Ignorierte Best Practices für die Buchhaltung: 10 Möglichkeiten, wie Unternehmer Geld für die Buchhaltung verschwenden und das Wachstum ersticken

Unternehmer betrachten die Buchhaltung oft wie das Essen von Brokkoli – sie wissen, dass es gut für sie ist, aber furchtbar unangenehm. Das Ziel ist es, durchzukommen, ohne zu würgen oder zu viel darüber nachzudenken.

Das ist bedauerlich, denn eine effektive Buchhaltung ist ein stiller Bestandteil des Geschäftserfolgs. Artikel über Marketing und Führung machen Schlagzeilen, aber grundsolide Unternehmen haben fast ausnahmslos einen grundsoliden Ansatz zur Rechnungslegung.

Ich war kürzlich Zeuge des virtuellen Zusammenbruchs eines vielversprechenden Unternehmens mit einer schönen Produktlinie, einer schneidigen Website und einem Eigentümer, der wusste, wie man sich vernetzt. Der größte Mangel war ein gutes Auftragskostensystem, um die tatsächlichen Kosten jedes hergestellten Produkts anzuzeigen.

Das ist ein extremes Beispiel. Die meisten schlechten Bilanzierungsentscheidungen führen zu subtilen Verlusten, nicht zu einer schnellen Katastrophe. Sie leeren das Unternehmen langsam, wodurch die Lecks schwer zu erkennen sind.

Wie können Sie feststellen, ob der Rechnungslegungsansatz Ihres Unternehmens funktioniert oder nicht? Um dies zu beantworten, habe ich eine Liste mit fehlgeleiteten Ansätzen zur Buchhaltung zusammengestellt. Diese Liste basiert auf „in-the-Trenches“-Erfahrung als CPA/Finanzberater für ca. 20 Privatunternehmen in den letzten zehn Jahren. Es ist in erster Linie für mittelständische Unternehmen (15-20 Mitarbeiter aufwärts) gedacht, könnte aber auch für kleinere Unternehmen nützlich sein, die eine Skalierung beabsichtigen.

10 Möglichkeiten, Geld für die Buchhaltung zu verschwenden und das Wachstum zu unterdrücken

1. Vernachlässigen Sie den Monatsabschluss

Bei einem „Abschluss“ überprüfen Sie formell jede Zeile Ihrer Bilanz und nehmen alle erforderlichen Korrekturen vor. Am Ende ist der überprüfte Zeitraum gesperrt, sodass er nicht geändert werden kann. Idealerweise geschieht dies monatlich, möglichst bald nach Monatsende.

Warum ist ein Monatsabschluss notwendig?

1. Eine Gewinn- und Verlustrechnung kann nur korrekt sein, wenn die Bilanz korrekt ist . Auch wenn Sie nicht verstehen warum, halten Sie sich an dieses Konzept und vergessen Sie es nicht. Die meisten Zeilen in einer Gewinn- und Verlustrechnung erfolgen ohne viel Nachdenken (z. B. füllen Kundenrechnungen automatisch die Einnahmenzeile), aber das Erstellen einer sauberen Bilanz erfordert manuellen Aufwand und Überprüfung.
2. Ohne einen formellen Abschluss ist das Endergebnis nie endgültig . Ich habe gesehen, wie Buchhalter sogar Monate später zurückgegangen sind und erhebliche Anpassungen an den vergangenen Monaten vorgenommen haben. In diesem Umfeld werden monatliche Finanzdaten bedeutungslos, weil jeder weiß, dass sie sich ändern werden.
3. Ein formeller Abschluss lenkt die Aufmerksamkeit auf die Monatsergebnisse . In einem Unternehmen, das einen rechtzeitigen formellen Abschluss hat, freuen sich die Eigentümer auf das Abschlussdatum und die endgültigen Zahlen. Diese Fokussierung auf Ergebnisse führt zu besseren finanziellen Entscheidungen und einer zeitnahen Reaktion auf Trends.

Das Versäumnis, einen formellen Monatsabschluss durchzuführen, ist eine der besten Möglichkeiten, ein Unternehmen zu lähmen oder sogar zu versenken. Wenn niemand im Unternehmen die Zeit oder das Fachwissen hat, um den Abschluss zu machen, kann die Arbeit einfach ausgelagert werden.

2. Entwickeln Sie komplexe Anreizprogramme

Viele Unternehmen machen diesen Fehler und merken es nicht einmal. Das liegt daran, dass Incentive-Programme sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln und erst allmählich zu einem Chaos werden.

Hier sind allgemeine Beispiele dafür, wovon ich spreche:

1. Der Vertriebsleiter entwickelt maßgeschneiderte Rabattprogramme für verschiedene Kunden . Ein Kunde erhält 1 % auf alle Einkäufe zurück (zahlbar jedes Quartal). Der nächste Kunde erhält einen Rabatt (jährlich zahlbar) in Höhe von 2 % der Einkäufe, jedoch nur auf Rechnungen, die innerhalb von 20 Tagen bezahlt werden. Der nächste Kunde erhält einen Rabatt von 3 % auf Bestellungen über 50.000 USD, und es handelt sich um eine Gutschrift für zukünftige Verkäufe, nicht um einen Barrabatt.
2. Der Werkstattleiter führt einen Produktionsbonus ein , der anhand eines gewichteten Durchschnitts der Arbeitseffizienz, des Umfangs der Nacharbeit und der Anzahl der Arbeitsunfälle berechnet wird. Die Arbeiter erhalten einen monatlichen Bonus, der auf dieser komplexen Formel basiert.
3. Das Verkaufsteam hat eine wilde Anordnung von Provisionsvereinbarungen . Bill erhält 2 % Provision auf alles, Tom verdient 2 % nur auf die Jobs, die er sowohl anbietet als auch verkauft, während Gary 3 % nur verdient, wenn er seit Jahresbeginn 1.000.000 $ Umsatz erzielt.

Was haben alle diese Arrangements gemeinsam? Sie sind ein buchhalterischer Alptraum. In den meisten Fällen ist es unmöglich, diese Anreize automatisch zu verfolgen. Komplexe, ungenaue Tabellenkalkulationen werden entwickelt, um die Berechnungen durchzuführen. Es wird Zeit verschwendet, mit den Daten zu ringen, sie auf Richtigkeit zu prüfen und Änderungen vorzunehmen.

Wenn diese ineffizienten Prozesse offen an einem Fließband ablaufen würden, würden sie fast sofort vereinfacht. Doch unsichtbar auf den Computerbildschirmen der Buchhaltung verschwenden sie jahrelang Ressourcen.

Könnte für jede dieser Vereinbarungen ein Business Case erstellt werden? Jawohl. Die bessere Frage ist, ob eine einfachere, optimierte Anordnung das gleiche Geschäftsergebnis erzielen könnte? Oft ist die Antwort ein klares Ja!

3. Verwenden Sie zwei oder mehr getrennte Buchhaltungssysteme

Die meisten Buchhaltungssoftwareprogramme sind für Buchhalter konzipiert, nicht für Betriebsleiter. Selbst vollwertige ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) im sechsstelligen Bereich sind in der Regel schrecklich, wenn es darum geht, Jobs zu planen, den Materialverbrauch zu verfolgen oder Bestellungen durch eine Produktionsanlage zu verfolgen.

Aufgrund dieser Mängel werden manchmal separate Programme verwendet, um die Lücken zu füllen. Beispielsweise kann der Betriebsleiter Microsoft Project für die Planung verwenden. Der Produktionsleiter verfügt möglicherweise über ein branchenspezifisches Programm mit ansprechenden Dashboards, die den Auftragsfortschritt sowie Anwesenheit und Arbeitseffizienz überwachen.

Warum ist das ein Problem? Alle „echten“ Finanzaktivitäten finden in der Buchhaltungssoftware statt. Kundenrechnungen und -zahlungen, Lieferantenrechnungen und -zahlungen, Gehaltsabrechnungen usw. finden auf der Buchhaltungsseite statt. Die Jahresabschlüsse fließen aus der Buchhaltungssoftware.

In den obigen Beispielen sind jedoch wichtige Bilanzkonten wie Lagerbestände und unfertige Leistungen auf Daten in diesen separaten Systemen angewiesen. Ohne eine zuverlässige Verbindung zur Buchhaltungssoftware können wichtige Posten durchs Raster fallen.

Hier ist eine kleine Illustration dieses großen Problems. Nehmen wir an, eine Bestellung im Wert von 20.000 $ wird am 30. November abgeschlossen und am 1. Dezember versandt. Basierend auf den Lieferscheinen stellt die Buchhaltung dem Kunden am 1. Dezember 20.000 $ korrekt in Rechnung.

Um die November-Finanzen zu vervollständigen, bittet der CFO den Produktionsleiter um eine Liste der Aufträge in der Werkstatt, die am 30. November abgeschlossen, aber noch nicht versendet wurden. Leider hat der Produktionsleiter den 20.000-Dollar-Auftrag im November versehentlich als „versandt“ markiert 30 in der separaten Datenbank. Die dem CFO zur Verfügung gestellte Liste enthält diesen 20.000-Dollar-Job nicht. Der Job ist durchs Raster gefallen.

Die Finanzergebnisse im November werden schlecht sein, da die Ausgaben für den Job im November anfallen, die Einnahmen jedoch im Dezember. Der Bericht des Vorgesetzten hätte die Situation korrigiert, aber der Bericht war ungenau. Die Dezember-Finanzdaten werden ebenfalls falsch sein, da sie mit 20.000 $ reinem Gewinn vorab geladen sind.

Dieses Beispiel ist die Spitze des Eisbergs. Mehrere Datenbanken schaffen das Potenzial für Fehler und Ungenauigkeiten in allen Bereichen, von Arbeitskosten über Lagerbestände in Arbeit bis hin zu Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.

Die ideale Lösung ist ein Best-of-Breed-ERP-System, das sowohl die Anforderungen der Buchhaltung als auch des Betriebs erfüllt. Da dies oft nicht möglich ist, ist Plan B eine umfassende Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Betrieb und IT. Die Mission dieser Gruppe besteht darin, einen zuverlässigen Weg zu entwickeln, um genaue Daten von der Betriebssoftware an die Buchhaltungssoftware zu übertragen. Die Lösung ist nicht unbedingt eine Datenverbindung. Es könnte ein automatisierter Prozess sein, der sicherstellt, dass nichts übersehen wird. Der Prozess sollte sich nicht auf menschliche Kompetenz verlassen.

Von allen Punkten in diesem Artikel ist dieser vielleicht der schwierigste. Es ist eine der größten Bedrohungen für die finanzielle Genauigkeit, und es gibt keinen „einfachen Knopf“, um das Problem zu beseitigen.

4. Überzahlung für die Dateneingabe

Wenn Sie mehr als 5 Zahlen von Hand eingeben müssen, finden Sie eine bessere Möglichkeit . Dieses Motto ist vielleicht nicht immer erreichbar, aber es ist ein gutes Ziel.

Buchhaltungssoftware ist wie eine riesige Maschine, die:

1. Nimmt Daten auf.
2. Knirscht es.
3. Spuckt aussagekräftige Berichte aus.

Jeder Schritt in diesem Prozess sollte so automatisiert wie möglich sein, damit die Finanzabteilung ihre Zeit damit verbringen kann, die aussagekräftigen Berichte zu analysieren.

Mit den heute verfügbaren Fintech-Lösungen kann die Dateneingabe fast vollständig automatisiert werden (z. B. durch Bank- und Kreditkarten-Feeds, die mit einer Online-Buchhaltungssoftware verknüpft sind). Auch komplexe Prozesse wie die Lohnabrechnung und das Berichtswesen können vollständig automatisiert oder ausgelagert werden (z. B. Gusto-Lohnabrechnung).

WICHTIGER VORBEHALT: AUTOMATISIERUNG SOLLTE SINNVOLLE BERICHTERSTATTUNG NICHT ÜBERTREFFEN.

Hier ist ein Beispiel für diesen Vorbehalt. Nehmen wir an, es gibt ein ausgeklügeltes Online-Buchhaltungsprogramm, das die Dateneingabe vollständig automatisieren kann, aber keine genauen Jobkostenberichte erstellen kann. Ein Umstieg auf eine solche Software wäre für ein berufsorientiertes Unternehmen nicht ratsam.

Trotzdem gibt es oft Möglichkeiten, ohne dramatische Änderungen zu rationalisieren. Viele Buchhalter sind Perfektionisten. Sie ziehen bequeme Routine dem Experimentieren vor. Buchhaltungsprozesse werden tendenziell ineffizient und manuell.

Als Geschäftsinhaber kann es aufschlussreich sein, sich mit Ihrem Buchhaltungspersonal zusammenzusetzen und zu fragen, ob Sie zusehen können, was sie tun. Du lernst viel über Buchhaltung und hilfst vielleicht wirklich beim Prozess. Stellen Sie sich vor, Sie sind im Kindergarten (vielleicht müssen Sie nicht einmal so tun als ob!) und helfen ihnen fröhlich, jeden Schritt zu hinterfragen. Fragen Sie, welche Ressourcen erforderlich wären, um besonders zeitaufwändige Schritte zu rationalisieren.

Geld, das für Finanzanalyse und -planung ausgegeben wird, ist im Allgemeinen gut angelegtes Geld. Geld, das für ineffiziente Dateneingabe ausgegeben wird, ist einfach verschwendet.

5. Unterbezahlung für Projektkostendetails

Ich habe kürzlich zwei Beispiele für diesen wichtigen Punkt gesehen. Das erste war das Unternehmen, auf das ich zu Beginn verwiesen habe, das fast untergegangen wäre, weil es kein gutes Jobkostensystem gab.

Das andere Beispiel war ein erfolgreiches kombiniertes Produktions-/Einzelhandelsunternehmen, das mit Gegenwind konfrontiert wurde und Geld verlor. In der Vergangenheit waren sie ohne ein gutes Job-Costing-System profitabel ausgekommen. Aber als der Gegenwind kam, hatten sie keine soliden Produktionsdaten und trafen schließlich eine subjektive Entscheidung, die Produktionsseite des Unternehmens zu schließen.

Was wäre, wenn ihre Gefühle falsch wären und die Fertigungsseite das Profitcenter wäre? In diesem Fall führte das Fehlen einer guten Berichterstattung zu einer Fehlentscheidung, die jahrelange potenzielle Gewinne verwirkte. Was, wenn das Werk wirklich Geld verliert? In diesem Fall hätte eine gute Berichterstattung die Anlage wahrscheinlich früher geschlossen und erhebliche Verluste erspart.

Eine effektive Projektkalkulation erfordert mehr als Software. Gute Kalkulationsverfahren verlangsamen ausnahmslos die Produktion, was bedeutet, dass das Top-Management die Initiative unterstützen muss. Einige Eigentümer/Manager behaupten, dass sie eine gute Kostenkalkulation anstreben, aber wenn sie sehen, dass dies die Produktivität verringert, verlieren sie ihre Entschlossenheit.

Gutes Management zusammen mit guter Software ist der Schlüssel. Die meisten Tier-1- und Tier-2-ERP-Systeme (insbesondere branchenspezifische Plattformen) handhaben die Projektkosten sehr gut. In den unteren Softwareebenen ist die Projektkalkulationsfunktion jedoch tendenziell lückenhaft. Einige weit verbreitete Programme wie Wave und FreshBooks bieten überhaupt keine Projektkalkulation an. Andere Programme behaupten, es anzubieten, aber die Funktionalität ist schwach.

Wenn Sie nach Projektkalkulationsfunktionen im Einstiegsbereich suchen, sollten Sie diese Programme in Betracht ziehen:

1. QuickBooks Online Plus oder QuickBooks Premier (Desktop-Version von QuickBooks)
2. Xero (höchste Stufe)
3. Zoho-Bücher
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting oder Sage 50cloud (Desktop-Version von Sage)

Bei der Projektkalkulation blind zu laufen, ist ein teurer Fehler. Ein Unternehmen, das die Kosten seiner Projekte oder seiner hergestellten Einheiten nicht kennt, ist höchstwahrscheinlich ein dem Untergang geweihtes Unternehmen. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Unternehmen skalieren möchte.

6. Unterbezahlung für Steuerberatung

Ich bin erstaunt über die Anzahl der Geschäftsinhaber, die ihre Steuerarbeit als Ware betrachten, die zu den niedrigsten Kosten ausgehandelt werden muss. Selbst Geschäftsinhaber, die den Wert eines überlegenen Steuerexperten erkennen, vergessen oft, sich beraten zu lassen, bevor sie große, sogar riesige Entscheidungen treffen.

Ich bin kein Steuerberater, aber ich war früher einer, daher kenne ich mich in diesem Punkt ein wenig aus. Es stimmt, dass es teure Steuerkanzleien gibt, die ihre Dienste kaum rechtfertigen. Dies gilt insbesondere für mäßig profitable, auf Bargeld basierende, eigentümerartige Unternehmen. Eventuelle Planungsmöglichkeiten, die in diesen Fällen bestehen, würden wahrscheinlich durch die hohen Kosten der Planung zunichte gemacht.

Die meisten Unternehmen schaden sich jedoch am Ende selbst, wenn sie nicht in Steuerberater investieren. Sie zahlen für diese Denkweise auf zwei Arten:

1. Ihre Steuererklärungen werden falsch gemacht, und die Steuern werden entweder unterbezahlt (und Gegenstand von Prüfungen und Strafen) oder überbezahlt.
2. Ihre Steuererklärungen werden korrekt erstellt, aber legale Steuerplanungsmöglichkeiten wurden ignoriert.

Seien Sie bereit, einen Aufpreis für einen Steuerberater zu zahlen, der durch Strategie Mehrwert schafft. Manche Unternehmer wollen diesen Mehrwert, sind aber nicht bereit, dafür zu bezahlen. Das ist ein Fehler, denn die zusätzlichen Kosten können eine unglaubliche Kapitalrendite sein. Zumindest verfügt das Unternehmen über genaue Steuererklärungen, auf die sich Banker, Investoren oder ein zukünftiger Käufer verlassen können. Das allein ist viel wert.

7. Kaufen Sie Buchhaltungssoftware ohne ernsthaftes Nachdenken und Planen

Dieser Punkt ist wahrscheinlich der einfachste Weg, direkt das meiste Geld für die Buchhaltung zu verschwenden. Ich habe das bei einer meiner ersten Softwaremigrationen auf die harte Tour gelernt. Die Migration schlug schließlich fehl und führte zu einer Software-Abschreibung von 20.000 US-Dollar. Die Gesamtkosten waren wahrscheinlich doppelt so hoch wie die Kosten für interne Ressourcen und entgangene Chancen.

Diese Erfahrung ist im Vergleich zu einigen gering. Es gibt Geschichten über Millionen von Dollar, die für gescheiterte ERP-Implementierungen verschwendet wurden. Ich kenne mindestens ein Beratungsunternehmen, das eine Abteilung hat, die sich darauf spezialisiert hat, Kunden und Softwareunternehmen bei gescheiterten ERP-Implementierungsklagen zu helfen.

Was haben diese Horrorgeschichten gemeinsam? Mangelnde Planung.

Zur richtigen Planung gehört Folgendes:

1. Sie haben die beste Software für Ihre Anforderungen.
2. Für die Umsetzung haben Sie die richtigen Mitarbeiter an Bord.
3. Alle, insbesondere das obere Management, verstehen und unterstützen das Vorhaben voll und ganz und sind bereit, dafür Opfer zu bringen.
4. Alle, insbesondere das obere Management, verstehen und unterstützen das Vorhaben voll und ganz und sind bereit, dafür Opfer zu bringen. (Diese Wiederholung ist kein Tippfehler)
5. Es gab Monate, sogar Jahre der Besprechungen und Planungen.

Diese Punkte sind für Unternehmen gedacht, die ein Tier-1- oder Tier-2-ERP-System implementieren, können aber in geringerem Umfang sogar für die Einstiegspakete wie QuickBooks, Xero und Sage gelten.

Treffen Sie niemals eine große Software-Entscheidung aus einer Laune heraus. Die erfolgreichste Implementierung, an der ich beteiligt war, betraf einen Berater für die Softwareauswahl, der 25.000 US-Dollar erhielt, nur um bei der Auswahl der Software zu helfen und die Organisation auf ein ERP-System vorzubereiten. Das ist mehr als die gesamten Kosten der Software in meinem Fehlerbeispiel. Am Ende hatten wir jedoch eine funktionierende Software, die unsere Ziele vielleicht besser erreicht hat als jede Implementierung, die ich gesehen habe.

Die „How-to“-Schritte rund um diesen Punkt würden den Rahmen dieses Artikels sprengen. Aber lassen Sie mich eines klarstellen – eine der besten Möglichkeiten, unglaublich viel Geld zu verschwenden, besteht darin, schnelle Softwareentscheidungen zu treffen und auf Vorabuntersuchungen und Planung zu verzichten.

8. Stellen Sie inkompetente Hilfe ein

Dieser Punkt mag kindisch erscheinen, aber hier ist der Grund, warum er es nicht ist. Die meisten Unternehmer verstehen die operative Seite ihres Geschäfts sehr gut. Sie können schnell erkennen, wenn es einem Betriebsmitarbeiter nicht gut geht.

Auf der Buchhaltungsseite ist es nicht so einfach. Wenn Sie die Buchhaltung nicht verstehen, wie können Sie dann feststellen, ob Ihr Controller oder Buchhalter nicht kompetent ist?

Darüber hinaus gibt es oft mehrere legitime Wege, um eine Buchhaltungssituation anzugehen. Ich finde es üblich, dass ein Finanzexperte die Vorgehensweise eines anderen Experten kritisiert. Oft ist diese „Art, Dinge zu tun“ völlig akzeptabel, aber der erste Profi ist nicht aufgeschlossen genug, um es zu schätzen.

Wie kann ein Unternehmer dann feststellen, ob ein Buchhalter kompetent ist?

1. Maximieren Sie die Referenzen vor der Einstellung . Frühere Arbeitgeber und frühere Mitarbeiter werden ein Gefühl der Kompetenz haben. Banker und Steuerberater, die Berichte von Ihrem Kandidaten erhalten haben, können ebenfalls als wertvolle unvoreingenommene Referenzen dienen.
2. Nutzen Sie einen bescheidenen, hochqualifizierten Vertrags-CFO, um Ihren Betrieb einmalig oder für ein paar Stunden pro Monat zu überprüfen . Vertrags-CFOs sind mehreren Unternehmen ausgesetzt und haben ein gutes Gespür dafür, was akzeptabel ist.

Ich betone das Wort demütig . Es kann sehr heikel sein, eine externe professionelle Kritik an Ihren Mitarbeitern zu haben. Der ausgelagerte CFO darf nicht jemand sein, der das Bedürfnis verspürt, sich durch Schuldzuweisungen beweisen zu müssen. Außerdem muss der CFO eindeutig erfahrener sein als Ihre Mitarbeiter auf höchster Ebene. Es wird einfach nicht funktionieren, einen Gleichen einzubringen.

Der überprüfende CFO muss bereit sein, die Operation vollständig zu verstehen, bevor er sie kritisiert. Ich habe Situationen erlebt, in denen meine erste Reaktion ungläubig über die Ineffizienz und Ineffektivität des Buchhaltungsteams war, nur um bei weiteren Nachforschungen zu erkennen, dass sie nicht so weit entfernt waren, wie ich dachte.

Ich habe kurzzeitig eine kleine Baufirma beraten, deren Bücher eine komplette Katastrophe waren. Sie hatten eine Buchhaltungsfirma mit der Arbeit beauftragt und anscheinend ein sehr schlechtes Mitglied des Teams bekommen. Es war so schlimm, dass ich vorschlug, dass es vielleicht die beste Option wäre, einfach von vorne anzufangen.

Der unglückliche Besitzer hatte die Kosten für die inkompetente Hilfe selbst, die Kosten für die Behebung des Durcheinanders und die Opportunitätskosten für ungenaue Informationen. Leider bin ich mir nicht sicher, ob der Besitzer wirklich erkannt hat, dass er ein erhebliches Problem hatte.

9. Behandeln Sie die Buchhaltung als Buchhaltungszentrum statt als Profitcenter

Mit diesem Ansatz verschwenden Sie Geld auf zwei Arten:

1. Gute Hilfe wird ständig gehen, und jedes Mal, wenn jemand Neues eingestellt wird, werden erhebliche Einarbeitungslöhne verschwendet.
2. Die Menschen, die bleiben, werden sich erdrückt fühlen und schließlich aufhören zu versuchen, die Dinge besser zu machen.

Dieser Punkt ist eine Ergänzung zu Punkt 8. Ein Teil der Einstellung kompetenter Hilfe besteht darin, die Buchhaltungsfunktion mit Respekt zu behandeln. Wenn Sie und Ihr Buchhaltungsteam von der Minimierung der Dateneingabe (siehe Punkt 4) und der Maximierung der Finanzplanung und Datenanalyse begeistert sind, wird das Profit-Center-Konzept lebendig und die Mitarbeiter fühlen sich gestärkt.

10. Zögern.

Es gibt mindestens drei Möglichkeiten, wie Aufschub Geld verschwendet:

1. Verpasste Gelegenheit . Im Finanzwesen führt fast alles, was zu spät kommt, zu verpassten Gelegenheiten. Nehmen wir zum Beispiel an, die März-Finanzdaten werden im Juni abgeschlossen. Die Finanzdaten vom März weisen auf die Notwendigkeit hin, die Preise anzupassen. Drei Monate Verkauf (und unnötige Verluste) sind bereits vergangen.
2. Strafen und Nacharbeit . Gebühren und Strafen für verspätete Einreichungen sind direkte Beispiele dafür. Aber es gibt auch eine „Zeitstrafe“, wenn Sie Dinge Monate nachdem sie passiert sind abschließen. Wenn die Erinnerung verblasst, wird es zeitaufwändig, Situationen aus der fernen Vergangenheit zu rekonstruieren.
3. Verlorener Anreiz, Lösungen zu finden . Verspätete Arbeiten werden in der Regel zu einer Krise, die schnellstmöglich zum Abschluss gebracht werden muss. In einer Eile findet niemand Lösungen für Probleme. Stattdessen ist es das Ziel, so schnell wie möglich fertig zu werden. Die Ineffizienzen gehen weiter, was dazu führt, dass die nächste Arbeitsrunde verzögert und erneut überstürzt wird, wodurch ein Teufelskreis entsteht.

Niemand ist perfekt, aber gut geführte Betriebe weisen Ressourcen zu, um die Dinge rechtzeitig und richtig zu erledigen. Aufschieber hingegen zahlen echtes Geld, um ihre Gewohnheit des Aufschiebens zu nähren.

Was gut für Sie ist, muss nicht unangenehm sein

Dieser Artikel begann damit, die Buchhaltung mit Brokkoli zu vergleichen – gut für Sie, aber furchtbar unangenehm.

Es muss nicht so sein. Ein Unternehmen, das die richtige Herangehensweise an die Buchhaltung verfolgt, wird feststellen, dass dies ein aufregendes Profitcenter sein kann. Wenn dies Realität wird, wird der „gute für Sie“-Teil der Buchhaltung besser und der unangenehme Teil verschwindet.

Wenn jemand das gleiche für Brokkoli tun kann, lass es mich bitte wissen!