Cele mai bune practici de contabilitate ignorate: 10 moduri în care antreprenorii risipesc banii în contabilitate și înăbușă creșterea

Antreprenorii consideră adesea contabilitatea ca și cum ar mânca broccoli – ei știu că este bun pentru ei, dar teribil de neplăcut. Scopul este să depășești puterea fără să te găsești sau să te gândești prea mult la asta.

Este regretabil, deoarece contabilitatea eficientă este un ingredient liniştit al succesului în afaceri. Articolele despre marketing și leadership fură titlurile, dar companiile solide au o abordare solidă a contabilității, aproape fără excepție.

Recent, am asistat la prăbușirea virtuală a unei companii promițătoare, cu o linie de produse frumoasă, un site web elegant și un proprietar care știa să facă rețea. Lipsa majoră a fost un sistem bun de calculare a costurilor pentru a arăta costul real al fiecărui produs fabricat.

Acesta este un exemplu extrem. Majoritatea deciziilor contabile proaste duc la pierderi subtile, nu la un dezastru rapid. Acestea drenează întreprinderea încet, ceea ce face scurgerile dificil de detectat.

Cum îți poți da seama dacă abordarea contabilă a companiei tale funcționează sau nu? Pentru a ajuta la răspunsul la aceasta, am întocmit o listă de abordări greșite ale contabilității. Această listă se bazează pe experiența „în tranșee” ca CPA/consilier financiar pentru cca. 20 de companii private în ultimul deceniu. Este în primul rând pentru companiile mijlocii (15-20 de angajați în sus), dar ar putea fi utilă pentru companiile mai mici care intenționează să se extindă.

10 moduri de a irosi bani pe contabilitate și de a înăbuși creșterea

1. Neglijați închiderea de sfârșit de lună

O „închidere” este locul în care revizuiți în mod oficial fiecare linie din bilanțul dvs. și faceți toate corecțiile necesare. În cele din urmă, perioada revizuită este blocată, deci nu poate fi modificată. În mod ideal, acest lucru se face lunar, cât mai curând posibil după sfârșitul lunii.

De ce este necesară o închidere la sfârșitul lunii?

1. O declarație de venit poate fi exactă numai dacă bilanţul este corect . Chiar dacă nu înțelegi de ce, apucă-te de acest concept și nu-l uita. Majoritatea liniilor dintr-o declarație de venit apar fără prea multă gândire (de exemplu, facturile clienților populează automat linia de venituri), dar generarea unui bilanţ curat necesită efort manual și revizuire.
2. Fără o închidere oficială, rezultatul final nu este niciodată definitiv . Am văzut contabili revenind chiar și luni mai târziu și făcând ajustări semnificative la lunile trecute. În acest mediu, situațiile financiare lunare devin lipsite de sens, deoarece toată lumea știe că se vor schimba.
3. O închidere formală atrage atenția asupra rezultatelor lunare . Într-o afacere care are o închidere formală în timp util, proprietarii așteaptă cu nerăbdare data închiderii și numerele finale. Această concentrare pe rezultate duce la decizii financiare mai bune și la reacții oportune la tendințe.

Eșecul de a efectua o închidere oficială de sfârșit de lună este una dintre cele mai bune modalități de a paraliza sau chiar de a scufunda o afacere. Dacă nimeni din companie nu are timp sau expertiză pentru a finaliza, munca poate fi externalizată cu ușurință.

2. Dezvoltați programe complexe de stimulare

Multe companii fac această greșeală și nici măcar nu își dau seama. Asta pentru că programele de stimulare tind să evolueze în timp și doar treptat să se transforme într-o mizerie.

Iată exemple comune despre ceea ce vorbesc:

1. Managerul de vânzări dezvoltă programe de reduceri personalizate pentru diverși clienți . Un client primește 1% înapoi la toate achizițiile (plătibil în fiecare trimestru). Următorul client primește o reducere (plătibilă anual) egală cu 2% din achiziții, dar numai la facturile plătite în 20 de zile. Următorul client câștigă o reducere de 3% la comenzile de peste 50.000 USD și este un credit pentru vânzările viitoare, nu o reducere în numerar.
2. Supraveghetorul magazinului implementează un bonus de producție care este calculat folosind o medie ponderată a eficienței muncii, cantitatea de reluare și numărul de accidente la locul de muncă. Muncitorii primesc un bonus lunar pe baza acestei formule complexe.
3. Echipa de vânzări are un aranjament sălbatic de acorduri de comision . Bill primește un comision de 2% pentru tot, Tom câștigă 2% doar pentru joburile pe care le cotează și le vinde, în timp ce Gary câștigă 3% numai după ce atinge 1.000.000 de dolari în vânzările de la începutul anului.

Ce au în comun fiecare dintre aceste aranjamente? Sunt un coșmar contabil. În cele mai multe cazuri, este imposibil să urmăriți automat aceste stimulente. Pentru a efectua calculele sunt dezvoltate foi de calcul complexe, inexacte. Timpul este irosit disputând datele, verificându-le acuratețea și făcând modificări.

Dacă aceste procese ineficiente ar avea loc în mod deschis pe o linie de asamblare, ele ar fi simplificate aproape imediat. Dar ascunși în afara vederii pe ecranele computerelor departamentului de contabilitate, ei continuă să irosească resurse ani de zile.

S-ar putea face un caz de afaceri pentru fiecare dintre aceste aranjamente? Da. Întrebarea mai bună este că un aranjament simplificat mai simplu ar putea obține același rezultat comercial? Adesea, răspunsul este un da răsunător!

3. Utilizați două sau mai multe sisteme de contabilitate separate

Majoritatea programelor software de contabilitate sunt concepute având în vedere contabilii, nu managerii de operațiuni. Chiar și sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) cu drepturi depline, cu șase cifre, tind să fie oribile la programarea locurilor de muncă, urmărirea consumului de materiale sau urmarea comenzilor printr-o unitate de producție.

Din cauza acestor deficiențe, uneori sunt folosite programe separate pentru a umple golurile. De exemplu, managerul de operațiuni poate folosi Microsoft Project pentru programare. Supervizorul de producție poate avea un program specific industriei cu tablouri de bord frumoase care monitorizează progresul locului de muncă, precum și prezența și eficiența muncii.

De ce este asta o problemă? Toată activitatea financiară „adevărată” are loc în software-ul de contabilitate. Facturile și plățile clienților, facturile și plățile furnizorilor, statul de plată etc. se întâmplă pe partea contabilă. Situațiile financiare decurg din software-ul de contabilitate.

Cu toate acestea, în exemplele de mai sus, conturile majore ale bilanțului, cum ar fi stocurile și lucrările în curs, se bazează pe datele din aceste sisteme separate. Fără o legătură de încredere cu software-ul de contabilitate, articolele semnificative pot cădea prin fisuri.

Iată o mică ilustrare a acestei mari probleme. Să presupunem că o comandă de 20.000 USD este finalizată pe 30 noiembrie și expediată 1 decembrie. Pe baza tichetelor de livrare, departamentul de contabilitate facturează corect clientului 20.000 USD pe 1 decembrie.

Pentru a finaliza situația financiară din noiembrie, directorul financiar îi cere supervizorului de producție o listă de locuri de muncă din magazin care au fost finalizate, dar neexpediate începând cu 30 noiembrie. Din păcate, supervizorul de producție a marcat accidental jobul de 20.000 de dolari ca fiind „expediat” în noiembrie. 30 în baza de date separată. Lista furnizată directorului financiar nu include acest job de 20.000 USD. Lucrarea a căzut printre crăpături.

Rezultatele financiare din noiembrie vor fi slabe deoarece cheltuielile pentru job sunt în noiembrie, dar veniturile sunt în decembrie. Raportul supraveghetorului ar fi corectat situația, dar raportul era inexact. De asemenea, situațiile financiare din decembrie vor fi incorecte, deoarece sunt încărcate în avans cu 20.000 USD de profit pur.

Acest exemplu este vârful aisbergului. Mai multe baze de date creează potențialul de eroare și inexactitate în orice, de la cheltuiala cu forța de muncă la inventarul de lucru în curs, la conturile de încasat și la conturile de plătit.

Soluția ideală este cel mai bun sistem ERP care răspunde atât nevoilor contabilității, cât și ale operațiunilor. Deoarece acest lucru nu este adesea posibil, Planul B este o colaborare extinsă între contabilitate, operațiuni și IT. Misiunea acelui grup este de a dezvolta o modalitate fiabilă de a obține date exacte de la software-ul de operațiuni la software-ul de contabilitate. Soluția nu este neapărat o legătură de date. Ar putea fi un proces automatizat care asigură că nimic nu cade prin fisuri. Procesul nu ar trebui să se bazeze pe competența umană.

Dintre toate punctele din acest articol, acesta poate fi cel mai dificil. Este una dintre cele mai mari amenințări la adresa acurateței financiare și nu există un „buton ușor” pentru a face problema să dispară.

4. Supraplătire pentru introducerea datelor

Dacă trebuie să introduceți manual mai mult de 5 numere, găsiți o modalitate mai bună . Acest motto poate să nu fie întotdeauna realizabil, dar este un obiectiv bun.

Software-ul de contabilitate este ca o mașină uriașă care:

1. Preia date.
2. O strânge.
3. Scuipa rapoarte semnificative.

Fiecare pas din acest proces ar trebui să fie cât mai automatizat posibil, astfel încât departamentul financiar să își poată petrece timpul analizând rapoartele semnificative.

Cu soluțiile fintech disponibile astăzi, introducerea datelor poate fi aproape complet automatizată (de exemplu, prin fluxuri bancare și carduri de credit legate de software-ul de contabilitate online). Chiar și procesele complexe, cum ar fi procesarea și raportarea salariilor, pot fi complet automatizate sau externalizate (de exemplu, salariile Gusto).

ATENȚIE IMPORTANTĂ: AUTOMATIZAREA NU TREBUIE SĂ ÎMPLOȘEAZĂ RAPORTAREA SEMENSIFICATĂ.

Iată un exemplu al acestui avertisment. Să presupunem că există un program software de contabilitate online, care poate automatiza complet introducerea datelor, dar nu este capabil să producă rapoarte precise ale costurilor locurilor de muncă. Trecerea la un astfel de software nu ar fi recomandabilă dacă sunteți o companie orientată spre locuri de muncă.

Chiar și așa, există adesea oportunități de eficientizare fără schimbări dramatice. Mulți contabili sunt perfecționiști. Ei preferă rutina confortabilă decât experimentarea. Procesele contabile tind să devină ineficiente și manuale.

În calitate de proprietar de afaceri, ar putea fi perspicace să stai cu personalul contabil și să-l întrebi dacă poți urmări ceea ce fac. Veți învăța multe despre contabilitate și, poate, veți ajuta cu adevărat procesul. Imaginează-ți că ești la grădiniță (poate că nici nu trebuie să te prefaci!) și ajută-i cu voioșie să pună la îndoială fiecare pas. Întrebați ce resurse ar fi nevoie pentru a eficientiza pașii care necesită mult timp.

Banii cheltuiți pe analiză și planificare financiară sunt, în general, bani bine cheltuiți. Banii cheltuiți pentru introducerea ineficientă a datelor sunt pur și simplu irosiți.

5. Plata insuficientă pentru detaliile privind costul proiectului

Am asistat recent la două exemple ale acestui punct important. Prima a fost compania la care am făcut referire la început, care aproape a căzut din cauza lipsei unui sistem bun de calcul al costurilor.

Celălalt exemplu a fost o combinație de succes de producție/comerț cu amănuntul care a început să se confrunte cu vânturi în contra și să piardă bani. În trecut, s-au descurcat profitabil fără un sistem bun de calcul al costurilor. Dar când au venit vânturile în contra, nu aveau date solide de producție și au ajuns să ia o decizie subiectivă de a închide partea de producție a companiei.

Ce se întâmplă dacă sentimentele lor ar fi incorecte, iar partea de producție ar fi centrul de profit? În acest caz, lipsa unei raportări bune a dus la o decizie proastă care a pierdut ani de profituri potențiale. Ce se întâmplă dacă planta pierdea cu adevărat bani? În acest caz, o raportare bună ar fi închis probabil fabrica mai devreme și ar fi scutit de pierderi semnificative.

Costurile eficiente ale proiectului necesită mai mult decât software. Procedurile bune de stabilire a costurilor încetinesc invariabil producția, ceea ce înseamnă că managementul de vârf trebuie să sprijine inițiativa. Unii proprietari/administratori pretind că caută costuri bune, dar când văd că productivitatea scade, își pierd hotărârea.

Un management bun împreună cu un software bun este cheia. Majoritatea sistemelor ERP de nivel 1 și 2 (în special platformele specifice industriei) gestionează foarte bine costurile proiectelor. Cu toate acestea, în nivelurile inferioare de software, funcționalitatea de cost a proiectelor tinde să fie neregulată. Unele programe utilizate pe scară largă, cum ar fi Wave și FreshBooks, nu oferă deloc costul proiectelor. Alte programe pretind că o oferă, dar funcționalitatea este slabă.

Dacă sunteți în căutarea unei funcționalități de calculare a costurilor pentru proiecte în arena de nivel de intrare, luați în considerare aceste programe:

1. QuickBooks Online Plus sau QuickBooks Premier (versiunea de desktop a QuickBooks)
2. Xero (cel mai înalt nivel)
3. Cărți Zoho
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting sau Sage 50cloud (versiunea Sage pentru desktop)

Răspunsul orbi la costul proiectului este o greșeală costisitoare. O companie care nu cunoaște costul proiectelor sale sau al unităților sale fabricate este cel mai probabil o întreprindere condamnată. Acest lucru este valabil mai ales dacă compania intenționează să se extindă.

6. Plata insuficientă pentru consultanță fiscală

Sunt uimit de numărul de proprietari de afaceri care își văd activitatea fiscală ca pe o marfă care trebuie negociată la cel mai mic cost. Chiar și proprietarii de afaceri care recunosc valoarea unui profesionist fiscal superior uită adesea să solicite sfaturi înainte de a lua decizii mari, chiar uriașe.

Nu sunt pregătitor de taxe, dar am fost înainte, așa că știu puțin despre acest punct. Este adevărat că există firme de taxe scumpe care oferă puțină justificare pentru serviciile lor. Acest lucru este valabil mai ales pentru afacerile de tip proprietar modest, bazate pe numerar. Orice oportunități de planificare care există în acele cazuri ar fi probabil compensate de costul ridicat al planificării.

Majoritatea companiilor, totuși, ajung să se rănească prin a nu investi în consiliere fiscală. Ei plătesc pentru această mentalitate într-unul din două moduri:

1. Declarațiile lor fiscale sunt făcute incorect, iar impozitul este fie subplătit (și supus auditului și penalităților), fie plătit în plus.
2. Declarațiile lor fiscale sunt făcute corect, dar oportunitățile legale de planificare fiscală au fost ignorate.

Fiți dispus să plătiți o primă pentru un consilier fiscal care adaugă valoare prin strategie. Unii antreprenori doresc această valoare suplimentară, dar nu sunt dispuși să plătească pentru aceasta. Aceasta este o greșeală, deoarece costul suplimentar poate fi o rentabilitate incredibilă a investiției. Cel puțin, afacerea va avea declarații fiscale exacte pe care se pot baza bancherii, investitorii sau un viitor cumpărător. Doar asta valorează mult.

7. Cumpărați software de contabilitate fără gândire și planificare serioasă

Acest punct este probabil cel mai simplu mod de a pierde direct cei mai mulți bani pe contabilitate. Am învățat asta pe calea grea într-una dintre primele mele migrări de software. În cele din urmă, migrarea a eșuat și a dus la o anulare a software-ului de 20.000 USD. Costul all-in a fost probabil dublu față de cel dacă adăugați costul resurselor interne și oportunitatea pierdută.

Această experiență este minoră în comparație cu unii. Există povești de milioane de dolari irosite pe implementări ERP eșuate. Cunosc cel puțin o companie de consultanță care are o divizie dedicată să ajute clienții și companiile de software cu procese de implementare ERP eșuate.

Ce au în comun aceste povești de groază? Lipsa de planificare.

Planificarea corectă include asigurarea:

1. Aveți cel mai bun software pentru a vă satisface nevoile.
2. Aveți personalul potrivit pentru a-l implementa.
3. Toată lumea, în special managementul de nivel superior, înțelege pe deplin și susține din toată inima efortul și este gata să se sacrifice pentru ea.
4. Toată lumea, în special managementul de nivel superior, înțelege pe deplin și susține din toată inima efortul și este gata să se sacrifice pentru ea. (Această repetare nu este o greșeală de tipar)
5. Au fost luni, chiar ani de întâlniri și planificare.

Aceste puncte sunt destinate companiilor care implementează un sistem ERP de nivel 1 sau 2, dar se pot aplica la o scară mai mică chiar și la pachetele entry-level precum QuickBooks, Xero și Sage.

Niciodată, niciodată să nu luați o decizie importantă de software dintr-un capriciu. Cea mai de succes implementare la care am făcut parte a implicat un consultant de selecție de software, care a fost plătit cu 25.000 USD pur și simplu pentru a ajuta la selectarea software-ului și a pregăti organizația pentru un sistem ERP. Acesta este mai mult decât costul întreg al software-ului din exemplul meu de eșec. Cu toate acestea, în cele din urmă, am avut software funcțional care ne-a atins obiectivele poate mai bine decât orice implementare pe care am văzut-o.

Pașii „cum să” din jurul acestui punct depășesc domeniul de aplicare al acestui articol. Dar permiteți-mi să fiu clar – una dintre cele mai bune modalități de a irosi o sumă incredibilă de bani este să luați decizii rapide despre software și să vă zgâriți cu investigarea și planificarea inițială.

8. Angajați ajutor incompetent

Acest punct poate părea minor, dar iată de ce nu este. Majoritatea antreprenorilor înțeleg extrem de bine partea operațională a afacerii lor. Ei pot spune rapid când un angajat al operațiunilor nu se descurcă bine.

Din punct de vedere contabil, nu este atât de ușor. Dacă nu înțelegeți contabilitatea, cum vă puteți da seama dacă controlorul sau contabilul dvs. nu este competent?

În plus, există adesea mai multe modalități legitime de a aborda orice situație contabilă. Mi se pare obișnuit ca un profesionist în finanțe să critice felul de a face lucrurile al altui profesionist. Adesea, acel „mod de a face lucrurile” este complet acceptabil, dar primul profesionist nu este suficient de deschis la minte pentru a-l aprecia.

Cum poate un antreprenor să spună dacă un contabil este competent?

1. Maximizați referințele înainte de angajare . Angajatorii anteriori și colegii de muncă anteriori vor avea un simț al competenței. Bancherii și contabilii fiscali care au primit rapoarte de la candidatul dvs. pot servi, de asemenea, drept referințe nepărtinitoare valoroase.
2. Folosiți un CFO contractual umil și înalt calificat pentru a vă revizui operațiunea ca un concert unic sau pentru câteva ore în fiecare lună. Directorii financiari contractuali sunt expuși la mai multe companii și au o idee bună a ceea ce este acceptabil.

Subliniez cuvântul umil . Poate fi foarte delicat să ai o critică profesională exterioară a personalului tău. CFO externalizat nu trebuie să fie cineva care simte nevoia să-și demonstreze propria valoare găsind vina. De asemenea, directorul financiar trebuie să aibă în mod clar mai multă experiență decât personalul tău de cel mai înalt nivel. Pur și simplu nu va funcționa pentru a aduce un egal.

Directorul financiar de revizuire trebuie să fie dispus să înțeleagă pe deplin operațiunea înainte de a o critica. Am experimentat situații în care reacția mea inițială a fost neîncrederea față de ineficiența și ineficiența echipei de contabilitate, doar pentru a realiza că, după investigații ulterioare, nu erau atât de departe pe cât credeam.

Am consultat pe scurt pentru o mică firmă de construcții ale cărei cărți au fost un dezastru total. Au angajat o firmă de contabilitate pentru a face treaba și se pare că au primit un membru foarte sărac al echipei. A fost atât de rău încât am sugerat că poate cea mai bună opțiune ar fi să o iau de la capăt.

Nefericitul proprietar a avut cheltuiala ajutorului incompetent în sine, cheltuiala pentru a repara mizeria și costul de oportunitate al informațiilor inexacte. Din păcate, nu sunt sigur dacă proprietarul și-a dat seama cu adevărat că are o problemă semnificativă.

9. Tratați Departamentul de Contabilitate ca pe un centru de contabilitate în loc de un centru de profit

Veți pierde bani în două moduri cu această abordare:

1. Un ajutor bun va pleca în mod constant, iar salariile semnificative de îmbarcare vor fi irosite de fiecare dată când cineva nou este adus.
2. Oamenii care rămân se vor simți zdrobiti și în cele din urmă renunță să încerce să îmbunătățească lucrurile.

Acest punct este un însoțitor al Punctului 8. O parte a angajării unui ajutor competent este tratarea funcției contabile cu respect. Când dvs. și echipa dvs. de contabilitate sunteți încântați să minimizați introducerea datelor (vezi punctul 4) și să maximizați planificarea financiară și analiza datelor, conceptul de centru de profit prinde viață și personalul se simte împuternicit.

10. Amână.

Există cel puțin trei moduri în care procrastinarea irosește bani:

1. Ocazie pierdută . În finanțe, aproape orice întârziere duce la o oportunitate ratată. De exemplu, să presupunem că situațiile financiare din martie sunt finalizate în iunie. Datele financiare din martie indică necesitatea de a ajusta prețurile. Trei luni de vânzare (și pierderi inutile) au trecut deja.
2. Penalități și reluare . Taxele de depunere întârziate și penalitățile sunt exemple directe în acest sens. Dar există și o „penalizare de timp” plătită atunci când finalizați lucrurile la câteva luni după ce s-au întâmplat. Pe măsură ce memoria se estompează, reconstruirea situațiilor din trecutul îndepărtat devine consumatoare de timp.
3. A pierdut stimulentul de a găsi soluții . Lucrările care sunt întârziate devin de obicei o criză care trebuie grăbită la finalizare. Într-o situație de grabă, nimeni nu găsește soluții la probleme. În schimb, scopul este de a termina cât mai repede posibil. Ineficiențele continuă, ceea ce face ca următoarea rundă de lucru să fie amânată și grăbită din nou, creând un cerc vicios.

Nimeni nu este perfect, dar operațiunile bine conduse alocă resurse pentru a face lucrurile în mod corect la timp. Amânatorii, pe de altă parte, plătesc bani reali pentru a-și hrăni obiceiul de a amâna.

Ceea ce este bun pentru tine nu trebuie să fie neplăcut

Acest articol a început prin a compara contabilitatea cu broccoli - bun pentru tine, dar teribil de neplăcut.

Nu trebuie să fie așa. O companie care adoptă o abordare adecvată a contabilității va descoperi că poate fi un centru de profit interesant. Pe măsură ce aceasta devine realitate, partea „bine pentru tine” a contabilității devine mai bună, iar partea neplăcută dispare.

Dacă cineva poate face același lucru pentru broccoli, vă rog să-mi spuneți!