無視される会計のベストプラクティス：起業家が会計にお金を浪費し、成長を抑える10の方法

公開: 2022-03-11

起業家はしばしばブロッコリーを食べるように会計を見る-彼らはそれが彼らにとって良いことを知っているが、ひどく不快である。目標は、吐き気を催したり、あまり考えたりせずにパワースルーすることです。

効果的な会計はビジネスの成功の静かな要素であるため、これは残念なことです。マーケティングとリーダーシップに関する記事は見出しを盗みますが、堅実な企業は、ほとんど例外なく、会計に対する堅実なアプローチを持っています。

私は最近、美しい製品ライン、威勢のいいウェブサイト、そしてネットワークの作り方を知っている所有者を持つ有望な会社の事実上の崩壊を目撃しました。主な不足は、各製造製品の実際のコストを示すための優れた個別原価計算システムでした。

それは極端な例です。ほとんどの不十分な会計上の決定は、迅速な災害ではなく、微妙な損失につながります。それらは企業をゆっくりと排出し、リークの検出を困難にします。

あなたの会社の会計へのアプローチが機能しているかどうかをどうやって見分けることができますか？それに答えるために、私は会計への誤ったアプローチのリストをまとめました。このリストは、公認会計士/財務アドバイザーとしての「塹壕内」での経験に基づいています。過去10年間で20の非公開企業。これは主に中規模の企業（15〜20人以上の従業員）向けですが、規模を拡大しようとしている中小企業にとっても役立つ可能性があります。

会計と成長の抑制にお金を浪費する10の方法

1.月末決算を無視する

「クローズ」とは、貸借対照表の各行を正式に確認し、必要な修正を行う場所です。最終的に、レビュー期間はロックダウンされるため、変更できません。理想的には、これは毎月、月末後できるだけ早く行われます。

なぜ月末決算が必要なのですか？

損益計算書は、貸借対照表が正確である場合にのみ正確になります。理由がわからなくても、この概念をしっかりと理解し、忘れないでください。損益計算書のほとんどの行は、あまり考えずに発生します（たとえば、顧客の請求書は自動的に収益行に入力されます）が、クリーンな貸借対照表を生成するには、手作業とレビューが必要です。
正式な決算がなければ、最終的な収益は決して得られません。私は会計士が数ヶ月後に戻って過去数ヶ月に大幅な調整を行うのを見てきました。そのような環境では、誰もが自分たちが変わることを知っているので、毎月の財務は無意味になります。
正式な決算は、毎月の結果に注目を集めます。タイムリーな正式な決算を行うビジネスでは、所有者は決算日と最終的な数字を楽しみにしています。この結果への焦点は、より良い財務上の意思決定とトレンドへのタイムリーな反応につながります。

正式な月末決算を行わないことは、ビジネスを不自由にしたり、沈めたりするための最良の方法の1つです。社内にクローズを行う時間や専門知識がない場合は、作業を簡単に外部委託できます。

2.複雑なインセンティブプログラムを開発する

多くの企業がこの間違いを犯しており、気づいていません。これは、インセンティブプログラムが時間の経過とともに進化し、徐々に混乱に変わる傾向があるためです。

これが私が話していることの一般的な例です：

セールスマネージャーは、さまざまな顧客向けにカスタマイズされたリベートプログラムを開発します。 1人の顧客はすべての購入に対して1％を受け取ります（四半期ごとに支払われます）。次の顧客は、購入の2％に相当するリベート（毎年支払われる）を受け取りますが、20日以内に支払われた請求書に対してのみです。次の顧客は、50,000ドルを超える注文に対して3％のリベートを獲得します。これは、現金のリベートではなく、将来の販売に対するクレジットです。
店長は、労働効率、手直しの量、および労働災害の数の加重平均を使用して計算される生産ボーナスを実装します。労働者は、この複雑な公式に基づいて毎月ボーナスを受け取ります。
営業チームは、コミッション契約の乱暴な取り決めを持っています。ビルはすべてに対して2％のコミッションを受け取り、トムは見積もりと販売の両方の仕事でのみ2％を獲得し、ゲイリーは年間売上高が$ 1,000,000に達した後にのみ3％を獲得します。

これらの取り決めのそれぞれに共通するものは何ですか？それらは会計上の悪夢です。ほとんどの場合、これらのインセンティブを自動的に追跡することは不可能です。計算を実行するために、複雑で不正確なスプレッドシートが開発されています。データのラングリング、正確性のチェック、変更を行うのに時間が無駄になります。

これらの非効率的なプロセスが組立ラインで公然と行われている場合、それらはほぼ即座に簡素化されます。しかし、経理部門のコンピューター画面には見えないところに隠れていたため、彼らは何年にもわたってリソースを浪費し続けています。

これらの取り決めのそれぞれについてビジネスケースを作成できますか？はい。より良い質問は、より単純な合理化された取り決めが同じビジネス結果を達成できるかどうかです。多くの場合、答えは確かにイエスです！

3.2つ以上の個別の会計システムを使用する

ほとんどの会計ソフトウェアプログラムは、運用管理者ではなく、会計士を念頭に置いて設計されています。本格的な6桁のERP（Enterprise Resource Planning）システムでさえ、ジョブのスケジューリング、材料消費の追跡、または生産施設での注文の追跡において恐ろしい傾向があります。

これらの欠陥のために、ギャップを埋めるために別々のプログラムが使用されることがあります。たとえば、運用管理者はMicrosoftProjectを使用してスケジュールを設定できます。生産監督者は、出席と労働効率だけでなく、仕事の進捗状況を監視する美しいダッシュボードを備えた業界固有のプログラムを持っている場合があります。

なぜそれが問題なのですか？すべての「実際の」財務活動は、会計ソフトウェアで行われます。顧客の請求書と支払い、ベンダーの請求と支払い、給与などは、会計側で発生します。財務諸表は会計ソフトウェアから流れます。

ただし、上記の例では、在庫や仕掛品などの主要な貸借対照表勘定は、これらの個別のシステムのデータに依存しています。会計ソフトウェアとの信頼できる結びつきがなければ、重要なアイテムが亀裂を通り抜ける可能性があります。

これは、この大きな問題の小さな図です。 $ 20,000の注文が11月30日に完了し、12月1日に出荷されたとします。配達チケットに基づいて、経理部門は12月1日にクライアントに$20,000を正しく請求します。

11月の財務を完了するために、CFOは、11月30日の時点で完了したが出荷されていないショップのジョブのリストを生産監督者に要求します。残念ながら、生産監督者は11月に誤って20,000ドルのジョブを「出荷済み」とマークしました。別のデータベースで30。 CFOに提供されるリストには、この20,000ドルの仕事は含まれていません。仕事はひび割れを通り抜けました。

仕事の費用は11月なので、11月の業績は悪くなりますが、収入は12月です。監督者の報告は状況を修正したであろうが、報告は不正確であった。 12月の財務も、2万ドルの純利益が前倒しされているため、正しくありません。

この例は氷山の一角です。複数のデータベースは、人件費から仕掛品在庫、売掛金、買掛金に至るまで、あらゆる面でエラーや不正確さをもたらす可能性があります。

理想的なソリューションは、経理と運用の両方のニーズを満たす最高のERPシステムです。多くの場合、それは不可能であるため、プランBは、経理、運用、およびIT間の広範なコラボレーションです。そのグループの使命は、運用ソフトウェアから会計ソフトウェアに正確なデータを取得するための信頼できる方法を開発することです。解決策は必ずしもデータリンクではありません。それは、亀裂から何も落ちないようにする自動化されたプロセスである可能性があります。プロセスは人間の能力に依存するべきではありません。

この記事のすべてのポイントの中で、これは最も難しいかもしれません。これは財務の正確性に対する最大の脅威の1つであり、問題を解決するための「簡単なボタン」はありません。

4.データ入力の過払い

手作業で5つ以上の数字を入力する必要がある場合は、より良い方法を見つけてください。このモットーは常に達成できるとは限りませんが、それは良い目標です。

会計ソフトウェアは、次のような巨大なマシンのようなものです。

にデータを取り込みます。
それをクランチします。
意味のあるレポートを吐き出します。

そのプロセスのすべてのステップは、財務部門が意味のあるレポートの分析に時間を費やすことができるように、可能な限り自動化する必要があります。

現在利用可能なフィンテックソリューションを使用すると、データ入力をほぼ完全に自動化できます（たとえば、オンライン会計ソフトウェアにリンクされた銀行やクレジットカードのフィードを介して）。給与処理やレポートなどの複雑なプロセスでも、完全に自動化またはアウトソーシングできます（Gusto給与など）。

重要な警告：自動化は意味のある報告を切り詰めるべきではありません。

この警告の例を次に示します。データ入力を完全に自動化できるが、正確なジョブコストレポートを作成できない洗練されたオンライン会計ソフトウェアプログラムがあるとしましょう。あなたが仕事志向の会社であるならば、そのようなソフトウェアに切り替えることはお勧めできません。

それでも、劇的な変化なしに合理化する機会がしばしばあります。多くの会計士は完璧主義者です。彼らは実験よりも快適なルーチンを好みます。会計プロセスは非効率的で手動になる傾向があります。

ビジネスオーナーとして、経理スタッフと一緒に座って、彼らが何をしているのかを見ることができるかどうか尋ねることは洞察に満ちているかもしれません。あなたは会計について多くを学び、おそらく本当にプロセスを助けるでしょう。あなたが幼稚園にいると想像してください（おそらくあなたはふりをする必要さえありません！）そして彼らが各ステップに質問するのを元気よく助けます。特に時間のかかる手順を合理化するために必要なリソースを尋ねます。

財務分析と計画に費やされるお金は、一般的によく使われるお金です。非効率的なデータ入力に費やされたお金は単に無駄になります。

5.プロジェクト原価計算の詳細に対する過少支払

私は最近、この重要な点の2つの例を目撃しました。 1つ目は、最初に参照した会社で、適切な個別原価計算システムがないためにほとんど倒産していました。

もう1つの例は、逆風に直面し、お金を失い始めた、成功した製造/小売企業の組み合わせでした。過去には、彼らは良い原価計算システムなしで利益を上げていました。しかし、逆風が来たとき、彼らは確かな生産データを持っておらず、会社の製造側を閉鎖するという主観的な決定を下すことになりました。

彼らの気持ちが間違っていて、製造側が利益の中心だったとしたらどうでしょうか？その場合、良い報告の欠如は、何年にもわたる潜在的な利益を失うという悪い決定につながりました。植物が本当にお金を失っていたらどうなるでしょうか？その場合、適切な報告により、プラントはより早く閉鎖され、重大な損失を免れる可能性があります。

効果的なプロジェクトのコスト計算には、ソフトウェア以上のものが必要です。優れた原価計算手順は常に生産を遅らせます。つまり、トップマネジメントがイニシアチブをサポートする必要があります。一部の所有者/管理者は、適切な原価計算を求めていると主張していますが、それが生産性を低下させていることに気付くと、彼らは決意を失います。

優れたソフトウェアとともに優れた管理が鍵となります。ほとんどのティア1および2のERPシステム（特に業界固有のプラットフォーム）は、プロジェクトのコストを非常にうまく処理します。ただし、下位のソフトウェア層では、プロジェクトのコスト計算機能が不十分になる傾向があります。 WaveやFreshBooksのような広く使用されているプログラムの中には、プロジェクトのコストをまったく提供していないものがあります。他のプログラムはそれを提供すると主張していますが、機能は弱いです。

エントリーレベルの分野でプロジェクト原価計算機能を探している場合は、次のプログラムを検討してください。

QuickBooks OnlinePlusまたはQuickBooksPremier（QuickBooksのデスクトップバージョン）
Xero（最高レベル）
ゾーホーブックス
FINSYNC
Sage Business CloudAccountingまたはSage50cloud（Sageのデスクトップバージョン）

プロジェクトの原価計算を盲目的に実行することは、費用のかかる間違いです。プロジェクトや製造されたユニットのコストを知らない会社は、おそらく運命の企業です。これは、企業が規模を拡大することを意図している場合に特に当てはまります。

6.税務コンサルティングの過少支払

私は、税務業務を最低コストで交渉しなければならない商品と見なしている事業主の数に驚いています。優れた税務専門家の価値を認識している事業主でさえ、大きな、さらには巨大な決定を下す前にアドバイスを求めることを忘れがちです。

私は税務申告者ではありませんが、以前はそうだったので、この点について少し知っています。確かに、サービスの正当性をほとんど提供していない高価な税務会社があります。これは、適度に収益性の高い、現金ベースの所有者タイプのビジネスに特に当てはまります。そのような場合に存在する計画の機会は、計画の高コストによって相殺される可能性があります。

しかし、ほとんどの企業は、税務顧問に投資しないことで自分自身を傷つけることになります。彼らはこの考え方に対して次の2つの方法のいずれかで支払います。

彼らの納税申告は正しく行われず、税金は過少支払（および監査と罰則の対象）または過大支払のいずれかです。
彼らの納税申告は正しく行われていますが、法的な税務計画の機会は無視されています。

戦略を通じて付加価値を提供する税理士に割増料金を支払う用意があります。一部の起業家は、この追加の価値を望んでいますが、それに対してお金を払うことを望んでいません。余分なコストは信じられないほどの投資収益率になる可能性があるため、これは間違いです。少なくとも、ビジネスには、銀行家、投資家、または将来の購入者が信頼できる正確な納税申告書があります。それだけでもたくさんの価値があります。

7.真剣な考えや計画なしに会計ソフトウェアを購入する

この点は、おそらく会計に最も多くのお金を直接浪費する最も簡単な方法です。私はこれを私の最初のソフトウェア移行の1つで難しい方法で学びました。移行は最終的に失敗し、ソフトウェアの償却額は20,000ドルになりました。オールインコストは、内部リソースのコストを追加して機会を失った場合の2倍になる可能性があります。

その経験は、いくつかに比べてマイナーです。失敗したERP実装に数百万ドルが浪費されたという話があります。私は、ERP実装訴訟に失敗したクライアントとソフトウェア会社を支援することに専念する部門を持っている少なくとも1つのコンサルティング会社を知っています。

ERPシステムの図。出典：WayZコンサルティング

これらのホラーストーリーに共通するものは何ですか？計画の欠如。

適切な計画には、次のことを確認することが含まれます。

あなたはあなたのニーズを満たすために最高のソフトウェアを持っています。
あなたにはそれを実装するための適切なスタッフがいます。
誰もが、特に上級管理職は、その努力を完全に理解し、心からサポートし、それのために犠牲を払う準備ができています。
誰もが、特に上級管理職は、その努力を完全に理解し、心からサポートし、それのために犠牲を払う準備ができています。（この繰り返しはタイプミスではありません）
何ヶ月も、何年にもわたる会議や計画がありました。

これらのポイントは、ティア1または2のERPシステムを実装している企業を対象としていますが、QuickBooks、Xero、Sageなどのエントリーレベルのパッケージにも適用できます。

決して、気まぐれで大きなソフトウェアの決定を下すことはありません。私が参加した中で最も成功した実装には、ソフトウェアの選択とERPシステムの準備を支援するためだけに25,000ドルが支払われたソフトウェア選択コンサルタントが関与していました。これは、私の失敗例のソフトウェアの全コストを上回っています。しかし、最終的には、私が見たどの実装よりもおそらく優れた目標を達成する実用的なソフトウェアができました。

この点を取り巻く「ハウツー」ステップは、この記事の範囲を超えています。しかし、はっきりさせておきます。信じられないほどの金額を浪費する最善の方法の1つは、ソフトウェアに関する迅速な意思決定を行い、事前の調査と計画を回避することです。

8.無能なヘルプを雇う

この点は若く見えるかもしれませんが、そうではない理由はここにあります。ほとんどの起業家は、ビジネスの運用面を非常によく理解しています。彼らは、運用担当者がうまくいっていないときをすぐに知ることができます。

経理面では、それほど簡単ではありません。会計を理解していない場合、コントローラーまたは簿記係が有能でないかどうかをどのように判断できますか？

その上、会計状況にアプローチするためのいくつかの合法的な方法がしばしばあります。金融の専門家が他の専門家のやり方に批判的であるのはよくあることだと思います。多くの場合、その「物事のやり方」は完全に受け入れられますが、最初の専門家はそれを理解するのに十分なオープンマインドではありません。

では、起業家は会計士が有能であるかどうかをどのように判断できますか？

採用する前に参照を最大化します。以前の雇用主と以前の同僚は、能力の感覚を持っています。候補者から報告を受けた銀行家や税理士も、偏見のない貴重な参考資料として役立ちます。
謙虚で質の高い契約CFOを活用して、1回限りのギグとして、または毎月数時間、業務をレビューします。契約CFOは複数の企業に接しており、何が受け入れられるかをよく理解しています。

謙虚という言葉を強調します。あなたのスタッフの外部の専門家の批評を持っていることは非常に敏感かもしれません。アウトソーシングされたCFOは、過失を見つけて自分の価値を証明する必要性を感じている人であってはなりません。また、CFOは、最高レベルのスタッフよりも明らかに経験豊富である必要があります。平等をもたらすことは単に機能しません。

レビューを行うCFOは、批評する前に、その操作を完全に理解している必要があります。私の最初の反応は、経理チームの非効率性と非効率性に対する不信感でしたが、さらに調査したところ、思ったほど遠くないことに気づきました。

私は、本が完全な災害であった小さな建設会社に簡単に相談しました。彼らはその仕事をするために簿記会社を雇い、明らかにチームの非常に貧しいメンバーを受け入れました。とてもひどいので、おそらく最善の選択肢は単に最初からやり直すことだと提案しました。

不幸な所有者は、無能な援助自体の費用、混乱を修正するための費用、および不正確な情報の機会費用を持っていました。残念ながら、所有者が自分に重大な問題があることに本当に気付いたかどうかはわかりません。

9.経理部を利益センターではなく簿記センターとして扱う

このアプローチでは、2つの方法でお金を無駄にします。

良い助けは絶えず去り、新しい人が連れてこられるたびにかなりの船内賃金が無駄になります。
滞在する人々は押しつぶされたと感じ、最終的には物事をより良くしようとするのをやめます。

このポイントは、ポイント8のコンパニオンです。有能なヘルプを採用することの一部は、会計機能を尊重して扱うことです。あなたとあなたの経理チームがデータ入力を最小限に抑え（ポイント4を参照）、財務計画とデータ分析を最大限に活用することに興奮すると、利益センターの概念が活気づき、スタッフは力を与えられたと感じます。

10.先延ばしにします。

先延ばしがお金を浪費する少なくとも3つの方法があります：

機会を失った。金融では、遅れているものはほとんど何でも機会を逃してしまいます。たとえば、3月の財務が6月に完了したとします。 3月の財務は、価格を調整する必要があることを示しています。 3か月の売却（および不必要な損失）はすでに過ぎています。
ペナルティとやり直し。遅延出願手数料と罰則は、これの直接の例です。しかし、それが起こってから数か月後に物事を確定するときに支払われる「時間ペナルティ」もあります。記憶が薄れるにつれて、遠い過去から状況を再構築するのに時間がかかります。
解決策を見つけるインセンティブを失った。遅れた仕事は通常危機になり、急いで完了する必要があります。急いでいる状況では、誰も問題の解決策を見つけていません。代わりに、目標はできるだけ早く完了することです。非効率性が続くため、次の作業が遅れて再び急いで、悪循環が発生します。

完璧な人は誰もいませんが、適切に実行されたオペレーションは、物事を時間通りに正しく行うためにリソースを割り当てます。一方、先延ばし者は、先延ばしの習慣を養うために実際のお金を支払います。

あなたにとって良いことは不快である必要はありません

この記事は、会計とブロッコリーを比較することから始まりました–あなたにとっては良いことですが、ひどく不快です。

そのようにする必要はありません。会計に適切なアプローチをとる会社は、それが刺激的な利益の中心になり得ることに気付くでしょう。それが現実になると、会計の「あなたにとって良い」部分は良くなり、不快な部分はなくなります。

ブロッコリーでも同じことができる人がいたら教えてください！