ละเว้นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบัญชี: 10 วิธีที่ผู้ประกอบการเสียเงินไปกับการทำบัญชีและการเติบโต

ผู้ประกอบการมักมองว่าการบัญชีเหมือนกับการกินบรอกโคลี – พวกเขารู้ว่ามันดีสำหรับพวกเขาแต่ไม่น่าพอใจอย่างยิ่ง เป้าหมายคือการเอาชนะโดยไม่ต้องปิดปากหรือคิดมากเกินไป

เป็นเรื่องที่น่าเสียดายเพราะการบัญชีที่มีประสิทธิภาพเป็นส่วนประกอบสำคัญของความสำเร็จทางธุรกิจ บทความเกี่ยวกับการตลาดและความเป็นผู้นำขโมยพาดหัวข่าว แต่บริษัทที่เข้มแข็งมีแนวทางการบัญชีที่แน่นแฟ้น แทบไม่มีข้อยกเว้น

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้เห็นการล่มสลายของบริษัทที่มีแนวโน้มว่าจะล่มสลายด้วยสายผลิตภัณฑ์ที่สวยงาม เว็บไซต์ที่มีชีวิตชีวา และเจ้าของที่รู้วิธีสร้างเครือข่าย การขาดที่สำคัญคือระบบการคิดต้นทุนงานที่ดีในการแสดงต้นทุนที่แท้จริงของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตแต่ละรายการ

นั่นคือตัวอย่างสุดโต่ง การตัดสินใจด้านบัญชีที่ไม่ดีส่วนใหญ่จะนำไปสู่การสูญเสียเล็กน้อย ไม่ใช่ภัยพิบัติที่รวดเร็ว พวกเขาระบายองค์กรช้า ซึ่งทำให้ยากต่อการตรวจจับ

คุณจะทราบได้อย่างไรว่าแนวทางการบัญชีของบริษัทคุณได้ผลหรือไม่? เพื่อช่วยตอบคำถามนั้น ฉันได้รวบรวมรายการวิธีการบัญชีที่เข้าใจผิด รายการนี้อิงจากประสบการณ์ "ในสนามเพลาะ" ในฐานะที่ปรึกษา CPA/การเงินประมาณ 20 บริษัทเอกชนในทศวรรษที่ผ่านมา โดยหลักแล้วสำหรับบริษัทขนาดกลาง (พนักงาน 15-20 คนขึ้นไป) แต่อาจมีประโยชน์สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่ต้องการขยายขนาด

10 วิธีในการเสียเงินไปกับการทำบัญชีและการเติบโตอย่างแข็งแกร่ง

1. ละเลยสิ้นเดือน ปิด

“การปิด” คือที่ที่คุณตรวจสอบแต่ละบรรทัดในงบดุลของคุณอย่างเป็นทางการ และทำการแก้ไขที่จำเป็น ในท้ายที่สุด ช่วงเวลาที่ตรวจสอบถูกล็อค ดังนั้นจึงไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ตามหลักการแล้ว การดำเนินการนี้จะดำเนินการทุกเดือน โดยทันทีหลังจากสิ้นเดือนโดยเร็วที่สุด

เหตุใดจึงต้องปิดสิ้นเดือน

1. งบกำไรขาดทุนจะถูกต้องก็ต่อเมื่องบดุลถูกต้อง เท่านั้น แม้ว่าคุณจะไม่เข้าใจว่าทำไม ให้ยึดแนวคิดนี้และอย่าลืมมัน รายการส่วนใหญ่ในงบกำไรขาดทุนเกิดขึ้นโดยไม่ได้คิดอะไรมาก (เช่น ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจะเติมรายการรายได้โดยอัตโนมัติ) แต่การสร้างงบดุลที่ชัดเจนนั้นต้องใช้ความพยายามและการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่
2. หากไม่มีการปิดอย่างเป็นทางการ สิ่งสำคัญก็ไม่เคยสิ้นสุด ฉันเคยเห็นนักบัญชีย้อนกลับไปหลายเดือนหลังจากนั้น และทำการปรับเปลี่ยนที่สำคัญในเดือนที่ผ่านมา ในสภาพแวดล้อมนั้น การเงินรายเดือนจะไร้ความหมายเพราะทุกคนรู้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง
3. การปิดอย่างเป็นทางการดึงความสนใจไปที่ผลลัพธ์รายเดือน ในธุรกิจที่มีการปิดอย่างเป็นทางการในเวลาที่เหมาะสม เจ้าของหวังว่าจะปิดวันที่และตัวเลขสุดท้าย การมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์นี้นำไปสู่การตัดสินใจทางการเงินที่ดีขึ้นและการตอบสนองต่อแนวโน้มในเวลาที่เหมาะสม

ความล้มเหลวในการปิดบัญชีสิ้นเดือนอย่างเป็นทางการเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้ธุรกิจหยุดชะงักหรือแม้แต่ทำให้ธุรกิจล่มสลาย หากไม่มีใครในบริษัทมีเวลาหรือความเชี่ยวชาญในการดำเนินการอย่างใกล้ชิด ก็สามารถจ้างงานภายนอกได้อย่างง่ายดาย

2. พัฒนาโปรแกรมสิ่งจูงใจที่ซับซ้อน

ธุรกิจจำนวนมากทำผิดพลาดนี้และไม่ได้ตระหนักถึงมัน นั่นเป็นเพราะว่าโปรแกรมสิ่งจูงใจมักจะพัฒนาไปเรื่อยๆ และค่อยๆ กลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างทั่วไปของสิ่งที่ฉันกำลังพูดถึง:

1. ผู้จัดการฝ่ายขายพัฒนาโปรแกรมส่วนลดสำหรับลูกค้าที่หลากหลาย ลูกค้ารายหนึ่งได้รับเงินคืน 1% สำหรับการซื้อทั้งหมด (ชำระทุกไตรมาส) ลูกค้ารายต่อไปจะได้รับเงินคืน (ชำระเป็นรายปี) เท่ากับ 2% ของการซื้อ แต่เฉพาะในใบแจ้งหนี้ที่ชำระภายใน 20 วัน ลูกค้ารายต่อไปจะได้รับเงินคืน 3% สำหรับคำสั่งซื้อที่สูงกว่า 50,000 ดอลลาร์ และถือเป็นเครดิตสำหรับการขายในอนาคต ไม่ใช่การคืนเงินด้วยเงินสด
2. ผู้ดูแลร้านค้าใช้โบนัสการผลิต ที่คำนวณโดยใช้ค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักของประสิทธิภาพแรงงาน จำนวนการทำงานซ้ำ และจำนวนอุบัติเหตุในที่ทำงาน พนักงานจะได้รับโบนัสรายเดือนตามสูตรที่ซับซ้อนนี้
3. ทีมขายมีการจัดเตรียมข้อตกลงค่าคอมมิชชั่นที่ดุร้าย บิลได้รับค่าคอมมิชชั่น 2% สำหรับทุกอย่าง ทอมรับ 2% เฉพาะในงานที่เขาเสนอราคาและขาย ในขณะที่แกรี่จะได้รับ 3% หลังจากที่เขาทำยอดขายได้ถึง 1,000,000 ดอลลาร์ต่อปีจนถึงปัจจุบัน

การเตรียมการแต่ละอย่างมีอะไรที่เหมือนกัน? พวกเขาเป็นฝันร้ายของการบัญชี ในกรณีส่วนใหญ่ เป็นไปไม่ได้ที่จะติดตามสิ่งจูงใจเหล่านี้โดยอัตโนมัติ สเปรดชีตที่ซับซ้อนและไม่ถูกต้องได้รับการพัฒนาเพื่อทำการคำนวณ เสียเวลาไปกับการทะเลาะวิวาทข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้อง และทำการเปลี่ยนแปลง

หากกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพเหล่านี้เกิดขึ้นอย่างเปิดเผยในสายการประกอบ กระบวนการเหล่านี้จะถูกทำให้ง่ายขึ้นเกือบจะในทันที แต่ซ่อนไว้ไม่ให้เห็นบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของแผนกบัญชี พวกเขาใช้ทรัพยากรไปอย่างสิ้นเปลืองเป็นเวลาหลายปี

สามารถจัดทำกรณีธุรกิจสำหรับการจัดการเหล่านี้แต่ละอย่างได้หรือไม่? ใช่. คำถามที่ดีกว่าคือการจัดการที่คล่องตัวกว่าจะบรรลุผลทางธุรกิจแบบเดียวกันได้หรือไม่ บ่อยครั้งคำตอบคือใช่ดังก้อง!

3. ใช้ระบบบัญชีแยกกันตั้งแต่สองระบบขึ้นไป

โปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงนักบัญชี ไม่ใช่ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ แม้แต่ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) แบบหกหลักที่เต็มเปี่ยมก็มักจะไม่ค่อยดีนักในการจัดกำหนดการงาน การติดตามการใช้วัสดุ หรือการติดตามคำสั่งซื้อผ่านโรงงานผลิต

เนื่องจากข้อบกพร่องเหล่านี้ บางครั้งจึงใช้โปรแกรมแยกต่างหากเพื่อเติมช่องว่าง ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการอาจใช้ Microsoft Project เพื่อจัดกำหนดการ หัวหน้าฝ่ายผลิตอาจมีโปรแกรมเฉพาะอุตสาหกรรมที่มีแดชบอร์ดที่สวยงามซึ่งติดตามความคืบหน้าของงาน ตลอดจนการเข้างานและประสิทธิภาพแรงงาน

ทำไมถึงเป็นปัญหา? กิจกรรมทางการเงิน "ของจริง" ทั้งหมดเกิดขึ้นในซอฟต์แวร์การบัญชี ใบแจ้งหนี้และการชำระเงินของลูกค้า ใบเรียกเก็บเงินและการชำระเงินของผู้ขาย บัญชีเงินเดือน ฯลฯ เกิดขึ้นที่ด้านบัญชี งบการเงินไหลจากซอฟต์แวร์บัญชี

อย่างไรก็ตาม ในตัวอย่างข้างต้น บัญชีงบดุลหลัก เช่น สินค้าคงคลังและงานระหว่างทำ อาศัยข้อมูลในระบบที่แยกจากกันเหล่านี้ หากไม่มีการเชื่อมโยงที่เชื่อถือได้กับซอฟต์แวร์การบัญชี รายการที่สำคัญอาจหลุดรอดไปได้

นี่คือตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของปัญหาใหญ่นี้ สมมติว่าคำสั่งซื้อ $20,000 เสร็จสมบูรณ์ในวันที่ 30 พฤศจิกายน และจัดส่งในวันที่ 1 ธันวาคม โดยอิงตามตั๋วการจัดส่ง ฝ่ายบัญชีจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า $20,000 ในวันที่ 1 ธันวาคมอย่างถูกต้อง

เพื่อให้การเงินในเดือนพฤศจิกายนเสร็จสมบูรณ์ CFO ได้ขอให้หัวหน้างานผลิตหารายชื่องานในร้านค้าที่เสร็จสมบูรณ์แต่ยังไม่ได้จัดส่ง ณ วันที่ 30 พฤศจิกายน น่าเสียดายที่หัวหน้าฝ่ายผลิตทำเครื่องหมายงาน 20,000 ดอลลาร์โดยไม่ได้ตั้งใจว่า "จัดส่งแล้ว" ในเดือนพฤศจิกายน 30 ในฐานข้อมูลแยกต่างหาก รายการที่ให้ไว้กับ CFO ไม่รวมงาน $20,000 นี้ งานได้ผ่านรอยแตกร้าว

ผลประกอบการเดือนพฤศจิกายนจะย่ำแย่เพราะค่าใช้จ่ายสำหรับงานคือเดือนพฤศจิกายน แต่รายได้อยู่ในเดือนธันวาคม รายงานของหัวหน้างานจะแก้ไขสถานการณ์ได้ แต่รายงานไม่ถูกต้อง ข้อมูลทางการเงินในเดือนธันวาคมจะไม่ถูกต้องเนื่องจากมีกำไรสุทธิ 20,000 ดอลลาร์

ตัวอย่างนี้คือส่วนยอดของภูเขาน้ำแข็ง ฐานข้อมูลจำนวนมากทำให้เกิดข้อผิดพลาดและความไม่ถูกต้องในทุกสิ่ง ตั้งแต่ค่าแรงไปจนถึงสินค้าคงคลังระหว่างดำเนินการ ไปจนถึงบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้

ทางออกที่ดีคือระบบ ERP ที่ดีที่สุดซึ่งตอบสนองความต้องการของทั้งการบัญชีและการปฏิบัติงาน เนื่องจากมักจะไม่สามารถทำได้ แผน B จึงเป็นการทำงานร่วมกันอย่างกว้างขวางระหว่างการบัญชี การดำเนินงาน และไอที ภารกิจของกลุ่มนั้นคือการพัฒนาวิธีการที่เชื่อถือได้ในการรับข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่ซอฟต์แวร์ปฏิบัติการไปจนถึงซอฟต์แวร์การบัญชี โซลูชันไม่จำเป็นต้องเป็นดาต้าลิงค์ อาจเป็นกระบวนการอัตโนมัติที่รับรองว่าไม่มีอะไรตกหล่นผ่านรอยแตก กระบวนการนี้ไม่ควรอาศัยความสามารถของมนุษย์

จากประเด็นทั้งหมดในบทความนี้ ข้อนี้อาจเป็นเรื่องที่ยากที่สุด เป็นหนึ่งในภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุดต่อความถูกต้องทางการเงิน และไม่มี "ปุ่มง่าย" ที่จะทำให้ปัญหาหมดไป

4. จ่ายเงินมากเกินไปสำหรับการป้อนข้อมูล

หากคุณต้องการป้อนตัวเลขด้วยมือมากกว่า 5 ตัว ให้หาวิธีที่ดีกว่า คำขวัญนี้อาจทำไม่ได้เสมอไป แต่เป็นเป้าหมายที่ดี

ซอฟต์แวร์บัญชีเปรียบเสมือนเครื่องจักรขนาดยักษ์ที่:

1. รับข้อมูลเข้า
2. กระทืบมัน
3. แยกรายงานที่มีความหมายออกมา

ทุกขั้นตอนในกระบวนการนั้นควรเป็นไปโดยอัตโนมัติมากที่สุดเพื่อให้ฝ่ายการเงินสามารถใช้เวลาวิเคราะห์รายงานที่มีความหมายได้

ด้วยโซลูชัน fintech ที่มีอยู่ในปัจจุบัน การป้อนข้อมูลเกือบจะเป็นไปโดยอัตโนมัติเกือบทั้งหมด (เช่น ผ่านธนาคารและฟีดบัตรเครดิตที่เชื่อมโยงกับซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์) แม้แต่กระบวนการที่ซับซ้อน เช่น การประมวลผลเงินเดือนและการรายงานสามารถดำเนินการอัตโนมัติหรือจ้างภายนอกได้ทั้งหมด (เช่น บัญชีเงินเดือน Gusto)

คำเตือนที่สำคัญ: ระบบอัตโนมัติ ไม่ ควรส่งรายงานที่มีความหมาย

นี่คือตัวอย่างของคำเตือนนี้ สมมติว่ามีโปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ที่ลื่นไหลซึ่งสามารถป้อนข้อมูลอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์ แต่ไม่สามารถสร้างรายงานต้นทุนงานที่ถูกต้องได้ ไม่แนะนำให้เปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าวหากคุณเป็นบริษัทที่เน้นงาน

ถึงกระนั้น ก็มักจะมีโอกาสที่จะปรับปรุงโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก นักบัญชีหลายคนเป็นพวกชอบความสมบูรณ์แบบ พวกเขาชอบกิจวัตรที่สะดวกสบายมากกว่าการทดลอง กระบวนการทางบัญชีมักจะไม่มีประสิทธิภาพและดำเนินการด้วยตนเอง

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ อาจเป็นการฉลาดที่จะนั่งกับเจ้าหน้าที่บัญชีของคุณและถามว่าคุณสามารถดูสิ่งที่พวกเขาทำได้หรือไม่ คุณจะได้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับการบัญชีและอาจช่วยในกระบวนการนี้ได้จริงๆ ลองนึกภาพว่าคุณอยู่ในโรงเรียนอนุบาล (บางทีคุณไม่จำเป็นต้องแกล้งทำเป็นด้วยซ้ำ!) และช่วยพวกเขาอย่างร่าเริงตั้งคำถามในแต่ละขั้นตอน ถามแหล่งข้อมูลว่าต้องใช้อะไรบ้างในการปรับปรุงขั้นตอนที่ต้องใช้เวลามากเป็นพิเศษ

เงินที่ใช้ไปในการวิเคราะห์และวางแผนทางการเงินมักจะใช้เงินไปอย่างคุ้มค่า เงินที่ใช้ไปกับการป้อนข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้นสูญเปล่าไปเปล่าๆ

5. Underpay สำหรับรายละเอียดการคิดต้นทุนโครงการ

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้เห็นตัวอย่างสองตัวอย่างเกี่ยวกับประเด็นสำคัญนี้ บริษัทแรกคือบริษัทที่ฉันอ้างถึงในตอนเริ่มต้นซึ่งเกือบจะล้มเหลวเพราะขาดระบบการคิดต้นทุนงานที่ดี

อีกตัวอย่างหนึ่งคือบริษัทผู้ผลิต/ขายปลีกแบบผสมผสานที่ประสบความสำเร็จซึ่งเริ่มเผชิญกับปัญหาและการสูญเสียเงิน ในอดีตพวกเขาได้รับผลกำไรโดยไม่มีระบบการคิดต้นทุนงานที่ดี แต่เมื่อลมปะทะเข้ามา พวกเขาไม่มีข้อมูลการผลิตที่มั่นคง และลงเอยด้วยการตัดสินใจตามอัตวิสัยที่จะปิดฝั่งการผลิตของบริษัท

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าความรู้สึกของพวกเขาไม่ถูกต้องและฝ่ายผลิตเป็นศูนย์กลางกำไร? ในกรณีนั้น การขาดการรายงานที่ดีนำไปสู่การตัดสินใจที่ไม่ดีซึ่งทำให้สูญเสียผลกำไรที่อาจเกิดขึ้นไปหลายปี เกิดอะไรขึ้นถ้าโรงงานกำลังสูญเสียเงินจริงๆ? ในกรณีดังกล่าว การรายงานที่ดีน่าจะปิดโรงงานเร็วกว่านี้และไม่ต้องสูญเสียจำนวนมาก

การคิดต้นทุนโครงการที่มีประสิทธิภาพต้องการมากกว่าซอฟต์แวร์ กระบวนการคิดต้นทุนที่ดีจะทำให้การผลิตช้าลงอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งหมายความว่าผู้บริหารระดับสูงต้องสนับสนุนความคิดริเริ่ม เจ้าของ/ผู้จัดการบางคนอ้างว่าต้องการต้นทุนที่ดี แต่เมื่อพวกเขาเห็นว่าประสิทธิภาพลดลง พวกเขาก็สูญเสียความตั้งใจ

การจัดการที่ดีควบคู่ไปกับซอฟต์แวร์ที่ดีคือกุญแจสำคัญ ระบบ ERP ระดับ 1 และ 2 ส่วนใหญ่ (โดยเฉพาะแพลตฟอร์มเฉพาะอุตสาหกรรม) จัดการกับต้นทุนโครงการได้เป็นอย่างดี อย่างไรก็ตาม ในระดับซอฟต์แวร์ที่ต่ำกว่า ฟังก์ชันการคิดต้นทุนโครงการมักจะไม่แน่นอน โปรแกรมที่ใช้กันอย่างแพร่หลายบางโปรแกรม เช่น Wave และ FreshBooks ไม่มีการคิดต้นทุนโครงการเลย โปรแกรมอื่นอ้างว่าเสนอให้ แต่ฟังก์ชันการทำงานอ่อนแอ

หากคุณกำลังมองหาฟังก์ชันการคิดต้นทุนโครงการในระดับเริ่มต้น ให้พิจารณาโปรแกรมเหล่านี้:

1. QuickBooks Online Plus หรือ QuickBooks Premier (เวอร์ชันเดสก์ท็อปของ QuickBooks)
2. ซีโร่ (ระดับสูงสุด)
3. หนังสือโซโห
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting หรือ Sage 50cloud (เวอร์ชันเดสก์ท็อปของ Sage)

การดำเนินการตาบอดในการคิดต้นทุนโครงการเป็นความผิดพลาดที่มีราคาแพง บริษัทที่ไม่ทราบต้นทุนของโครงการหรือหน่วยที่ผลิตขึ้นมักจะเป็นองค์กรที่ล้มเหลว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทตั้งใจที่จะขยายขนาด

6. จ่ายน้อยสำหรับการให้คำปรึกษาด้านภาษี

ฉันทึ่งกับจำนวนเจ้าของธุรกิจที่มองว่างานด้านภาษีเป็นสินค้าโภคภัณฑ์ที่ต้องเจรจาด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด แม้แต่เจ้าของธุรกิจที่ตระหนักถึงคุณค่าของผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีที่เก่งกว่ามักจะลืมขอคำแนะนำก่อนที่จะตัดสินใจเรื่องใหญ่หรือเรื่องใหญ่

ฉันไม่ใช่ผู้จัดเตรียมภาษี แต่เคยเป็น ดังนั้นฉันจึงรู้เรื่องนี้เพียงเล็กน้อย เป็นความจริงที่มีบริษัทภาษีที่มีราคาแพงซึ่งให้เหตุผลเพียงเล็กน้อยสำหรับบริการของตน นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจประเภทเจ้าของที่ทำกำไรได้พอประมาณ โดยใช้เงินสดเป็นฐาน โอกาสในการวางแผนใดๆ ที่มีอยู่ในกรณีเหล่านั้นมักจะถูกชดเชยด้วยต้นทุนที่สูงในการวางแผน

อย่างไรก็ตาม บริษัทส่วนใหญ่จบลงด้วยการไม่ลงทุนในที่ปรึกษาด้านภาษี พวกเขาจ่ายสำหรับความคิดนี้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี:

1. การคืนภาษีของพวกเขาทำอย่างไม่ถูกต้อง และภาษีนั้นได้รับค่าตอบแทนน้อยไป (และอยู่ภายใต้การตรวจสอบและบทลงโทษ) หรือจ่ายเกิน
2. การคืนภาษีของพวกเขาทำอย่างถูกต้อง แต่โอกาสในการวางแผนภาษีทางกฎหมายถูกละเลย

ยินดีจ่ายเบี้ยให้ที่ปรึกษาภาษีที่เพิ่มมูลค่าผ่านกลยุทธ์ ผู้ประกอบการบางรายต้องการมูลค่าเพิ่มนี้แต่ไม่ต้องการจ่าย นั่นเป็นความผิดพลาดเพราะค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสามารถให้ผลตอบแทนจากการลงทุนที่เหลือเชื่อ อย่างน้อยที่สุด ธุรกิจจะต้องมีการคืนภาษีที่ถูกต้องซึ่งนายธนาคาร นักลงทุน หรือผู้ซื้อในอนาคตสามารถพึ่งพาได้ อย่างเดียวก็คุ้มแล้ว

7. ซื้อซอฟต์แวร์บัญชีโดยไม่ต้องคิดและวางแผนอย่างจริงจัง

ประเด็นนี้น่าจะเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการเสียเงินส่วนใหญ่ในการบัญชีโดยตรง ฉันได้เรียนรู้สิ่งนี้อย่างยากลำบากในการโยกย้ายซอฟต์แวร์ครั้งแรกของฉัน การย้ายข้อมูลล้มเหลวในท้ายที่สุดและส่งผลให้มีการตัดจำหน่ายซอฟต์แวร์เป็นจำนวนเงิน 20,000 ดอลลาร์ ต้นทุนรวมอาจเพิ่มขึ้นสองเท่าหากคุณเพิ่มต้นทุนของทรัพยากรภายในและสูญเสียโอกาส

ประสบการณ์นั้นเล็กน้อยเมื่อเทียบกับบางอย่าง มีเรื่องราวเสียเงินหลายล้านดอลลาร์ไปกับการใช้งาน ERP ที่ล้มเหลว ฉันรู้จักบริษัทที่ปรึกษาอย่างน้อยหนึ่งแห่งที่มีแผนกที่ช่วยเหลือลูกค้าและบริษัทซอฟต์แวร์ที่ฟ้องร้องเรื่องการนำ ERP ไปใช้ที่ล้มเหลว

เรื่องราวสยองขวัญเหล่านี้มีอะไรที่เหมือนกัน? ขาดการวางแผน

การวางแผนที่เหมาะสมรวมถึงการทำให้แน่ใจว่า:

1. คุณมีซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดที่ตรงตามความต้องการของคุณ
2. คุณมีเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมในการดำเนินการ
3. ทุกคน โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง เข้าใจดีและสนับสนุนความพยายามอย่างเต็มที่ และพร้อมที่จะเสียสละเพื่อสิ่งนั้น
4. ทุกคน โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง เข้าใจดีและสนับสนุนความพยายามอย่างเต็มที่ และพร้อมที่จะเสียสละเพื่อสิ่งนั้น (ซ้ำนี้ไม่ได้พิมพ์ผิด)
5. มีหลายเดือนหรือหลายปีของการประชุมและการวางแผน

จุดเหล่านี้มีไว้สำหรับบริษัทที่ใช้ระบบ ERP ระดับ 1 หรือ 2 แต่สามารถใช้ได้ในระดับที่น้อยกว่า แม้กระทั่งกับแพ็คเกจระดับเริ่มต้น เช่น QuickBooks, Xero และ Sage

ไม่เคยทำการตัดสินใจครั้งใหญ่เกี่ยวกับซอฟต์แวร์โดยไม่ได้ตั้งใจ การใช้งานที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด ฉันได้เป็นส่วนหนึ่งของที่ปรึกษาการเลือกซอฟต์แวร์ที่ได้รับเงิน $25,000 เพียงเพื่อ ช่วยเลือกซอฟต์แวร์ และเตรียมองค์กรสำหรับระบบ ERP นั่นเป็นมากกว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดของซอฟต์แวร์ในตัวอย่างความล้มเหลวของฉัน อย่างไรก็ตาม ในท้ายที่สุด เรามีซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้ซึ่งบรรลุเป้าหมายของเราซึ่งอาจดีกว่าการใช้งานใดๆ ที่ฉันเคยเห็น

ขั้นตอน "วิธีการ" รอบประเด็นนี้อยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้ แต่ให้ฉันพูดให้ชัดเจน หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเสียเงินจำนวนมหาศาลอย่างไม่น่าเชื่อคือการตัดสินใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์อย่างรวดเร็ว และไม่ละเลยการตรวจสอบและวางแผนล่วงหน้า

8. จ้างความช่วยเหลือที่ไร้ความสามารถ

ประเด็นนี้อาจดูเหมือนเด็ก แต่ทำไมจึงไม่ใช่ ผู้ประกอบการส่วนใหญ่เข้าใจด้านการดำเนินงานของธุรกิจเป็นอย่างดี พวกเขาสามารถบอกได้อย่างรวดเร็วเมื่อพนักงานฝ่ายปฏิบัติการทำงานได้ไม่ดี

ในด้านบัญชี มันไม่ง่ายขนาดนั้น หากคุณไม่เข้าใจการบัญชี คุณจะทราบได้อย่างไรว่าผู้ควบคุมหรือผู้ทำบัญชีไม่มีความสามารถ

ยิ่งไปกว่านั้น มักมีหลายวิธีที่ถูกต้องตามกฎหมายในการเข้าถึงสถานการณ์ทางบัญชีใดๆ ฉันพบว่าผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินมักวิจารณ์วิธีการทำสิ่งต่างๆ ของมืออาชีพคนอื่น บ่อยครั้งที่ “วิธีการทำสิ่งต่าง ๆ” เป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์ แต่มืออาชีพคนแรกไม่เปิดใจกว้างพอที่จะชื่นชมมัน

ผู้ประกอบการจะทราบได้อย่างไรว่านักบัญชีมีความสามารถหรือไม่?

1. เพิ่มการอ้างอิงก่อนที่จะจ้าง นายจ้างคนก่อนและเพื่อนร่วมงานคนก่อน ๆ จะมีความรู้สึกถึงความสามารถ ธนาคารและนักบัญชีภาษีที่ได้รับรายงานจากผู้สมัครของคุณสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงที่ไม่ลำเอียงที่มีค่าได้
2. ใช้ CFO ตามสัญญาที่อ่อนน้อมถ่อมตนและมีคุณสมบัติสูงเพื่อทบทวนการดำเนินงานของคุณ แบบครั้งเดียวหรือสองสามชั่วโมงในแต่ละเดือน CFO ตามสัญญาต้องเปิดเผยต่อบริษัทหลายแห่งและมีความรู้สึกที่ดีในสิ่งที่ยอมรับได้

ฉันเน้นคำว่า อ่อนน้อมถ่อมตน การวิจารณ์อย่างมืออาชีพจากพนักงานของคุณอาจเป็นเรื่องที่งี่เง่ามาก CFO ที่จ้างงานภายนอกจะต้องไม่ใช่คนที่รู้สึกว่าจำเป็นต้องพิสูจน์คุณค่าของตนเองด้วยการจับผิด นอกจากนี้ CFO จะต้องมีประสบการณ์มากกว่าพนักงานระดับสูงสุดของคุณอย่างชัดเจน มันจะไม่ทำงานเพื่อให้เท่าเทียมกัน

CFO ที่ตรวจสอบต้องเต็มใจที่จะเข้าใจการดำเนินการอย่างถ่องแท้ก่อนที่จะวิพากษ์วิจารณ์ ฉันเคยประสบกับสถานการณ์ที่ปฏิกิริยาเริ่มต้นของฉันคือความไม่เชื่อในความไร้ประสิทธิภาพและความไร้ประสิทธิภาพของทีมบัญชี แต่มาตระหนักเมื่อได้ตรวจสอบเพิ่มเติมว่าพวกเขาไม่ได้อยู่ไกลอย่างที่ฉันคิด

ฉันปรึกษาสั้น ๆ เกี่ยวกับบริษัทก่อสร้างเล็กๆ แห่งหนึ่งซึ่งมีหนังสือเป็นภัยพิบัติ พวกเขาจ้างบริษัทรับทำบัญชีมาทำงาน และเห็นได้ชัดว่าได้สมาชิกในทีมที่น่าสงสารมาก มันแย่มากที่ฉันแนะนำบางทีตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการเริ่มต้นใหม่

เจ้าของที่โชคร้ายต้องเสียค่าใช้จ่ายในการช่วยเหลือผู้ไร้ความสามารถ ค่าใช้จ่ายในการแก้ไขความยุ่งเหยิง และค่าเสียโอกาสของข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง น่าเสียดาย ฉันไม่แน่ใจว่าเจ้าของจะรู้จริง ๆ หรือเปล่าว่าเขามีปัญหาสำคัญ

9. ปฏิบัติต่อฝ่ายบัญชีเสมือนเป็นศูนย์ทำบัญชีแทนศูนย์กำไร

คุณจะเสียเงินสองวิธีด้วยวิธีนี้:

1. ความช่วยเหลือที่ดีจะหายไปอย่างต่อเนื่อง และค่าแรงในการเริ่มงานจำนวนมากจะสูญเปล่าทุกครั้งที่มีคนเข้ามาใหม่
2. คนที่อยู่จะรู้สึกอึดอัดและในที่สุดก็เลิกพยายามทำให้สิ่งต่างๆ ดีขึ้น

ประเด็นนี้อยู่ร่วมกับจุดที่ 8 ส่วนหนึ่งของการจ้างความช่วยเหลือที่มีความสามารถคือการปฏิบัติต่อหน้าที่การบัญชีด้วยความเคารพ เมื่อคุณและทีมบัญชีของคุณรู้สึกตื่นเต้นที่จะลดการป้อนข้อมูล (ดูจุดที่ 4) และเพิ่มการวางแผนทางการเงินและการวิเคราะห์ข้อมูล แนวคิดของศูนย์กำไรจะมีชีวิตชีวาขึ้นและพนักงานรู้สึกได้รับอำนาจ

10. ผัดวันประกันพรุ่ง

การผัดวันประกันพรุ่งทำให้เสียเงินอย่างน้อยสามวิธี:

1. เสียโอกาส . ในด้านการเงิน เกือบทุกอย่างที่ล่าช้าส่งผลให้เสียโอกาส ตัวอย่างเช่น สมมติว่าการเงินเดือนมีนาคมเสร็จสิ้นในเดือนมิถุนายน ข้อมูลทางการเงินในเดือนมีนาคมบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการปรับราคา สามเดือนของการขาย (และการสูญเสียที่ไม่จำเป็น) ได้ผ่านไปแล้ว
2. บทลงโทษและการทำงานซ้ำ ค่าธรรมเนียมการยื่นและบทลงโทษล่าช้าเป็นตัวอย่างโดยตรงของเรื่องนี้ แต่ยังมี “ค่าปรับเวลา” ที่จ่ายเมื่อคุณทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จเป็นเดือนหลังจากที่มันเกิดขึ้น เมื่อความจำเสื่อมลง การสร้างสถานการณ์จากอดีตอันไกลโพ้นจะต้องใช้เวลามาก
3. ขาดแรงจูงใจในการหาทางแก้ไข งานที่ล่าช้ามักจะกลายเป็นวิกฤตที่ต้องเร่งให้เสร็จ ในสถานการณ์เร่งด่วนไม่มีใครกำลังหาวิธีแก้ไขปัญหา เป้าหมายคือทำให้เสร็จโดยเร็วที่สุด ความไร้ประสิทธิภาพยังคงดำเนินต่อไป ซึ่งทำให้งานรอบต่อไปล่าช้าและเร่งรีบอีกครั้ง ทำให้เกิดวงจรอุบาทว์

ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ แต่การดำเนินการที่ดีจะจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้งานเสร็จลุล่วงอย่างตรงเวลา ในทางกลับกัน คนที่ผัดวันประกันพรุ่งจ่ายเงินจริงเพื่อเลี้ยงดูนิสัยการผัดวันประกันพรุ่ง

อะไรดีสำหรับคุณไม่จำเป็นต้องไม่พอใจ

บทความนี้เริ่มต้นโดยการเปรียบเทียบการบัญชีกับบร็อคโคลี่ ซึ่งดีสำหรับคุณ แต่ไม่เป็นที่พอใจอย่างยิ่ง

มันต้องไม่ใช่แบบนั้น บริษัทที่ใช้วิธีการบัญชีที่เหมาะสมจะพบว่าสามารถเป็นศูนย์กลางกำไรที่น่าตื่นเต้นได้ เมื่อสิ่งนี้กลายเป็นความจริง ส่วน "ที่ดีสำหรับคุณ" ของการบัญชีจะดีขึ้น และส่วนที่ไม่พึงประสงค์จะหายไป

ถ้าใครทำบรอกโคลีแบบเดียวกันได้โปรดแจ้งให้เราทราบ!