أفضل الممارسات المحاسبية التي تم تجاهلها: 10 طرق يضيع فيها رواد الأعمال الأموال على المحاسبة ويخنقون النمو

غالبًا ما ينظر رواد الأعمال إلى المحاسبة مثل تناول البروكلي - فهم يعرفون أنها مفيدة لهم ولكنها غير سارة للغاية. الهدف هو الوصول إلى السلطة دون إسكات أو التفكير في الأمر كثيرًا.

هذا أمر مؤسف لأن المحاسبة الفعالة هي عنصر هادئ لنجاح الأعمال. تسرق المقالات المتعلقة بالتسويق والقيادة عناوين الأخبار ، لكن الشركات القوية لديها نهج صارم في المحاسبة ، تقريبًا بدون استثناء.

لقد شاهدت مؤخرًا انهيارًا افتراضيًا لشركة واعدة ذات خط إنتاج جميل وموقع ويب متقطع ومالك يعرف كيفية التواصل. كان النقص الرئيسي هو نظام تقدير تكاليف العمل الجيد لإظهار التكلفة الحقيقية لكل منتج مُصنَّع.

هذا مثال متطرف. تؤدي معظم قرارات المحاسبة السيئة إلى خسائر طفيفة وليست كارثة سريعة. إنها تستنزف المؤسسة ببطء ، مما يجعل من الصعب اكتشاف التسريبات.

كيف يمكنك معرفة ما إذا كان نهج شركتك في المحاسبة يعمل أم لا؟ للمساعدة في الإجابة على ذلك ، قمت بتجميع قائمة من الأساليب المضللة للمحاسبة. تستند هذه القائمة على تجربة "في الخنادق" كمستشار CPA / المالي لحوالي. 20 شركة مملوكة للقطاع الخاص خلال العقد الماضي. إنه مخصص بشكل أساسي للشركات متوسطة الحجم (15-20 موظفًا وما فوق) ولكن يمكن أن يكون مفيدًا للشركات الأصغر التي تنوي التوسع.

10 طرق لإهدار المال في المحاسبة وخنق النمو

1. إهمال إغلاق نهاية الشهر

"الإغلاق" هو ​​المكان الذي تقوم فيه رسميًا بمراجعة كل بند في ميزانيتك العمومية وإجراء أي تصحيحات ضرورية. في النهاية ، يتم إغلاق الفترة التي تمت مراجعتها ، لذلك لا يمكن تغييرها. من الناحية المثالية ، يتم ذلك شهريًا ، بمجرد انتهاء الشهر قدر الإمكان.

لماذا هو إغلاق نهاية الشهر ضروري؟

1. يمكن أن يكون بيان الدخل دقيقًا فقط إذا كانت الميزانية العمومية دقيقة . حتى لو لم تفهم السبب ، تمسك بهذا المفهوم ولا تنساه. تحدث معظم سطور بيان الدخل دون الكثير من التفكير (على سبيل المثال ، تملأ فواتير العملاء تلقائيًا بند الإيرادات) ولكن إنشاء ميزانية عمومية نظيفة يتطلب جهدًا يدويًا ومراجعة.
2. بدون إغلاق رسمي ، فإن النتيجة النهائية لن تكون نهائية أبدًا . لقد رأيت محاسبين يعودون إلى الوراء حتى بعد شهور ويقومون بتعديلات كبيرة على الأشهر الماضية. في تلك البيئة ، تصبح البيانات المالية الشهرية بلا معنى لأن الجميع يعلم أنها ستتغير.
3. يلفت الإغلاق الرسمي الانتباه إلى النتائج الشهرية . في الأعمال التجارية التي لديها إغلاق رسمي في الوقت المناسب ، يتطلع الملاك إلى تاريخ الإغلاق والأرقام النهائية. هذا التركيز على النتائج يؤدي إلى قرارات مالية أفضل وردود فعل في الوقت المناسب للاتجاهات.

يعد الفشل في إجراء إقفال رسمي لنهاية الشهر أحد أفضل الطرق لتعطيل أو حتى إغراق شركة ما. إذا لم يكن لدى أي شخص في الشركة الوقت أو الخبرة للقيام بالإغلاق ، فيمكن بسهولة الاستعانة بمصادر خارجية للعمل.

2. تطوير برامج الحوافز المعقدة

العديد من الشركات ترتكب هذا الخطأ ولا تدرك ذلك. وذلك لأن برامج الحوافز تميل إلى التطور بمرور الوقت وتتحول تدريجياً إلى فوضى.

فيما يلي أمثلة شائعة لما أتحدث عنه:

1. يقوم مدير المبيعات بتطوير برامج خصومات مخصصة لمختلف العملاء . يحصل عميل واحد على استرداد بنسبة 1٪ على جميع المشتريات (تدفع كل ثلاثة أشهر). يتلقى العميل التالي خصمًا (يُدفع سنويًا) يساوي 2٪ من المشتريات ، ولكن فقط على الفواتير المدفوعة في غضون 20 يومًا. يكسب العميل التالي خصمًا بنسبة 3 ٪ على الطلبات التي تزيد عن 50000 دولار ، وهو ائتمان على المبيعات المستقبلية ، وليس خصمًا نقديًا.
2. ينفذ مشرف المتجر مكافأة إنتاج يتم حسابها باستخدام المتوسط ​​المرجح لكفاءة العمل ومقدار إعادة العمل وعدد حوادث مكان العمل. يتلقى العمال مكافأة شهرية بناءً على هذه الصيغة المعقدة.
3. فريق المبيعات لديه ترتيب كبير لاتفاقيات العمولة . يتلقى بيل عمولة بنسبة 2٪ على كل شيء ، ويكسب توم 2٪ فقط على الوظائف التي يعرضها ويبيعها ، بينما يكسب جاري 3٪ فقط بعد أن وصل إلى 1،000،000 دولار في المبيعات السنوية حتى تاريخه.

ما هو القاسم المشترك بين كل واحدة من هذه الترتيبات؟ إنها كابوس محاسبة. في معظم الحالات ، من المستحيل تتبع هذه الحوافز تلقائيًا. يتم تطوير جداول بيانات معقدة وغير دقيقة لإجراء العمليات الحسابية. يضيع الوقت في الجدل حول البيانات والتحقق من دقتها وإجراء التغييرات.

إذا كانت هذه العمليات غير الفعالة تحدث علانية على خط التجميع ، فسيتم تبسيطها على الفور تقريبًا. لكنهم يخفون عن الأنظار على شاشات الكمبيوتر بقسم المحاسبة ، ويضيعون الموارد لسنوات.

هل يمكن عمل دراسة جدوى لكل واحد من هذه الترتيبات؟ نعم. السؤال الأفضل هو هل يمكن لترتيب مبسط أبسط أن يحقق نفس نتيجة العمل؟ في كثير من الأحيان الجواب هو نعم مدوية!

3. استخدم نظامين أو أكثر من أنظمة المحاسبة المنفصلة

تم تصميم معظم برامج المحاسبة مع مراعاة المحاسبين وليس مديري العمليات. حتى أنظمة ERP (تخطيط موارد المؤسسات) الكاملة المكونة من ستة أرقام تميل إلى أن تكون مروعة في جدولة الوظائف أو تتبع استهلاك المواد أو متابعة الطلبات من خلال منشأة الإنتاج.

بسبب أوجه القصور هذه ، يتم استخدام برامج منفصلة في بعض الأحيان لسد الثغرات. على سبيل المثال ، قد يستخدم مدير العمليات Microsoft Project للجدولة. قد يكون لدى مشرف الإنتاج برنامج خاص بالصناعة مع لوحات معلومات جميلة تراقب تقدم العمل ، بالإضافة إلى الحضور وكفاءة العمل.

لماذا هذا يعد مشكلة؟ تتم جميع الأنشطة المالية "الحقيقية" في برنامج المحاسبة. تحدث فواتير العملاء ومدفوعاتهم وفواتير البائع ومدفوعاته وكشوف المرتبات وما إلى ذلك على الجانب المحاسبي. تتدفق البيانات المالية من برنامج المحاسبة.

ومع ذلك ، في الأمثلة أعلاه ، تعتمد حسابات الميزانية العمومية الرئيسية مثل المخزون والعمل الجاري على البيانات الموجودة في هذه الأنظمة المنفصلة. بدون ارتباط موثوق ببرنامج المحاسبة ، يمكن أن تسقط العناصر المهمة من خلال الثغرات.

هنا توضيح صغير لهذه المشكلة الكبيرة. لنفترض أن طلبًا بقيمة 20000 دولار قد اكتمل في 30 نوفمبر وشحنه في الأول من ديسمبر. وبناءً على بطاقات التسليم ، يقوم قسم المحاسبة بإصدار فواتير للعميل بمبلغ 20000 دولار في 1 ديسمبر بشكل صحيح.

لإكمال البيانات المالية لشهر نوفمبر ، يطلب المدير المالي من مشرف الإنتاج قائمة بالوظائف في المتجر التي اكتملت ولكن لم يتم شحنها اعتبارًا من 30 نوفمبر. لسوء الحظ ، حدد مشرف الإنتاج عن طريق الخطأ الوظيفة التي تبلغ 20000 دولار بأنها "تم شحنها" في نوفمبر 30 في قاعدة البيانات المنفصلة. لا تتضمن القائمة المقدمة إلى المدير المالي هذه الوظيفة التي تبلغ 20000 دولار. سقطت الوظيفة من خلال الشقوق.

ستكون النتائج المالية لشهر نوفمبر سيئة لأن حساب الوظيفة في نوفمبر ، لكن الإيرادات في ديسمبر. كان تقرير المشرف سيصحح الموقف لكن التقرير لم يكن دقيقًا. ستكون البيانات المالية لشهر ديسمبر غير صحيحة أيضًا لأنها محملة مسبقًا بـ 20000 دولار من الأرباح الصافية.

هذا المثال هو غيض من فيض. تخلق قواعد البيانات المتعددة احتمال الخطأ وعدم الدقة في كل شيء من نفقات العمالة إلى جرد العمل الجاري إلى حسابات القبض إلى حسابات الدفع.

الحل المثالي هو أفضل نظام لتخطيط موارد المؤسسات يلبي احتياجات كل من المحاسبة والعمليات. نظرًا لأن هذا غير ممكن في كثير من الأحيان ، فإن الخطة ب هي تعاون مكثف بين المحاسبة والعمليات وتكنولوجيا المعلومات. تتمثل مهمة هذه المجموعة في تطوير طريقة موثوقة للحصول على بيانات دقيقة من برنامج العمليات إلى برنامج المحاسبة. الحل ليس بالضرورة ارتباط بيانات. يمكن أن تكون عملية آلية تضمن عدم سقوط أي شيء من خلال الشقوق. يجب ألا تعتمد العملية على الكفاءة البشرية.

من بين جميع النقاط الواردة في هذا المقال ، قد تكون هذه النقطة هي الأصعب. إنه أحد أكبر التهديدات للدقة المالية ، ولا يوجد "زر سهل" لإزالة المشكلة.

4. دفع مبالغ زائدة لإدخال البيانات

إذا كنت بحاجة إلى إدخال أكثر من 5 أرقام يدويًا ، فابحث عن طريقة أفضل . قد لا يكون هذا الشعار قابلاً للتحقيق دائمًا ، لكنه هدف جيد.

يشبه برنامج المحاسبة آلة عملاقة:

1. يأخذ البيانات في.
2. يسحقها.
3. يبصق تقارير ذات مغزى.

يجب أن تكون كل خطوة في هذه العملية تلقائية قدر الإمكان حتى يتمكن القسم المالي من قضاء وقته في تحليل التقارير المفيدة.

مع حلول التكنولوجيا المالية المتاحة اليوم ، يمكن أن يكون إدخال البيانات آليًا بالكامل تقريبًا (على سبيل المثال من خلال خلاصات البنوك وبطاقات الائتمان المرتبطة ببرامج المحاسبة عبر الإنترنت). حتى العمليات المعقدة مثل معالجة كشوف المرتبات وإعداد التقارير يمكن أن تكون مؤتمتة بالكامل أو تتم الاستعانة بمصادر خارجية (مثل كشوف رواتب Gusto).

تحذير هام: يجب ألا تتفوق الأتمتة على التقارير ذات الأهمية.

هنا مثال على هذا التحذير. لنفترض أن هناك برنامج محاسبة رائعًا عبر الإنترنت يمكنه أتمتة إدخال البيانات بالكامل ولكنه غير قادر على إنتاج تقارير دقيقة لتكلفة العمل. لا يُنصح بالانتقال إلى مثل هذه البرامج إذا كنت تعمل في شركة ذات توجه وظيفي.

ومع ذلك ، غالبًا ما توجد فرص للتبسيط دون تغييرات جذرية. كثير من المحاسبين هم من أصحاب الكمال. يفضلون الروتين المريح على التجريب. تميل العمليات المحاسبية إلى أن تصبح يدوية وغير فعالة.

بصفتك صاحب عمل ، قد يكون من المفيد الجلوس مع موظفي المحاسبة لديك والسؤال عما إذا كان بإمكانك مشاهدة ما يفعلونه. ستتعلم الكثير عن المحاسبة وربما تساعد هذه العملية حقًا. تخيل أنك في روضة أطفال (ربما ليس عليك حتى أن تتظاهر!) وساعدهم بمرح في التساؤل عن كل خطوة. اسأل عن الموارد اللازمة لتبسيط الخطوات التي تستغرق وقتًا طويلاً بشكل خاص.

الأموال التي يتم إنفاقها على التحليل المالي والتخطيط بشكل عام هي أموال يتم إنفاقها بشكل جيد. إن الأموال التي تُنفق على إدخال البيانات غير الفعال تُهدر ببساطة.

5. Underpay لمشروع تكاليف التفاصيل

لقد شاهدت مؤخرًا مثالين لهذه النقطة المهمة. الأول كان الشركة التي أشرت إليها في البداية والتي كادت أن تتعرض للانهيار بسبب عدم وجود نظام جيد لتقدير تكاليف العمل.

المثال الآخر كان شركة تصنيع / بيع بالتجزئة ناجحة بدأت في مواجهة رياح معاكسة وخسارة أموال. في الماضي ، حصلوا على أرباح بدون وجود نظام جيد لتقدير التكاليف. ولكن عندما جاءت الرياح المعاكسة ، لم يكن لديهم بيانات إنتاج قوية وانتهى بهم الأمر إلى اتخاذ قرار شخصي بإغلاق الجانب التصنيعي للشركة.

ماذا لو كانت مشاعرهم خاطئة وكان جانب التصنيع هو مركز الربح؟ في هذه الحالة ، أدى الافتقار إلى التقارير الجيدة إلى قرار سيئ خسر سنوات من الأرباح المحتملة. ماذا لو كان المصنع يخسر المال حقًا؟ في هذه الحالة ، من المحتمل أن يؤدي الإبلاغ الجيد إلى إغلاق المصنع في وقت أقرب وتجنب خسائر كبيرة.

التكلفة الفعالة للمشروع تتطلب أكثر من البرمجيات. تؤدي إجراءات تقدير التكاليف الجيدة إلى بطء الإنتاج دائمًا ، مما يعني أنه يجب على الإدارة العليا دعم المبادرة. يدعي بعض المالكين / المديرين أنهم يبحثون عن تكلفة جيدة ، لكن عندما يرون أنها تقلل الإنتاجية ، فإنهم يفقدون عزمهم.

الإدارة الجيدة إلى جانب البرامج الجيدة هي المفتاح. تتعامل معظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات من المستوى 1 و 2 (خاصة الأنظمة الأساسية الخاصة بالصناعة) مع تكلفة المشروع بشكل جيد للغاية. ومع ذلك ، في طبقات البرامج الدنيا ، تميل وظائف تكلفة المشروع إلى أن تكون متقطعة. بعض البرامج المستخدمة على نطاق واسع مثل Wave و FreshBooks لا تقدم تكلفة المشروع على الإطلاق. تدعي البرامج الأخرى أنها تقدمه ، لكن الوظيفة ضعيفة.

إذا كنت تبحث عن وظيفة تكلفة المشروع في ساحة مستوى الدخول ، ففكر في هذه البرامج:

1. QuickBooks Online Plus أو QuickBooks Premier (إصدار سطح المكتب من QuickBooks)
2. Xero (أعلى مستوى)
3. كتب Zoho
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting أو Sage 50cloud (إصدار سطح المكتب من Sage)

يعد التهاون في تكلفة المشروع خطأ مكلفًا. الشركة التي لا تعرف تكلفة مشاريعها أو وحداتها المصنعة هي على الأرجح مؤسسة محكوم عليها بالفشل. هذا صحيح بشكل خاص إذا كانت الشركة تعتزم التوسع.

6. Underpay للاستشارات الضريبية

إنني مندهش من عدد أصحاب الأعمال الذين ينظرون إلى عملهم الضريبي على أنه سلعة يجب التفاوض عليها بأقل تكلفة. حتى أصحاب الأعمال الذين يدركون قيمة متخصص الضرائب المتفوق غالبًا ما ينسون طلب المشورة قبل اتخاذ قرارات كبيرة ، بل ضخمة.

أنا لست معديًا للضرائب ، لكنني اعتدت أن أكون كذلك ، لذلك أعرف القليل عن هذه النقطة. صحيح أن هناك شركات ضريبية باهظة الثمن تقدم القليل من التبريرات لخدماتها. هذا ينطبق بشكل خاص على الأعمال التجارية التي تدر ربحًا متواضعًا والقائمة على النقد والمالك. أي فرص تخطيط موجودة في تلك الحالات من المحتمل أن يقابلها ارتفاع تكلفة التخطيط.

ومع ذلك ، ينتهي الأمر بمعظم الشركات إلى إيذاء نفسها من خلال عدم الاستثمار في مستشار الضرائب. يدفعون مقابل هذه العقلية بإحدى طريقتين:

1. يتم عمل إقراراتهم الضريبية بشكل غير صحيح ، وإما أن تكون الضريبة منخفضة (وتخضع للتدقيق والعقوبات) أو مدفوعة أكثر من اللازم.
2. يتم عمل إقراراتهم الضريبية بشكل صحيح ، ولكن تم تجاهل فرص التخطيط الضريبي القانوني.

كن على استعداد لدفع علاوة لمستشار ضرائب يضيف قيمة من خلال الإستراتيجية. يريد بعض رواد الأعمال هذه القيمة الإضافية لكنهم غير مستعدين لدفع ثمنها. هذا خطأ لأن التكلفة الإضافية يمكن أن تكون عائدًا لا يصدق على الاستثمار. كحد أدنى ، سيكون للشركة إقرارات ضريبية دقيقة يمكن للمصرفيين أو المستثمرين أو المشتري المستقبلي الاعتماد عليها. هذا وحده يستحق الكثير.

7. شراء برامج المحاسبة دون التفكير الجاد والتخطيط

ربما تكون هذه النقطة هي أسهل طريقة لإهدار معظم الأموال بشكل مباشر على المحاسبة. لقد تعلمت هذا بالطريقة الصعبة في واحدة من أول هجرات البرامج الخاصة بي. فشل الترحيل في النهاية وأسفر عن شطب برنامج بقيمة 20000 دولار. ربما كانت تكلفة الكل في ضعف تلك إذا أضفت تكلفة الموارد الداخلية والفرصة الضائعة.

هذه التجربة طفيفة مقارنة بالبعض. هناك قصص عن إهدار ملايين الدولارات على تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات الفاشلة. أعرف شركة استشارية واحدة على الأقل لديها قسم مخصص لمساعدة العملاء وشركات البرمجيات في الدعاوى القضائية الفاشلة المتعلقة بتنفيذ تخطيط موارد المؤسسات.

ما المشترك بين قصص الرعب هذه؟ غياب التخطيط.

يشمل التخطيط السليم التأكد من:

1. لديك أفضل البرامج لتلبية احتياجاتك.
2. لديك الموظفين المناسبين على متن الطائرة لتنفيذه.
3. الجميع ، ولا سيما الإدارة العليا ، يتفهمون تمامًا ويؤيدون المسعى بصدق ، ومستعدون للتضحية من أجله.
4. الجميع ، ولا سيما الإدارة العليا ، يتفهمون تمامًا ويؤيدون المسعى بصدق ، ومستعدون للتضحية من أجله. (هذا التكرار ليس خطأ مطبعي)
5. كانت هناك شهور ، بل سنوات من الاجتماعات والتخطيط.

هذه النقاط مخصصة للشركات التي تطبق نظام تخطيط موارد المؤسسات من المستوى 1 أو 2 ولكن يمكن تطبيقها على نطاق أقل حتى على حزم مستوى الدخول مثل QuickBooks و Xero و Sage.

لا تتخذ أبدًا قرارًا كبيرًا بشأن البرامج لمجرد نزوة. أنجح عملية تنفيذ شاركت فيها باستشاري اختيار البرامج الذي حصل على 25000 دولار لمجرد المساعدة في اختيار البرامج وإعداد المنظمة لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). هذا أكثر من التكلفة الكاملة للبرنامج في مثال فشلي. ومع ذلك ، في النهاية ، كان لدينا برنامج عمل حقق أهدافنا ربما أفضل من أي تطبيق رأيته.

إن خطوات "الكيفية" المحيطة بهذه النقطة خارج نطاق هذه المقالة. لكن اسمحوا لي أن أكون واضحًا - تتمثل إحدى أفضل الطرق لإهدار مبلغ لا يصدق من المال في اتخاذ قرارات سريعة بشأن البرامج والاقتراب من التحقيق والتخطيط المسبق.

8. وظف مساعدة غير كفؤة

قد تبدو هذه النقطة حدثًا ، ولكن هذا ليس سببها. يفهم معظم رواد الأعمال جانب العمليات في أعمالهم جيدًا. يمكنهم معرفة ما إذا كان موظف العمليات لا يعمل بشكل جيد.

على الجانب المحاسبي ، الأمر ليس بهذه السهولة. إذا كنت لا تفهم المحاسبة ، كيف يمكنك معرفة ما إذا كان مراقب الحسابات أو محاسبك غير مختص؟

علاوة على ذلك ، غالبًا ما توجد عدة طرق مشروعة للتعامل مع أي حالة محاسبية. أجد أنه من الشائع بالنسبة للمحترف المالي أن ينتقد طريقة محترف آخر في القيام بالأشياء. غالبًا ما تكون "طريقة عمل الأشياء" مقبولة تمامًا ، لكن المحترف الأول ليس منفتحًا بما يكفي لتقديره.

كيف إذن يمكن لرجل الأعمال أن يعرف ما إذا كان المحاسب مؤهلاً؟

1. تعظيم المراجع قبل التوظيف . أصحاب العمل السابقون وزملاء العمل السابقون سيكون لديهم إحساس بالكفاءة. يمكن أيضًا أن يكون المصرفيون ومحاسبو الضرائب الذين تلقوا تقارير من مرشحك بمثابة مراجع قيمة وغير متحيزة.
2. استعن بمدير مالي مالي ذي عقد متواضع ومؤهل تأهيلا عاليا لمراجعة عمليتك كعمل لمرة واحدة أو لبضع ساعات كل شهر. يتعرض المديرون الماليون المتعاقدون للعديد من الشركات ولديهم فكرة جيدة عما هو مقبول.

أؤكد كلمة متواضع . قد يكون أمرًا شديد الحساسية أن يكون لديك نقد مهني خارجي لموظفيك. يجب ألا يكون المدير المالي المستعان بمصادر خارجية شخصًا يشعر بالحاجة إلى إثبات قيمته من خلال اكتشاف الخطأ. أيضًا ، يجب أن يكون المدير المالي أكثر خبرة من الموظفين ذوي المستوى الأعلى. إنه ببساطة لن يعمل لتحقيق المساواة.

يجب أن يكون المدير المالي الذي يقوم بالمراجعة على استعداد لفهم العملية بشكل كامل قبل انتقادها. لقد واجهت مواقف كان فيها رد فعلي الأولي هو عدم تصديق عدم كفاءة فريق المحاسبة وعدم فعاليته ، فقط لأدرك عند إجراء مزيد من التحقيق أنهم لم يكونوا بعيدًا كما اعتقدت.

لقد استشرت بإيجاز لشركة إنشاءات صغيرة كانت كتبها كارثة كاملة. لقد استأجروا شركة مسك الدفاتر للقيام بهذا العمل ويبدو أنهم استقبلوا عضوًا فقيرًا جدًا في الفريق. كان الأمر سيئًا للغاية لدرجة أنني اقترحت أنه ربما كان الخيار الأفضل هو البدء من جديد.

يتحمل المالك المؤسف نفقات المساعدة غير الكفؤة نفسها ، ونفقات إصلاح الفوضى ، وتكلفة الفرصة البديلة للمعلومات غير الدقيقة. لسوء الحظ ، لست متأكدًا مما إذا كان المالك قد أدرك حقًا أن لديه مشكلة كبيرة.

9. التعامل مع قسم المحاسبة كمركز مسك دفاتر بدلاً من مركز ربح

ستهدر المال بطريقتين باستخدام هذا النهج:

1. ستغادر المساعدة الجيدة باستمرار ، وستضيع أجور الالتحاق الكبيرة في كل مرة يتم فيها إحضار شخص جديد.
2. سيشعر الأشخاص الذين يبقون بأنهم محاصرون ويتوقفون في النهاية عن محاولة تحسين الأمور.

هذه النقطة هي رفيق للنقطة 8. جزء من تعيين مساعدة مختصة هو التعامل مع وظيفة المحاسبة باحترام. عندما تكون أنت وفريق المحاسبة لديك متحمسًا لتقليل إدخال البيانات (انظر النقطة 4) وتعظيم التخطيط المالي وتحليل البيانات ، يصبح مفهوم مركز الربح على قيد الحياة ويشعر الموظفون بالتمكين.

10. المماطلة.

هناك ثلاث طرق على الأقل يؤدي التسويف إلى إهدار المال:

1. فرصة ضائعة . في التمويل ، أي شيء يتأخر تقريبًا يؤدي إلى ضياع فرصة. على سبيل المثال ، لنفترض أن البيانات المالية لشهر مارس قد اكتملت في يونيو. تشير البيانات المالية لشهر مارس إلى الحاجة إلى تعديل الأسعار. مرت ثلاثة أشهر من البيع (وخسائر غير ضرورية) بالفعل.
2. العقوبات وإعادة العمل . رسوم الإيداع المتأخر والعقوبات هي أمثلة مباشرة على ذلك. ولكن هناك أيضًا "غرامة زمنية" تُدفع عند إنهاء الأمور بعد أشهر من حدوثها. مع تلاشي الذاكرة ، يصبح إعادة بناء المواقف من الماضي البعيد مضيعة للوقت.
3. حافز مفقود لإيجاد حلول . يتحول العمل الذي يتأخر عادة إلى أزمة يجب الإسراع في إنجازها. في حالة الاندفاع ، لا أحد يجد حلولًا للمشكلات. بدلاً من ذلك ، فإن الهدف هو إنجاز المهام بأسرع ما يمكن. تستمر أوجه القصور ، مما يؤدي إلى تأخير الجولة التالية من العمل والتعجيل بها مرة أخرى ، مما يؤدي إلى حلقة مفرغة.

لا يوجد أحد مثالي ، ولكن العمليات الجيدة تخصص الموارد لإنجاز الأمور بالطريقة الصحيحة في الوقت المحدد. من ناحية أخرى ، يدفع المماطلون أموالاً حقيقية لتغذية عادتهم في المماطلة.

ما هو جيد بالنسبة لك لا يجب أن يكون مزعجًا

بدأت هذه المقالة بمقارنة المحاسبة بالقرنبيط - جيد لك ، لكنه مزعج للغاية.

لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. ستجد الشركة التي تتبع النهج الصحيح للمحاسبة أنها يمكن أن تكون مركز ربح مثيرًا. عندما يصبح ذلك حقيقة ، يتحسن الجزء "الجيد بالنسبة لك" من المحاسبة ، ويزول الجزء غير السار.

إذا كان بإمكان أي شخص أن يفعل الشيء نفسه بالنسبة للبروكلي ، فيرجى إبلاغي بذلك!