Игнорирование лучших практик бухгалтерского учета: 10 способов, которыми предприниматели тратят деньги на бухгалтерский учет и мешают росту

Предприниматели часто относятся к бухгалтерскому учету как к поеданию брокколи: они знают, что это полезно для них, но ужасно неприятно. Цель состоит в том, чтобы пройти, не задыхаясь и не думая об этом слишком много.

Это печально, потому что эффективный бухгалтерский учет — неотъемлемая часть успеха в бизнесе. Статьи о маркетинге и лидерстве попадают в заголовки, но почти все без исключения солидные компании имеют надежный подход к бухгалтерскому учету.

Недавно я был свидетелем виртуального краха многообещающей компании с красивой линейкой продуктов, крутым веб-сайтом и владельцем, который умел налаживать связи. Основным недостатком была хорошая система калькуляции работ, показывающая реальную стоимость каждого произведенного продукта.

Это крайний пример. Большинство неверных бухгалтерских решений приводят к незаметным убыткам, а не к быстрой катастрофе. Они истощают предприятие медленно, что затрудняет обнаружение утечек.

Как узнать, работает ли подход вашей компании к бухгалтерскому учету? Чтобы помочь ответить на этот вопрос, я составил список ошибочных подходов к бухгалтерскому учету. Этот список основан на практическом опыте работы CPA/финансовым консультантом в течение ок. 20 частных компаний за последнее десятилетие. Это в первую очередь для компаний среднего размера (от 15 до 20 сотрудников), но может быть полезно для небольших компаний, которые намерены масштабироваться.

10 способов потратить деньги на бухгалтерский учет и подавить рост

1. Пренебрегайте закрытием месяца

«Закрытие» — это формальное рассмотрение каждой строки вашего баланса и внесение необходимых исправлений. В конце концов, проверенный период заблокирован, поэтому его нельзя изменить. В идеале это делается ежемесячно, как можно скорее после окончания месяца.

Зачем нужно закрытие месяца?

1. Отчет о прибылях и убытках может быть точным только в том случае, если точен баланс . Даже если вы не понимаете почему, ухватитесь за эту концепцию и не забывайте о ней. Большинство строк в отчете о прибылях и убытках создаются без особых размышлений (например, счета-фактуры клиентов автоматически заполняют строку доходов), но для создания чистого баланса требуются ручные усилия и проверка.
2. Без формального закрытия итоговая сумма никогда не будет окончательной . Я видел, как бухгалтеры возвращались даже спустя месяцы и вносили существенные коррективы в прошлые месяцы. В такой среде ежемесячные финансовые отчеты становятся бессмысленными, потому что все знают, что они изменятся.
3. Формальное закрытие обращает внимание на результаты месяца . В бизнесе, который имеет своевременное официальное закрытие, владельцы с нетерпением ждут даты закрытия и окончательных цифр. Эта ориентация на результат приводит к более оптимальным финансовым решениям и своевременному реагированию на тенденции.

Невыполнение формального закрытия месяца — один из лучших способов нанести ущерб или даже потопить бизнес. Если ни у кого в компании нет времени или опыта для закрытия, эту работу можно легко передать на аутсорсинг.

2. Разработайте комплексные программы поощрения

Многие компании совершают эту ошибку и даже не осознают этого. Это связано с тем, что программы поощрения имеют тенденцию развиваться со временем и лишь постепенно превращаются в беспорядок.

Вот типичные примеры того, о чем я говорю:

1. Менеджер по продажам разрабатывает индивидуальные программы скидок для различных клиентов . Один клиент получает 1% обратно на все покупки (выплачивается каждый квартал). Следующий покупатель получает скидку (оплачиваемую ежегодно) в размере 2% от суммы покупки, но только по счетам, оплаченным в течение 20 дней. Следующий покупатель получает скидку в размере 3 % при заказе на сумму более 50 000 долларов США, и это кредит на будущие продажи, а не скидка наличными.
2. Начальник цеха применяет производственную премию , которая рассчитывается на основе средневзвешенной производительности труда, количества переделок и количества несчастных случаев на производстве. Рабочие получают ежемесячную премию на основе этой сложной формулы.
3. У отдела продаж есть дикая договоренность о комиссионных . Билл получает 2% комиссионных за все, Том зарабатывает 2% только за заказы, которые он предлагает и продает, а Гэри зарабатывает 3% только после того, как он достигает 1 000 000 долларов в годовых продажах.

Что общего у каждой из этих схем? Они бухгалтерский кошмар. В большинстве случаев автоматически отследить эти стимулы невозможно. Для выполнения расчетов разрабатываются сложные, неточные электронные таблицы. Время тратится на обработку данных, проверку их на точность и внесение изменений.

Если бы эти неэффективные процессы происходили открыто на конвейере, они были бы упрощены почти сразу. Но, спрятавшись на экранах компьютеров бухгалтерии, они годами тратят ресурсы впустую.

Можно ли сделать экономическое обоснование для каждого из этих договоренностей? да. Лучше задаться вопросом: сможет ли более простая и упорядоченная схема достичь того же бизнес-результата? Часто ответ звучит утвердительно!

3. Используйте две или более отдельных систем учета

Большинство бухгалтерских программ разработаны для бухгалтеров, а не для менеджеров по операциям. Даже полноценные шестизначные системы ERP (Enterprise Resource Planning), как правило, ужасно справляются с планированием рабочих мест, отслеживанием потребления материалов или выполнением заказов на производственном объекте.

Из-за этих недостатков иногда используются отдельные программы для заполнения пробелов. Например, операционный менеджер может использовать Microsoft Project для планирования. У начальника производства может быть отраслевая программа с красивыми информационными панелями, которые отслеживают ход работы, а также посещаемость и эффективность труда.

Почему это проблема? Вся «реальная» финансовая деятельность происходит в бухгалтерской программе. Счета-фактуры и платежи клиентов, счета-фактуры и платежи поставщиков, начисление заработной платы и т. д. происходят на стороне бухгалтерского учета. Финансовые отчеты вытекают из бухгалтерского программного обеспечения.

Однако в приведенных выше примерах основные балансовые счета, такие как запасы и незавершенное производство, зависят от данных в этих отдельных системах. Без надежной связи с бухгалтерским программным обеспечением важные элементы могут остаться незамеченными.

Вот небольшая иллюстрация этой большой проблемы. Допустим, заказ на 20 000 долларов США выполнен 30 ноября и отправлен 1 декабря. На основании накладных на доставку бухгалтерия правильно выставляет клиенту счет на 20 000 долларов США 1 декабря.

Чтобы завершить финансовые отчеты за ноябрь, финансовый директор запрашивает у начальника производства список работ в магазине, которые были завершены, но не отгружены по состоянию на 30 ноября. 30 в отдельной базе. Список, предоставленный финансовому директору, не включает эту работу стоимостью 20 000 долларов. Работа провалилась.

Финансовые результаты за ноябрь будут плохими, потому что расходы на работу приходятся на ноябрь, а выручка — на декабрь. Отчет супервайзера мог бы исправить ситуацию, но отчет был неточным. Финансовые показатели за декабрь также будут неверными, потому что они изначально загружены 20 000 долларов чистой прибыли.

Этот пример — верхушка айсберга. Множественные базы данных создают потенциал для ошибок и неточностей во всем, от затрат на оплату труда до запасов незавершенного производства, дебиторской и кредиторской задолженности.

Идеальным решением является лучшая в своем классе ERP-система, отвечающая требованиям как бухгалтерского учета, так и операций. Поскольку это часто невозможно, план Б предполагает широкое сотрудничество между бухгалтерией, операциями и ИТ. Задача этой группы — разработать надежный способ передачи точных данных из операционного программного обеспечения в бухгалтерское. Решение не обязательно является каналом передачи данных. Это может быть автоматизированный процесс, который гарантирует, что ничего не провалится. Процесс не должен полагаться на человеческую компетентность.

Из всех пунктов этой статьи этот может быть самым сложным. Это одна из самых больших угроз финансовой точности, и нет «простой кнопки», чтобы решить эту проблему.

4. Переплата за ввод данных

Если вам нужно ввести более 5 цифр вручную, найдите способ получше . Этот девиз не всегда может быть достижим, но это хорошая цель.

Бухгалтерское программное обеспечение похоже на гигантскую машину, которая:

1. Принимает данные.
2. Хрустит это.
3. Выдает содержательные отчеты.

Каждый шаг в этом процессе должен быть максимально автоматизирован, чтобы финансовый отдел мог тратить свое время на анализ значимых отчетов.

С доступными сегодня финтех-решениями ввод данных может быть почти полностью автоматизирован (например, через каналы банковских и кредитных карт, связанные с программным обеспечением онлайн-бухгалтерии). Даже сложные процессы, такие как расчет заработной платы и отчетность, могут быть полностью автоматизированы или переданы на аутсорсинг (например, расчет заработной платы Gusto).

ВАЖНОЕ ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ: АВТОМАТИЗАЦИЯ НЕ ДОЛЖНА ПРЕИМУЩЕСТВОВАТЬ ЗНАЧИМОЙ ОТЧЕТНОСТИ.

Вот пример этой оговорки. Допустим, есть удобная программа онлайн-бухгалтерии, которая может полностью автоматизировать ввод данных, но не может создавать точные отчеты о затратах на работу. Переход на такое программное обеспечение не рекомендуется, если вы являетесь компанией, ориентированной на работу.

Тем не менее, часто есть возможности для оптимизации без кардинальных изменений. Многие бухгалтеры являются перфекционистами. Они предпочитают комфортную рутину экспериментам. Бухгалтерские процессы, как правило, становятся неэффективными и ручными.

Как владелец бизнеса, может быть полезно посидеть со своими бухгалтерами и спросить, можете ли вы посмотреть, что они делают. Вы узнаете много нового о бухгалтерском учете и, возможно, действительно поможете этому процессу. Представьте, что вы в детском саду (возможно, вам даже не нужно притворяться!) и весело помогайте им задавать вопросы на каждом шагу. Спросите, какие ресурсы потребуются для оптимизации особенно трудоемких шагов.

Деньги, потраченные на финансовый анализ и планирование, как правило, потрачены не зря. Деньги, потраченные на неэффективный ввод данных, просто потрачены впустую.

5. Недоплата за детали калькуляции проекта

Недавно я был свидетелем двух примеров этого важного момента. Первой была компания, о которой я упоминал в начале, и которая чуть не разорилась из-за отсутствия хорошей системы расчета стоимости работы.

Другим примером была успешная компания, объединившая производство и розничную торговлю, которая столкнулась с препятствиями и начала терять деньги. В прошлом они с прибылью обходились без хорошей системы калькуляции себестоимости. Но когда пришли встречные ветры, у них не было надежных производственных данных, и в итоге они приняли субъективное решение закрыть производственную часть компании.

Что, если их чувства были неверны, а производственная сторона была центром прибыли? В этом случае отсутствие хорошей отчетности привело к неправильному решению, которое лишило многих лет потенциальной прибыли. Что, если завод действительно терпит убытки? В этом случае хорошая отчетность, скорее всего, позволила бы закрыть завод раньше и избежать значительных потерь.

Для эффективной оценки стоимости проекта требуется больше, чем программное обеспечение. Хорошие процедуры калькуляции неизменно замедляют производство, а это означает, что высшее руководство должно поддержать эту инициативу. Некоторые владельцы/менеджеры заявляют, что стремятся к хорошей оценке затрат, но когда они видят, что это снижает производительность, они теряют решимость.

Хорошее управление наряду с хорошим программным обеспечением является ключом. Большинство ERP-систем первого и второго уровня (особенно отраслевые платформы) очень хорошо справляются с расчетом стоимости проекта. Однако на более низких уровнях программного обеспечения функции оценки стоимости проекта имеют тенденцию быть нечеткими. Некоторые широко используемые программы, такие как Wave и FreshBooks, на самом деле вообще не предлагают стоимость проекта. Другие программы утверждают, что предлагают его, но функциональность слабая.

Если вы ищете функциональность расчета стоимости проекта на арене начального уровня, рассмотрите следующие программы:

1. QuickBooks Online Plus или QuickBooks Premier (настольная версия QuickBooks)
2. Ксеро (высший уровень)
3. Зохо Книги
4. ФИНСИНХ
5. Sage Business Cloud Accounting или Sage 50cloud (версия Sage для настольных ПК)

Закрывать глаза на стоимость проекта — дорогостоящая ошибка. Компания, не знающая себестоимости своих проектов или производимых единиц, скорее всего, обречена. Это особенно верно, если компания намерена масштабироваться.

6. Недоплата за налоговый консалтинг

Я поражен количеством владельцев бизнеса, которые рассматривают свою налоговую работу как товар, который должен быть предметом переговоров по самой низкой цене. Даже владельцы бизнеса, которые признают ценность высококлассного налогового профессионала, часто забывают обратиться за советом, прежде чем принимать важные, даже масштабные решения.

Я не специалист по составлению налоговых деклараций, но раньше им был, поэтому я немного разбираюсь в этом вопросе. Это правда, что есть дорогие налоговые фирмы, которые мало оправдывают свои услуги. Это особенно верно для умеренно прибыльных, основанных на наличных деньгах предприятий частного типа. Любые возможности планирования, существующие в таких случаях, скорее всего, будут компенсированы высокой стоимостью планирования.

Однако большинство компаний в конечном итоге наносят ущерб себе, не инвестируя в налогового консультанта. Они платят за такое мышление одним из двух способов:

1. Их налоговые декларации заполнены неправильно, а налог либо недоплачен (и подлежит проверке и штрафам), либо переплачен.
2. Их налоговые декларации заполнены правильно, но возможности законного налогового планирования игнорируются.

Будьте готовы заплатить премию за налогового консультанта, который добавляет ценность за счет стратегии. Некоторые предприниматели хотят получить эту дополнительную ценность, но не хотят за нее платить. Это ошибка, потому что дополнительные затраты могут принести невероятную отдачу от инвестиций. Как минимум, у бизнеса будут точные налоговые декларации, на которые могут положиться банкиры, инвесторы или будущие покупатели. Одно это многого стоит.

7. Купите бухгалтерское программное обеспечение без серьезных размышлений и планирования

Этот пункт, вероятно, самый простой способ напрямую потратить больше всего денег на бухгалтерию. Я усвоил это на собственном горьком опыте во время одной из моих первых миграций программного обеспечения. Миграция в конечном итоге не удалась, что привело к списанию программного обеспечения на 20 000 долларов. Полная стоимость, вероятно, была вдвое больше, если добавить стоимость внутренних ресурсов и упущенную возможность.

Этот опыт незначительный по сравнению с некоторыми. Есть истории о миллионах долларов, потраченных впустую на неудачные внедрения ERP. Я знаю по крайней мере одну консалтинговую компанию, в которой есть подразделение, занимающееся оказанием помощи клиентам и компаниям-разработчикам программного обеспечения в судебных процессах по неудачному внедрению ERP.

Что общего у этих страшилок? Отсутствие планирования.

Надлежащее планирование включает в себя обеспечение того, чтобы:

1. У вас есть самое лучшее программное обеспечение для удовлетворения ваших потребностей.
2. У вас есть нужный персонал для его реализации.
3. Все, особенно высшее руководство, полностью понимают и искренне поддерживают это начинание и готовы ради него чем-то пожертвовать.
4. Все, особенно высшее руководство, полностью понимают и искренне поддерживают это начинание и готовы ради него чем-то пожертвовать. (этот повтор не опечатка)
5. Были месяцы, даже годы встреч и планирования.

Эти баллы предназначены для компаний, внедряющих систему ERP уровня 1 или 2, но могут применяться в меньшем масштабе даже к пакетам начального уровня, таким как QuickBooks, Xero и Sage.

Никогда, никогда не принимайте важные программные решения по прихоти. Наиболее успешное внедрение, в котором я участвовал, касалось консультанта по выбору программного обеспечения, которому заплатили 25 000 долларов просто за помощь в выборе программного обеспечения и подготовке организации к внедрению ERP-системы. Это больше, чем вся стоимость программного обеспечения в моем неудачном примере. Однако, в конце концов, у нас было работающее программное обеспечение, которое достигло наших целей, возможно, лучше, чем любая реализация, которую я видел.

Шаги «как сделать», связанные с этим пунктом, выходят за рамки этой статьи. Но позвольте мне прояснить: один из лучших способов потратить невероятное количество денег — это быстро принимать решения по программному обеспечению и экономить на предварительных исследованиях и планировании.

8. Наймите некомпетентного помощника

Этот пункт может показаться ребяческим, но вот почему это не так. Большинство предпринимателей очень хорошо понимают операционную сторону своего бизнеса. Они могут быстро определить, когда у операционного сотрудника дела идут плохо.

Что касается бухгалтерского учета, это не так просто. Если вы не разбираетесь в бухгалтерском учете, как вы можете определить, что ваш контролер или бухгалтер некомпетентен?

Кроме того, часто существует несколько законных способов решения любой бухгалтерской ситуации. Я считаю обычным делом, когда финансовый специалист критически относится к тому, как работает другой профессионал. Часто такой «способ ведения дел» вполне приемлем, но первый профессионал недостаточно непредубежден, чтобы оценить его.

Как же тогда предприниматель может определить, компетентен ли бухгалтер?

1. Максимальное количество рекомендаций перед приемом на работу . Предыдущие работодатели и бывшие коллеги будут иметь чувство компетентности. Банкиры и налоговые бухгалтеры, получившие отчеты от вашего кандидата, также могут служить ценными непредвзятыми рекомендациями.
2. Наймите скромного, высококвалифицированного финансового директора, работающего по контракту, для проверки вашей работы в качестве разовой работы или нескольких часов в месяц. Финансовые директора по контракту работают с несколькими компаниями и хорошо понимают, что приемлемо.

Я подчеркиваю слово скромный . Может быть очень обидно иметь профессиональную критику своих сотрудников со стороны. Финансовый директор, привлеченный на аутсорсинг, не должен быть кем-то, кто чувствует необходимость доказать свою ценность, выискивая недостатки. Кроме того, финансовый директор явно должен быть более опытным, чем ваши сотрудники самого высокого уровня. Привести равных просто не получится.

Проверяющий финансовый директор должен быть готов полностью понять операцию, прежде чем критиковать ее. Я сталкивался с ситуациями, когда моей первоначальной реакцией было недоверие к неэффективности и неэффективности команды бухгалтеров, но при дальнейшем расследовании я понимал, что они не так далеки от истины, как я думал.

Я недолго консультировал небольшую строительную компанию, бухгалтерская отчетность которой была полной катастрофой. Для выполнения этой работы они наняли бухгалтерскую фирму и, по-видимому, получили очень плохого члена команды. Это было настолько плохо, что я предложил, возможно, лучший вариант — просто начать сначала.

Несчастный владелец понес расходы на некомпетентную помощь, расходы на исправление беспорядка и альтернативные издержки неточной информации. К сожалению, я не уверен, действительно ли владелец осознавал, что у него серьезная проблема.

9. Относитесь к бухгалтерии как к бухгалтерскому центру, а не как к центру прибыли

При таком подходе вы будете тратить деньги двумя способами:

1. Хорошие помощники будут постоянно уходить, а значительная заработная плата при приеме на работу будет тратиться впустую каждый раз, когда приходит кто-то новый.
2. Люди, которые останутся, будут чувствовать себя раздавленными и, в конце концов, перестанут пытаться что-то улучшить.

Этот пункт является дополнением к пункту 8. Частью найма компетентной помощи является уважительное отношение к функции бухгалтерского учета. Когда вы и ваша команда бухгалтеров заинтересованы в минимизации ввода данных (см. пункт 4) и максимизации финансового планирования и анализа данных, концепция центра прибыли оживает, и сотрудники чувствуют себя увереннее.

10. Прокрастинируйте.

Есть как минимум три способа, которыми прокрастинация тратит деньги впустую:

1. Упущенная возможность . В финансах почти все, что задерживается, приводит к упущенной возможности. Например, предположим, что финансовые отчеты за март будут завершены в июне. Финансовые результаты за март указывают на необходимость корректировки цен. Три месяца продаж (и неоправданных потерь) уже прошли.
2. Штрафы и переделки . Плата за просрочку подачи и штрафы являются прямыми примерами этого. Но есть и «штраф за время», когда вы дорабатываете вещи спустя месяцы после того, как они произошли. По мере того, как память угасает, на воссоздание ситуаций из далекого прошлого уходит много времени.
3. Потеряли стимул к поиску решений . Работа, которая откладывается, обычно становится кризисом, который необходимо срочно завершить. В авральной ситуации никто не находит решения проблем. Вместо этого цель состоит в том, чтобы сделать как можно быстрее. Неэффективность сохраняется, что приводит к тому, что следующий раунд работы откладывается и снова торопится, создавая порочный круг.

Никто не идеален, но хорошо организованные операции позволяют выделять ресурсы, чтобы все было сделано правильно и вовремя. Прокрастинаторы, с другой стороны, платят реальные деньги, чтобы удовлетворить свою привычку прокрастинировать.

То, что хорошо для вас, не должно быть неприятным

Эта статья началась со сравнения бухгалтерского учета с брокколи — хорошо для вас, но ужасно неприятно.

Это не должно быть так. Компания, которая использует правильный подход к бухгалтерскому учету, обнаружит, что он может стать захватывающим центром прибыли. Когда это становится реальностью, «хорошая для вас» часть бухгалтерского учета становится лучше, а неприятная часть уходит.

Если кто-то может сделать то же самое для брокколи, пожалуйста, дайте мне знать!