忽略會計最佳實踐：企業家在會計上浪費金錢和扼殺增長的 10 種方式

企業家經常將會計視為吃西蘭花——他們知道這對他們有好處，但非常不愉快。 目標是在不作嘔或想太多的情況下通過力量。

這是不幸的，因為有效的會計是商業成功的一個安靜因素。 關於營銷和領導力的文章佔據了頭條，但堅如磐石的公司擁有堅如磐石的會計方法，幾乎無一例外。

我最近目睹了一家有前途的公司幾乎倒閉了，它擁有漂亮的產品線、漂亮的網站和懂得如何建立網絡的所有者。 主要缺乏的是一個良好的工作成本核算系統，以顯示每個製造產品的真實成本。

這是一個極端的例子。 大多數糟糕的會計決策會導致微妙的損失，而不是一場快速的災難。 他們慢慢地耗盡企業，這使得洩漏難以檢測。

您如何判斷貴公司的會計方法是否有效？ 為了幫助回答這個問題，我整理了一份被誤導的會計方法清單。 此列表基於作為註冊會計師/財務顧問約 10 年的“一線”經驗。 過去十年中的 20 家私營公司。 它主要適用於中型公司（15-20 名員工以上），但可能對打算擴大規模的小型公司有用。

在會計上浪費金錢和扼殺增長的 10 種方法

1. 忽略月末收盤

“關閉”是您正式審查資產負債表上的每一行並進行必要的更正的地方。 最後，審核期間被鎖定，因此無法更改。 理想情況下，這是每月完成一次，盡可能在月底後完成。

為什麼需要月底結賬？

1. 只有資產負債表準確，損益表才能準確。 即使你不明白為什麼，也要抓住這個概念，不要忘記它。 損益表上的大多數行都沒有經過深思熟慮（例如客戶發票自動填充收入行），但生成乾淨的資產負債表需要人工和審查。
2. 沒有正式的收盤，底線永遠不會是最終的。 我見過會計師甚至在幾個月後回去，並對過去幾個月進行重大調整。 在那種環境下，每月的財務狀況變得毫無意義，因為每個人都知道它們會發生變化。
3. 正式的收盤會引起人們對月度業績的關注。 在一個及時正式關閉的企業中，業主期待關閉日期和最終數字。 這種對結果的關注導致更好的財務決策和對趨勢的及時反應。

未能執行正式的月末結算是削弱甚至沉沒企業的最佳方式之一。 如果公司中沒有人有時間或專業知識來完成收尾工作，那麼這項工作很容易外包。

2. 制定複雜的激勵計劃

許多企業都犯了這個錯誤，甚至沒有意識到這一點。 這是因為激勵計劃往往會隨著時間的推移而演變，只會逐漸變得一團糟。

以下是我所說的常見示例：

1. 銷售經理為不同的客戶開發定制的回扣計劃。 一位客戶在所有購買中獲得 1% 的返還（每季度支付）。 下一位客戶收到相當於購買金額 2% 的回扣（每年支付），但僅限於 20 天內支付的發票。 下一位客戶在超過 50,000 美元的訂單中獲得 3% 的回扣，這是對未來銷售的積分，而不是現金回扣。
2. 車間主管實施生產獎金，該獎金是使用勞動效率、返工量和工作場所事故數量的加權平均值計算的。 工人們根據這個複雜的公式獲得每月獎金。
3. 銷售團隊有大量的佣金協議。 比爾每樣東西都收取 2% 的佣金，湯姆只從他報價和銷售的工作中賺取 2%，而加里只有在年初至今的銷售額達到 1,000,000 美元後才能賺取 3%。

這些安排中的每一項都有什麼共同點？ 他們是會計的噩夢。 在大多數情況下，不可能自動跟踪這些激勵措施。 開發了複雜、不准確的電子表格來執行計算。 時間浪費在整理數據、檢查準確性和進行更改上。

如果這些低效的流程在裝配線上公開發生，它們幾乎會立即被簡化。 但他們隱藏在會計部門的電腦屏幕上，多年來一直在浪費資源。

可以為這些安排中的每一項製定商業案例嗎？ 是的。 更好的問題是更簡單的流線型安排能否實現相同的業務結果？ 通常答案是肯定的！

3. 使用兩個或多個單獨的會計系統

大多數會計軟件程序的設計都考慮到了會計師，而不是運營經理。 即使是成熟的六位數 ERP（企業資源規劃）系統，在安排工作、跟踪材料消耗或通過生產設施跟踪訂單方面也往往很糟糕。

由於這些缺陷，有時使用單獨的程序來填補空白。 例如，運營經理可以使用 Microsoft Project 進行調度。 生產主管可能有一個行業特定的程序，帶有漂亮的儀表板，用於監控工作進度、出勤率和勞動效率。

為什麼這是個問題？ 所有“真實”的財務活動都發生在會計軟件中。 客戶發票和付款、供應商賬單和付款、工資單等發生在會計方面。 財務報表來自會計軟件。

但是，在上面的示例中，主要資產負債表賬戶（如庫存和在製品）依賴於這些單獨系統中的數據。 如果沒有與會計軟件的可靠聯繫，重要項目可能會漏掉。

這是這個大問題的一個小例子。 假設 20,000 美元的訂單在 11 月 30 日完成並於 12 月 1 日發貨。根據交貨單，會計部門在 12 月 1 日正確地向客戶開具 20,000 美元的發票。

為了完成 11 月的財務報表，CFO 要求生產主管提供截至 11 月 30 日已完成但尚未發貨的車間工作清單。不幸的是，生產主管不小心將 20,000 美元的工作標記為 11 月“發貨” 30 在單獨的數據庫中。 提供給 CFO 的清單不包括這份 20,000 美元的工作。 這份工作已經落空了。

11 月的財務結果會很差，因為工作的費用是在 11 月，但收入是在 12 月。 主管的報告會糾正這種情況，但報告不准確。 12 月的財務數據也將是不正確的，因為它們預先加載了 20,000 美元的純利潤。

這個例子只是冰山一角。 多個數據庫在從勞動力費用到在製品庫存到應收賬款到應付賬款的所有方面都可能出現錯誤和不准確。

理想的解決方案是滿足會計和運營需求的同類最佳 ERP 系統。 由於這通常是不可能的，因此 B 計劃是會計、運營和 IT 之間的廣泛協作。 該小組的任務是開發一種可靠的方法，將準確的數據從運營軟件傳輸到會計軟件。 解決方案不一定是數據鏈路。 這可能是一個自動化的過程，可以確保沒有任何東西從裂縫中掉下來。 該過程不應依賴於人的能力。

在本文的所有要點中，這一點可能是最困難的。 這是對財務準確性的最大威脅之一，沒有“簡單的按鈕”可以讓問題消失。

4. 為數據輸入多付錢

如果您需要手動輸入 5 個以上的數字，請找到更好的方法。 這個座右銘可能並不總是可以實現，但它是一個很好的目標。

會計軟件就像一台巨大的機器：

1. 取數據。
2. 捏碎它。
3. 吐出有意義的報告。

該過程中的每一步都應盡可能自動化，以便財務部門可以花時間分析有意義的報告。

借助當今可用的金融科技解決方案，數據輸入幾乎可以完全自動化（例如，通過鏈接到在線會計軟件的銀行和信用卡信息）。 即使是複雜的流程，例如工資單處理和報告，也可以完全自動化或外包（例如 Gusto 工資單）。

重要警告：自動化不應勝過有意義的報告。

這是這個警告的一個例子。 假設有一個漂亮的在線會計軟件程序可以完全自動化數據輸入，但不能生成準確的工作成本報告。 如果您是一家以工作為導向的公司，則不建議切換到此類軟件。

即便如此，通常也有機會在不發生重大變化的情況下進行精簡。 許多會計師都是完美主義者。 他們更喜歡舒適的常規而不是實驗。 會計流程往往效率低下且需要手動操作。

作為企業主，與您的會計人員坐在一起詢問您是否可以觀察他們的工作可能會很有見地。 你會學到很多關於會計的知識，也許真的會對這個過程有所幫助。 想像一下你在幼兒園（也許你甚至不必假裝！）並愉快地幫助他們質疑每一步。 詢問需要哪些資源來簡化特別耗時的步驟。

花在財務分析和規劃上的錢通常花得值。 花在低效數據輸入上的錢簡直是浪費了。

5. 項目成本明細支付不足

我最近親眼目睹了這個重要觀點的兩個例子。 第一個是我一開始提到的那家公司，由於缺乏良好的工作成本核算系統，它幾乎倒閉了。

另一個例子是一家成功的製造/零售組合公司，它開始面臨逆風和虧損。 過去，他們在沒有良好的工作成本核算系統的情況下只能靠盈利。 但是當逆風來臨時，他們沒有可靠的生產數據，最終做出了關閉公司製造部門的主觀決定。

如果他們的感覺是不正確的，製造方是利潤中心怎麼辦？ 在這種情況下，缺乏良好的報告導致了一個錯誤的決定，從而喪失了多年的潛在利潤。 如果工廠真的在虧損怎麼辦？ 在這種情況下，良好的報告可能會更快地關閉工廠並避免重大損失。

有效的項目成本計算需要的不僅僅是軟件。 良好的成本核算程序總是會減慢生產速度，這意味著高層管理人員必須支持這一舉措。 一些業主/經理聲稱尋求良好的成本核算，但當他們看到這會降低生產力時，他們就會失去決心。

良好的管理以及良好的軟件是關鍵。 大多數 1 級和 2 級 ERP 系統（尤其是特定行業的平台）都能很好地處理項目成本。 但是，在較低的軟件層中，項目成本計算功能往往參差不齊。 Wave 和 FreshBooks 等一些廣泛使用的程序根本不提供項目成本計算。 其他程序聲稱提供它，但功能很弱。

如果您正在尋找入門級領域的項目成本核算功能，請考慮以下程序：

1. QuickBooks Online Plus 或 QuickBooks Premier（QuickBooks 桌面版）
2. Xero（最高級別）
3. Zoho Books
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting 或 Sage 50cloud（Sage 桌面版）

盲目地計算項目成本是一個代價高昂的錯誤。 一家不知道其項目或製造單位成本的公司很可能是一家注定失敗的企業。 如果公司打算擴大規模，情況尤其如此。

6. 稅務諮詢少付

我很驚訝有多少企業主將他們的稅務工作視為必須以最低成本談判的商品。 即使是認識到優秀稅務專業人士價值的企業主，也常常忘記在做出重大甚至重大決策之前尋求建議。

我不是報稅員，但我曾經是，所以我對這一點了解一點。 確實有一些昂貴的稅務公司幾乎沒有為他們的服務提供任何理由。 對於利潤微薄、以現金為基礎的業主型企業來說尤其如此。 在這些情況下存在的任何規劃機會都可能被高昂的規劃成本所抵消。

然而，大多數公司最終都因不投資稅務顧問而傷害了自己。 他們以以下兩種方式之一為這種心態付出代價：

1. 他們的納稅申報表不正確，稅款要么少付（並受到審計和處罰），要么多付。
2. 他們的納稅申報表是正確的，但合法的稅收籌劃機會卻被忽略了。

願意為通過戰略增值的稅務顧問支付溢價。 一些企業家想要這種額外的價值，但不願意為此付出代價。 這是一個錯誤，因為額外的成本可能是令人難以置信的投資回報。 至少，該企業將獲得銀行家、投資者或未來買家可以依賴的準確納稅申報表。 僅此一項就很有價值。

7.購買會計軟件沒有認真考慮和計劃

這一點可能是直接把最多的錢浪費在會計上的最簡單的方法。 在我的第一次軟件遷移中，我很難學到這一點。 遷移最終失敗，導致軟件註銷 20,000 美元。 如果加上內部資源成本和失去的機會，總成本可能是兩倍。

與某些人相比，這種經歷是微不足道的。 有數百萬美元浪費在失敗的 ERP 實施上的故事。 我知道至少有一家諮詢公司有一個部門，專門幫助客戶和軟件公司處理失敗的 ERP 實施訴訟。

這些恐怖故事有什麼共同點？ 缺乏規劃。

適當的計劃包括確保：

1. 您擁有最好的軟件來滿足您的需求。
2. 您有合適的員工來實施它。
3. 每個人，特別是高層管理人員，都充分理解並全力支持，並願意為此做出犧牲。
4. 每個人，特別是高層管理人員，都充分理解並全力支持，並願意為此做出犧牲。 （此重複不是錯字）
5. 有幾個月，甚至幾年的會議和計劃。

這些要點適用於實施第 1 層或第 2 層 ERP 系統的公司，但可以在較小的範圍內應用，甚至適用於 QuickBooks、Xero 和 Sage 等入門級軟件包。

永遠不要一時興起做出重大的軟件決定。 我參與過的最成功的實施涉及一位軟件選擇顧問，他獲得了 25,000 美元的報酬，只是為了幫助選擇軟件並為組織準備 ERP 系統。 在我的失敗示例中，這超過了軟件的全部成本。 然而，最終，我們的工作軟件可能比我見過的任何實現都更好地實現了我們的目標。

圍繞這一點的“操作方法”步驟超出了本文的範圍。 但讓我明確一點 - 浪費大量資金的最佳方法之一是快速做出軟件決策並節省前期調查和計劃。

8.僱用無能的幫助

這一點可能看起來很幼稚，但這就是為什麼不是。 大多數企業家非常了解他們業務的運營方面。 他們可以快速判斷運營員工何時表現不佳。

在會計方面，這並不容易。 如果您不懂會計，如何判斷您的控制人或簿記員是否勝任？

最重要的是，通常有幾種合法的方法可以處理任何會計情況。 我發現金融專業人士批評其他專業人士的做事方式很常見。 通常這種“做事方式”是完全可以接受的，但第一個專業人士的思想不夠開放，無法欣賞它。

那麼，企業家如何判斷會計師是否稱職？

1. 在招聘之前最大化參考。 以前的雇主和以前的同事會有一種能力感。 從您的候選人那裡收到報告的銀行家和稅務會計師也可以作為有價值的無偏見參考。
2. 利用謙遜、高素質的合同 CFO 來審查您的運營，作為一次性工作或每月幾個小時。 合同 CFO 接觸過多家公司，並且很清楚什麼是可以接受的。

我強調謙卑這個詞。 對您的員工進行外部專業批評可能會非常敏感。 外包的CFO不能是那種覺得有必要通過找錯來證明自己價值的人。 此外，CFO 顯然必須比您的最高級別員工更有經驗。 引入平等根本行不通。

審查的 CFO 必須願意在批評之前完全理解運營。 我遇到過這樣的情況，我最初的反應是不相信會計團隊的低效率和低效，但在進一步調查後才意識到他們並沒有我想像的那麼遙遠。

我為一家小型建築公司做過短暫的諮詢，該公司的書籍完全是一場災難。 他們聘請了一家簿記公司來做這項工作，顯然收到了一個非常糟糕的團隊成員。 這太糟糕了，我建議也許最好的選擇就是重新開始。

不幸的所有者承擔了無能幫助本身的費用，修復混亂的費用以及不准確信息的機會成本。 不幸的是，我不確定主人是否真的意識到他有一個嚴重的問題。

9、把會計部門當作記賬中心，而不是利潤中心

使用這種方法，您會以兩種方式浪費金錢：

1. 好的幫助會不斷離開，每次引入新人時都會浪費大量的入職工資。
2. 留下來的人會感到被壓扁，最終會放棄讓事情變得更好的努力。

這一點與第 8 點相輔相成。僱用有能力的幫助的一部分是尊重會計職能。 當您和您的會計團隊對最小化數據輸入（參見第 4 點）和最大化財務規劃和數據分析感到興奮時，利潤中心的概念就會變得活躍，員工會感到被授權。

10. 拖延。

拖延至少有三種浪費金錢的方式：

1. 失去機會。 在金融領域，幾乎任何遲到的事情都會導致錯失良機。 例如，假設 3 月份的財務在 6 月份完成。 3 月份的財務數據表明需要調整定價。 三個月的拋售（以及不必要的損失）已經過去。
2. 處罰和返工。 滯納金和罰款就是這方面的直接例子。 但是，當您在事情發生幾個月後完成事情時，也會支付“時間罰款”。 隨著記憶的消退，從遙遠的過去重建情景變得很耗時。
3. 失去尋找解決方案的動力。 延遲的工作通常會變成危機，必須盡快完成。 在緊急情況下，沒有人能找到解決問題的辦法。 相反，我們的目標是盡快完成。 效率低下的情況持續存在，導致下一輪工作又耽擱又匆忙，形成惡性循環。

沒有人是完美的，但運行良好的運營會分配資源以按時以正確的方式完成工作。 另一方面，拖延者支付真金白銀來養成他們的拖延習慣。

對你有好處的不一定是不愉快的

本文首先將會計與西蘭花進行了比較——對你有好處，但非常不愉快。

不一定要那樣。 一家採用正確會計方法的公司會發現它可以成為一個令人興奮的利潤中心。 隨著這成為現實，會計中“對你有好處”的部分變得更好，不愉快的部分消失了。

如果有人可以為西蘭花做同樣的事情，請告訴我！