذا لم يكن / هي مع الفريق في ذلك اليوم. من الواضح أن المدير المالي بدوام جزئي يعمل بدوام جزئي ولن يكون حاضرًا في كل قرار كبير. يصبح المدير المالي مضيعة للمال إذا مضت الإدارة باستمرار في اتخاذ قرارات كبيرة دون دمج قيمة رؤية المدير المالي.
2. الثقافة حيث من المتوقع أن يكون كل فرد في الشركة في المكتب وأن يعمل في أيام كاملة. في هذا السيناريو ، سيكافح المدير المالي الذي ليس موجودًا كل يوم من أجل الاندماج وإحداث تأثير. يمكن أن يكون هذا أمرًا مهمًا حتى لو كانت الإدارة متوافقة مع هذا المفهوم. لن يقدر الموظفون الآخرون شخصًا يأتي في الساعة 8 ويغادر عند الظهر ، عندما يجب أن يعمل من 7 إلى 5. الترتيب عن بعد يخفف من هذه المشكلة ، لكن العقلية يمكن أن تجعل الترتيب صعبًا حتى في ذلك الوقت.
3. بيئة غير منظمة حيث الفوضى هي القاعدة ومحاولات تنفيذ الأنظمة والضوابط المالية يتم النظر فيها عند الشك. لن يفهم بعض أصحاب المشاريع / أصحاب المشاريع أبدًا سبب حاجتهم إلى موافقة من مدير المبيعات قبل تقديم خصم كبير على المبيعات ، أو لماذا ليس من الحكمة منح زيادة لموظف يتخطى الموارد البشرية ويتوجه إليهم مباشرة. المالكون الذين يتقدمون دائمًا ويفعلون ما يريدون بغض النظر ، لن يعملوا بشكل جيد مع مدير مالي بدوام جزئي (أو مدير مالي بدوام كامل ، لهذا الأمر). مع نضوج الشركات ، يجب أن يكون الهيكل الإداري كذلك.
4. الملاك الذين يفخرون بمهاراتهم المحاسبية وفطنتهم المالية. قد تبدو هذه النقطة قاسية ، لكن المالكين بهذه السمة سيكافحون لمعرفة القيمة في المدير المالي ، عندما يكون بإمكانهم نظريًا القيام بكل شيء بأنفسهم وربما بشكل أفضل. الأفضل للمالك والمدير المالي على حد سواء حتى لا يبدأ.

إعداد الترتيب للنجاح

بالعودة إلى الرسم التوضيحي لـ Joe and Gary ، بكل المؤشرات ، فإن وضعهم قد حان لمدير مالي بدوام جزئي. ومع ذلك ، بناءً على منشوراتهم ، لن ينجذب معظم المديرين الماليين. ما هو الخطأ في النشر؟

1. تشير قائمة واجبات مسك الدفاتر إلى عدم فهم دور المدير المالي. يتعامل موظفو الحسابات عمومًا مع A / R و A / P وكشوف المرتبات وما إلى ذلك. في حين أن المدير المالي ذو الخبرة قد يستمتع ببعض هذه الأنشطة على أنها استراحة من المهام الإستراتيجية ، إلا أن ذلك سيكون مساويًا لدفع رسوم للطبيب ليقوم بقص شعرك. ربما ليس أفضل استخدام لوقتهم أو أموالك.
2. يشير التركيز على إعداد الضرائب إلى وجود فريق إداري لا يزال ينظر إلى المحاسبة على أنها إعداد ضريبي ولم يستوعب رؤية المحاسبة الإدارية القوية التي تتيح نموًا قويًا من خلال إعداد تقارير مالية دقيقة للغاية وغنية بالمعلومات. من السهل الاستعانة بمصادر خارجية لإعداد الضرائب لشركات المحاسبة الضريبية ، وفي الواقع ، من المحتمل ألا يكون أخصائي الضرائب ذو المهارات العالية هو أفضل مرشح لمنصب المدير المالي.
3. إن التركيز على الخبرة مع حزم برامج معينة يتجاهل حقيقة أن المدير المالي عالي الجودة يجب أن يكون قادرًا على الوصول بسرعة إلى السرعة في أي بيئة برمجية تقريبًا. من الأفضل بكثير تعيين مدير مالي جيد بدون خبرة برمجية محددة ، من تعيين مدير مالي متوسط ​​لديه خبرة في برنامجك.
4. يتضمن وصف الوظيفة عددًا كبيرًا جدًا من المهام اليومية. يبدو الأمر كما لو أن أي شخص يتولى هذا الدور سيواجه سلسلة لا نهاية لها من المهام التي لا يتوفر لدى أي شخص آخر الوقت للتعامل معها. لجعل مشاركة المدير المالي بدوام جزئي فعالة من حيث التكلفة والإنتاجية ، تجنب هذا الخندق.

للحصول على أفضل النتائج ، يجب على Joe and Gary قطع مسك الدفاتر وإعداد الضرائب والبرامج المذكورة من النشر والتركيز على العناصر الإستراتيجية التي يكون المدير المالي بدوام جزئي هو الأنسب للمساعدة فيها. هنا إعادة تشغيل للنشر الأصلي:

شركة طباعة سريعة النمو تبحث عن مدير مالي بدوام جزئي لتوفير إشراف مالي رفيع المستوى والتعاون مع الإدارة بشأن العناصر الإستراتيجية مثل التسعير وتوسعات المصانع وبرامج تكلفة المشروع. المرشح المثالي سوف يبسط العمليات والعمليات المالية للشركة ويساعد المالكين على تمهيد الطريق للانتقال إلى المستوى التالي. سيكون المدير المالي مسؤولاً عن إدارة محاسب الحسابات الذي يتولى العمليات المالية اليومية. تستخدم الشركة حاليًا QuickBooks ، لكنها منفتحة على الانتقال إلى نظام أساسي أكثر قوة ، بناءً على توصية المدير المالي الجديد. الخبير المالي الذي يرى الصورة الكبيرة لكنه لا يفوت التفاصيل سوف يزدهر كجزء من هذه الشركة وفريق الإدارة.

العثور على الملاءمة المثالية

إن العثور على مدير مالي بدوام جزئي "يناسب" شركتك أمر مهم للغاية ، ولكنه صعب أيضًا. فيما يلي بعض الأسئلة التي سأهتم بها إذا كنت أعين مديرًا ماليًا بدوام جزئي (تفترض هذه القائمة أنك غطيت بالفعل أسئلة حول الشخصية والنزاهة وما إلى ذلك):

• كيف تتواصل؟ لكل شخص وشركة "طريقهم". يستخدم البعض البريد الإلكتروني ، والبعض الآخر قنوات المراسلة مثل Slack ، والبعض الآخر يحتاج إلى صوت حقيقي في مكالمة هاتفية أو مؤتمر فيديو. إذا لم تتواصل طرق الاتصال الخاصة بك ، فستواجه عملية المشاركة صعوبة.
• ما هو متوسط ​​وقت الاستجابة للاتصالات؟ هذا سؤال لكل من المدير المالي والمالك. هناك طرق مختلفة إلى حد كبير. بعض الأشخاص "يعيشون دائمًا" ويردون في الساعة 10 مساءً على بريد إلكتروني. يشعر الآخرون أن الانتظار لمدة يومين أمر مقبول تمامًا.

• ما هي الصناعات التي عملت فيها؟ هذا السؤال مهم بشكل خاص للصناعات ذات الاحتياجات المحاسبية المتخصصة. على سبيل المثال ، تعد محاسبة التصنيع والبناء وإقراض المستهلك / الخدمات المصرفية وشركات الاستثمار وما إلى ذلك معقدة نسبيًا وتتطلب خبرة متخصصة.

  حتى في الصناعات التي تكون فيها المحاسبة أكثر وضوحًا ، مثل الاستشارات والخدمات التقنية وتجارة التجزئة / البيع بالجملة والتجارة الإلكترونية ، لا تزال هناك فائدة كبيرة في العثور على مدير مالي يمكنه "التحدث باللغة" ويعرف المقاييس الأساسية ومؤشرات الأداء الرئيسية.

  في ملاحظة جانبية ، أفضل المدير المالي الذي عمل في العديد من الصناعات. يمكن أن يكون هناك فائدة كبيرة لتطبيق المفاهيم من صناعة غير مرتبطة تمامًا بعملك.

• ما المهمة المحددة التي تستمتع بها أكثر من غيرها في دور المدير المالي؟ سيعطيك هذا فكرة سريعة عن مكان قلب المدير المالي. هل هو في تقرير نهاية الشهر ، التوقعات المالية ، جمع الأموال ، أو التخطيط الاستراتيجي مع فريق القيادة؟ انظر كيف يتوافق ذلك مع ما تحتاجه.
• كم من الوقت لديك لتلتزم بنا؟ يمكن للعاملين لحسابهم الخاص ، مثل أصحاب الأعمال ، أن يكونوا مذنبين بتولي الكثير. تأكد من أن المدير المالي لديه النطاق الترددي الحالي للقيام بما تحتاج إلى القيام به.
• هل يمكنك تقديم مرجع أو اثنين؟ لا أستمتع بإعطاء المراجع ، وأجد عددًا قليلاً جدًا من رواد الأعمال يتابعون الاتصال حتى عندما أقدمهم. ولكن ما هي أفضل طريقة لاكتشاف معلومات محايدة عن المرشح؟

يمكن أن يكون تعيين مدير مالي بدوام جزئي خطوة مخيفة ، ولكن إذا تم القيام به بشكل صحيح ، يمكن أن يكون تذكرة إلى المستوى التالي. خذ الوقت الكافي للعثور على شخص يناسب شركتك. ابدأ بمشروع محدد مثل إعادة تشغيل مخطط الحسابات أو عرض التدفق النقدي أو النموذج المالي. انتظر لتسوية أي عمل مستمر حتى بعد ذلك المشروع الأول. وهذا يعطي جميع الأطراف فرصة للنمو في الترتيب ويوفر نقطة الانسحاب المتبادل.

على عكس التوظيف بدوام كامل ، فإن المخاطر مع الاستعانة بمصادر خارجية للمدير المالي ضئيلة للغاية. إذا لم ينجح الأمر ، فإنك تنهي المشاركة. على الأرجح ، ستنظر إلى الوراء بعد ستة أشهر من النجاح وتتساءل كيف مررت من قبل.