La guía de la calle sobre cómo contratar a un director financiero a tiempo parcial

Resumen ejecutivo

Hace cuatro años, Joe y Gary iniciaron un negocio de impresión en su garaje. El negocio despegó y hoy tienen una tienda en el parque industrial y 27 empleados. Gary dirige la parte de producción, mientras que Joe maneja las ventas y las finanzas.

Gradualmente, los roles duales de Joe han crecido más allá de lo que puede manejar. Los socios han decidido que Joe se dedicará a las ventas a tiempo completo y subcontratará el trabajo financiero. Joe se sienta frente a la computadora y escribe la siguiente publicación:

Empresa de impresión local que busca un CFO de medio tiempo para ayudar con todo lo relacionado con la contabilidad, incluidos, entre otros: AR, AP, conciliaciones bancarias, nómina e informes de fin de mes / fin de año. También ayudará con la cotización, así como con la gestión de recursos humanos y la supervisión de los programas de beneficios de la empresa. El candidato ideal tendrá experiencia con el impuesto sobre las ventas y la preparación de declaraciones de impuestos sobre la renta de S Corp. Se requiere al menos 5 años de experiencia con QuickBooks. Otros proyectos financieros ad hoc, modelización, etc. a petición de los propietarios.

Desde el punto de vista de Joe, esta publicación describe perfectamente lo que la empresa necesita. Y lo hace Desafortunadamente, lo que describió probablemente no sea la mejor solución para satisfacer esas necesidades. Cualquier CFO experimentado a tiempo parcial reconocerá las banderas de advertencia y se alejará una milla.

¿Qué tiene de malo la publicación de Joe y cómo se puede modificar para preparar a la empresa y al CFO deseado para el éxito? ¿Joe y Gary deberían considerar un acuerdo de CFO a tiempo parcial? ¿Hay situaciones en las que no tiene sentido contratar a un director financiero a tiempo parcial?

Este breve artículo analiza las respuestas a las tres preguntas. No pretende ser un tratado académico, sino una guía práctica basada en casi una década de experiencia como director financiero independiente para empresas privadas.

¿Cuándo tiene sentido contratar a un director financiero a tiempo parcial?

El concepto de un CFO interino (o subcontratado, a tiempo parcial, por contrato o fraccionado, como quieras llamarlo) es sólido, por varias razones:

1. Muy pocas empresas, en particular las pequeñas y medianas empresas, necesitan mágicamente 2000 horas del tiempo de un CFO cada año. Pueden tener tramos en los que necesitan un día completo o una semana de trabajo, seguidos de períodos prolongados de nada. Un CFO a tiempo parcial llena esa necesidad muy bien.

2. La flexibilidad es buena. Es una de las razones por las que las empresas alquilan equipos y celebran arrendamientos a corto plazo. En el libro blanco de The Horton Group titulado Impulsar la rentabilidad con gastos generales flexibles, el Dr. Thomas Schleifer afirma que "las empresas deben asignar del 15 al 25 por ciento de los gastos generales totales como flexibles, lo que significa que se pueden sumar o restar en una semana o menos". Los servicios de CFO subcontratados se ajustan a esa definición.

3. Un CFO fraccional aporta experiencia diversa a cada compromiso. Lo primero que escucho cuando les pregunto a los clientes qué aprecian de su CFO (yo) a tiempo parcial es esto: les gusta que esté conectado con varias empresas y que pueda aprovechar esa experiencia para brindarles una perspectiva equilibrada.

Esto no quiere decir que los directores financieros de tiempo completo no tengan una perspectiva amplia, pero he notado que hay una tendencia a centrarse un poco en la industria o incluso en la empresa con el tiempo. Es una de las principales razones por las que elegí ser CFO independiente y sospecho que muchos de mis colegas comparten la misma perspectiva.

4. El costo anual de un CFO a tiempo parcial es generalmente mucho menor que el de una contraparte a tiempo completo. Dependiendo de la ubicación, un CFO de tiempo completo altamente calificado costará entre $ 100,000 y $ 200,000 en el mercado medio. Agregue impuestos sobre la nómina, beneficios, capacitación y conferencias obligatorias, espacio de oficina, etc. y el costo total pronto aumenta a entre $ 125,000 y $ 250,000 anuales.

Incluso a $250 por hora, un CFO a tiempo parcial que trabaje 20 horas al mes daría como resultado un costo anual significativamente menor de $60,000. La tarifa por hora es más alta, pero muchos de los beneficios clave de un CFO de tiempo completo se pueden obtener a través de un acuerdo de medio tiempo a un costo anual general mucho más bajo.

En un artículo informativo sobre la subcontratación de servicios de CFO, The Wall Street Journal mencionó el ahorro de costos como una de las principales razones para contratar a un CFO a tiempo parcial.

5. La subcontratación brinda acceso a un nivel de talento que de otro modo no estaría disponible. Muchos CFO altamente experimentados no se comprometerían a tiempo completo con una operación pequeña o mediana, principalmente porque no sería un desafío. Sin embargo, pueden estar muy contentos de dedicar 25 horas al mes a la supervisión y asistencia de alto nivel.

Este punto se ha multiplicado por 10 con el auge de las plataformas de trabajo independiente a distancia, como Toptal. Hoy en día, una pequeña empresa de fabricación en la zona rural de Wisconsin puede acceder a un CFO de fabricación altamente eficaz en Pittsburgh, con solo hacer clic en un botón. Eso realmente ha cambiado la forma en que las empresas deben ver la función de CFO.

La externalización también permite contratar especialistas para cada necesidad. Por ejemplo, una startup podría contratar a un director financiero a tiempo parcial para desarrollar un plan de negocios, a un experto diferente para una plataforma de presentación y recaudación de fondos, y luego a un especialista diferente para configurar su función de finanzas y software de contabilidad. Muy pocos directores financieros de tiempo completo serían los mejores en las tres especialidades.

6. Un CFO a tiempo parcial garantiza que las cosas críticas (como los informes financieros) realmente se hagan. He bromeado con los clientes diciendo que, a veces, mi mayor valor es simplemente darles una fecha límite para que realicen su trabajo financiero de rutina. Sin esa fecha límite recurrente, algunos clientes encuentran que incluso los informes críticos de fin de mes simplemente no se realizan. Lo mismo ocurre con las reuniones financieras mensuales de propietarios y las proyecciones de flujo de caja.

Volviendo a la pregunta: ¿cuándo (o bajo qué circunstancias) tiene sentido contratar a un director financiero a tiempo parcial? Cada empresa es diferente, pero aquí hay algunos atributos comunes que he notado en las empresas que obtienen el mayor beneficio de un acuerdo de CFO a tiempo parcial.

Ellos tienen:

• Ingresos en el rango de $1,000,000 a $30,000,000. Mucho más grande que eso, y se necesita un CFO de tiempo completo. Mucho más pequeño, y no es rentable. Tenga en cuenta que estas son generalidades amplias. Una empresa compleja, o una startup que busca financiación, puede llegar a la etapa de director financiero a tiempo completo mucho antes de los 30 000 000 $. Para profundizar en cuándo tiene sentido que una startup en crecimiento contrate a un director financiero, consulte el excelente artículo de Scott Brown sobre ese tema.
• 10-100 empleados o contratistas. Mismos comentarios que el Punto 1.
• Un tenedor de libros fuerte o un equipo de contabilidad para manejar las transacciones rutinarias del día a día.
• Un equipo de gestión que es analítico, valora la información financiera sólida y busca tomar decisiones basadas en métricas en lugar de corazonadas.

¿Cuándo no tiene sentido contratar a un director financiero a tiempo parcial?

Es muy posible que una empresa esté en el rango de tamaño adecuado y tenga una necesidad legítima de supervisión del CFO, pero aún así no sea un candidato ideal para un acuerdo de CFO remoto o de medio tiempo.

Estas son algunas de esas situaciones:

1. Equipo de gestión independiente que toma decisiones sobre la marcha y no piensa en buscar la perspectiva del CFO si él/ella no está con el equipo ese día. Obviamente, un CFO a tiempo parcial es a tiempo parcial y no estará presente en todas las decisiones importantes. El CFO se convierte en una pérdida de dinero si la gerencia avanza constantemente con grandes decisiones sin incorporar el valor de la perspectiva del CFO.
2. Cultura en la que se espera que todos en la empresa estén en la oficina y trabajen días completos. En este escenario, un CFO que no está presente todos los días tendrá dificultades para encajar y tener un impacto. Esto puede ser un gran problema incluso si la gerencia está de acuerdo con el concepto. Los otros empleados no apreciarán a alguien que llega a las 8 y se va al mediodía, cuando deben trabajar de 7 a 5. Un arreglo remoto mitiga este problema, pero la mentalidad puede dificultar el arreglo incluso entonces.
3. Un entorno no estructurado donde el caos es la norma y los intentos de implementar sistemas y controles financieros se miran con recelo. Algunos empresarios/propietarios simplemente nunca entenderán por qué necesitan la aprobación del gerente de ventas antes de otorgar un descuento importante en las ventas, o por qué no es prudente dar un aumento a un empleado que pasa por alto a Recursos Humanos y acude directamente a ellos. Los propietarios que siempre avanzan y hacen lo que quieren a pesar de todo, no trabajarán bien con un CFO de medio tiempo (o uno de tiempo completo, para el caso). A medida que las empresas maduran, también debe hacerlo la estructura de gestión.
4. Propietarios que se enorgullecen de sus habilidades contables y perspicacia financiera. Este punto puede sonar duro, pero a los propietarios con esta característica les costará ver el valor de un CFO, cuando teóricamente podrían estar haciendo todo por sí mismos y quizás incluso mejor. Lo mejor para el propietario y el director financiero es que ni siquiera empiecen.

Preparando el arreglo para el éxito

Volviendo a la ilustración de Joe y Gary, todo indica que su situación es propicia para un director financiero de medio tiempo. Sin embargo, según su puesto, la mayoría de los directores financieros no se sentirían atraídos. ¿Qué tiene de malo la publicación?

1. La lista de deberes de contabilidad indica una falta de comprensión del rol de CFO. Los tenedores de libros generalmente manejan A/R, A/P, nómina, etc. Si bien un CFO experimentado puede disfrutar de algunas de esas actividades como un descanso de las tareas estratégicas, sería equivalente a pagarle a un médico para que le corte el pelo. Probablemente no sea el mejor uso de su tiempo o de su dinero.
2. El enfoque en la preparación de impuestos indica un equipo gerencial que todavía ve la contabilidad como una preparación de impuestos y no ha captado la visión de una poderosa contabilidad gerencial que permita un crecimiento sólido a través de informes financieros altamente precisos e informativos. La preparación de impuestos se subcontrata fácilmente a firmas de contabilidad fiscal y, de hecho, es probable que un especialista en impuestos altamente calificado no sea el mejor candidato para el puesto de director financiero.
3. Centrarse en la experiencia con paquetes de software particulares ignora la realidad de que un CFO de calidad debería poder ponerse al día rápidamente en prácticamente cualquier entorno de software. Es mucho mejor contratar a un buen CFO sin experiencia específica en software que a un CFO mediocre que tenga experiencia con su software.
4. La descripción del trabajo incluye demasiadas tareas del día a día. Se siente como si cualquiera que asumiera el rol se enfrentaría a un flujo interminable de tareas con las que nadie más tiene tiempo de lidiar. Para que la contratación de un CFO a tiempo parcial sea rentable y productiva, evite esta zanja.

Para obtener los mejores resultados, Joe y Gary deben eliminar las menciones de contabilidad, preparación de impuestos y software de la publicación y centrarse en elementos estratégicos con los que un CFO de medio tiempo es el más adecuado para ayudar. Aquí hay un reinicio de la publicación original:

Empresa de impresión de rápido crecimiento que busca un CFO a tiempo parcial para proporcionar una supervisión financiera de alto nivel y colaborar con la gerencia en elementos estratégicos como precios, expansiones de plantas y software de costos de proyectos. El candidato ideal agilizará los procesos y las operaciones financieras de la empresa y ayudará a los propietarios a preparar el escenario para pasar al siguiente nivel. El CFO será responsable de gestionar el tenedor de libros que maneja las operaciones financieras del día a día. La empresa actualmente usa QuickBooks, pero está abierta a migrar a una plataforma más robusta, por recomendación del nuevo CFO. Un experto en finanzas que ve el panorama general pero no se pierde los detalles prosperará como parte de esta empresa y equipo de gestión.

Encontrar el ajuste perfecto

Encontrar un CFO a tiempo parcial que "encaje" perfectamente con su empresa es extremadamente importante, pero también difícil. Aquí hay algunas preguntas que me interesarían si estuviera contratando a un director financiero de medio tiempo (esta lista asume que ya ha cubierto preguntas sobre personalidad, integridad, etc.):

• ¿Cómo te comunicas? Cada persona y empresa tiene su “manera”. Algunos usan el correo electrónico, otros canales de mensajería como Slack, algunos necesitan una voz real en una llamada telefónica o videoconferencia. Si sus métodos de comunicación no se conectan, el compromiso tendrá problemas.
• ¿Cuál es su tiempo de respuesta promedio para las comunicaciones? Esta es una pregunta tanto para el director financiero como para el propietario. Hay enfoques muy diferentes. Algunas personas están "siempre en vivo" y responden a las 10 p.m. a un correo electrónico. Otros sienten que una espera de 2 días es completamente aceptable.

• ¿En qué industrias has trabajado? Esta pregunta es especialmente importante para las industrias con necesidades de contabilidad de nicho. Por ejemplo, la contabilidad de manufactura, construcción, préstamos/banca de consumo, empresas de inversión, etc. es relativamente compleja y requiere experiencia especializada.

  Incluso en industrias donde la contabilidad es más sencilla, como consultoría, servicios de tecnología, comercio minorista/mayorista y comercio electrónico, encontrar un CFO que pueda "hablar el idioma" y conozca las métricas fundamentales y los KPI sigue siendo un gran beneficio.

  Como nota al margen, preferiría un CFO que haya trabajado en varias industrias. Puede ser un gran beneficio aplicar conceptos de una industria completamente ajena a su negocio.

• ¿Qué tarea específica disfruta más en el puesto de director financiero? Esto le dará una idea rápida de dónde está el corazón del CFO. ¿Está en los informes de fin de mes, las proyecciones financieras, la recaudación de fondos o la planificación estratégica con el equipo de liderazgo? Vea cómo eso se alinea con lo que necesita.
• ¿Cuánto tiempo tienes para comprometerte con nosotros? Los autónomos, al igual que los empresarios, pueden ser culpables de asumir demasiado. Asegúrese de que el CFO tenga el ancho de banda actual para hacer lo que necesita hacer.
• ¿Puede proporcionar una referencia o dos? No disfruto dando referencias, y encuentro que muy pocos empresarios continúan con el contacto, incluso cuando las proporciono. Pero, ¿qué mejor manera de encontrar realmente información imparcial sobre un candidato?

Contratar a un CFO a tiempo parcial puede ser un paso intimidante, pero si se hace bien, puede ser el boleto para pasar al siguiente nivel. Tómese el tiempo para encontrar a alguien que encaje con su empresa. Comience con un proyecto específico, como un reinicio del plan de cuentas, una proyección de flujo de efectivo o un modelo financiero. Espere para decidirse por cualquier trabajo en curso hasta después de ese primer proyecto. Eso les da a todas las partes la oportunidad de crecer en el acuerdo y proporciona un punto de exclusión mutua.

A diferencia de una contratación a tiempo completo, el riesgo con un CFO subcontratado es bastante mínimo. Si no funciona, terminas el compromiso. Sin embargo, lo más probable es que mires hacia atrás después de seis meses de éxito y te preguntes cómo te las arreglaste antes.