O Street Guide sobre como contratar um CFO em meio período

Sumário executivo

Quatro anos atrás, Joe e Gary começaram um negócio de impressão em sua garagem. O negócio decolou e hoje eles têm uma loja no parque industrial e 27 funcionários. Gary administra o lado da produção, enquanto Joe lida com vendas e finanças.

Gradualmente, os papéis duplos de Joe cresceram além do que ele pode lidar. Os sócios decidiram que Joe se dedicará às vendas em tempo integral e terceirizará o trabalho financeiro. Joe se senta em frente ao computador e digita o seguinte post:

Empresa de impressão local procurando um CFO em meio período para auxiliar em todas as questões contábeis, incluindo, mas não se limitando a: AR, AP, reconciliações bancárias, folha de pagamento e relatórios de final de mês/ano. Também ajudará na cotação, bem como no gerenciamento de RH e na supervisão dos programas de benefícios da empresa. O candidato ideal terá experiência com impostos sobre vendas e preparação de declarações de imposto de renda da S Corp. Pelo menos 5 anos de experiência com QuickBooks é necessário. Outros projetos financeiros ad hoc, modelagem, etc. conforme solicitado pelos proprietários.

Do ponto de vista de Joe, esta postagem descreve perfeitamente o que a empresa precisa. E isso acontece. Infelizmente, o que ele descreveu provavelmente não é a melhor solução para atender a essas necessidades. Qualquer CFO experiente em meio período reconhecerá as bandeiras de aviso e se afastará um quilômetro e meio.

O que há de errado com a postagem de Joe e como ela pode ser modificada para preparar a empresa e o CFO desejado para o sucesso? Joe e Gary deveriam estar considerando um acordo de CFO em tempo parcial? Existem situações em que não faz sentido contratar um CFO em meio período?

Este pequeno artigo analisa as respostas para todas as três perguntas. Não pretende ser um tratado acadêmico, mas sim um guia prático baseado em quase uma década de experiência como CFO freelance para empresas privadas.

Quando faz sentido contratar um CFO em meio período?

O conceito de um CFO interino (ou terceirizado, ou meio período, ou contrato, ou CFO fracionado – como você quiser chamar a função) é sólido, por vários motivos:

1. Muito poucas empresas, especialmente as pequenas e médias, precisam magicamente de 2.000 horas do tempo de um CFO a cada ano. Eles podem ter trechos em que precisam de um dia inteiro ou uma semana de trabalho, seguidos por longos períodos sem nada. Um CFO em meio período preenche bem essa necessidade.

2. A flexibilidade é boa. É uma das razões pelas quais as empresas alugam equipamentos e entram em arrendamentos de curto prazo. No white paper do The Horton Group intitulado Impulsionando a lucratividade com despesas gerais flexíveis, o Dr. Thomas Schleifer afirma que “As empresas devem alocar de 15 a 25 por cento das despesas gerais totais como flexíveis, o que significa que podem ser adicionadas ou subtraídas em uma semana ou menos”. Os serviços terceirizados de CFO se encaixam nessa definição.

3. Um CFO fracionado traz diversas experiências para cada contratação. A primeira coisa que ouço quando pergunto aos clientes o que eles apreciam em seu CFO de meio período (eu) é isso: eles gostam que eu esteja conectado a várias empresas e possa aproveitar essa experiência para fornecer a eles uma perspectiva equilibrada.

Isso não quer dizer que os CFOs em tempo integral não tenham uma perspectiva ampla, mas notei que há uma tendência de ficar um pouco centrado no setor ou mesmo centrado na empresa ao longo do tempo. Essa é uma das principais razões pelas quais escolhi ser CFO freelancer e suspeito que muitos de meus colegas compartilham a mesma perspectiva.

4. O custo anual de um CFO em meio período é geralmente muito menor do que o de um CFO em período integral. Dependendo da localidade, um CFO altamente qualificado em tempo integral funcionará entre US$ 100.000 e US$ 200.000 no mercado intermediário. Adicione impostos sobre a folha de pagamento, benefícios, treinamento e conferências obrigatórios, espaço de escritório, etc. e o custo total logo aumentará para entre US$ 125.000 e US$ 250.000 por ano.

Mesmo com US$ 250 por hora, um CFO em meio período trabalhando 20 horas por mês resultaria em um custo anual significativamente menor de US$ 60.000. A taxa horária é mais alta, mas muitos dos principais benefícios de um CFO em tempo integral podem ser extraídos por meio de um acordo de meio período a um custo anual geral muito menor.

Em um artigo informativo sobre terceirização de serviços de CFO, o Wall Street Journal listou a economia de custos como um dos principais motivos para contratar um CFO em meio período.

5. A terceirização traz acesso a um nível de talento que de outra forma não estaria disponível. Muitos CFOs altamente experientes não se comprometeriam em tempo integral com uma operação de pequeno ou médio porte, principalmente porque não seria um desafio. Eles podem, no entanto, ficar muito felizes em dedicar 25 horas por mês à supervisão e assistência de alto nível.

Este ponto ganhou relevância 10 vezes com o surgimento de plataformas remotas de freelancers, como Toptal. Hoje, uma pequena empresa de manufatura na zona rural de Wisconsin pode acessar um CFO de manufatura altamente eficaz em Pittsburgh, com o clique de um botão. Isso realmente mudou a forma como as empresas devem olhar para a função de CFO.

A terceirização também possibilita a contratação de especialistas para cada necessidade. Por exemplo, uma startup pode contratar um CFO em meio período para desenvolver um plano de negócios, um especialista diferente para um pitch deck e captação de recursos e, posteriormente, um especialista diferente para configurar sua função financeira e software de contabilidade. Muito poucos CFOs em tempo integral seriam os melhores em todas as três especialidades.

6. Um CFO em meio período garante que coisas críticas (como relatórios financeiros) sejam realmente feitas. Já brinquei com clientes que, às vezes, meu maior valor é simplesmente fornecer um prazo para que eles concluam seu trabalho financeiro rotineiro. Sem esse prazo recorrente, alguns clientes acham que até mesmo relatórios críticos de fim de mês simplesmente não acontecem. O mesmo vale para reuniões financeiras mensais do proprietário e projeções de fluxo de caixa.

Voltando à pergunta: Quando (ou em que circunstâncias) faz sentido contratar um CFO em meio período? Cada empresa é diferente, mas aqui estão alguns atributos comuns que notei em empresas que obtêm o maior benefício de um acordo de CFO em meio período.

Eles têm:

• Receita na faixa de US$ 1.000.000 a US$ 30.000.000. Muito maior do que isso, e um CFO em tempo integral é necessário. Muito menor, e não é rentável. Tenha em mente que estas são generalidades amplas. Uma empresa complexa, ou uma startup em busca de financiamento, pode atingir o estágio de CFO em tempo integral muito antes de US$ 30.000.000. Para um mergulho profundo sobre quando faz sentido para uma startup em crescimento contratar um CFO, veja o excelente artigo de Scott Brown sobre esse tópico.
• 10-100 funcionários ou contratados. Mesmos comentários do ponto 1.
• Um contador ou equipe de contabilidade forte para lidar com as transações de rotina do dia-a-dia.
• Uma equipe de gerenciamento que é analítica, valoriza relatórios financeiros sólidos e procura tomar decisões com base em métricas em vez de intuição.

Quando não faz sentido contratar um CFO em meio período?

É bem possível que uma empresa esteja na faixa de tamanho certo e tenha uma necessidade legítima de supervisão de CFO, mas ainda não seja uma candidata ideal para um acordo de CFO remoto ou em meio período.

Veja algumas dessas situações:

1. Equipe de gerenciamento livre que toma decisões em tempo real e não pensa em alcançar a perspectiva do CFO se ele não estiver com a equipe naquele dia. Obviamente, um CFO de meio período é meio período e não estará presente em todas as grandes decisões. O CFO torna-se um desperdício de dinheiro se a administração constantemente avança com grandes decisões sem incorporar o valor da percepção do CFO.
2. Cultura em que se espera que todos na empresa estejam no escritório e trabalhem em dias inteiros. Nesse cenário, um CFO que não está por perto todos os dias terá dificuldades para se encaixar e causar impacto. Isso pode ser um grande problema, mesmo que a administração esteja de acordo com o conceito. Os outros funcionários não vão gostar de quem chega às 8 e sai ao meio-dia, quando deve trabalhar das 7 às 5. Um arranjo remoto atenua esse problema, mas a mentalidade pode dificultar o arranjo mesmo assim.
3. Um ambiente desestruturado onde o caos é a norma e as tentativas de implementar sistemas e controles financeiros são vistas com desconfiança. Alguns empresários/proprietários simplesmente nunca entenderão por que precisam da aprovação do gerente de vendas antes de dar um grande desconto de vendas, ou por que não é sábio dar um aumento a um funcionário que ignora o RH e vem direto para eles. Proprietários que sempre avançam e fazem o que querem, independentemente, não funcionarão bem com um CFO em meio período (ou em período integral). À medida que as empresas amadurecem, a estrutura de gestão também deve amadurecer.
4. Proprietários que se orgulham de suas habilidades contábeis e perspicácia financeira. Este ponto pode parecer duro, mas os proprietários com essa característica terão dificuldade em ver o valor em um CFO, quando teoricamente poderiam estar fazendo tudo sozinhos e talvez até melhor. Melhor para o proprietário e o CFO nem começar.

Configurando o Arranjo para o Sucesso

Voltando à ilustração de Joe e Gary, ao que tudo indica, sua situação está madura para um CFO em meio período. No entanto, com base em suas postagens, a maioria dos CFOs não seria atraída. O que há de errado com a postagem?

1. A lista de deveres de escrituração indica uma falta de compreensão do papel do CFO. Os contadores geralmente lidam com A/R, A/P, folha de pagamento, etc. Embora um CFO experiente possa desfrutar de algumas dessas atividades como uma pausa nas tarefas estratégicas, seria equivalente a pagar um médico para cortar o cabelo. Provavelmente não é o melhor uso de seu tempo ou seu dinheiro.
2. O foco na preparação de impostos indica uma equipe de gerenciamento que ainda vê a contabilidade como preparação de impostos e não captou a visão de uma contabilidade gerencial poderosa que permite um crescimento robusto por meio de relatórios financeiros altamente precisos e informativos. A preparação de impostos é facilmente terceirizada para empresas de contabilidade tributária e, de fato, um especialista em impostos altamente qualificado provavelmente não será o melhor candidato para uma função de CFO.
3. Concentrar-se na experiência com pacotes de software específicos ignora a realidade de que um CFO de qualidade deve ser capaz de se atualizar rapidamente em praticamente qualquer ambiente de software. É muito melhor contratar um bom CFO sem experiência específica em software do que um CFO medíocre que tenha experiência com seu software.
4. A descrição do trabalho inclui muitas tarefas do dia-a-dia. Parece que qualquer um que assumir o papel será atingido por um fluxo interminável de tarefas com as quais ninguém mais tem tempo de lidar. Para tornar uma contratação de CFO em tempo parcial econômica e produtiva, evite essa vala.

Para obter os melhores resultados, Joe e Gary devem cortar a contabilidade, a preparação de impostos e as menções de software da postagem e se concentrar em itens estratégicos com os quais um CFO de meio período é mais adequado para ajudar. Aqui está uma reinicialização da postagem original:

Empresa de impressão em rápido crescimento que busca um CFO em meio período para fornecer supervisão financeira de alto nível e colaborar com a gerência em itens estratégicos, como preços, expansões de fábrica e software de custo de projeto. O candidato ideal agilizará os processos e operações financeiras da empresa e ajudará os proprietários a preparar o terreno para avançar para o próximo nível. O CFO será responsável por gerenciar o contador que lida com as operações financeiras do dia-a-dia. A empresa atualmente utiliza QuickBooks, mas está aberta a migrar para uma plataforma mais robusta, por recomendação do novo CFO. Um especialista em finanças que vê o quadro geral, mas não perde os detalhes, prosperará como parte dessa empresa e da equipe de gerenciamento.

Encontrando o ajuste perfeito

Encontrar um CFO em tempo parcial que “se encaixe” na sua empresa é extremamente importante, mas também difícil. Aqui estão algumas perguntas com as quais eu me preocuparia se estivesse contratando um CFO em meio período (esta lista pressupõe que você já abordou questões sobre personalidade, integridade etc.):

• Como você se comunica? Cada pessoa e empresa tem seu “jeito”. Alguns usam e-mail, outros canais de mensagens como o Slack, alguns precisam de uma voz real em uma chamada telefônica ou videoconferência. Se seus métodos de comunicação não se conectarem, o engajamento será difícil.
• Qual é o seu tempo médio de resposta para comunicações? Esta é uma pergunta tanto para o CFO quanto para o proprietário. Existem abordagens muito diferentes. Algumas pessoas estão “sempre ao vivo” e respondem às 22h a um e-mail. Outros acham que uma espera de 2 dias é completamente aceitável.

• Em quais indústrias você trabalhou? Essa pergunta é especialmente importante para indústrias com necessidades contábeis de nicho. Por exemplo, a contabilidade de manufatura, construção, empréstimos/bancos ao consumidor, empresas de investimento etc. é relativamente complexa e requer experiência especializada.

  Mesmo em setores onde a contabilidade é mais direta, como consultoria, serviços de tecnologia, varejo/atacado e e-commerce, ainda há um grande benefício em encontrar um CFO que possa “falar a língua” e conhecer as métricas e KPIs fundamentais.

  Em uma nota lateral, eu preferiria um CFO que trabalhou em vários setores. Pode haver grandes benefícios ao aplicar conceitos de uma indústria completamente não relacionada ao seu negócio.

• Qual tarefa específica você mais gosta na função de CFO? Isso lhe dará uma noção rápida de onde está o coração do CFO. É em relatórios de final de mês, projeções financeiras, captação de recursos ou planejamento estratégico com a equipe de liderança? Veja como isso se alinha com o que você precisa.
• Quanto tempo você tem para se comprometer conosco? Freelancers, como proprietários de empresas, podem ser culpados de assumir demais. Certifique-se de que o CFO tenha a largura de banda atual para fazer o que você precisa fazer.
• Você pode fornecer uma referência ou duas? Eu não gosto de dar referências, e acho que poucos empresários seguem com o contato mesmo quando eu as forneço. Mas que melhor maneira de realmente descobrir informações imparciais sobre um candidato?

Contratar um CFO em meio período pode ser um passo intimidador, mas se for bem feito, pode ser o ingresso para o próximo nível. Aproveite o tempo para encontrar alguém que se encaixe na sua empresa. Comece com um projeto específico, como uma reinicialização de plano de contas, projeção de fluxo de caixa ou modelo financeiro. Espere para resolver qualquer trabalho em andamento até depois desse primeiro projeto. Isso dá a todas as partes a chance de crescer no acordo e fornece um ponto de opt-out mútuo.

Ao contrário de uma contratação em tempo integral, o risco com um CFO terceirizado é mínimo. Se não der certo, você termina o noivado. Mais provavelmente, você olhará para trás depois de seis meses de sucesso e se perguntará como conseguiu sobreviver antes.