Уличное руководство о том, как нанять финансового директора на неполный рабочий день

Управляющее резюме

Четыре года назад Джо и Гэри открыли типографию в своем гараже. Бизнес пошел в гору, и сегодня у них есть магазин в индустриальном парке и 27 сотрудников. Гэри занимается производством, а Джо занимается продажами и финансами.

Постепенно двойные роли Джо выросли за пределы того, с чем он может справиться. Партнеры решили, что Джо займется продажами на полную ставку, а финансовую работу отдаст на аутсорсинг. Джо садится за компьютер и набирает следующий пост:

Местная полиграфическая компания ищет финансового директора на неполный рабочий день для помощи в бухгалтерском учете, включая, помимо прочего: AR, AP, банковские выверки, платежную ведомость и отчетность на конец месяца/года. Также поможет с котировками, а также с управлением персоналом и надзором за программами льгот компании. Идеальный кандидат должен иметь опыт работы с налогом с продаж и подготовкой налоговых деклараций S Corp. Требуется не менее 5 лет опыта работы с QuickBooks. Другие специальные финансовые проекты, моделирование и т. д. по запросу владельцев.

С точки зрения Джо, эта публикация прекрасно отражает то, что нужно компании. И это так. К сожалению, то, что он описал, вероятно, не лучшее решение для удовлетворения этих потребностей. Любой опытный финансовый директор, работающий неполный рабочий день, распознает предупреждающие флажки и будет держаться подальше.

Что не так с постом Джо и как его можно изменить, чтобы компания и желаемый финансовый директор добились успеха? Должны ли Джо и Гэри вообще рассматривать возможность работы финансового директора на условиях неполного рабочего дня? Бывают ли ситуации, когда нет смысла нанимать финансового директора на неполный рабочий день?

В этой короткой статье рассматриваются ответы на все три вопроса. Это не академический трактат, а скорее практическое руководство, основанное на почти десятилетнем опыте работы внештатным финансовым директором в частных компаниях.

Когда имеет смысл нанимать финансового директора на неполный рабочий день?

Концепция временного финансового директора (или находящегося на аутсорсинге, или работающего неполный рабочий день, или контрактного, или частичного финансового директора — как бы вы ни называли эту роль) надежна по нескольким причинам:

1. Очень немногим компаниям, особенно малым и средним фирмам, по волшебству требуется 2000 часов работы финансового директора каждый год. У них могут быть периоды, когда им нужен полный рабочий день или неделя, за которыми следуют длительные периоды бездействия. Финансовый директор, работающий неполный рабочий день, прекрасно справляется с этой задачей.

2. Гибкость — это хорошо. Это одна из причин, по которой компании арендуют оборудование и заключают краткосрочные договоры аренды. В официальном документе The Horton Group, озаглавленном «Повышение прибыльности с помощью гибких накладных расходов», д-р Томас Шлейфер утверждает: «Компании должны выделять от 15 до 25 процентов общих накладных расходов в качестве гибких, что означает, что они могут быть добавлены или вычтены в течение недели или меньше». Аутсорсинговые услуги финансового директора соответствуют этому определению.

3. Долевой финансовый директор привносит разнообразный опыт в каждое задание. Первое, что я слышу, когда спрашиваю клиентов, что они ценят в своем финансовом директоре, работающем неполный рабочий день (во мне), заключается в следующем: им нравится, что я связан с несколькими компаниями и могу использовать этот опыт, чтобы предоставить им сбалансированную точку зрения.

Это не означает, что штатные финансовые директора не имеют широкого кругозора, но я заметил, что со временем существует тенденция становиться немного ориентированными на отрасль или даже на компанию. Это одна из основных причин, по которой я решил стать внештатным финансовым директором, и я подозреваю, что многие из моих коллег разделяют ту же точку зрения.

4. Годовая стоимость финансового директора, работающего неполный рабочий день, как правило, намного меньше, чем его коллега, работающий полный рабочий день. В зависимости от региона высококвалифицированный финансовый директор, работающий полный рабочий день, будет стоить от 100 000 до 200 000 долларов США на среднем рынке. Добавьте налоги на заработную плату, льготы, обязательное обучение и конференции, офисные помещения и т. д., и вскоре общая стоимость вырастет до 125 000–250 000 долларов в год.

Даже при 250 долларах в час финансовый директор, работающий неполный рабочий день 20 часов в месяц, приведет к значительно более низким годовым затратам в размере 60 000 долларов. Почасовая ставка выше, но многие из ключевых преимуществ финансового директора, работающего полный рабочий день, могут быть получены за счет работы на условиях неполного рабочего дня при гораздо меньших общих годовых затратах.

В информативной статье об аутсорсинге услуг финансового директора The Wall Street Journal назвал экономию средств главной причиной найма финансового директора на неполный рабочий день.

5. Аутсорсинг дает доступ к такому уровню талантов, который иначе был бы недоступен. Многие высококвалифицированные финансовые директора не стали бы посвящать полный рабочий день небольшому или среднему предприятию, в основном потому, что это не было бы сложной задачей. Однако они могут быть очень рады посвятить 25 часов в месяц надзору и помощи на высоком уровне.

Этот момент приобрел 10-кратную актуальность с появлением платформ удаленного фриланса, таких как Toptal. Сегодня небольшая производственная компания в сельской местности Висконсина может одним нажатием кнопки получить доступ к высокоэффективному финансовому директору по производству в Питтсбурге. Это действительно изменило то, как компании должны смотреть на функцию финансового директора.

Аутсорсинг также позволяет нанимать специалистов для каждой потребности. Например, стартап может нанять финансового директора на неполный рабочий день для разработки бизнес-плана, другого эксперта для презентации и сбора средств, а позже другого специалиста для настройки их финансовой функции и бухгалтерского программного обеспечения. Очень немногие финансовые директора, работающие полный рабочий день, будут лучшими во всех трех специальностях.

6. Финансовый директор, работающий неполный рабочий день, следит за тем, чтобы важные вещи (например, финансовая отчетность) действительно выполнялись. Я шутил с клиентами, что иногда для меня самой большой ценностью является просто установление крайнего срока для выполнения их рутинной финансовой работы. Некоторые клиенты считают, что без этого повторяющегося крайнего срока просто не бывает даже важных отчетов на конец месяца. То же самое относится и к ежемесячным финансовым собраниям владельцев и прогнозам движения денежных средств.

Вернемся к вопросу: когда (или при каких обстоятельствах) имеет смысл нанимать финансового директора на неполный рабочий день? Все компании разные, но вот некоторые общие черты, которые я заметил в компаниях, которые получают наибольшую выгоду от соглашения с финансовым директором, работающим неполный рабочий день.

У них есть:

• Доход в диапазоне от 1 000 000 до 30 000 000 долларов. Гораздо больше, и требуется финансовый директор на полную ставку. Гораздо меньше, и это не рентабельно. Имейте в виду, что это общие положения. Сложная компания или стартап, ищущий финансирование, могут стать финансовым директором на полную ставку задолго до 30 000 000 долларов. Для более подробного ознакомления с тем, когда растущему стартапу имеет смысл нанимать финансового директора, см. отличную статью Скотта Брауна на эту тему.
• 10-100 сотрудников или подрядчиков. Те же комментарии, что и к пункту 1.
• Сильный бухгалтер или команда бухгалтеров для выполнения повседневных рутинных операций.
• Аналитическая команда менеджеров ценит надежную финансовую отчетность и стремится принимать решения на основе показателей, а не интуиции.

Когда не имеет смысла нанимать финансового директора на неполный рабочий день?

Вполне возможно, что компания находится в нужном диапазоне размеров и имеет законную потребность в надзоре за финансовым директором, но все же не является идеальным кандидатом на удаленную или неполную занятость финансового директора.

Вот несколько таких ситуаций:

1. Свободная управленческая команда, которая принимает решения на лету и не думает о том, чтобы обратиться к точке зрения финансового директора, если он / она не находится с командой в тот день. Очевидно, что финансовый директор, работающий неполный рабочий день, является неполным рабочим днем ​​и не будет присутствовать при каждом важном решении. Финансовый директор становится пустой тратой денег, если руководство постоянно продвигается вперед, принимая важные решения, не принимая во внимание ценность проницательности финансового директора.
2. Культура, при которой все сотрудники компании должны находиться в офисе и работать полный рабочий день. В этом сценарии финансовый директор, который не работает каждый день, будет изо всех сил пытаться вписаться и оказать влияние. Это может иметь большое значение, даже если руководство поддерживает эту концепцию. Другие сотрудники не оценят того, кто приходит в 8 и уходит в полдень, когда они должны работать с 7 до 5. Дистанционная договоренность смягчает эту проблему, но менталитет может затруднить договоренность даже в этом случае.
3. Неструктурированная среда, где хаос является нормой, а попытки внедрить финансовые системы и средства контроля вызывают недоверие. Некоторые предприниматели/владельцы просто никогда не поймут, почему им нужно одобрение менеджера по продажам, прежде чем давать крупную скидку, или почему неразумно давать надбавку сотруднику, который минует отдел кадров и идет прямо к ним. Владельцы, которые всегда вырываются вперед и делают то, что хотят, не будут хорошо работать с финансовым директором, работающим неполный рабочий день (или полный рабочий день, если на то пошло). По мере взросления компании должна развиваться и структура управления.
4. Владельцы, которые гордятся своими бухгалтерскими навыками и финансовой хваткой. Этот момент может показаться суровым, но владельцы с этой чертой будут изо всех сил пытаться увидеть ценность финансового директора, когда теоретически они могли бы делать все сами и, возможно, даже лучше. И владельцу, и финансовому директору лучше даже не начинать.

Подготовка к успеху

Возвращаясь к иллюстрации Джо и Гэри, по всем признакам их ситуация созрела для финансового директора на неполный рабочий день. Тем не менее, судя по их должности, большинство финансовых директоров не будут привлечены. Что не так с публикацией?

1. Список бухгалтерских обязанностей указывает на непонимание роли финансового директора. Бухгалтеры обычно занимаются A/R, A/P, расчетом заработной платы и т. д. Хотя опытному финансовому директору могут нравиться некоторые из этих видов деятельности в качестве перерыва от стратегических задач, это было бы равносильно тому, чтобы заплатить врачу за стрижку. Вероятно, это не лучшее использование их времени или ваших денег.
2. Сосредоточение внимания на подготовке налоговых деклараций указывает на то, что управленческая команда по-прежнему рассматривает бухгалтерский учет как подготовку налоговых деклараций и не уловила видение мощного управленческого учета, обеспечивающего устойчивый рост за счет высокоточной и информативной финансовой отчетности. Подготовку налогов легко передать фирмам, занимающимся налоговым учетом, и на самом деле высококвалифицированный специалист по налогам, вероятно, не будет лучшим кандидатом на роль финансового директора.
3. Сосредоточение внимания на опыте работы с конкретными программными пакетами игнорирует тот факт, что квалифицированный финансовый директор должен быть в состоянии быстро освоиться практически в любой программной среде. Гораздо лучше нанять хорошего финансового директора без специального опыта работы с программным обеспечением, чем посредственного финансового директора, имеющего опыт работы с вашим программным обеспечением.
4. Описание работы включает слишком много повседневных задач. Такое ощущение, что любой, кто вступит в эту роль, столкнется с бесконечным потоком задач, на которые больше ни у кого нет времени. Чтобы сделать работу финансового директора с частичной занятостью рентабельной и продуктивной, избегайте этой канавки.

Для достижения наилучших результатов Джо и Гэри должны убрать из постов упоминания о бухгалтерском учете, налоговой подготовке и программном обеспечении и сосредоточиться на стратегических вопросах, в решении которых лучше всего поможет финансовый директор, работающий неполный рабочий день. Вот перезагрузка оригинальной публикации:

Быстрорастущая полиграфическая компания ищет финансового директора на неполный рабочий день для обеспечения высокого уровня финансового надзора и сотрудничества с руководством по таким стратегическим вопросам, как ценообразование, расширение производства и программное обеспечение для расчета стоимости проекта. Идеальный кандидат оптимизирует финансовые процессы и операции компании и поможет владельцам подготовить почву для перехода на следующий уровень. Финансовый директор будет нести ответственность за управление бухгалтером, который занимается повседневными финансовыми операциями. В настоящее время компания использует QuickBooks, но готова перейти на более надежную платформу по рекомендации нового финансового директора. Финансовый эксперт, который видит общую картину, но не упускает деталей, будет преуспевать в этой компании и управленческой команде.

В поисках идеальной посадки

Найти финансового директора, работающего неполный рабочий день, который «вписывается» в вашу компанию, чрезвычайно важно, но и сложно. Вот несколько вопросов, которые меня бы волновали, если бы я нанимал финансового директора на неполный рабочий день (этот список предполагает, что вы уже ответили на вопросы о личности, честности и т. д.):

• Как вы общаетесь? У каждого человека и компании есть свой «путь». Некоторые используют электронную почту, другие каналы обмена сообщениями, такие как Slack, некоторым нужен реальный голос во время телефонного звонка или видеоконференции. Если ваши методы коммуникации не работают, вовлеченность будет затруднена.
• Каково ваше среднее время обработки сообщений? Это вопрос как к финансовому директору, так и к владельцу. Есть очень разные подходы. Некоторые люди «всегда живы» и отвечают на электронные письма в 22:00. Другие считают двухдневное ожидание вполне приемлемым.

• В каких отраслях вы работали? Этот вопрос особенно важен для отраслей с нишевыми потребностями в учете. Например, бухгалтерский учет производства, строительства, потребительского кредитования/банковских услуг, инвестиционных компаний и т. д. является относительно сложным и требует специального опыта.

  Даже в отраслях, где бухгалтерский учет является более простым, таких как консалтинг, технологические услуги, розничная/оптовая торговля и электронная коммерция, найти финансового директора, который может «говорить на языке» и знать основные показатели и ключевые показатели эффективности, все еще очень полезно.

  Кстати, я бы предпочел финансового директора, который работал в нескольких отраслях. Применение концепций из совершенно не связанной отрасли может принести большую пользу вашему бизнесу.

• Какая конкретная задача вам нравится больше всего в роли финансового директора? Это даст вам быстрое представление о сердце финансового директора. Это отчетность на конец месяца, финансовые прогнозы, сбор средств или стратегическое планирование с руководством? Посмотрите, как это согласуется с тем, что вам нужно.
• Сколько времени у вас есть, чтобы посвятить нам? Фрилансеры, как и владельцы бизнеса, могут брать на себя слишком много. Убедитесь, что у финансового директора есть текущая пропускная способность, чтобы делать то, что вам нужно.
• Можете ли вы предоставить ссылку или две? Мне не нравится давать рекомендации, и я обнаружил, что очень немногие предприниматели поддерживают контакты, даже когда я их предоставляю. Но что может быть лучше, чтобы действительно узнать непредвзятую информацию о кандидате?

Наем финансового директора на неполный рабочий день может быть пугающим шагом, но если все сделано правильно, это может стать билетом на следующий уровень. Потратьте время, чтобы найти кого-то, кто соответствует вашей компании. Начните с конкретного проекта, такого как перезагрузка плана счетов, прогноз движения денежных средств или финансовая модель. Подождите, чтобы решить любую текущую работу, пока не закончите этот первый проект. Это дает всем сторонам возможность присоединиться к соглашению и предоставляет взаимную точку отказа.

В отличие от найма на полную ставку, риск с внешним финансовым директором довольно минимален. Если это не сработает, вы разорвете помолвку. Однако более вероятно, что вы оглянетесь назад после шести месяцев успеха и удивитесь, как вы жили раньше.