Meilleures pratiques comptables ignorées : 10 façons dont les entrepreneurs gaspillent de l'argent en comptabilité et étouffent la croissance
Publié: 2022-03-11Les entrepreneurs voient souvent la comptabilité comme manger du brocoli - ils savent que c'est bon pour eux mais terriblement désagréable. Le but est de passer au travers sans bâillonner ni trop y penser.
C'est regrettable, car une comptabilité efficace est un ingrédient discret du succès d'une entreprise. Les articles sur le marketing et le leadership font la une des journaux, mais les entreprises solides comme le roc ont une approche comptable solide comme le roc, presque sans exception.
J'ai récemment assisté à l'effondrement virtuel d'une entreprise prometteuse avec une belle gamme de produits, un site Web fringant et un propriétaire qui savait comment réseauter. Le principal manque était un bon système d'établissement des coûts pour montrer le coût réel de chaque produit fabriqué.
C'est un exemple extrême. La plupart des mauvaises décisions comptables entraînent des pertes subtiles, et non un désastre rapide. Ils drainent lentement l'entreprise, ce qui rend les fuites difficiles à détecter.
Comment savoir si l'approche comptable de votre entreprise fonctionne ou non ? Pour aider à répondre à cette question, j'ai dressé une liste d'approches erronées en matière de comptabilité. Cette liste est basée sur une expérience « dans les tranchées » en tant que conseiller CPA/finance pendant env. 20 entreprises privées au cours de la dernière décennie. Il est principalement destiné aux entreprises de taille moyenne (15 à 20 employés et plus), mais pourrait être utile pour les petites entreprises qui ont l'intention de se développer.
10 façons de gaspiller de l'argent en comptabilité et d'étouffer la croissance
1. Négliger la clôture de fin de mois
Une « clôture » est l'endroit où vous examinez officiellement chaque ligne de votre bilan et apportez les corrections nécessaires. En fin de compte, la période examinée est verrouillée, elle ne peut donc pas être modifiée. Idéalement, cela se fait mensuellement, le plus tôt possible après la fin du mois.
Pourquoi une clôture de fin de mois est-elle nécessaire ?
- Un compte de résultat ne peut être exact que si le bilan est exact . Même si vous ne comprenez pas pourquoi, accrochez-vous à ce concept et ne l'oubliez pas. La plupart des lignes d'un compte de résultat se produisent sans trop de réflexion (par exemple, les factures des clients remplissent automatiquement la ligne de revenu), mais la génération d'un bilan propre nécessite un effort manuel et un examen.
- Sans clôture formelle, le résultat net n'est jamais définitif . J'ai vu des comptables revenir en arrière même des mois plus tard et apporter des ajustements importants aux mois précédents. Dans cet environnement, les états financiers mensuels perdent leur sens car tout le monde sait qu'ils vont changer.
- Une clôture formelle attire l'attention sur les résultats mensuels . Dans une entreprise qui a une clôture officielle en temps opportun, les propriétaires attendent avec impatience la date de clôture et les chiffres définitifs. Cette concentration sur les résultats conduit à de meilleures décisions financières et à une réaction rapide aux tendances.
Ne pas effectuer une clôture formelle de fin de mois est l'un des meilleurs moyens de paralyser ou même de couler une entreprise. Si personne dans l'entreprise n'a le temps ou l'expertise pour faire la clôture, le travail peut être facilement externalisé.
2. Développer des programmes incitatifs complexes
De nombreuses entreprises font cette erreur sans même s'en rendre compte. En effet, les programmes d'incitation ont tendance à évoluer avec le temps et ne se transforment que progressivement en gâchis.
Voici des exemples courants de ce dont je parle :
- Le directeur des ventes élabore des programmes de rabais personnalisés pour divers clients . Un client reçoit 1% de retour sur tous les achats (payable tous les trimestres). Le client suivant reçoit une ristourne (payable annuellement) égale à 2% des achats, mais uniquement sur les factures payées dans les 20 jours. Le client suivant bénéficie d'une remise de 3 % sur les commandes supérieures à 50 000 $, et il s'agit d'un crédit sur les ventes futures, et non d'une remise en espèces.
- Le superviseur de l'atelier met en place une prime de production qui est calculée à l'aide d'une moyenne pondérée de l'efficacité du travail, de la quantité de reprises et du nombre d'accidents du travail. Les travailleurs reçoivent une prime mensuelle basée sur cette formule complexe.
- L'équipe de vente a un arrangement sauvage d'accords de commission . Bill reçoit une commission de 2 % sur tout, Tom ne gagne 2 % que sur les travaux qu'il cite et vend, tandis que Gary ne gagne 3 % qu'après avoir atteint 1 000 000 $ de ventes depuis le début de l'année.
Qu'est-ce que chacun de ces arrangements a en commun? Ils sont un cauchemar comptable. Dans la plupart des cas, il est impossible de suivre automatiquement ces incitations. Des feuilles de calcul complexes et imprécises sont développées pour effectuer les calculs. Vous perdez du temps à manipuler les données, à vérifier leur exactitude et à apporter des modifications.
Si ces processus inefficaces se produisaient ouvertement sur une chaîne de montage, ils seraient simplifiés presque immédiatement. Mais dissimulés sur les écrans d'ordinateur du service comptable, ils gaspillent des ressources pendant des années.
Pourrait-on faire une analyse de rentabilisation pour chacune de ces ententes? Oui. La meilleure question est de savoir si un arrangement rationalisé plus simple permettrait d'obtenir le même résultat commercial ? Souvent, la réponse est un oui retentissant !
3. Utilisez deux ou plusieurs systèmes comptables distincts
La plupart des logiciels de comptabilité sont conçus pour les comptables, et non pour les responsables des opérations. Même les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) à six chiffres à part entière ont tendance à être horribles pour planifier les travaux, suivre la consommation de matériaux ou suivre les commandes via une installation de production.
En raison de ces lacunes, des programmes distincts sont parfois utilisés pour combler les lacunes. Par exemple, le directeur des opérations peut utiliser Microsoft Project pour la planification. Le superviseur de la production peut avoir un programme spécifique à l'industrie avec de beaux tableaux de bord qui surveillent la progression du travail, ainsi que l'assiduité et l'efficacité du travail.
Pourquoi c'est un problème? Toute activité financière « réelle » se déroule dans le logiciel comptable. Les factures et les paiements des clients, les factures et les paiements des fournisseurs, la paie, etc. se produisent du côté comptable. Les états financiers découlent du logiciel comptable.
Cependant, dans les exemples ci-dessus, les principaux comptes de bilan comme les stocks et les travaux en cours reposent sur les données de ces systèmes distincts. Sans lien fiable avec le logiciel de comptabilité, des éléments importants peuvent passer entre les mailles du filet.
Voici une petite illustration de ce gros problème. Supposons qu'une commande de 20 000 $ soit terminée le 30 novembre et expédiée le 1er décembre. Sur la base des bons de livraison, le service comptable facture correctement 20 000 $ au client le 1er décembre.
Pour compléter les états financiers de novembre, le directeur financier demande au superviseur de la production une liste des travaux de l'atelier qui étaient terminés mais non expédiés au 30 novembre. Malheureusement, le superviseur de la production a accidentellement marqué le travail de 20 000 $ comme "expédié" en novembre. 30 dans la base de données séparée. La liste fournie au directeur financier n'inclut pas ce travail de 20 000 $. Le travail est tombé entre les mailles du filet.
Les résultats financiers de novembre seront médiocres car les dépenses pour le travail sont en novembre, mais les revenus sont en décembre. Le rapport du superviseur aurait corrigé la situation, mais le rapport était inexact. Les états financiers de décembre seront également incorrects car ils sont alimentés en avance avec 20 000 $ de profit pur.
Cet exemple n'est que la pointe de l'iceberg. Plusieurs bases de données créent un potentiel d'erreur et d'inexactitude dans tout, des dépenses de main-d'œuvre à l'inventaire des travaux en cours, des comptes clients aux comptes fournisseurs.
La solution idéale est un système ERP de pointe qui répond aux besoins de la comptabilité et des opérations. Comme cela n'est souvent pas possible, le plan B est une collaboration étendue entre la comptabilité, les opérations et l'informatique. La mission de ce groupe est de développer un moyen fiable d'obtenir des données précises du logiciel d'exploitation au logiciel de comptabilité. La solution n'est pas nécessairement une liaison de données. Il pourrait s'agir d'un processus automatisé qui garantit que rien ne passe entre les mailles du filet. Le processus ne devrait pas reposer sur la compétence humaine.
De tous les points de cet article, celui-ci est peut-être le plus difficile. C'est l'une des plus grandes menaces pour la précision financière, et il n'y a pas de "bouton facile" pour faire disparaître le problème.
4. Surpayer pour la saisie de données
Si vous devez saisir plus de 5 chiffres à la main, trouvez une meilleure méthode . Cette devise n'est peut-être pas toujours réalisable, mais c'est un bon objectif.
Un logiciel de comptabilité est comme une machine géante qui :
- Prend des données.
- Le croque.
- Crache des rapports significatifs.
Chaque étape de ce processus doit être aussi automatisée que possible afin que le service financier puisse passer son temps à analyser les rapports significatifs.
Avec les solutions fintech disponibles aujourd'hui, la saisie de données peut être presque entièrement automatisée (par exemple via les flux bancaires et de cartes de crédit liés à un logiciel de comptabilité en ligne). Même les processus complexes tels que le traitement et le reporting de la paie peuvent être entièrement automatisés ou externalisés (par exemple, la paie Gusto).
MISE EN GARDE IMPORTANTE : L'AUTOMATISATION NE DOIT PAS EMPÊCHER DES RAPPORTS SIGNIFICATIFS.
Voici un exemple de cette mise en garde. Disons qu'il existe un logiciel de comptabilité en ligne astucieux capable d'automatiser entièrement la saisie de données, mais qui n'est pas en mesure de produire des rapports précis sur les coûts des travaux. Passer à un tel logiciel ne serait pas conseillé si vous êtes une entreprise axée sur l'emploi.
Même ainsi, il existe souvent des opportunités de rationalisation sans changements dramatiques. De nombreux comptables sont des perfectionnistes. Ils préfèrent la routine confortable à l'expérimentation. Les processus comptables ont tendance à devenir inefficaces et manuels.
En tant que propriétaire d'entreprise, il peut être judicieux de vous asseoir avec votre personnel comptable et de lui demander si vous pouvez regarder ce qu'il fait. Vous en apprendrez beaucoup sur la comptabilité et vous aiderez peut-être vraiment le processus. Imaginez que vous êtes à la maternelle (peut-être n'avez-vous même pas besoin de faire semblant !) et aidez-les joyeusement à remettre en question chaque étape. Demandez quelles ressources il faudrait pour rationaliser les étapes particulièrement chronophages.
L'argent dépensé pour l'analyse financière et la planification est généralement de l'argent bien dépensé. L'argent dépensé pour une saisie de données inefficace est tout simplement gaspillé.
5. Sous-payer pour le détail des coûts du projet
J'ai récemment été témoin de deux exemples de ce point important. Le premier était l'entreprise à laquelle j'ai fait référence au début, qui a failli faire faillite faute d'un bon système d'établissement des coûts.
L'autre exemple était une entreprise combinée de fabrication et de vente au détail qui a commencé à faire face à des vents contraires et à perdre de l'argent. Dans le passé, ils s'en sortaient de manière rentable sans un bon système d'établissement des coûts. Mais lorsque les vents contraires sont arrivés, ils n'avaient pas de données de production solides et ont fini par prendre la décision subjective de fermer le côté fabrication de l'entreprise.

Et si leurs sentiments étaient incorrects et que le côté fabrication était le centre de profit ? Dans ce cas, le manque de bons rapports a conduit à une mauvaise décision qui a perdu des années de bénéfices potentiels. Et si l'usine perdait vraiment de l'argent ? Dans ce cas, un bon rapport aurait probablement fermé l'usine plus tôt et épargné des pertes importantes.
L'établissement des coûts d'un projet efficace nécessite plus qu'un logiciel. De bonnes procédures d'établissement des coûts ralentissent invariablement la production, ce qui signifie que la haute direction doit soutenir l'initiative. Certains propriétaires/gestionnaires prétendent rechercher de bons coûts, mais lorsqu'ils constatent que cela diminue la productivité, ils perdent leur détermination.
Une bonne gestion avec un bon logiciel est la clé. La plupart des systèmes ERP de niveau 1 et 2 (en particulier les plates-formes spécifiques à l'industrie) gèrent très bien les coûts de projet. Cependant, dans les niveaux logiciels inférieurs, la fonctionnalité d'établissement des coûts du projet a tendance à être inégale. Certains programmes largement utilisés comme Wave et FreshBooks n'offrent pas vraiment de coût de projet. D'autres programmes prétendent l'offrir, mais la fonctionnalité est faible.
Si vous recherchez une fonctionnalité d'établissement des coûts de projet dans le domaine d'entrée de gamme, considérez ces programmes :
- QuickBooks Online Plus ou QuickBooks Premier (version de bureau de QuickBooks)
- Xero (niveau le plus élevé)
- Livres Zoho
- FINSYNC
- Sage Business Cloud Comptabilité ou Sage 50cloud (version de bureau de Sage)
Courir à l'aveugle sur les coûts d'un projet est une erreur coûteuse. Une entreprise qui ne connaît pas le coût de ses projets ou de ses unités fabriquées est très probablement une entreprise vouée à l'échec. Cela est particulièrement vrai si l'entreprise a l'intention de se développer.
6. Sous-payer pour le conseil fiscal
Je suis étonné du nombre de propriétaires d'entreprises qui considèrent leur travail fiscal comme une marchandise qui doit être négociée au moindre coût. Même les propriétaires d'entreprise qui reconnaissent la valeur d'un fiscaliste supérieur oublient souvent de demander conseil avant de prendre des décisions importantes, voire énormes.
Je ne suis pas préparateur d'impôts, mais je l'étais, donc je connais un peu ce point. Il est vrai qu'il existe des cabinets fiscaux coûteux qui offrent peu de justification pour leurs services. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises modestement rentables, basées sur la trésorerie et de type propriétaire. Toutes les opportunités de planification qui existent dans ces cas seraient probablement compensées par le coût élevé de la planification.
Cependant, la plupart des entreprises finissent par se faire du mal en n'investissant pas dans un conseiller fiscal. Ils paient pour cet état d'esprit de deux manières :
- Leurs déclarations de revenus sont faites de manière incorrecte et l'impôt est soit sous-payé (et soumis à un audit et à des pénalités) soit trop payé.
- Leurs déclarations de revenus sont faites correctement, mais les opportunités légales de planification fiscale ont été ignorées.
Soyez prêt à payer une prime pour un conseiller fiscal qui ajoute de la valeur grâce à la stratégie. Certains entrepreneurs veulent cette valeur ajoutée mais ne sont pas disposés à payer pour cela. C'est une erreur car le surcoût peut être un retour sur investissement incroyable. Au minimum, l'entreprise disposera de déclarations de revenus précises sur lesquelles les banquiers, les investisseurs ou un futur acheteur pourront se fier. Cela seul vaut beaucoup.
7. Achetez un logiciel de comptabilité sans réflexion ni planification sérieuses
Ce point est probablement le moyen le plus simple de gaspiller directement le plus d'argent en comptabilité. J'ai appris cela à mes dépens lors d'une de mes premières migrations de logiciels. La migration a finalement échoué et a entraîné une radiation de logiciels de 20 000 $. Le coût global était probablement le double si l'on ajoute le coût des ressources internes et l'opportunité perdue.
Cette expérience est mineure par rapport à certains. Il y a des histoires de millions de dollars gaspillés sur des implémentations ERP ratées. Je connais au moins une société de conseil qui a une division dédiée à aider les clients et les éditeurs de logiciels en cas d'échec des poursuites en matière de mise en œuvre d'ERP.
Quel est le point commun entre ces histoires d'horreur ? Manque de planification.
Une bonne planification consiste à s'assurer :
- Vous avez le meilleur logiciel pour répondre à vos besoins.
- Vous avez le bon personnel à bord pour le mettre en œuvre.
- Tout le monde, en particulier les cadres supérieurs, comprend parfaitement et soutient de tout cœur l'effort, et est prêt à se sacrifier pour cela.
- Tout le monde, en particulier les cadres supérieurs, comprend parfaitement et soutient de tout cœur l'effort, et est prêt à se sacrifier pour cela. (Cette répétition n'est pas une faute de frappe)
- Il y a eu des mois, voire des années de réunions et de planification.
Ces points sont destinés aux entreprises mettant en œuvre un système ERP de niveau 1 ou 2, mais peuvent s'appliquer à une moindre échelle même aux packages d'entrée de gamme tels que QuickBooks, Xero et Sage.
Ne prenez jamais, jamais une grande décision logicielle sur un coup de tête. La mise en œuvre la plus réussie à laquelle j'ai participé impliquait un consultant en sélection de logiciels qui a été payé 25 000 $ simplement pour aider à sélectionner des logiciels et à préparer l'organisation pour un système ERP. C'est plus que le coût total du logiciel dans mon exemple d'échec. Cependant, à la fin, nous avions un logiciel fonctionnel qui atteignait peut-être nos objectifs mieux que n'importe quelle implémentation que j'ai vue.
Les étapes «comment faire» entourant ce point dépassent la portée de cet article. Mais permettez-moi d'être clair - l'un des meilleurs moyens de gaspiller une somme incroyable d'argent est de prendre des décisions logicielles rapides et de lésiner sur l'investigation et la planification préalables.
8. Engagez une aide incompétente
Ce point peut sembler juvénile, mais voici pourquoi ce n'est pas le cas. La plupart des entrepreneurs comprennent très bien le côté opérationnel de leur entreprise. Ils peuvent rapidement savoir quand un employé des opérations ne va pas bien.
Côté comptabilité, ce n'est pas si facile. Si vous ne comprenez pas la comptabilité, comment pouvez-vous savoir si votre contrôleur ou comptable n'est pas compétent ?
En plus de cela, il existe souvent plusieurs façons légitimes d'aborder toute situation comptable. Je trouve courant qu'un professionnel de la finance critique la façon de faire d'un autre professionnel. Souvent cette « façon de faire » est tout à fait acceptable, mais le premier professionnel n'est pas assez ouvert d'esprit pour l'apprécier.
Comment alors un entrepreneur peut-il savoir si un comptable est compétent ?
- Maximiser les références avant l'embauche . Les anciens employeurs et anciens collègues auront un sentiment de compétence. Les banquiers et les comptables fiscaux qui ont reçu des rapports de votre candidat peuvent également servir de précieuses références impartiales.
- Utilisez un CFO contractuel humble et hautement qualifié pour examiner votre opération en tant que concert ponctuel ou pendant quelques heures chaque mois. Les directeurs financiers contractuels sont exposés à plusieurs entreprises et ont une bonne idée de ce qui est acceptable.
J'insiste sur le mot humble . Il peut être très délicat d'avoir une critique professionnelle extérieure de votre personnel. Le CFO externalisé ne doit pas être quelqu'un qui ressent le besoin de prouver sa propre valeur en trouvant des fautes. En outre, le directeur financier doit clairement être plus expérimenté que votre personnel au plus haut niveau. Il ne fonctionnera tout simplement pas d'amener un égal.
Le directeur financier chargé de l'examen doit être prêt à bien comprendre l'opération avant de la critiquer. J'ai vécu des situations où ma réaction initiale était l'incrédulité face aux inefficacités et à l'inefficacité de l'équipe comptable, pour me rendre compte après une enquête plus approfondie qu'elles n'étaient pas aussi éloignées que je le pensais.
J'ai brièvement consulté pour une petite entreprise de construction dont les livres étaient un désastre complet. Ils avaient embauché une entreprise de comptabilité pour faire le travail et apparemment reçu un membre très pauvre de l'équipe. C'était tellement mauvais que j'ai suggéré que la meilleure option était peut-être de simplement recommencer.
L'infortuné propriétaire avait les frais de l'aide incompétente elle-même, les frais pour réparer le gâchis et le coût d'opportunité d'informations inexactes. Malheureusement, je ne sais pas si le propriétaire s'est vraiment rendu compte qu'il avait un problème important.
9. Traitez le service de comptabilité comme un centre de comptabilité au lieu d'un centre de profit
Vous gaspillerez de l'argent de deux manières avec cette approche :
- Une bonne aide partira constamment et des salaires d'intégration importants seront gaspillés chaque fois que quelqu'un de nouveau sera recruté.
- Les personnes qui restent se sentiront écrasées et finiront par arrêter d'essayer d'améliorer les choses.
Ce point est un compagnon du point 8. Une partie de l'embauche d'une aide compétente consiste à traiter la fonction comptable avec respect. Lorsque vous et votre équipe comptable êtes enthousiastes à l'idée de minimiser la saisie de données (voir point 4) et de maximiser la planification financière et l'analyse des données, le concept de centre de profit prend vie et le personnel se sent responsabilisé.
10. Procrastiner.
Il y a au moins trois façons dont la procrastination gaspille de l'argent :
- Occasion perdue . En finance, presque tout ce qui est en retard entraîne une opportunité manquée. Par exemple, supposons que les états financiers de mars soient terminés en juin. Les états financiers de mars indiquent la nécessité d'ajuster les prix. Trois mois de vente (et de pertes inutiles) se sont déjà écoulés.
- Pénalités et reprise . Les frais de dépôt tardif et les pénalités en sont des exemples directs. Mais il y a aussi une «pénalité de temps» payée lorsque vous finalisez les choses des mois après qu'elles se sont produites. Au fur et à mesure que la mémoire s'estompe, il devient fastidieux de reconstruire des situations d'un passé lointain.
- Incitation perdue à trouver des solutions . Un travail qui est retardé devient généralement une crise qui doit être achevée rapidement. Dans une situation d'urgence, personne ne trouve de solutions aux problèmes. Au lieu de cela, le but est de faire le plus vite possible. Les inefficacités se poursuivent, ce qui retarde et précipite à nouveau la prochaine série de travaux, créant un cercle vicieux.
Personne n'est parfait, mais les opérations bien gérées allouent des ressources pour que les choses soient faites correctement et dans les délais. Les procrastinateurs, en revanche, paient de l'argent réel pour nourrir leur habitude de procrastination.
Ce qui est bon pour vous n'a pas à être désagréable
Cet article a commencé par comparer la comptabilité au brocoli - bon pour vous, mais terriblement désagréable.
Il ne doit pas en être ainsi. Une entreprise qui adopte la bonne approche en matière de comptabilité trouvera que cela peut être un centre de profit passionnant. Au fur et à mesure que cela devient réalité, la partie «bonne pour vous» de la comptabilité s'améliore et la partie désagréable disparaît.
Si quelqu'un peut faire la même chose pour le brocoli, s'il vous plaît faites le moi savoir!