Migliori pratiche contabili ignorate: 10 modi in cui gli imprenditori sprecano denaro in contabilità e soffocano la crescita

Gli imprenditori spesso considerano la contabilità come mangiare i broccoli: sanno che fa bene a loro ma è terribilmente spiacevole. L'obiettivo è quello di passare senza imbavagliare o pensarci troppo.

Questo è un peccato perché una contabilità efficace è un ingrediente tranquillo del successo aziendale. Gli articoli su marketing e leadership rubano i titoli dei giornali, ma le aziende solide hanno un approccio alla contabilità solido come una roccia, quasi senza eccezioni.

Di recente ho assistito al crollo virtuale di un'azienda promettente con una bellissima linea di prodotti, un sito Web accattivante e un proprietario che sapeva come fare rete. La principale mancanza era un buon sistema di determinazione dei costi del lavoro per mostrare il vero costo di ogni prodotto fabbricato.

Questo è un esempio estremo. La maggior parte delle decisioni contabili sbagliate porta a sottili perdite, non a un rapido disastro. Drenano lentamente l'impresa, il che rende difficile rilevare le perdite.

Come puoi sapere se l'approccio della tua azienda alla contabilità funziona o meno? Per rispondere a questa domanda, ho messo insieme un elenco di approcci sbagliati alla contabilità. Questo elenco si basa sull'esperienza "in trincea" come consulente CPA/finanziario per ca. 20 società private negli ultimi dieci anni. È principalmente per le aziende di medie dimensioni (dai 15 ai 20 dipendenti in su), ma potrebbe essere utile per le aziende più piccole che intendono scalare.

10 modi per sprecare denaro in contabilità e soffocare la crescita

1. Trascurare la chiusura di fine mese

Una "chiusura" è il punto in cui rivedi formalmente ogni riga del tuo bilancio e apporti le correzioni necessarie. Alla fine, il periodo rivisto è bloccato, quindi non può essere modificato. Idealmente, questo viene fatto mensilmente, il più presto possibile dopo la fine del mese.

Perché è necessaria una chiusura di fine mese?

1. Un conto economico può essere accurato solo se lo stato patrimoniale è accurato . Anche se non capisci il motivo, attaccati a questo concetto e non dimenticarlo. La maggior parte delle righe di un conto economico avviene senza pensarci troppo (ad es. le fatture dei clienti popolano automaticamente la riga delle entrate), ma la generazione di un bilancio pulito richiede uno sforzo manuale e una revisione.
2. Senza una chiusura formale, la linea di fondo non è mai definitiva . Ho visto contabili tornare indietro anche mesi dopo e apportare modifiche significative ai mesi passati. In quell'ambiente, i dati finanziari mensili diventano privi di significato perché tutti sanno che cambieranno.
3. Una chiusura formale attira l'attenzione sui risultati mensili . In un'azienda che ha una chiusura formale tempestiva, i proprietari attendono con impazienza la data di chiusura e i numeri finali. Questa focalizzazione sui risultati porta a decisioni finanziarie migliori ea una reazione tempestiva alle tendenze.

Non riuscire a eseguire una chiusura formale di fine mese è uno dei modi migliori per paralizzare o addirittura far fallire un'attività. Se nessuno nell'azienda ha il tempo o le competenze per concludere, il lavoro può essere facilmente esternalizzato.

2. Sviluppare complessi programmi di incentivazione

Molte aziende stanno facendo questo errore e non se ne rendono nemmeno conto. Questo perché i programmi di incentivi tendono ad evolversi nel tempo e solo gradualmente si trasformano in un pasticcio.

Ecco alcuni esempi comuni di ciò di cui sto parlando:

1. Il responsabile vendite sviluppa programmi di sconti personalizzati per vari clienti . Un cliente riceve l'1% di rimborso su tutti gli acquisti (pagabile ogni trimestre). Il cliente successivo riceve uno sconto (pagabile annualmente) pari al 2% degli acquisti, ma solo sulle fatture pagate entro 20 giorni. Il cliente successivo guadagna uno sconto del 3% sugli ordini superiori a $ 50.000 ed è un credito sulle vendite future, non uno sconto in contanti.
2. Il responsabile del negozio implementa un premio di produzione che viene calcolato utilizzando una media ponderata dell'efficienza del lavoro, dell'importo delle rilavorazioni e del numero di infortuni sul lavoro. I lavoratori ricevono un bonus mensile basato su questa formula complessa.
3. Il team di vendita ha una disposizione selvaggia di accordi di commissione . Bill riceve una commissione del 2% su tutto, Tom guadagna il 2% solo sui lavori che cita e vende, mentre Gary guadagna il 3% solo dopo aver raggiunto $ 1.000.000 di vendite dall'inizio dell'anno.

Cosa hanno in comune ciascuna di queste disposizioni? Sono un incubo contabile. Nella maggior parte dei casi, è impossibile monitorare automaticamente questi incentivi. Per eseguire i calcoli vengono sviluppati fogli di calcolo complessi e imprecisi. Si perde tempo a discutere i dati, controllarne l'accuratezza e apportare modifiche.

Se questi processi inefficienti avvenissero apertamente su una catena di montaggio, sarebbero semplificati quasi immediatamente. Ma nascosti alla vista dagli schermi dei computer dell'ufficio contabilità, continuano a sprecare risorse per anni.

È possibile creare un business case per ciascuno di questi accordi? Sì. La domanda migliore è che un accordo più semplice e snello potrebbe ottenere lo stesso risultato aziendale? Spesso la risposta è un sonoro sì!

3. Utilizzare due o più sistemi contabili separati

La maggior parte dei programmi software di contabilità sono progettati pensando ai contabili, non ai responsabili delle operazioni. Anche i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) a tutti gli effetti a sei cifre tendono a essere orribili nella pianificazione dei lavori, nel monitoraggio del consumo di materiali o nel seguire gli ordini attraverso un impianto di produzione.

A causa di queste carenze, a volte vengono utilizzati programmi separati per colmare le lacune. Ad esempio, il responsabile delle operazioni può utilizzare Microsoft Project per la pianificazione. Il supervisore della produzione può disporre di un programma specifico del settore con bellissimi dashboard che monitorano l'avanzamento del lavoro, nonché le presenze e l'efficienza del lavoro.

Perchè questo è un problema? Tutta l'attività finanziaria “reale” si svolge nel software di contabilità. Le fatture e i pagamenti dei clienti, le fatture e i pagamenti dei fornitori, le buste paga, ecc. avvengono sul lato contabile. I rendiconti finanziari fluiscono dal software di contabilità.

Tuttavia, negli esempi precedenti, i principali conti patrimoniali come l'inventario e i lavori in corso si basano sui dati in questi sistemi separati. Senza un legame affidabile con il software di contabilità, gli elementi significativi possono cadere nelle crepe.

Ecco una piccola illustrazione di questo grande problema. Supponiamo che un ordine da $ 20.000 venga completato il 30 novembre e spedito il 1° dicembre. Sulla base dei ticket di consegna, il reparto contabilità fattura correttamente al cliente $ 20.000 il 1° dicembre.

Per completare i dati finanziari di novembre, il CFO chiede al supervisore di produzione un elenco di lavori nel negozio che sono stati completati ma non spediti al 30 novembre. Sfortunatamente, il supervisore di produzione ha accidentalmente contrassegnato il lavoro da $ 20.000 come "spedito" a novembre 30 nella banca dati separata. L'elenco fornito al CFO non include questo lavoro da $ 20.000. Il lavoro è caduto attraverso le crepe.

I risultati finanziari di novembre saranno scarsi perché la spesa per il lavoro è a novembre, ma le entrate sono a dicembre. Il rapporto del supervisore avrebbe corretto la situazione, ma il rapporto era impreciso. Anche i dati finanziari di dicembre saranno errati perché sono anticipati con $ 20.000 di puro profitto.

Questo esempio è la punta dell'iceberg. Database multipli creano la possibilità di errori e imprecisioni in qualsiasi cosa, dalle spese di manodopera all'inventario in corso di lavorazione, dalla contabilità clienti alla contabilità fornitori.

La soluzione ideale è un sistema ERP all'avanguardia che soddisfi le esigenze sia della contabilità che delle operazioni. Poiché ciò spesso non è possibile, il Piano B prevede un'ampia collaborazione tra contabilità, operazioni e IT. La missione di quel gruppo è sviluppare un modo affidabile per ottenere dati accurati dal software operativo al software di contabilità. La soluzione non è necessariamente un collegamento dati. Potrebbe essere un processo automatizzato che garantisce che nulla stia cadendo attraverso le crepe. Il processo non dovrebbe basarsi sulla competenza umana.

Di tutti i punti di questo articolo, questo potrebbe essere il più difficile. È una delle maggiori minacce all'accuratezza finanziaria e non esiste un "pulsante facile" per far sparire il problema.

4. Pagamento in eccesso per l'immissione di dati

Se devi inserire più di 5 numeri a mano, trova un modo migliore . Questo motto potrebbe non essere sempre realizzabile, ma è un buon obiettivo.

Il software di contabilità è come una macchina gigante che:

1. Prende i dati.
2. Lo scricchiola.
3. Sputa rapporti significativi.

Ogni fase di tale processo dovrebbe essere il più automatizzata possibile in modo che il dipartimento finanziario possa dedicare il proprio tempo ad analizzare i report significativi.

Con le soluzioni fintech oggi disponibili, l'inserimento dei dati può essere quasi completamente automatizzato (ad es. tramite feed bancari e carte di credito collegati a software di contabilità online). Anche i processi complessi come l'elaborazione delle buste paga e il reporting possono essere completamente automatizzati o esternalizzati (ad es. Gusto buste paga).

AVVERTENZA IMPORTANTE: L'AUTOMAZIONE NON DOVREBBE TRUSCERE I SEGNALAZIONI SIGNIFICATIVE.

Ecco un esempio di questo avvertimento. Diciamo che esiste un elegante software di contabilità online che può automatizzare completamente l'immissione dei dati ma non è in grado di produrre rapporti accurati sui costi del lavoro. Il passaggio a tale software non sarebbe consigliabile se sei un'azienda orientata al lavoro.

Anche così, ci sono spesso opportunità per semplificare senza cambiamenti drammatici. Molti contabili sono perfezionisti. Prediligono una routine confortevole rispetto alla sperimentazione. I processi contabili tendono a diventare inefficienti e manuali.

Come imprenditore, potrebbe essere utile sedersi con il personale contabile e chiedere se puoi guardare cosa fanno. Imparerai molto sulla contabilità e forse aiuterai davvero il processo. Immagina di essere all'asilo (forse non devi nemmeno fingere!) e aiutali allegramente a mettere in discussione ogni passaggio. Chiedi quali risorse sarebbero necessarie per semplificare passaggi particolarmente dispendiosi in termini di tempo.

Il denaro speso per l'analisi e la pianificazione finanziaria è generalmente denaro ben speso. Il denaro speso per l'immissione di dati inefficiente viene semplicemente sprecato.

5. Sottopagamento per i dettagli sui costi del progetto

Recentemente ho assistito a due esempi di questo punto importante. La prima è stata l'azienda a cui ho fatto riferimento all'inizio che è quasi fallita per la mancanza di un buon sistema di costo del lavoro.

L'altro esempio è stato una combinazione di successo tra azienda manifatturiera e vendita al dettaglio che ha iniziato ad affrontare venti contrari e perdere denaro. In passato, erano riusciti a cavarsela con profitto senza un buon sistema di costo del lavoro. Ma quando sono arrivati ​​i venti contrari, non avevano dati di produzione solidi e hanno finito per prendere una decisione soggettiva di chiudere la parte manifatturiera dell'azienda.

E se i loro sentimenti fossero sbagliati e il lato manifatturiero fosse il centro di profitto? In quel caso, la mancanza di una buona rendicontazione ha portato a una decisione sbagliata che ha fatto perdere anni di potenziali profitti. E se l'impianto stesse davvero perdendo soldi? In tal caso, una buona rendicontazione avrebbe probabilmente chiuso l'impianto prima e risparmiato perdite significative.

Il costo efficace del progetto richiede più del software. Buone procedure di determinazione dei costi rallentano invariabilmente la produzione, il che significa che il top management deve supportare l'iniziativa. Alcuni proprietari/gestori affermano di cercare un buon costo, ma quando vedono che diminuisce la produttività, perdono la determinazione.

La chiave è una buona gestione insieme a un buon software. La maggior parte dei sistemi ERP di livello 1 e 2 (soprattutto piattaforme specifiche del settore) gestiscono molto bene i costi dei progetti. Tuttavia, nei livelli software inferiori, la funzionalità di costo del progetto tende ad essere imprevedibile. Alcuni programmi ampiamente utilizzati come Wave e FreshBooks non offrono affatto il costo del progetto. Altri programmi affermano di offrirlo, ma la funzionalità è debole.

Se stai cercando funzionalità di costo del progetto nell'arena entry-level, considera questi programmi:

1. QuickBooks Online Plus o QuickBooks Premier (versione desktop di QuickBooks)
2. Xero (livello più alto)
3. Libri Zoho
4. FINSYNC
5. Sage Business Cloud Accounting o Sage 50cloud (versione desktop di Sage)

Correre alla cieca sul costo del progetto è un errore costoso. Un'azienda che non conosce il costo dei suoi progetti o delle sue unità prodotte è molto probabilmente un'impresa condannata. Ciò è particolarmente vero se l'azienda intende scalare.

6. Sottopagato per consulenza fiscale

Sono stupito dal numero di imprenditori che vedono il loro lavoro fiscale come una merce che deve essere negoziata al minor costo. Anche gli imprenditori che riconoscono il valore di un professionista fiscale superiore spesso dimenticano di chiedere consiglio prima di prendere decisioni grandi, anche enormi.

Non sono un preparatore fiscale, ma lo ero, quindi so qualcosa su questo punto. È vero che ci sono società fiscali costose che offrono poca giustificazione per i loro servizi. Ciò è particolarmente vero per le attività di tipo proprietario moderatamente redditizie, basate sulla liquidità. Eventuali opportunità di pianificazione esistenti in questi casi sarebbero probabilmente compensate dall'alto costo della pianificazione.

La maggior parte delle aziende, tuttavia, finisce per farsi del male non investendo in consulenti fiscali. Pagano per questa mentalità in uno dei due modi seguenti:

1. Le loro dichiarazioni dei redditi sono fatte in modo errato e le tasse sono sottopagate (e soggette a revisione e sanzioni) o pagate in eccesso.
2. Le loro dichiarazioni dei redditi sono fatte correttamente, ma le opportunità legali di pianificazione fiscale sono state ignorate.

Sii disposto a pagare un premio per un consulente fiscale che aggiunge valore attraverso la strategia. Alcuni imprenditori vogliono questo valore extra ma non sono disposti a pagarlo. Questo è un errore perché il costo aggiuntivo può essere un incredibile ritorno sull'investimento. Come minimo, l'azienda disporrà di dichiarazioni fiscali accurate su cui i banchieri, gli investitori o un futuro acquirente possono fare affidamento. Questo da solo vale molto.

7. Acquista software di contabilità senza pensieri e pianificazione seri

Questo punto è probabilmente il modo più semplice per sprecare direttamente più soldi in contabilità. L'ho imparato a mie spese in una delle mie prime migrazioni software. La migrazione alla fine non è riuscita e ha comportato una cancellazione del software di $ 20.000. Il costo totale era probabilmente il doppio di quello se si aggiungevano il costo delle risorse interne e delle opportunità perse.

Quell'esperienza è minore rispetto ad alcuni. Ci sono storie di milioni di dollari sprecati per implementazioni ERP fallite. Conosco almeno una società di consulenza che ha una divisione dedicata ad aiutare clienti e società di software con cause legali per l'implementazione di ERP fallite.

Cosa hanno in comune queste storie dell'orrore? Mancanza di pianificazione.

Una corretta pianificazione include assicurarsi:

1. Hai il miglior software per soddisfare le tue esigenze.
2. Hai il personale giusto a bordo per implementarlo.
3. Tutti, in particolare i dirigenti di livello superiore, comprendono appieno e supportano con tutto il cuore l'impresa ed sono pronti a sacrificarsi per essa.
4. Tutti, in particolare i dirigenti di livello superiore, comprendono appieno e supportano con tutto il cuore l'impresa ed sono pronti a sacrificarsi per essa. (Questa ripetizione non è un errore di battitura)
5. Ci sono stati mesi, addirittura anni, di incontri e di pianificazione.

Questi punti sono destinati alle aziende che implementano un sistema ERP di livello 1 o 2 ma possono essere applicati su scala minore anche ai pacchetti entry-level come QuickBooks, Xero e Sage.

Mai, mai prendere una decisione importante sul software per capriccio. L'implementazione di maggior successo di cui ho fatto parte ha coinvolto un consulente per la selezione del software che è stato pagato $ 25.000 semplicemente per aiutare a selezionare il software e preparare l'organizzazione per un sistema ERP. Questo è più dell'intero costo del software nel mio esempio di fallimento. Tuttavia, alla fine, avevamo un software funzionante che ha raggiunto i nostri obiettivi forse meglio di qualsiasi implementazione che abbia mai visto.

I passaggi "come fare" che circondano questo punto esulano dallo scopo di questo articolo. Ma vorrei essere chiaro: uno dei modi migliori per sprecare un'incredibile quantità di denaro è prendere decisioni rapide sul software e risparmiare sulle indagini e sulla pianificazione anticipate.

8. Assumi un aiuto incompetente

Questo punto potrebbe sembrare giovanile, ma ecco perché non lo è. La maggior parte degli imprenditori comprende molto bene il lato operativo della propria attività. Possono dire rapidamente quando un addetto alle operazioni non sta andando bene.

Dal punto di vista contabile, non è così facile. Se non capisci la contabilità, come puoi sapere se il tuo controllore o contabile non è competente?

Inoltre, ci sono spesso diversi modi legittimi per affrontare qualsiasi situazione contabile. Trovo comune che un professionista della finanza sia critico nei confronti del modo di fare le cose di un altro professionista. Spesso quel “modo di fare le cose” è del tutto accettabile, ma il primo professionista non è abbastanza aperto per apprezzarlo.

Come può allora un imprenditore dire se un commercialista è competente?

1. Massimizzare le referenze prima dell'assunzione . I precedenti datori di lavoro e i precedenti colleghi avranno un senso di competenza. Anche i banchieri e i commercialisti che hanno ricevuto rapporti dal tuo candidato possono fungere da preziosi riferimenti imparziali.
2. Utilizza un CFO a contratto umile e altamente qualificato per rivedere la tua operazione come un concerto una tantum o per alcune ore al mese. I CFO a contratto sono esposti a più aziende e hanno un buon senso di ciò che è accettabile.

Sottolineo la parola umile . Può essere molto delicato ricevere una critica professionale esterna del proprio personale. Il CFO in outsourcing non deve essere qualcuno che sente il bisogno di dimostrare il proprio valore trovando un difetto. Inoltre, il CFO deve essere chiaramente più esperto del tuo personale di livello più alto. Semplicemente non funzionerà per ottenere un pari.

Il CFO revisore deve essere disposto a comprendere appieno l'operazione prima di criticarla. Ho vissuto situazioni in cui la mia reazione iniziale è stata incredulità per le inefficienze e l'inefficacia del team contabile, solo per rendermi conto, dopo ulteriori indagini, che non erano così lontane come pensavo.

Mi sono consultato brevemente per una piccola società di costruzioni i cui libri sono stati un completo disastro. Avevano assunto una società di contabilità per fare il lavoro e apparentemente avevano ricevuto un membro molto povero della squadra. È stato così brutto che ho suggerito che forse l'opzione migliore fosse semplicemente ricominciare da capo.

Lo sfortunato proprietario aveva le spese dell'aiuto incompetente, le spese per sistemare il pasticcio e il costo opportunità di informazioni imprecise. Sfortunatamente, non sono sicuro che il proprietario si sia davvero reso conto di avere un problema significativo.

9. Trattare l'Ufficio Contabilità come un centro di contabilità invece di un centro di profitto

Sprecherai soldi in due modi con questo approccio:

1. Un buon aiuto se ne andrà costantemente e un significativo salario di imbarco andrà sprecato ogni volta che viene introdotto qualcuno di nuovo.
2. Le persone che rimarranno si sentiranno schiacciate e alla fine smetteranno di cercare di migliorare le cose.

Questo punto è complementare al punto 8. Parte dell'assunzione di un aiuto competente consiste nel trattare la funzione contabile con rispetto. Quando tu e il tuo team di contabilità siete entusiasti di ridurre al minimo l'immissione di dati (vedere il punto 4) e di massimizzare la pianificazione finanziaria e l'analisi dei dati, il concetto di centro di profitto prende vita e il personale si sente autorizzato.

10. Procrastinare.

Ci sono almeno tre modi in cui la procrastinazione spreca denaro:

1. Occasione persa . In finanza, quasi tutto ciò che è in ritardo si traduce in opportunità perse. Ad esempio, supponiamo che i dati finanziari di marzo siano completati a giugno. I dati finanziari di marzo indicano la necessità di adeguare i prezzi. Sono già passati tre mesi di vendite (e perdite inutili).
2. Sanzioni e rielaborazioni . Le tasse e le sanzioni per la presentazione tardiva ne sono un esempio diretto. Ma c'è anche una "pena temporale" pagata quando finalizzi le cose mesi dopo che sono accadute. Man mano che la memoria svanisce, ricostruire situazioni del lontano passato diventa dispendioso in termini di tempo.
3. Perso l'incentivo a trovare soluzioni . Il lavoro in ritardo di solito diventa una crisi che deve essere portata a termine in fretta. In una situazione di fretta, nessuno trova soluzioni ai problemi. Invece, l'obiettivo è quello di fare il più velocemente possibile. Le inefficienze continuano, il che fa sì che il prossimo giro di lavoro venga ritardato e affrettato di nuovo, creando un circolo vizioso.

Nessuno è perfetto, ma le operazioni ben gestite allocano le risorse per fare le cose nel modo giusto in tempo. I procrastinatori, d'altra parte, pagano soldi veri per alimentare la loro abitudine di procrastinare.

Ciò che è buono per te non deve essere sgradevole

Questo articolo è iniziato confrontando la contabilità con i broccoli: un bene per te, ma terribilmente spiacevole.

Non deve essere così. Un'azienda che adotta l'approccio corretto alla contabilità scoprirà che può essere un entusiasmante centro di profitto. Quando ciò diventa realtà, la parte "buona per te" della contabilità migliora e la parte spiacevole scompare.

Se qualcuno può fare lo stesso per i broccoli, per favore fatemelo sapere!