Der Street Guide zur Einstellung eines Teilzeit-CFO

Zusammenfassung

Vor vier Jahren gründeten Joe und Gary in ihrer Garage ein Druckgeschäft. Das Geschäft nahm Fahrt auf und heute haben sie einen Laden im Gewerbegebiet und 27 Mitarbeiter. Gary leitet die Produktionsseite, während Joe sich um Vertrieb und Finanzen kümmert.

Allmählich sind Joes Doppelrollen über das hinausgewachsen, was er bewältigen kann. Die Partner haben entschieden, dass Joe Vollzeit in den Vertrieb gehen und die Finanzarbeit auslagern wird. Joe setzt sich an den Computer und tippt den folgenden Beitrag ein:

Lokale Druckerei sucht einen CFO in Teilzeit zur Unterstützung bei allen Dingen der Buchhaltung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: AR, AP, Bankabstimmungen, Gehaltsabrechnung und Berichterstattung zum Monats-/Jahresende. Wird auch bei der Angebotserstellung sowie beim Personalmanagement und der Überwachung von betrieblichen Leistungsprogrammen behilflich sein. Der ideale Kandidat hat Erfahrung mit der Umsatzsteuer und der Erstellung von S Corp-Einkommensteuererklärungen. Mindestens 5 Jahre Erfahrung mit QuickBooks sind erforderlich. Andere Ad-hoc-Finanzprojekte, Modellierung usw. auf Anfrage der Eigentümer.

Aus Joes Sicht legt dieses Posting perfekt dar, was das Unternehmen braucht. Und das tut es. Leider ist das, was er beschrieben hat, wahrscheinlich nicht die beste Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen. Jeder erfahrene Teilzeit-CFO wird die Warnflaggen erkennen und eine Meile davon wegsteuern.

Was ist falsch an Joes Posten und wie kann er modifiziert werden, um das Unternehmen und den gewünschten CFO auf Erfolgskurs zu bringen? Sollten Joe und Gary überhaupt eine Teilzeit-CFO-Vereinbarung in Betracht ziehen? Gibt es Situationen, in denen es keinen Sinn macht, einen CFO in Teilzeit einzustellen?

Dieser kurze Artikel befasst sich mit Antworten auf alle drei Fragen. Es soll keine wissenschaftliche Abhandlung sein, sondern ein praktischer Leitfaden, der auf fast einem Jahrzehnt Erfahrung als freiberuflicher CFO für Unternehmen in Privatbesitz basiert.

Wann ist es sinnvoll, einen CFO in Teilzeit einzustellen?

Das Konzept eines Interims-CFOs (oder ausgelagerten oder Teilzeit- oder Vertrags- oder Teil-CFOs – wie auch immer Sie die Rolle nennen möchten) ist aus mehreren Gründen solide:

1. Nur sehr wenige Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, benötigen jedes Jahr auf magische Weise 2.000 Stunden Zeit eines CFOs. Sie können Phasen haben, in denen sie einen ganzen Tag oder eine ganze Woche arbeiten müssen, gefolgt von längeren Nichtsphasen. Ein Teilzeit-CFO erfüllt diesen Bedarf gut.

2. Flexibilität ist gut. Dies ist einer der Gründe, warum Unternehmen Geräte mieten und kurzfristige Leasingverträge abschließen. In dem Whitepaper der Horton Group mit dem Titel „Boosting Profitability with Flexible Overhead“ erklärt Dr. Thomas Schleifer: „Unternehmen sollten 15 bis 25 Prozent der Gesamtgemeinkosten als flexibel zuweisen, d. h. sie können in einer Woche oder weniger hinzugefügt oder abgezogen werden.“ Ausgelagerte CFO-Dienstleistungen passen zu dieser Definition.

3. Ein fraktionierter CFO bringt vielfältige Erfahrung in jedes Engagement ein. Das Wichtigste, was ich höre, wenn ich Kunden frage, was sie an ihrem Teilzeit-CFO (mich) schätzen, ist Folgendes: Sie mögen es, dass ich mit mehreren Unternehmen verbunden bin und diese Erfahrung nutzen kann, um ihnen eine ausgewogene Perspektive zu bieten.

Das heißt nicht, dass Vollzeit-CFOs keine breite Perspektive haben, aber ich habe festgestellt, dass es eine Tendenz gibt, sich im Laufe der Zeit ein wenig branchen- oder sogar unternehmensorientiert zu entwickeln. Das ist einer der Hauptgründe, warum ich mich entschieden habe, freiberuflicher CFO zu werden, und ich vermute, dass viele meiner Kollegen die gleiche Sichtweise teilen.

4. Die jährlichen Kosten eines Teilzeit-CFOs sind im Allgemeinen viel geringer als die eines Vollzeit-Pendants. Je nach Standort wird ein hochqualifizierter Vollzeit-CFO im Mittelstand zwischen 100.000 und 200.000 US-Dollar verdienen. Fügen Sie Lohnsteuern, Zusatzleistungen, obligatorische Schulungen und Konferenzen, Büroräume usw. hinzu, und die Gesamtkosten eskalieren bald auf 125.000 bis 250.000 US-Dollar pro Jahr.

Selbst bei 250 US-Dollar pro Stunde würde ein Teilzeit-CFO, der 20 Stunden pro Monat arbeitet, zu deutlich niedrigeren jährlichen Kosten von 60.000 US-Dollar führen. Der Stundensatz ist höher, aber viele der wichtigsten Vorteile eines Vollzeit-CFOs können durch eine Teilzeitbeschäftigung zu weitaus geringeren jährlichen Gesamtkosten extrahiert werden.

In einem informativen Artikel über das Outsourcing von CFO-Dienstleistungen listete das Wall Street Journal Kosteneinsparungen als Hauptgrund für die Einstellung eines Teilzeit-CFO auf.

5. Outsourcing verschafft Zugang zu einem Niveau an Talenten, das sonst möglicherweise nicht verfügbar wäre. Viele sehr erfahrene CFOs würden sich nicht in Vollzeit einem kleinen oder mittelgroßen Unternehmen widmen, vor allem, weil es keine Herausforderung wäre. Sie können jedoch sehr gerne 25 Stunden im Monat für die Überwachung und Unterstützung auf hoher Ebene aufwenden.

Dieser Punkt hat mit dem Aufstieg von Remote-Plattformen für Freiberufler wie Toptal um das Zehnfache an Relevanz gewonnen. Heute kann ein kleines Produktionsunternehmen im ländlichen Wisconsin auf Knopfdruck auf einen hocheffizienten CFO für die Fertigung in Pittsburgh zugreifen. Das hat die Art und Weise, wie Unternehmen die CFO-Funktion betrachten sollten, wirklich verändert.

Outsourcing ermöglicht auch die Einstellung von Spezialisten für jeden Bedarf. Beispielsweise könnte ein Startup einen Teilzeit-CFO einstellen, um einen Geschäftsplan zu entwickeln, einen anderen Experten für ein Pitch-Deck und Fundraising und später einen anderen Spezialisten für die Einrichtung seiner Finanzfunktion und Buchhaltungssoftware. Sehr wenige Vollzeit-CFOs wären die Besten in allen drei Fachrichtungen.

6. Ein Teilzeit-CFO stellt sicher, dass kritische Dinge (wie die Finanzberichterstattung) tatsächlich erledigt werden. Ich habe mit Kunden gescherzt, dass es manchmal mein größter Wert ist, ihnen einfach eine Frist zu setzen, damit sie ihre routinemäßige Finanzarbeit erledigen können. Ohne diese wiederkehrende Frist stellen einige Kunden fest, dass selbst kritische Monatsabschlussberichte einfach nicht stattfinden. Dasselbe gilt für monatliche Finanzmeetings der Eigentümer und Cashflow-Prognosen.

Zurück zur Frage: Wann (bzw. unter welchen Umständen) ist es sinnvoll, einen CFO in Teilzeit einzustellen? Jedes Unternehmen ist anders, aber hier sind einige gemeinsame Merkmale, die mir bei Unternehmen aufgefallen sind, die den größten Nutzen aus einer Teilzeit-CFO-Regelung ziehen.

Sie haben:

• Einnahmen im Bereich von 1.000.000 bis 30.000.000 US-Dollar. Viel größer als das, und es wird ein Vollzeit-CFO benötigt. Viel kleiner, und es ist nicht kostengünstig. Denken Sie daran, dass dies allgemeine Allgemeinheiten sind. Ein komplexes Unternehmen oder ein Startup, das eine Finanzierung sucht, kann die Vollzeit-CFO-Phase lange vor 30.000.000 US-Dollar erreichen. Einen tiefen Einblick in die Frage, wann es für ein Wachstums-Startup sinnvoll ist, einen CFO einzustellen, finden Sie in Scott Browns ausgezeichnetem Artikel zu diesem Thema.
• 10-100 Mitarbeiter oder Auftragnehmer. Gleiche Bemerkungen wie Punkt 1.
• Ein starker Buchhalter oder ein starkes Buchhaltungsteam zur Abwicklung der täglichen Routinetransaktionen.
• Ein Managementteam, das analytisch ist, Wert auf eine solide Finanzberichterstattung legt und versucht, Entscheidungen auf der Grundlage von Kennzahlen und nicht nach Bauchgefühl zu treffen.

Wann ist es nicht sinnvoll, einen Teilzeit-CFO einzustellen?

Es ist durchaus möglich, dass ein Unternehmen die richtige Größe hat und einen legitimen Bedarf an CFO-Aufsicht hat, aber dennoch kein idealer Kandidat für eine Remote- oder Teilzeit-CFO-Anordnung ist.

Hier sind einige dieser Situationen:

1. Freilaufendes Managementteam, das spontan Entscheidungen trifft und nicht daran denkt, die Perspektive des CFO einzuholen, wenn er/sie an diesem Tag nicht im Team ist. Natürlich ist ein Teilzeit-CFO Teilzeit und wird nicht bei jeder großen Entscheidung anwesend sein. Der CFO wird zu einer Geldverschwendung, wenn das Management ständig große Entscheidungen vorantreibt, ohne den Wert der Erkenntnisse des CFO einzubeziehen.
2. Kultur, in der von jedem im Unternehmen erwartet wird, dass er im Büro ist und volle Tage investiert. In diesem Szenario wird ein CFO, der nicht jeden Tag da ist, Schwierigkeiten haben, sich anzupassen und etwas zu bewirken. Dies kann eine große Sache sein, selbst wenn das Management mit dem Konzept einverstanden ist. Die anderen Mitarbeiter werden jemanden nicht schätzen, der um 8 Uhr kommt und mittags geht, wenn sie von 7 bis 17 Uhr arbeiten müssen. Eine Remote-Vereinbarung mildert dieses Problem, aber die Mentalität kann die Vereinbarung selbst dann schwierig machen.
3. Eine unstrukturierte Umgebung, in der Chaos die Norm ist und Versuche, Finanzsysteme und Kontrollen zu implementieren, schief betrachtet werden. Einige Unternehmer/Eigentümer werden einfach nie verstehen, warum sie die Genehmigung des Vertriebsleiters benötigen, bevor sie einen großen Verkaufsrabatt gewähren, oder warum es nicht ratsam ist, einem Mitarbeiter, der die Personalabteilung umgeht und direkt zu ihnen kommt, eine Gehaltserhöhung zu gewähren. Eigentümer, die immer voranstürmen und trotzdem tun, was sie wollen, werden mit einem Teilzeit-CFO (oder übrigens einem Vollzeit-CFO) nicht gut zusammenarbeiten. Wenn Unternehmen reifen, muss dies auch die Managementstruktur sein.
4. Eigentümer, die stolz auf ihre Buchhaltungsfähigkeiten und ihren finanziellen Scharfsinn sind. Dieser Punkt mag hart klingen, aber Eigentümer mit dieser Eigenschaft werden Schwierigkeiten haben, den Wert eines CFOs zu erkennen, wenn sie theoretisch alles selbst und vielleicht sogar noch besser machen könnten. Das Beste für den Eigentümer und den CFO, gar nicht erst damit anzufangen.

Das Arrangement auf Erfolgskurs bringen

Um auf die Illustration von Joe und Gary zurückzukommen, ist ihre Situation allem Anschein nach reif für einen Teilzeit-CFO. Aufgrund ihrer Position würden die meisten CFOs jedoch nicht angezogen. Was ist an dem Posting falsch?

1. Die Liste der Buchhaltungspflichten weist auf ein mangelndes Verständnis der CFO-Rolle hin. Buchhalter kümmern sich im Allgemeinen um A/R, A/P, Gehaltsabrechnung usw. Während ein erfahrener CFO einige dieser Aktivitäten als Pause von strategischen Aufgaben genießen kann, wäre es gleichbedeutend damit, einen Arzt zu bezahlen, um Ihnen einen Haarschnitt zu geben. Wahrscheinlich nicht die beste Verwendung ihrer Zeit oder Ihres Geldes.
2. Der Fokus auf die Steuervorbereitung weist auf ein Managementteam hin, das die Buchhaltung immer noch als Steuervorbereitung betrachtet und die Vision einer leistungsstarken Unternehmensbuchhaltung noch nicht erfasst hat, die ein robustes Wachstum durch äußerst genaue und informative Finanzberichte ermöglicht. Die Steuervorbereitung lässt sich leicht an Steuerberatungsfirmen auslagern, und tatsächlich ist ein hochqualifizierter Steuerspezialist wahrscheinlich nicht der beste Kandidat für eine CFO-Rolle.
3. Die Fokussierung auf die Erfahrung mit bestimmten Softwarepaketen ignoriert die Realität, dass ein guter CFO in der Lage sein sollte, sich in praktisch jeder Softwareumgebung schnell einzuarbeiten. Es ist viel besser, einen guten CFO ohne spezifische Softwareerfahrung einzustellen, als einen mittelmäßigen CFO, der Erfahrung mit Ihrer Software hat.
4. Die Stellenbeschreibung beinhaltet zu viele alltägliche Aufgaben. Es fühlt sich an, als ob jeder, der in die Rolle eintritt, mit einem endlosen Strom von Aufgaben konfrontiert wird, für die sonst niemand Zeit hat. Vermeiden Sie diesen Graben, um ein CFO-Engagement in Teilzeit kosteneffektiv und produktiv zu gestalten.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Joe und Gary die Buchhaltung, die Steuervorbereitung und die Softwareerwähnungen aus dem Posting streichen und sich auf strategische Punkte konzentrieren, bei denen ein Teilzeit-CFO am besten helfen kann. Hier ein Reboot des Originalpostings:

Schnell wachsendes Druckunternehmen, das einen Teilzeit-CFO sucht, der eine hochrangige Finanzaufsicht bietet und mit dem Management bei strategischen Punkten wie Preisgestaltung, Werkserweiterungen und Projektkalkulationssoftware zusammenarbeitet. Der ideale Kandidat rationalisiert die Finanzprozesse und -abläufe des Unternehmens und hilft den Eigentümern, die Voraussetzungen für den Aufstieg auf die nächste Stufe zu schaffen. Der CFO ist für die Verwaltung des Buchhalters verantwortlich, der die täglichen Finanzgeschäfte abwickelt. Das Unternehmen verwendet derzeit QuickBooks, ist aber auf Empfehlung des neuen CFO offen für eine Migration auf eine robustere Plattform. Ein Finanzexperte, der das große Ganze sieht, aber die Details nicht übersieht, wird als Teil dieses Unternehmens und dieses Managementteams gedeihen.

Die perfekte Passform finden

Einen CFO in Teilzeit zu finden, der genau zu Ihrem Unternehmen „passt“, ist äußerst wichtig, aber auch schwierig. Hier sind ein paar Fragen, die mir wichtig wären, wenn ich einen Teilzeit-CFO einstellen würde (diese Liste geht davon aus, dass Sie bereits Fragen zu Persönlichkeit, Integrität usw. behandelt haben):

• Wie kommunizieren Sie? Jede Person und jedes Unternehmen hat ihren „Weg“. Manche nutzen E-Mail, andere Messaging-Kanäle wie Slack, manche brauchen eine echte Stimme bei einem Telefonat oder einer Videokonferenz. Wenn Ihre Kommunikationsmethoden keine Verbindung herstellen, wird das Engagement Probleme bereiten.
• Was ist Ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit für die Kommunikation? Dies ist eine Frage für CFO und Eigentümer. Es gibt ganz unterschiedliche Ansätze. Einige Leute sind „immer live“ und antworten um 22 Uhr auf eine E-Mail. Andere halten eine Wartezeit von 2 Tagen für völlig akzeptabel.

• In welchen Branchen haben Sie gearbeitet? Diese Frage ist besonders wichtig für Branchen mit Nischenbuchhaltungsanforderungen. Beispielsweise ist die Rechnungslegung für Fertigung, Bauwesen, Verbraucherkredite/Banken, Wertpapierfirmen usw. relativ komplex und erfordert spezielle Erfahrung.

  Selbst in Branchen, in denen die Buchhaltung unkomplizierter ist, wie z. B. Beratung, Technologiedienstleistungen, Einzel-/Großhandel und E-Commerce, ist es immer noch von großem Vorteil, einen CFO zu finden, der „die Sprache spricht“ und die grundlegenden Kennzahlen und KPIs kennt.

  Nebenbei bemerkt, ich würde einen CFO bevorzugen, der in mehreren Branchen gearbeitet hat. Es kann von großem Nutzen sein, Konzepte aus einer völlig unabhängigen Branche auf Ihr Unternehmen anzuwenden.

• Welche konkrete Aufgabe macht Ihnen in der CFO-Rolle am meisten Spaß? So bekommen Sie schnell ein Gefühl dafür, wo das Herz des CFO schlägt. Handelt es sich um Monatsendberichte, Finanzprognosen, Mittelbeschaffung oder strategische Planung mit dem Führungsteam? Sehen Sie, wie das mit dem übereinstimmt, was Sie brauchen.
• Wie viel Zeit haben Sie für uns? Freiberufler, wie auch Geschäftsinhaber, können sich schuldig machen, zu viel zu übernehmen. Stellen Sie sicher, dass der CFO über die aktuelle Bandbreite verfügt, um das zu tun, was Sie tun müssen.
• Können Sie ein oder zwei Referenzen angeben? Ich genieße es nicht, Referenzen zu geben, und ich finde, dass nur sehr wenige Unternehmer Kontakt aufnehmen, selbst wenn ich sie zur Verfügung stelle. Aber was gibt es besseres, um wirklich unvoreingenommene Informationen über einen Kandidaten zu erhalten?

Die Einstellung eines CFO in Teilzeit kann ein einschüchternder Schritt sein, aber wenn es richtig gemacht wird, kann es die Eintrittskarte zum nächsten Level sein. Nehmen Sie sich die Zeit, jemanden zu finden, der zu Ihrem Unternehmen passt. Beginnen Sie mit einem bestimmten Projekt wie einem Neustart des Kontenplans, einer Cashflow-Prognose oder einem Finanzmodell. Warten Sie mit der Festlegung laufender Arbeiten bis nach diesem ersten Projekt. Das gibt allen Parteien die Möglichkeit, in die Vereinbarung hineinzuwachsen, und bietet einen gemeinsamen Opt-out-Punkt.

Im Gegensatz zu einer Vollzeitstelle ist das Risiko bei einem ausgelagerten CFO ziemlich gering. Wenn es nicht klappt, beenden Sie die Verlobung. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass Sie nach sechs erfolgreichen Monaten zurückblicken und sich fragen, wie Sie bisher zurechtgekommen sind.