Mejores prácticas contables ignoradas: 10 maneras en que los empresarios desperdician dinero en contabilidad y sofocan el crecimiento

Los empresarios a menudo ven la contabilidad como comer brócoli: saben que es bueno para ellos pero terriblemente desagradable. El objetivo es pasar sin tener arcadas ni pensar demasiado en ello.

Eso es desafortunado porque la contabilidad efectiva es un ingrediente silencioso del éxito empresarial. Los artículos sobre marketing y liderazgo roban los titulares, pero las empresas sólidas tienen un enfoque sólido de la contabilidad, casi sin excepción.

Recientemente presencié el colapso virtual de una empresa prometedora con una hermosa línea de productos, un sitio web elegante y un propietario que sabía cómo establecer contactos. La principal falta era un buen sistema de costeo de trabajos para mostrar el coste real de cada producto fabricado.

Ese es un ejemplo extremo. La mayoría de las malas decisiones contables conducen a pérdidas sutiles, no a un desastre rápido. Drenan la empresa lentamente, lo que hace que las fugas sean difíciles de detectar.

¿Cómo puede saber si el enfoque contable de su empresa está funcionando o no? Para ayudar a responder eso, he elaborado una lista de enfoques equivocados de la contabilidad. Esta lista se basa en la experiencia "en las trincheras" como CPA/asesor financiero durante aprox. 20 empresas privadas en la última década. Es principalmente para empresas medianas (de 15 a 20 empleados en adelante), pero podría ser útil para empresas más pequeñas que tienen la intención de escalar.

10 formas de gastar dinero en contabilidad y sofocar el crecimiento

1. Descuide el cierre de fin de mes

Un "cierre" es donde revisa formalmente cada línea en su balance general y hace las correcciones necesarias. Al final, el período revisado se bloquea, por lo que no se puede cambiar. Idealmente, esto se hace mensualmente, tan pronto como sea posible después del final del mes.

¿Por qué es necesario un cierre de fin de mes?

1. Un estado de resultados sólo puede ser exacto si el balance general es exacto . Aunque no entiendas por qué, aférrate a este concepto y no lo olvides. La mayoría de las líneas en un estado de resultados ocurren sin pensarlo mucho (por ejemplo, las facturas de los clientes completan automáticamente la línea de ingresos), pero generar un balance limpio requiere un esfuerzo manual y una revisión.
2. Sin un cierre formal, el resultado final nunca es definitivo . He visto contadores retroceder incluso meses después y hacer ajustes significativos a los meses anteriores. En ese entorno, las finanzas mensuales pierden sentido porque todos saben que cambiarán.
3. Un cierre formal llama la atención sobre los resultados mensuales . En un negocio que tiene un cierre formal oportuno, los propietarios esperan con ansias la fecha de cierre y los números finales. Este enfoque en los resultados conduce a mejores decisiones financieras y una reacción oportuna a las tendencias.

No realizar un cierre de fin de mes formal es una de las mejores maneras de paralizar o incluso hundir un negocio. Si nadie en la empresa tiene el tiempo o la experiencia para hacer el cierre, el trabajo se puede subcontratar fácilmente.

2. Desarrollar programas de incentivos complejos

Muchas empresas están cometiendo este error y ni siquiera se dan cuenta. Esto se debe a que los programas de incentivos tienden a evolucionar con el tiempo y solo gradualmente se vuelven un desastre.

Aquí hay ejemplos comunes de lo que estoy hablando:

1. El gerente de ventas desarrolla programas de reembolso personalizados para varios clientes . Un cliente recibe un 1% de devolución en todas las compras (pagadero cada trimestre). El próximo cliente recibe un reembolso (pagadero anualmente) equivalente al 2% de las compras, pero solo en las facturas pagadas dentro de los 20 días. El siguiente cliente obtiene un reembolso del 3 % en pedidos superiores a $50 000, y es un crédito en ventas futuras, no un reembolso en efectivo.
2. El supervisor del taller implementa una bonificación de producción que se calcula utilizando un promedio ponderado de la eficiencia laboral, la cantidad de reelaboración y la cantidad de accidentes en el lugar de trabajo. Los trabajadores reciben un bono mensual basado en esta fórmula compleja.
3. El equipo de ventas tiene un arreglo salvaje de acuerdos de comisión . Bill recibe una comisión del 2 % por todo, Tom gana el 2 % solo en los trabajos que cotiza y vende, mientras que Gary gana el 3 % solo después de llegar a $ 1,000,000 en ventas en lo que va del año.

¿Qué tiene en común cada uno de estos arreglos? Son una pesadilla contable. En la mayoría de los casos, es imposible rastrear estos incentivos automáticamente. Se desarrollan hojas de cálculo complejas e inexactas para realizar los cálculos. Se pierde tiempo discutiendo los datos, comprobando su precisión y haciendo cambios.

Si estos procesos ineficientes estuvieran ocurriendo abiertamente en una línea de montaje, se simplificarían casi de inmediato. Pero ocultos en las pantallas de las computadoras del departamento de contabilidad, siguen desperdiciando recursos durante años.

¿Se podría hacer un caso de negocios para cada uno de estos arreglos? Si. La mejor pregunta es: ¿podría un arreglo simplificado más simple lograr el mismo resultado comercial? ¡A menudo la respuesta es un rotundo sí!

3. Use dos o más sistemas de contabilidad separados

La mayoría de los programas de software de contabilidad están diseñados pensando en los contadores, no en los gerentes de operaciones. Incluso los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) completos de seis cifras tienden a ser horribles en la programación de trabajos, el seguimiento del consumo de materiales o el seguimiento de pedidos a través de una instalación de producción.

Debido a estas deficiencias, a veces se utilizan programas separados para llenar los vacíos. Por ejemplo, el gerente de operaciones puede usar Microsoft Project para la programación. El supervisor de producción puede tener un programa específico de la industria con hermosos tableros que monitorean el progreso del trabajo, así como la asistencia y la eficiencia laboral.

¿Por que eso es un problema? Toda la actividad financiera “real” tiene lugar en el software de contabilidad. Las facturas y los pagos de los clientes, las facturas y los pagos de los proveedores, la nómina, etc. suceden en el lado de la contabilidad. Los estados financieros fluyen del software de contabilidad.

Sin embargo, en los ejemplos anteriores, las principales cuentas del balance, como el inventario y el trabajo en curso, se basan en datos de estos sistemas separados. Sin un vínculo confiable con el software de contabilidad, los elementos importantes pueden pasar desapercibidos.

Aquí hay una pequeña ilustración de este gran problema. Digamos que un pedido de $20 000 se completa el 30 de noviembre y se envía el 1 de diciembre. Según los recibos de entrega, el departamento de contabilidad factura correctamente al cliente $20 000 el 1 de diciembre.

Para completar las finanzas de noviembre, el director financiero le pide al supervisor de producción una lista de trabajos en el taller que se completaron pero no se enviaron al 30 de noviembre. Desafortunadamente, el supervisor de producción marcó accidentalmente el trabajo de $20,000 como "enviado" el 30 en la base de datos separada. La lista proporcionada al CFO no incluye este trabajo de $20,000. El trabajo se ha caído por las grietas.

Los resultados financieros de noviembre serán malos porque los gastos del trabajo son en noviembre, pero los ingresos son en diciembre. El informe del supervisor habría corregido la situación, pero el informe era inexacto. Los datos financieros de diciembre también serán incorrectos porque están cargados por adelantado con $ 20,000 de ganancias puras.

Este ejemplo es la punta del iceberg. Múltiples bases de datos crean la posibilidad de error e inexactitud en todo, desde gastos de mano de obra hasta inventario de trabajo en curso, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

La solución ideal es el mejor sistema ERP que satisfaga las necesidades tanto de contabilidad como de operaciones. Dado que eso a menudo no es posible, el Plan B es una amplia colaboración entre contabilidad, operaciones y TI. La misión de ese grupo es desarrollar una forma confiable de obtener datos precisos del software de operaciones al software de contabilidad. La solución no es necesariamente un enlace de datos. Podría ser un proceso automatizado que asegure que nada se pierda. El proceso no debe depender de la competencia humana.

De todos los puntos de este artículo, este puede ser el más difícil. Es una de las mayores amenazas a la precisión financiera y no existe un "botón fácil" para solucionar el problema.

4. Sobrepago por ingreso de datos

Si necesita ingresar más de 5 números a mano, encuentre una mejor manera . Este lema puede no ser siempre alcanzable, pero es una buena meta.

El software de contabilidad es como una máquina gigante que:

1. Toma datos.
2. Lo cruje.
3. Escupe informes significativos.

Cada paso de ese proceso debe estar lo más automatizado posible para que el departamento de finanzas pueda dedicar su tiempo a analizar los informes significativos.

Con las soluciones fintech disponibles en la actualidad, la entrada de datos se puede automatizar casi por completo (por ejemplo, a través de fuentes bancarias y de tarjetas de crédito vinculadas al software de contabilidad en línea). Incluso los procesos complejos, como el procesamiento de nóminas y los informes, pueden automatizarse por completo o subcontratarse (p. ej., la nómina de Gusto).

ADVERTENCIA IMPORTANTE: LA AUTOMATIZACIÓN NO DEBE TRIUNFAR SOBRE LOS INFORMES SIGNIFICATIVOS.

He aquí un ejemplo de esta advertencia. Digamos que hay un ingenioso programa de software de contabilidad en línea que puede automatizar completamente la entrada de datos pero no puede producir informes de costos de trabajo precisos. Cambiar a dicho software no sería recomendable si es una empresa orientada al trabajo.

Aun así, a menudo hay oportunidades para simplificar sin cambios drásticos. Muchos contadores son perfeccionistas. Prefieren la rutina cómoda a la experimentación. Los procesos contables tienden a volverse ineficientes y manuales.

Como dueño de un negocio, puede ser útil sentarse con su personal de contabilidad y preguntar si puede ver lo que hacen. Aprenderá mucho sobre contabilidad y tal vez realmente ayude al proceso. Imagina que estás en el jardín de infantes (¡quizás ni siquiera tengas que fingir!) y ayúdalos alegremente a cuestionar cada paso. Pregunte qué recursos se necesitarían para simplificar los pasos que requieren mucho tiempo.

El dinero gastado en análisis y planificación financiera es generalmente dinero bien gastado. El dinero gastado en la entrada de datos ineficientes simplemente se desperdicia.

5. Detalle de pago insuficiente del costeo del proyecto

Recientemente fui testigo de dos ejemplos de este punto importante. La primera fue la empresa a la que me referí al principio que casi quebró por falta de un buen sistema de costos de trabajo.

El otro ejemplo fue una combinación exitosa de una empresa de fabricación y venta al por menor que comenzó a enfrentarse a vientos en contra y a perder dinero. En el pasado, se las habían arreglado de manera rentable sin un buen sistema de costos de trabajo. Pero cuando llegaron los vientos en contra, no tenían datos de producción sólidos y terminaron tomando la decisión subjetiva de cerrar la parte de fabricación de la empresa.

¿Qué pasaría si sus sentimientos fueran incorrectos y el lado de la fabricación fuera el centro de ganancias? En ese caso, la falta de buenos informes condujo a una mala decisión que hizo perder años de ganancias potenciales. ¿Y si la planta realmente estaba perdiendo dinero? En ese caso, un buen informe probablemente habría cerrado la planta antes y evitado pérdidas significativas.

El costeo efectivo de los proyectos requiere más que un software. Los buenos procedimientos de costeo invariablemente ralentizan la producción, lo que significa que la alta dirección debe apoyar la iniciativa. Algunos propietarios/gerentes afirman buscar una buena determinación de costos, pero cuando ven que disminuye la productividad, pierden la determinación.

Una buena gestión junto con un buen software es la clave. La mayoría de los sistemas ERP de nivel 1 y 2 (especialmente las plataformas específicas de la industria) manejan muy bien los costos de los proyectos. Sin embargo, en los niveles de software más bajos, la funcionalidad de costos de proyectos tiende a ser irregular. Algunos programas ampliamente utilizados, como Wave y FreshBooks, en realidad no ofrecen costos de proyectos en absoluto. Otros programas afirman ofrecerlo, pero la funcionalidad es débil.

Si está buscando la funcionalidad de costeo de proyectos en el ámbito de nivel de entrada, considere estos programas:

1. QuickBooks Online Plus o QuickBooks Premier (versión de escritorio de QuickBooks)
2. Xero (nivel más alto)
3. Libros Zoho
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting o Sage 50cloud (versión de escritorio de Sage)

Correr a ciegas sobre el costo del proyecto es un error costoso. Una empresa que no conoce el costo de sus proyectos o de sus unidades fabricadas es probablemente una empresa condenada. Esto es particularmente cierto si la empresa tiene la intención de escalar.

6. Pago insuficiente por consultoría fiscal

Estoy asombrado por la cantidad de dueños de negocios que ven su trabajo de impuestos como una mercancía que debe negociarse al costo más bajo. Incluso los dueños de negocios que reconocen el valor de un profesional de impuestos superior a menudo se olvidan de buscar asesoramiento antes de tomar decisiones importantes, incluso enormes.

No soy un preparador de impuestos, pero solía serlo, así que sé un poco sobre este punto. Es cierto que hay firmas de impuestos costosas que ofrecen poca justificación por sus servicios. Esto es especialmente cierto para negocios modestamente rentables, basados ​​en efectivo y de tipo propietario. Cualquier oportunidad de planificación que exista en esos casos probablemente se vería compensada por el alto costo de la planificación.

Sin embargo, la mayoría de las empresas terminan perjudicándose a sí mismas al no invertir en asesoramiento fiscal. Pagan por esta mentalidad de una de dos maneras:

1. Sus declaraciones de impuestos se realizan de forma incorrecta y los impuestos se pagan de forma insuficiente (y están sujetos a auditorías y sanciones) o se pagan en exceso.
2. Sus declaraciones de impuestos se realizan correctamente, pero se han ignorado las oportunidades legales de planificación fiscal.

Esté dispuesto a pagar una prima por un asesor fiscal que agregue valor a través de la estrategia. Algunos empresarios quieren este valor extra pero no están dispuestos a pagar por él. Eso es un error porque el costo adicional puede ser un increíble retorno de la inversión. Como mínimo, la empresa tendrá declaraciones de impuestos precisas en las que los banqueros, inversionistas o un futuro comprador puedan confiar. Eso solo vale mucho.

7. Compre un software de contabilidad sin pensarlo ni planificarlo seriamente

Este punto es probablemente la forma más fácil de desperdiciar directamente la mayor cantidad de dinero en contabilidad. Aprendí esto de la manera difícil en una de mis primeras migraciones de software. La migración finalmente fracasó y resultó en una pérdida de software de $20,000. El costo total probablemente fue el doble si agrega el costo de los recursos internos y la oportunidad perdida.

Esa experiencia es menor en comparación con algunos. Hay historias de millones de dólares desperdiciados en implementaciones fallidas de ERP. Conozco al menos una empresa de consultoría que tiene una división dedicada a ayudar a clientes y empresas de software con juicios fallidos de implementación de ERP.

¿Qué tienen en común estas historias de terror? Falta de planificación.

La planificación adecuada incluye asegurarse de que:

1. Tienes el mejor software para satisfacer tus necesidades.
2. Tiene el personal adecuado a bordo para implementarlo.
3. Todos, en particular la gerencia de nivel superior, entienden completamente y apoyan de todo corazón el esfuerzo, y están dispuestos a sacrificarse por ello.
4. Todos, en particular la gerencia de nivel superior, entienden completamente y apoyan de todo corazón el esfuerzo, y están dispuestos a sacrificarse por ello. (Esta repetición no es un error tipográfico)
5. Ha habido meses, incluso años de reuniones y planificación.

Estos puntos están destinados a empresas que implementan un sistema ERP de nivel 1 o 2, pero pueden aplicarse en menor escala incluso a los paquetes de nivel de entrada como QuickBooks, Xero y Sage.

Nunca, jamás, tome una gran decisión de software por capricho. La implementación más exitosa de la que he sido parte involucró a un consultor de selección de software a quien se le pagó $25,000 simplemente para ayudar a seleccionar el software y preparar a la organización para un sistema ERP. Eso es más que el costo total del software en mi ejemplo de falla. Sin embargo, al final, teníamos un software funcional que lograba nuestros objetivos quizás mejor que cualquier implementación que haya visto.

Los pasos de "cómo hacerlo" que rodean este punto están más allá del alcance de este artículo. Pero permítanme ser claro: una de las mejores maneras de desperdiciar una cantidad increíble de dinero es tomar decisiones de software rápidas y escatimar en investigación y planificación iniciales.

8. Contrata ayuda incompetente

Este punto puede parecer juvenil, pero he aquí por qué no lo es. La mayoría de los empresarios entienden muy bien el lado operativo de su negocio. Pueden darse cuenta rápidamente cuando un empleado de operaciones no lo está haciendo bien.

Por el lado de la contabilidad, no es tan fácil. Si no entiende de contabilidad, ¿cómo puede saber si su controlador o tenedor de libros no es competente?

Además de eso, a menudo hay varias formas legítimas de abordar cualquier situación contable. Me parece común que un profesional de las finanzas sea crítico con la forma de hacer las cosas de otro profesional. Muchas veces esa “manera de hacer las cosas” es totalmente aceptable, pero el primer profesional no tiene la mente abierta para apreciarla.

Entonces, ¿cómo puede un empresario saber si un contador es competente?

1. Maximice las referencias antes de la contratación . Los empleadores anteriores y los compañeros de trabajo anteriores tendrán un sentido de competencia. Los banqueros y contadores fiscales que recibieron informes de su candidato también pueden servir como valiosas referencias imparciales.
2. Utilice un CFO de contrato humilde y altamente calificado para revisar su operación como un trabajo único o por unas pocas horas cada mes. Los CFO de contrato están expuestos a múltiples empresas y tienen un buen sentido de lo que es aceptable.

Hago hincapié en la palabra humilde . Puede ser muy delicado tener una crítica profesional externa de su personal. El CFO subcontratado no debe ser alguien que sienta la necesidad de probar su propio valor encontrando fallas. Además, el CFO claramente debe tener más experiencia que su personal de más alto nivel. Simplemente no funcionará traer a un igual.

El CFO revisor debe estar dispuesto a comprender completamente la operación antes de criticarla. He experimentado situaciones en las que mi reacción inicial fue la incredulidad ante las ineficiencias y la ineficacia del equipo de contabilidad, solo para darme cuenta después de una mayor investigación de que no estaban tan lejos como pensaba.

Consulté brevemente para una pequeña empresa de construcción cuyos libros eran un completo desastre. Habían contratado a una empresa de contabilidad para que hiciera el trabajo y aparentemente recibieron a un miembro muy pobre del equipo. Era tan malo que sugerí que quizás la mejor opción era simplemente empezar de nuevo.

El desafortunado dueño tuvo el costo de la ayuda incompetente, el costo de arreglar el desorden y el costo de oportunidad de la información inexacta. Desafortunadamente, no estoy seguro de si el propietario realmente se dio cuenta de que tenía un problema importante.

9. Trate al departamento de contabilidad como un centro de contabilidad en lugar de un centro de ganancias

Desperdiciará dinero de dos maneras con este enfoque:

1. La buena ayuda se irá constantemente, y se desperdiciarán importantes salarios de incorporación cada vez que se traiga a alguien nuevo.
2. Las personas que se queden se sentirán aplastadas y eventualmente dejarán de intentar mejorar las cosas.

Este punto es complementario al Punto 8. Parte de contratar ayuda competente es tratar la función contable con respeto. Cuando usted y su equipo de contabilidad están entusiasmados con la idea de minimizar la entrada de datos (consulte el Punto 4) y maximizar la planificación financiera y el análisis de datos, el concepto del centro de ganancias cobra vida y el personal se siente empoderado.

10. Procrastinar.

Hay al menos tres formas en que la procrastinación desperdicia dinero:

1. Oportunidad perdida . En finanzas, casi todo lo que se retrasa resulta en una oportunidad perdida. Por ejemplo, digamos que las finanzas de marzo se completan en junio. Los datos financieros de marzo indican la necesidad de ajustar los precios. Ya han pasado tres meses de ventas (y pérdidas innecesarias).
2. Penalizaciones y retrabajo . Los cargos por presentación tardía y las multas son ejemplos directos de esto. Pero también se paga una “penalización de tiempo” cuando finalizas las cosas meses después de que ocurrieron. A medida que la memoria se desvanece, se vuelve lento reconstruir situaciones del pasado lejano.
3. Pérdida de incentivo para encontrar soluciones . El trabajo que se retrasa por lo general se convierte en una crisis que se debe apresurar hasta su finalización. En una situación apresurada, nadie está encontrando soluciones a los problemas. En cambio, el objetivo es hacerlo lo más rápido posible. Las ineficiencias continúan, lo que hace que la próxima ronda de trabajo se retrase y se acelere nuevamente, creando un círculo vicioso.

Nadie es perfecto, pero las operaciones bien administradas asignan recursos para hacer las cosas de la manera correcta y a tiempo. Los procrastinadores, por otro lado, pagan dinero real para alimentar su hábito de procrastinación.

Lo que es bueno para ti no tiene por qué ser desagradable

Este artículo comenzó comparando la contabilidad con el brócoli: bueno para ti, pero terriblemente desagradable.

No tiene que ser así. Una empresa que adopte el enfoque adecuado de la contabilidad descubrirá que puede ser un centro de beneficios interesante. A medida que eso se convierte en realidad, la parte "buena para usted" de la contabilidad mejora y la parte desagradable desaparece.

Si alguien puede hacer lo mismo con el brócoli, ¡hágamelo saber!