忽略会计最佳实践：企业家在会计上浪费金钱和扼杀增长的 10 种方式

企业家经常将会计视为吃西兰花——他们知道这对他们有好处，但非常不愉快。 目标是在不作呕或想太多的情况下通过力量。

这是不幸的，因为有效的会计是商业成功的一个安静因素。 关于营销和领导力的文章占据了头条，但坚如磐石的公司拥有坚如磐石的会计方法，几乎​​无一例外。

我最近目睹了一家有前途的公司几乎倒闭了，它拥有漂亮的产品线、漂亮的网站和懂得如何建立网络的所有者。 主要缺乏的是一个良好的工作成本核算系统，以显示每个制造产品的真实成本。

这是一个极端的例子。 大多数糟糕的会计决策会导致微妙的损失，而不是一场快速的灾难。 他们慢慢地耗尽企业，这使得泄漏难以检测。

您如何判断贵公司的会计方法是否有效？ 为了帮助回答这个问题，我整理了一份被误导的会计方法清单。 此列表基于作为注册会计师/财务顾问约 10 年的“一线”经验。 过去十年中的 20 家私营公司。 它主要适用于中型公司（15-20 名员工以上），但可能对打算扩大规模的小型公司有用。

在会计上浪费金钱和扼杀增长的 10 种方法

1. 忽略月末收盘

“关闭”是您正式审查资产负债表上的每一行并进行必要的更正的地方。 最后，审核期间被锁定，因此无法更改。 理想情况下，这是每月完成一次，尽可能在月底后完成。

为什么需要月底结账？

1. 只有资产负债表准确，损益表才能准确。 即使你不明白为什么，也要抓住这个概念，不要忘记它。 损益表上的大多数行都没有经过深思熟虑（例如，客户发票会自动填充收入行），但生成干净的资产负债表需要人工和审查。
2. 没有正式的收盘，底线永远不会是最终的。 我见过会计师甚至在几个月后回去，并对过去几个月进行重大调整。 在那种环境下，每月的财务状况变得毫无意义，因为每个人都知道它们会发生变化。
3. 正式的收盘会引起人们对月度业绩的关注。 在一个及时正式关闭的企业中，业主期待关闭日期和最终数字。 这种对结果的关注导致更好的财务决策和对趋势的及时反应。

未能执行正式的月末结算是削弱甚至沉没企业的最佳方式之一。 如果公司中没有人有时间或专业知识来完成收尾工作，那么这项工作很容易外包。

2. 制定复杂的激励计划

许多企业都犯了这个错误，甚至没有意识到这一点。 这是因为激励计划往往会随着时间的推移而演变，只会逐渐变得一团糟。

以下是我所说的常见示例：

1. 销售经理为不同的客户开发定制的回扣计划。 一位客户在所有购买中获得 1% 的返还（每季度支付）。 下一位客户收到相当于购买金额 2% 的回扣（每年支付），但仅限于 20 天内支付的发票。 下一位客户在超过 50,000 美元的订单中获得 3% 的回扣，这是对未来销售的积分，而不是现金回扣。
2. 车间主管实施生产奖金，该奖金是使用劳动效率、返工量和工作场所事故数量的加权平均值计算的。 工人们根据这个复杂的公式获得每月奖金。
3. 销售团队有大量的佣金协议。 比尔每样东西都收取 2% 的佣金，汤姆只从他报价和销售的工作中赚取 2%，而加里只有在年初至今的销售额达到 1,000,000 美元后才能赚取 3%。

这些安排中的每一项都有什么共同点？ 他们是会计的噩梦。 在大多数情况下，不可能自动跟踪这些激励措施。 开发了复杂、不准确的电子表格来执行计算。 时间浪费在整理数据、检查准确性和进行更改上。

如果这些低效的流程在装配线上公开发生，它们几乎会立即被简化。 但他们隐藏在会计部门的电脑屏幕上，多年来一直在浪费资源。

可以为这些安排中的每一项制定商业案例吗？ 是的。 更好的问题是更简单的流线型安排能否实现相同的业务结果？ 通常答案是肯定的！

3. 使用两个或多个单独的会计系统

大多数会计软件程序的设计都考虑到了会计师，而不是运营经理。 即使是成熟的六位数 ERP（企业资源规划）系统，在安排工作、跟踪材料消耗或通过生产设施跟踪订单方面也往往很糟糕。

由于这些缺陷，有时使用单独的程序来填补空白。 例如，运营经理可以使用 Microsoft Project 进行调度。 生产主管可能有一个行业特定的程序，带有漂亮的仪表板，用于监控工作进度、出勤率和劳动效率。

为什么这是个问题？ 所有“真实”的财务活动都发生在会计软件中。 客户发票和付款、供应商账单和付款、工资单等发生在会计方面。 财务报表来自会计软件。

但是，在上面的示例中，主要资产负债表账户（如库存和在制品）依赖于这些单独系统中的数据。 如果没有与会计软件的可靠联系，重要项目可能会漏掉。

这是这个大问题的一个小例子。 假设 20,000 美元的订单在 11 月 30 日完成并于 12 月 1 日发货。根据交货单，会计部门在 12 月 1 日正确地向客户开具 20,000 美元的发票。

为了完成 11 月的财务报表，CFO 要求生产主管提供截至 11 月 30 日已完成但尚未发货的车间工作清单。不幸的是，生产主管不小心将 20,000 美元的工作标记为 11 月“发货” 30 在单独的数据库中。 提供给 CFO 的清单不包括这份 20,000 美元的工作。 这份工作已经落空了。

11 月的财务结果会很差，因为工作的费用是在 11 月，但收入是在 12 月。 主管的报告会纠正这种情况，但报告不准确。 12 月的财务数据也将是不正确的，因为它们预先加载了 20,000 美元的纯利润。

这个例子只是冰山一角。 多个数据库在从劳动力费用到在制品库存到应收账款到应付账款的所有方面都可能出现错误和不准确。

理想的解决方案是满足会计和运营需求的同类最佳 ERP 系统。 由于这通常是不可能的，因此 B 计划是会计、运营和 IT 之间的广泛协作。 该小组的任务是开发一种可靠的方法，将准确的数据从运营软件传输到会计软件。 解决方案不一定是数据链路。 这可能是一个自动化的过程，可以确保没有任何东西从裂缝中掉下来。 该过程不应依赖于人的能力。

在本文的所有要点中，这一点可能是最困难的。 这是对财务准确性的最大威胁之一，没有“简单的按钮”可以让问题消失。

4. 为数据输入多付钱

如果您需要手动输入 5 个以上的数字，请找到更好的方法。 这个座右铭可能并不总是可以实现，但它是一个很好的目标。

会计软件就像一台巨大的机器：

1. 取数据。
2. 捏碎它。
3. 吐出有意义的报告。

该过程中的每一步都应尽可能自动化，以便财务部门可以花时间分析有意义的报告。

借助当今可用的金融科技解决方案，数据输入几乎可以完全自动化（例如，通过链接到在线会计软件的银行和信用卡信息）。 即使是复杂的流程，例如工资单处理和报告，也可以完全自动化或外包（例如 Gusto 工资单）。

重要警告：自动化不应胜过有意义的报告。

这是这个警告的一个例子。 假设有一个漂亮的在线会计软件程序可以完全自动化数据输入，但不能生成准确的工作成本报告。 如果您是一家以工作为导向的公司，则不建议切换到此类软件。

即便如此，通常也有机会在不发生重大变化的情况下进行精简。 许多会计师都是完美主义者。 他们更喜欢舒适的常规而不是实验。 会计流程往往效率低下且需要手动操作。

作为企业主，与您的会计人员坐在一起询问您是否可以观察他们的工作可能会很有见地。 你会学到很多关于会计的知识，也许真的会对这个过程有所帮助。 想象一下你在幼儿园（也许你甚至不必假装！）并愉快地帮助他们质疑每一步。 询问需要哪些资源来简化特别耗时的步骤。

花在财务分析和规划上的钱通常花得值。 花在低效数据输入上的钱简直是浪费了。

5. 项目成本明细支付不足

我最近亲眼目睹了这个重要观点的两个例子。 第一个是我一开始提到的那家公司，由于缺乏良好的工作成本核算系统，它几乎倒闭了。

另一个例子是一家成功的制造/零售组合公司，它开始面临逆风和亏损。 过去，他们在没有良好的工作成本核算系统的情况下只能靠盈利。 但是当逆风来临时，他们没有可靠的生产数据，最终做出了关闭公司制造部门的主观决定。

如果他们的感觉是不正确的，制造方是利润中心怎么办？ 在这种情况下，缺乏良好的报告导致了一个错误的决定，从而丧失了多年的潜在利润。 如果工厂真的在亏损怎么办？ 在这种情况下，良好的报告可能会更快地关闭工厂并避免重大损失。

有效的项目成本计算需要的不仅仅是软件。 良好的成本核算程序总是会减慢生产速度，这意味着高层管理人员必须支持这一举措。 一些业主/经理声称寻求良好的成本核算，但当他们看到这会降低生产力时，他们就会失去决心。

良好的管理以及良好的软件是关键。 大多数 1 级和 2 级 ERP 系统（尤其是特定行业的平台）都能很好地处理项目成本。 但是，在较低的软件层中，项目成本计算功能往往参差不齐。 Wave 和 FreshBooks 等一些广泛使用的程序根本不提供项目成本计算。 其他程序声称提供它，但功能很弱。

如果您正在寻找入门级领域的项目成本核算功能，请考虑以下程序：

1. QuickBooks Online Plus 或 QuickBooks Premier（QuickBooks 桌面版）
2. Xero（最高级别）
3. Zoho Books
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting 或 Sage 50cloud（Sage 桌面版）

盲目地计算项目成本是一个代价高昂的错误。 一家不知道其项目或制造单位成本的公司很可能是一家注定失败的企业。 如果公司打算扩大规模，情况尤其如此。

6. 税务咨询少付

我很惊讶有多少企业主将他们的税务工作视为必须以最低成本谈判的商品。 即使是认识到优秀税务专业人士价值的企业主，也常常忘记在做出重大甚至重大决策之前寻求建议。

我不是报税员，但我曾经是，所以我对这一点了解一点。 确实有一些昂贵的税务公司几乎没有为他们的服务提供任何理由。 对于利润微薄、以现金为基础的业主型企业来说尤其如此。 在这些情况下存在的任何规划机会都可能被高昂的规划成本所抵消。

然而，大多数公司最终都因不投资税务顾问而伤害了自己。 他们以以下两种方式之一为这种心态付出代价：

1. 他们的纳税申报表不正确，税款要么少付（并受到审计和处罚），要么多付。
2. 他们的纳税申报表是正确的，但合法的税收筹划机会却被忽略了。

愿意为通过战略增值的税务顾问支付溢价。 一些企业家想要这种额外的价值，但不愿意为此付出代价。 这是一个错误，因为额外的成本可能是令人难以置信的投资回报。 至少，该企业将获得银行家、投资者或未来买家可以依赖的准确纳税申报表。 仅此一项就很有价值。

7.购买会计软件没有认真考虑和计划

这一点可能是直接把最多的钱浪费在会计上的最简单的方法。 在我的第一次软件迁移中，我很难学到这一点。 迁移最终失败，导致软件注销 20,000 美元。 如果加上内部资源成本和失去的机会，总成本可能是两倍。

与某些人相比，这种经历是微不足道的。 有数百万美元浪费在失败的 ERP 实施上的故事。 我知道至少有一家咨询公司有一个部门，专门帮助客户和软件公司处理失败的 ERP 实施诉讼。

这些恐怖故事有什么共同点？ 缺乏规划。

适当的计划包括确保：

1. 您拥有最好的软件来满足您的需求。
2. 您有合适的员工来实施它。
3. 每个人，特别是高层管理人员，都充分理解并全力支持，并愿意为此做出牺牲。
4. 每个人，特别是高层管理人员，都充分理解并全力支持，并愿意为此做出牺牲。 （此重复不是错字）
5. 有几个月，甚至几年的会议和计划。

这些要点适用于实施第 1 层或第 2 层 ERP 系统的公司，但可以在较小的范围内应用，甚至适用于 QuickBooks、Xero 和 Sage 等入门级软件包。

永远不要一时兴起做出重大的软件决定。 我参与过的最成功的实施涉及一位软件选择顾问，他获得了 25,000 美元的报酬，只是为了帮助选择软件并为组织准备 ERP 系统。 在我的失败示例中，这超过了软件的全部成本。 然而，最终，我们的工作软件可能比我见过的任何实现都更好地实现了我们的目标。

围绕这一点的“操作方法”步骤超出了本文的范围。 但让我明确一点 - 浪费大量资金的最佳方法之一是快速做出软件决策并节省前期调查和规划。

8.雇用无能的帮助

这一点可能看起来很幼稚，但这就是为什么不是。 大多数企业家非常了解他们业务的运营方面。 他们可以快速判断运营员工何时表现不佳。

在会计方面，这并不容易。 如果您不懂会计，如何判断您的控制人或簿记员是否胜任？

最重要的是，通常有几种合法的方法可以处理任何会计情况。 我发现金融专业人士批评其他专业人士的做事方式很常见。 通常这种“做事方式”是完全可以接受的，但第一个专业人士的思想不够开放，无法欣赏它。

那么，企业家如何判断会计师是否称职？

1. 在招聘之前最大化参考。 以前的雇主和以前的同事会有一种能力感。 从您的候选人那里收到报告的银行家和税务会计师也可以作为有价值的无偏见参考。
2. 利用谦逊、高素质的合同 CFO 来审查您的运营，作为一次性工作或每月几个小时。 合同 CFO 接触过多家公司，并且很清楚什么是可以接受的。

我强调谦卑这个词。 对您的员工进行外部专业批评可能会非常敏感。 外包的CFO不能是那种觉得有必要通过找错来证明自己价值的人。 此外，CFO 显然必须比您的最高级别员工更有经验。 引入平等根本行不通。

审查的 CFO 必须愿意在批评之前完全理解运营。 我经历过这样的情况，我最初的反应是不相信会计团队的低效率和低效，但在进一步调查后才意识到他们并没有我想象的那么遥远。

我为一家小型建筑公司做过短暂的咨询，该公司的书籍完全是一场灾难。 他们聘请了一家簿记公司来做这项工作，显然收到了一个非常糟糕的团队成员。 这太糟糕了，我建议也许最好的选择就是重新开始。

不幸的所有者承担了无能帮助本身的费用，修复混乱的费用以及不准确信息的机会成本。 不幸的是，我不确定主人是否真的意识到他有一个严重的问题。

9、把会计部门当作记账中心，而不是利润中心

使用这种方法，您会以两种方式浪费金钱：

1. 好的帮助会不断离开，每次引入新人时都会浪费大量的入职工资。
2. 留下来的人会感到被压扁，最终会放弃让事情变得更好的努力。

这一点与第 8 点相辅相成。雇用有能力的帮助的一部分是尊重会计职能。 当您和您的会计团队对最小化数据输入（见第 4 点）和最大化财务规划和数据分析感到兴奋时，利润中心的概念就会变得活跃，员工会感到被授权。

10. 拖延。

拖延至少有三种浪费金钱的方式：

1. 失去机会。 在金融领域，几乎任何迟到的事情都会导致错失良机。 例如，假设 3 月份的财务在 6 月份完成。 3 月份的财务数据表明需要调整定价。 三个月的抛售（以及不必要的损失）已经过去。
2. 处罚和返工。 滞纳金和罚款就是这方面的直接例子。 但是，当您在事情发生几个月后完成事情时，也会支付“时间罚款”。 随着记忆的消退，从遥远的过去重建情景变得很耗时。
3. 失去寻找解决方案的动力。 延迟的工作通常会变成危机，必须尽快完成。 在紧急情况下，没有人能找到解决问题的办法。 相反，我们的目标是尽快完成。 效率低下的情况持续存在，导致下一轮工作又耽搁又匆忙，形成恶性循环。

没有人是完美的，但运行良好的运营会分配资源以按时以正确的方式完成工作。 另一方面，拖延者支付真金白银来养成他们的拖延习惯。

对你有好处的不一定是不愉快的

本文首先将会计与西兰花进行了比较——对你有好处，但非常不愉快。

不一定要那样。 一家采用正确会计方法的公司会发现它可以成为一个令人兴奋的利润中心。 随着这成为现实，会计中“对你有好处”的部分变得更好，不愉快的部分消失了。

如果有人可以为西兰花做同样的事情，请告诉我！