Práticas recomendadas de contabilidade ignoradas: 10 maneiras pelas quais os empreendedores desperdiçam dinheiro em contabilidade e sufocam o crescimento

Os empresários muitas vezes vêem a contabilidade como comer brócolis – eles sabem que é bom para eles, mas terrivelmente desagradável. O objetivo é passar sem engasgar ou pensar muito nisso.

Isso é lamentável porque a contabilidade eficaz é um ingrediente silencioso do sucesso empresarial. Artigos sobre marketing e liderança roubam as manchetes, mas as empresas sólidas têm uma abordagem sólida de contabilidade, quase sem exceção.

Recentemente, testemunhei o colapso virtual de uma empresa promissora com uma bela linha de produtos, um site arrojado e um proprietário que sabia como fazer networking. A grande falta era um bom sistema de custeio de trabalho para mostrar o verdadeiro custo de cada produto fabricado.

Isso é um exemplo extremo. A maioria das más decisões contábeis leva a perdas sutis, não a um desastre rápido. Eles drenam a empresa lentamente, o que dificulta a detecção dos vazamentos.

Como você pode saber se a abordagem de contabilidade da sua empresa está funcionando ou não? Para ajudar a responder a isso, reuni uma lista de abordagens equivocadas à contabilidade. Esta lista é baseada na experiência “nas trincheiras” como CPA/consultor financeiro por aprox. 20 empresas de capital fechado na última década. É principalmente para empresas de médio porte (15 a 20 funcionários), mas pode ser útil para empresas menores que pretendem escalar.

10 maneiras de desperdiçar dinheiro em contabilidade e sufocar o crescimento

1. Despreze o fechamento do final do mês

Um “fechamento” é onde você revisa formalmente cada linha do seu balanço patrimonial e faz as correções necessárias. No final, o período revisado é bloqueado, portanto, não pode ser alterado. O ideal é que isso seja feito mensalmente, logo após o final do mês.

Por que um fechamento de final de mês é necessário?

1. Uma demonstração de resultados só pode ser precisa se o balanço patrimonial for preciso . Mesmo que você não entenda o porquê, agarre-se a esse conceito e não o esqueça. A maioria das linhas em uma demonstração de resultados ocorre sem pensar muito (por exemplo, as faturas de clientes preenchem automaticamente a linha de receita), mas gerar um balanço patrimonial limpo exige esforço e revisão manuais.
2. Sem um fechamento formal, o resultado final nunca é definitivo . Já vi contadores voltarem meses depois e fazerem ajustes significativos nos meses anteriores. Nesse ambiente, as finanças mensais perdem o sentido porque todos sabem que vão mudar.
3. Um fechamento formal chama a atenção para os resultados mensais . Em um negócio que tem um fechamento formal oportuno, os proprietários aguardam com expectativa a data de fechamento e os números finais. Esse foco nos resultados leva a melhores decisões financeiras e a uma reação oportuna às tendências.

Deixar de realizar um fechamento formal de final de mês é uma das melhores maneiras de prejudicar ou até mesmo afundar um negócio. Se ninguém na empresa tiver tempo ou experiência para fazer o fechamento, o trabalho pode ser facilmente terceirizado.

2. Desenvolver Programas de Incentivos Complexos

Muitas empresas estão cometendo esse erro e nem percebem. Isso ocorre porque os programas de incentivo tendem a evoluir ao longo do tempo e só gradualmente se transformam em uma bagunça.

Aqui estão exemplos comuns do que estou falando:

1. O gerente de vendas desenvolve programas de descontos personalizados para vários clientes . Um cliente recebe 1% de volta em todas as compras (pagável a cada trimestre). O próximo cliente recebe um desconto (pagável anualmente) igual a 2% das compras, mas apenas nas faturas pagas em até 20 dias. O próximo cliente ganha um desconto de 3% em pedidos acima de $ 50.000, e é um crédito em vendas futuras, não um desconto em dinheiro.
2. O supervisor da fábrica implementa um bônus de produção que é calculado usando uma média ponderada da eficiência do trabalho, quantidade de retrabalho e o número de acidentes de trabalho. Os trabalhadores recebem um bônus mensal com base nessa fórmula complexa.
3. A equipe de vendas tem um arranjo selvagem de acordos de comissão . Bill recebe uma comissão de 2% em tudo, Tom ganha 2% apenas nos trabalhos que ele cita e vende, enquanto Gary ganha 3% somente depois de atingir US $ 1.000.000 em vendas no ano.

O que cada um desses arranjos tem em comum? Eles são um pesadelo contábil. Na maioria dos casos, é impossível rastrear esses incentivos automaticamente. Planilhas complexas e imprecisas são desenvolvidas para realizar os cálculos. O tempo é desperdiçado discutindo os dados, verificando sua precisão e fazendo alterações.

Se esses processos ineficientes estivessem acontecendo abertamente em uma linha de montagem, seriam simplificados quase imediatamente. Mas escondidos nas telas dos computadores do departamento de contabilidade, eles continuam desperdiçando recursos por anos.

Poderia ser feito um business case para cada um desses arranjos? sim. A melhor pergunta é: um arranjo simplificado e simplificado poderia alcançar o mesmo resultado comercial? Muitas vezes a resposta é um sonoro sim!

3. Use dois ou mais sistemas de contabilidade separados

A maioria dos programas de software de contabilidade são projetados com contadores em mente, não gerentes de operações. Mesmo os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) completos de seis dígitos tendem a ser horríveis no agendamento de trabalhos, no rastreamento do consumo de materiais ou no acompanhamento de pedidos por meio de uma instalação de produção.

Devido a essas deficiências, às vezes são usados ​​programas separados para preencher as lacunas. Por exemplo, o gerente de operações pode usar o Microsoft Project para agendamento. O supervisor de produção pode ter um programa específico do setor com belos painéis que monitoram o progresso do trabalho, bem como a frequência e a eficiência do trabalho.

Por que isso é um problema? Toda a atividade financeira “real” ocorre no software de contabilidade. Faturas e pagamentos de clientes, contas e pagamentos de fornecedores, folha de pagamento, etc. acontecem no lado da contabilidade. As demonstrações financeiras fluem do software de contabilidade.

No entanto, nos exemplos acima, as principais contas de balanço, como estoque e trabalho em andamento, dependem de dados nesses sistemas separados. Sem um vínculo confiável com o software de contabilidade, itens significativos podem cair no esquecimento.

Aqui está uma pequena ilustração deste grande problema. Digamos que um pedido de US$ 20.000 seja concluído em 30 de novembro e enviado em 1º de dezembro. Com base nos tíquetes de entrega, o departamento de contabilidade fatura corretamente ao cliente US$ 20.000 em 1º de dezembro.

Para concluir as finanças de novembro, o CFO solicita ao supervisor de produção uma lista de trabalhos na oficina que foram concluídos, mas não enviados em 30 de novembro. Infelizmente, o supervisor de produção acidentalmente marcou o trabalho de US$ 20.000 como "enviado" em novembro 30 no banco de dados separado. A lista fornecida ao CFO não inclui esse trabalho de US$ 20.000. O trabalho caiu pelas rachaduras.

Os resultados financeiros de novembro serão ruins porque a despesa do trabalho é em novembro, mas a receita é em dezembro. O relatório do supervisor teria corrigido a situação, mas o relatório era impreciso. As finanças de dezembro também estarão incorretas porque são carregadas antecipadamente com $ 20.000 de lucro puro.

Este exemplo é a ponta do iceberg. Vários bancos de dados criam o potencial de erro e imprecisão em tudo, desde despesas de mão de obra até estoque em andamento, contas a receber e contas a pagar.

A solução ideal é um sistema ERP de última geração que atenda às necessidades de contabilidade e operações. Como isso geralmente não é possível, o Plano B é uma ampla colaboração entre contabilidade, operações e TI. A missão desse grupo é desenvolver uma maneira confiável de obter dados precisos do software de operações para o software de contabilidade. A solução não é necessariamente um link de dados. Pode ser um processo automatizado que garante que nada seja esquecido. O processo não deve depender da competência humana.

De todos os pontos deste artigo, este pode ser o mais difícil. É uma das maiores ameaças à precisão financeira, e não existe um “botão fácil” para fazer o problema desaparecer.

4. Pagamento a mais pela entrada de dados

Se você precisar digitar mais de 5 números à mão, encontre uma maneira melhor . Este lema pode nem sempre ser alcançável, mas é um bom objetivo.

O software de contabilidade é como uma máquina gigante que:

1. Recebe dados.
2. Tritura isso.
3. Cospe relatórios significativos.

Cada etapa desse processo deve ser o mais automatizada possível para que o departamento financeiro possa gastar seu tempo analisando os relatórios significativos.

Com as soluções de tecnologia financeira disponíveis hoje, a entrada de dados pode ser quase totalmente automatizada (por exemplo, por meio de feeds de banco e cartão de crédito vinculados a software de contabilidade online). Mesmo processos complexos, como processamento e relatórios de folha de pagamento, podem ser totalmente automatizados ou terceirizados (por exemplo, folha de pagamento Gusto).

AVISO IMPORTANTE: A AUTOMAÇÃO NÃO DEVE SUPERAR OS RELATÓRIOS SIGNIFICATIVOS.

Aqui está um exemplo desta advertência. Digamos que existe um programa de software de contabilidade on-line que pode automatizar totalmente a entrada de dados, mas não é capaz de produzir relatórios precisos de custo de trabalho. Mudar para esse software não seria aconselhável se você for uma empresa orientada para o trabalho.

Mesmo assim, muitas vezes há oportunidades para simplificar sem mudanças dramáticas. Muitos contadores são perfeccionistas. Preferem a rotina confortável à experimentação. Os processos contábeis tendem a ser ineficientes e manuais.

Como proprietário de uma empresa, pode ser interessante sentar com sua equipe de contabilidade e perguntar se você pode observar o que eles fazem. Você aprenderá muito sobre contabilidade e talvez realmente ajude no processo. Imagine que você está no jardim de infância (talvez você nem precise fingir!) e alegremente ajude-os a questionar cada passo. Pergunte quais recursos seriam necessários para simplificar etapas particularmente demoradas.

O dinheiro gasto em análise e planejamento financeiro geralmente é dinheiro bem gasto. O dinheiro gasto na entrada de dados ineficiente é simplesmente desperdiçado.

5. Pagamento a menos para o detalhe do custo do projeto

Recentemente, testemunhei dois exemplos desse ponto importante. A primeira foi a empresa que mencionei no início que quase faliu por falta de um bom sistema de custeio de obras.

O outro exemplo foi uma combinação bem-sucedida de manufatura/varejo que começou a enfrentar ventos contrários e a perder dinheiro. No passado, eles sobreviveram lucrativamente sem um bom sistema de custeio de trabalho. Mas quando os ventos contrários chegaram, eles não tinham dados sólidos de produção e acabaram tomando uma decisão subjetiva de encerrar o lado de fabricação da empresa.

E se seus sentimentos estivessem incorretos e o lado da manufatura fosse o centro de lucro? Nesse caso, a falta de bons relatórios levou a uma má decisão que perdeu anos de lucros potenciais. E se a fábrica realmente estivesse perdendo dinheiro? Nesse caso, um bom relatório provavelmente teria fechado a fábrica mais cedo e poupado perdas significativas.

O custo efetivo do projeto requer mais do que software. Bons procedimentos de custeio invariavelmente retardam a produção, o que significa que a alta administração deve apoiar a iniciativa. Alguns proprietários/gestores afirmam buscar um bom custeio, mas ao verem que a produtividade diminui, perdem a determinação.

Uma boa gestão juntamente com um bom software é a chave. A maioria dos sistemas ERP de nível 1 e 2 (especialmente plataformas específicas do setor) lidam muito bem com o custo do projeto. No entanto, nas camadas de software inferiores, a funcionalidade de custo do projeto tende a ser irregular. Alguns programas amplamente usados, como Wave e FreshBooks, não oferecem nenhum custo de projeto. Outros programas afirmam oferecê-lo, mas a funcionalidade é fraca.

Se você estiver procurando por funcionalidade de custo de projeto na arena básica, considere estes programas:

1. QuickBooks Online Plus ou QuickBooks Premier (versão desktop do QuickBooks)
2. Xero (nível mais alto)
3. Zoho Books
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting ou Sage 50cloud (versão desktop do Sage)

Ficar cego no custo do projeto é um erro caro. Uma empresa que não conhece o custo de seus projetos ou de suas unidades fabricadas é provavelmente uma empresa condenada. Isso é particularmente verdadeiro se a empresa pretende escalar.

6. Pagamento a menos para consultoria tributária

Estou espantado com o número de empresários que veem seu trabalho tributário como uma mercadoria que deve ser negociada ao menor custo. Mesmo os proprietários de empresas que reconhecem o valor de um profissional tributário superior, muitas vezes se esquecem de procurar aconselhamento antes de tomar decisões grandes, até mesmo grandes.

Não sou preparador de impostos, mas já fui, então sei um pouco sobre esse ponto. É verdade que existem empresas fiscais caras que oferecem pouca justificativa para seus serviços. Isso é especialmente verdadeiro para empresas do tipo proprietário, modestamente lucrativas, baseadas em dinheiro. Quaisquer oportunidades de planejamento que existam nesses casos provavelmente seriam compensadas pelo alto custo do planejamento.

A maioria das empresas, porém, acaba se prejudicando por não investir em consultoria tributária. Eles pagam por essa mentalidade de duas maneiras:

1. Suas declarações de impostos são feitas incorretamente e os impostos são pagos a menos (e sujeitos a auditoria e penalidades) ou pagos em excesso.
2. Suas declarações fiscais são feitas corretamente, mas as oportunidades legais de planejamento tributário têm sido ignoradas.

Esteja disposto a pagar um prêmio por um consultor tributário que agrega valor por meio da estratégia. Alguns empresários querem esse valor extra, mas não estão dispostos a pagar por isso. Isso é um erro porque o custo extra pode ser um incrível retorno sobre o investimento. No mínimo, a empresa terá declarações fiscais precisas nas quais banqueiros, investidores ou um futuro comprador podem confiar. Só isso vale muito.

7. Compre um software de contabilidade sem pensar e planejar seriamente

Este ponto é provavelmente a maneira mais fácil de desperdiçar diretamente mais dinheiro em contabilidade. Aprendi isso da maneira mais difícil em uma das minhas primeiras migrações de software. A migração acabou falhando e resultou em uma baixa de software de US$ 20.000. O custo total provavelmente era o dobro se você adicionar o custo dos recursos internos e da oportunidade perdida.

Essa experiência é menor em comparação com alguns. Há histórias de milhões de dólares desperdiçados em implementações de ERP com falha. Conheço pelo menos uma empresa de consultoria que tem uma divisão dedicada a ajudar clientes e empresas de software com processos de implementação de ERP fracassados.

O que essas histórias de terror têm em comum? Falta de planejamento.

O planejamento adequado inclui garantir:

1. Você tem o melhor software para atender às suas necessidades.
2. Você tem a equipe certa a bordo para implementá-lo.
3. Todos, particularmente a gerência de nível superior, entendem e apoiam de todo o coração o esforço e estão prontos para se sacrificar por isso.
4. Todos, particularmente a gerência de nível superior, entendem e apoiam de todo o coração o esforço e estão prontos para se sacrificar por isso. (Esta repetição não é um erro de digitação)
5. Foram meses, até anos de reuniões e planejamento.

Esses pontos são destinados a empresas que implementam um sistema ERP de nível 1 ou 2, mas podem ser aplicados em menor escala até mesmo aos pacotes de nível básico, como QuickBooks, Xero e Sage.

Nunca, jamais, tome uma grande decisão de software por capricho. A implementação mais bem-sucedida da qual participei envolveu um consultor de seleção de software que recebeu US$ 25.000 simplesmente para ajudar a selecionar o software e preparar a organização para um sistema ERP. Isso é mais do que o custo total do software no meu exemplo de falha. No entanto, no final, tínhamos um software funcional que atingia nossos objetivos talvez melhor do que qualquer implementação que já vi.

As etapas de "como fazer" em torno deste ponto estão além do escopo deste artigo. Mas deixe-me ser claro – uma das melhores maneiras de desperdiçar uma quantidade incrível de dinheiro é tomar decisões rápidas de software e economizar na investigação e no planejamento iniciais.

8. Contrate ajuda incompetente

Este ponto pode parecer juvenil, mas eis por que não é. A maioria dos empreendedores entende muito bem o lado operacional de seus negócios. Eles podem dizer rapidamente quando um funcionário de operações não está indo bem.

Do lado da contabilidade, não é tão fácil. Se você não entende de contabilidade, como saber se o seu controller ou contador não é competente?

Além disso, muitas vezes existem várias maneiras legítimas de abordar qualquer situação contábil. Acho comum um profissional de finanças criticar a maneira de outro profissional fazer as coisas. Muitas vezes essa “maneira de fazer” é completamente aceitável, mas o primeiro profissional não tem a mente aberta o suficiente para apreciá-la.

Como então um empresário pode dizer se um contador é competente?

1. Maximize as referências antes da contratação . Empregadores anteriores e colegas de trabalho anteriores terão um senso de competência. Banqueiros e contadores fiscais que receberam relatórios de seu candidato também podem servir como valiosas referências não tendenciosas.
2. Utilize um CFO de contrato humilde e altamente qualificado para revisar sua operação como um show único ou por algumas horas por mês. Os CFOs de contrato estão expostos a várias empresas e têm uma boa noção do que é aceitável.

Enfatizo a palavra humilde . Pode ser muito delicado ter uma crítica profissional externa de sua equipe. O CFO terceirizado não deve ser alguém que sente a necessidade de provar seu próprio valor encontrando falhas. Além disso, o CFO deve ser claramente mais experiente do que sua equipe de mais alto nível. Simplesmente não funcionará para trazer um igual.

O CFO revisor deve estar disposto a entender completamente a operação antes de criticá-la. Eu experimentei situações em que minha reação inicial foi descrença nas ineficiências e ineficácia da equipe de contabilidade, apenas para perceber após uma investigação mais aprofundada que eles não estavam tão longe quanto eu pensava.

Fiz uma breve consultoria para uma pequena empresa de construção cujos livros foram um desastre completo. Eles contrataram uma firma de contabilidade para fazer o trabalho e aparentemente receberam um membro muito pobre da equipe. Foi tão ruim que sugeri que talvez a melhor opção fosse simplesmente começar de novo.

O infeliz proprietário teve as despesas da própria ajuda incompetente, as despesas para consertar a bagunça e o custo de oportunidade de informações imprecisas. Infelizmente, não tenho certeza se o proprietário realmente percebeu que tinha um problema significativo.

9. Tratar o Departamento de Contabilidade como um Centro de Escrituração em vez de um Centro de Lucro

Você desperdiçará dinheiro de duas maneiras com essa abordagem:

1. A boa ajuda sairá constantemente e os salários de integração significativos serão desperdiçados cada vez que alguém novo for trazido.
2. As pessoas que ficam se sentirão esmagadas e, eventualmente, desistirão de tentar melhorar as coisas.

Este ponto é um complemento do ponto 8. Parte da contratação de ajuda competente é tratar a função contábil com respeito. Quando você e sua equipe de contabilidade estão empolgados em minimizar a entrada de dados (consulte o Ponto 4) e maximizar o planejamento financeiro e a análise de dados, o conceito de centro de lucro ganha vida e a equipe se sente empoderada.

10. Procrastine.

Existem pelo menos três maneiras pelas quais a procrastinação desperdiça dinheiro:

1. Oportunidade perdida . Em finanças, quase tudo que está atrasado resulta em oportunidade perdida. Por exemplo, digamos que as finanças de março sejam concluídas em junho. As finanças de março indicam a necessidade de ajustar os preços. Três meses de vendas (e perdas desnecessárias) já se passaram.
2. Penalidades e retrabalho . Taxas de arquivamento e multas atrasadas são exemplos diretos disso. Mas também há uma “penalidade de tempo” paga quando você finaliza as coisas meses depois que elas aconteceram. À medida que a memória desaparece, torna-se demorado reconstruir situações do passado distante.
3. Perdeu o incentivo para encontrar soluções . O trabalho atrasado geralmente se torna uma crise que deve ser apressada até a conclusão. Em uma situação de pressa, ninguém está encontrando soluções para os problemas. Em vez disso, o objetivo é fazer o mais rápido possível. As ineficiências continuam, o que faz com que a próxima rodada de trabalho seja adiada e apressada novamente, criando um ciclo vicioso.

Ninguém é perfeito, mas operações bem executadas alocam recursos para fazer as coisas da maneira certa e no prazo. Os procrastinadores, por outro lado, pagam dinheiro real para alimentar seu hábito de procrastinação.

O que é bom para você não precisa ser desagradável

Este artigo começou comparando contabilidade com brócolis – bom para você, mas terrivelmente desagradável.

Não precisa ser assim. Uma empresa que adota a abordagem adequada à contabilidade descobrirá que ela pode ser um centro de lucro empolgante. À medida que isso se torna realidade, a parte “bom para você” da contabilidade melhora e a parte desagradável desaparece.

Se alguém puder fazer o mesmo com brócolis, por favor me avise!