Pandemi İş Sürekliliği Planında Nelere Dikkat Edilmelidir?

Yayınlanan: 2022-03-11

Günlük yaşamda ve iş hayatında eşi benzeri görülmemiş bir bozulma dönemiyle karşı karşıyayız. Mevcut pandemide, birçok ülke halk sağlığının korunması için insanların hareketine ciddi kısıtlamalar getirdi. İşletmeler ve hissedarlar, sürekli artan ve uzun bir süre uzayabilecek bir durumda hayatta kalmalarını sağlamayı nasıl düşünebilirler?

Tanım olarak, risk yönetiminde henüz gerçekleşmemiş bir şeyi tahmin etmek zordur. Mevcut İş Sürekliliği Planları (BCP'ler) çoğunlukla fiziksel afetlere, siber saldırılara ve tedarik zinciri kesintilerine odaklanma eğilimindedir. Şirketlerin mevcut BCP'lerinin şu anda su tutması pek olası değildir.

Peki, sağlam bir BCP'ye ne girer ve onu uygulamaktan kim sorumludur? Pandemiler için İş Sürekliliği planlaması için pratik bir rehber oluşturduk.

Öncelikle, iş operasyonlarının normal şekilde devam edemedikleri durumlarda başarılı bir şekilde devam etmesi için gerekli prosedür ve düzenlemeleri kapsayan İş Sürekliliği planlamasına odaklanıyoruz. Felaket Kurtarma (DR) planları ise, deprem veya terör saldırısı gibi doğal veya insani, tek seferlik yıkıcı bir olayın ardından odaklanır.

Mevcut Planlar Pencereden Çıktığında Ne Olur?

Bir pandemiden hangi dersler alınabilir? Mevcut plan gerçeğe uymadığında ne olur? BCP'ler statik bir kurallar dizisi değil, bir organizasyon içinde yaşayan belgelerdir. Dünyanın durumu hakkında yeni bilgileri yansıtmak için sürekli olarak uyarlanmalıdırlar. Bu şekilde görüldüğünde en etkilidirler ve sürekli, veriye dayalı, açık bir bilgi akışının ürünüdürler.

Artık çoğu şirket için COVID-19 öncesi planların yetersiz olduğu aşikar. İş Sürekliliği, bir acil durum planı olmaktan çıkıp ana eylem sırası, gerçekten bir şirketin ana işinin bir parçası haline geldi. Ancak bu, daha önce yapılan tüm çalışmaların değersiz olduğu anlamına gelmez - sürecin ve öneminin iyi anlaşılması, bir işletmenin uzun bir sıkıntı döneminden sağ çıkıp çıkamayacağı konusunda fark yaratabilir. Temel öncelik, iş etkisinin yeniden değerlendirilmesi ve olası senaryoların yeniden çizilmesi olacaktır. Bu, en iyi uygulamalara, entegre risk yönetimine ve yönetim ve personelden başlayarak yönetim kurulu üyeleri, hissedarlar ve alacaklılar dahil olmak üzere her düzeyde verimli iletişime güvenerek yapılır.

Bu keşfedilmemiş bölgede, atılması gereken sonraki adımlar nelerdir?

İlk öncelik sırası, doğal olarak iş varsayımlarını yeniden incelemek ve mevcut pandemide hala geçerli olup olmadıklarını görmek için bunları alan liderleriyle derinlemesine tartışmak olmalıdır. Çıktı, pandemi risklerini ve potansiyel ekonomik maliyetleri içeren bir dizi yeni senaryo olacaktır. İkincisi, azaltıcı etkenler ve acil durum planlarının günlük iş planlaması ve yönetim (ve yönetim kurulu) raporlamasının bir parçası olması gerekir.

Bir Pandeminin İş Üzerindeki Etkisini Anlamak

Sürdürülebilir bir stratejinin başlangıç noktası, iş risklerini anlamak, kilit süreçleri planlamak ve tüm kilit dahili paydaşları, tanımlanmış herhangi bir riskin etkisinin mümkün olan en doğru resmini oluşturmaya dahil etmek ve ayrıca risklerin sonuçlarını keşfetmektir. planlama aşamasında tamamen dikkate alınmış ve ardından mevcut iş planıyla karşılaştırılmıştır.

Bu süreç yinelemeli ve işbirlikçidir ve büyük ölçüde açık ve net iletişime dayanır.

İş Etki Analizi Şablonu

İş etki analizinin nihai hedefi üç yönlüdür:

Riskleri anlamak ve böylece riskleri önceliklendirmek
Çalışanlar üzerindeki etkinin ve çalışma yeteneklerini ve üretkenliklerini nelerin bozabileceğini analiz etmek
Olası mali zararın tahmin edilmesi

Bu çıktı daha sonra bu risklerin azaltılmasına yönelik planlamada kritik girdidir:

Atılması gereken temel adımlar nelerdir?
Uygulamadan kim sorumludur?
Çalışanlarımızın kendilerini güvende, yararlı hissetmelerini ve kendi kişisel durumlarında üretken kalmalarını nasıl sağlarız?
bu ne kadar tutacak?
Hangi kaynaklara ihtiyaç var?

Bir Pandeminin İşim Üzerindeki Etkisi Nasıl Azaltılabilir?

Bu bölümde, sorular (maalesef tanım gereği eksik) önererek yeni bir stratejinin pratikte nasıl uygulanacağı konusunda bazı pratik rehberlik ve her bir azaltma adımı için pandemi risklerini tanımlarken alakalı olabilecek bir iş sürekliliği çerçevesi sunuyoruz.

1. Pandemi Hazırlığı İçin Atılması Gereken Temel Adımlar Nelerdir?

Buradaki anahtar soru, tüm (öngörülebilir) sonuçları düşünmek ve onları denemek ve tahmin etmektir:

Minimum düzeyde uygulanabilir bir iş ve destek düzeyini sürdürmek için şirket çalışanlarının kaç tanesi evden çalışmalıdır? Şu anda yürürlükte olan kısıtlamalar nelerdir?
Bu, tedarik zincirimizi nasıl etkiler ve bundan etkilenebilir mi ve neden?
Mevcut sınırlamalar müşteri memnuniyetini etkiliyor mu? Bu etki azaltılabilir mi?
Yönetim, çalışanların görevlerini yerine getirebilmelerini nasıl sağlayabilir?
Şirket, çoğu çalışan ofis dışında çalışırken bile BT ve fikri varlıklarının ve siber dayanıklılığın korunmasını nasıl sağlıyor?
Şirket dışında kimlerin uyarılması gerekiyor?
Borçları yeniden müzakere edebilir miyiz?
Hissedarları dahil edebilir miyiz?
Dahili ve harici olarak hangi iletişim stratejisi uygulanmaktadır? Etkili mi?

2. Uygulamadan Kim Sorumludur?

Önemli olan, iç sorumlulukların dağıtılması ve anlaşılmasıdır:

Kim hangi yönden sorumlu?
Hükümet rehberliğinde değişiklik olması durumunda nasıl güncel ve esnek kalırız?
Bu doğru kişi mi ve bu kişi hem iletişim kurabilecek hem de uygulayabilecek mi?
Çalışanlar kritik görevlerinin ne olduğunu ve onlardan hangi uygulamaların gerekli olduğunu anlıyor mu?
Personel yeterince yetkilendirilmiş mi?
Sorumlulukları konusunda netler mi?
Önerilen sistem başarısız olursa sorumlu kim?
Önemli iletişimler herkese ulaşıyor ve yönetime geri dönüyor mu?
Yönetimin net bir öncelikler listesi var mı?
Açıkça iletilmiş bir öncelikler listesi var mı?

3. Bir Pandemi Sırasında Personelin Kendini Güvende, Faydalı Hissetmesini ve Üretken Kalmasını Nasıl Sağlarız?

Çalışanlar insan sermayesidir. İnsan sermayesi olmayan bir iş, yapay zeka veya robotikte bile geçerli değildir. Nasıl korunabilirler?

Çalışanlarımın temel soruları ve endişeleri nelerdir?
Bu endişeleri giderebilir miyim?
Beklentiler onlara açıkça iletiliyor mu?
Günlük görevlerine devam etmeleri için kaynaklar verildi mi?
Yönetim, günlük görevlerinin önündeki engellerin farkında mı?
Görevleriyle mücadele eden çalışanlara yardım sunuluyor mu?
Çalışanlar iç politikalar konusunda güncel mi?
Yönetim iletişimi çalışanlara ulaşıyor ve onlara yardımcı oluyor mu?
İletişim kanalları her yöne akıyor mu?
Çalışanlara değer veriliyor mu, destekleniyor mu ve gerekli tüm bilgiler veriliyor mu?

4. Bu Maliyet Ne Kadar Olacak?

Buradaki anahtar, birkaç senaryo planlamak ve her birini tahmin ederken ihtiyatlı ve doğru olmaktır:

Bu dönemde hayatta kalmak için ne kadar nakit paraya ihtiyacım var?
Kısa vadeli likiditede ne kadar var?
Acil durumda ne kadar kullanılabilir?
Maliyet yapım nasıl değişecek?
Gelirlerim nasıl değişecek?
Olası senaryolar nelerdir?
Tedarik sorunları?
Talep sorunları?
Verimlilik sorunları?
Nakit akışı sorunları?
Tüm riskler hesaplandı mı ve doğru bir şekilde modellendi mi?

5. Hangi Kaynaklara İhtiyaç Var?

Şirket için hangi kaynaklar mevcut, bunlar tükendi mi? Onları çağırırken yeterince hazırlandık mı?

Nakit gereksinimlerinin net bir görünümü var mı?
Bunlar, alınan operasyonel önlemlerden etkileniyor mu?
Çağrılabilecek ek nakit kaynakları var mı?
Öngörülen nakit harcamaları nelerdir?
Borçlar yeniden müzakere edilebilir mi?
Tüm alacaklılarla temasa geçildi mi?
Pay sahipleri ile iletişime geçildi mi?
Devlet kuruluşlarından gelen acil yardımlara nasıl erişilebilir?
Herhangi bir devlet yardımına erişmek için hangi belgeler gereklidir?
Tüm bunlar nakit akışı tahminlerini nasıl değiştiriyor?

İş Sürekliliği Kimin Sorumluluğu?

Açıkça söylemek gerekirse, İş Sürekliliği planlaması, bir şirket içindeki risk yönetimi fonksiyonunun görev alanına girer. Ancak bu, BC'nin bir işletmenin her yönünü içerdiği için statik ve kısmen eksik bir görünümdür, bu nedenle:

Tüm karar vericilerin, özellikle İş Etki Analizi (BIA) söz konusu olduğunda, planlama sürecinin bir parçası olması gerekir.
Tüm çalışanların plandaki rollerinin farkında olmaları ve planın uygulanması için hazırlanmaları gerekir.
Şirketin kilit paydaşları ile uyum ve iletişim sağlayın.

Kurumsal Yönetim Çerçevesinde İş Sürekliliği Yönetimi

Güçlü bir İş Sürekliliği planının varlığı ve doğru iletişim ve uygulama, şirketin hayatta kalması için anahtardır ve dolayısıyla hissedarların çıkarınadır. Yeterli İş Sürekliliği planlaması ve yönetimi de yönetim kurulunun sorumluluğundadır. Bu onların görev alanına girer ve hissedarlara karşı üstlendikleri mütevelli görevlerinin bir parçası olarak görülmelidir. Ne de olsa, sıkıntılı bir zamanda bir işletmenin geleceği için uygun planlama, çalışanlara ve hissedarlara karşı görevi olanların sorumluluğundadır. Herkesin rol ve sorumluluklarının farkında olmasını sağlamak için, özellikle bu planlara göre hareket edilmesi gerektiğinde sürekli iletişim çok önemlidir.

Özel sermaye ve risk sermayesi fonları gibi yatırımcılar, hissedarlık haklarını korumada kazanılmış bir çıkara sahiptir. Bu nedenle, portföy şirketlerinin iş sürekliliğini sağlama, tavsiye verme ve atanan yönetim kurulu üyeleri aracılığıyla yönetim kurulunu etkileme konusunda desteklenmesinde aktif rol alabilirler ve alırlar. Sağlam DR/BC planlamasının böyle bir olayın şirket ve toplumsal maliyetlerini azalttığına dair hem ampirik hem de akademik kanıtlar vardır. Son olarak, alacaklılar, özellikle kısa vadeli yükümlülüklere sahip olanlar, ticari faaliyetleri sürdürmek için yapılan tartışmaların bir parçası olabilir ve olmalıdır. Daha fazla korumaya sahip olsalar da, ticari operasyonlar devam ederse daha iyi durumdalar. Onlarla güçlü iletişim hatlarına sahip olmak, yaşam ve ölüm arasındaki farkı yaratabilir.

Anglo-Amerikan Kurumsal Yönetim Modeli

Şimdi ne var? Nasıl Dönerim?

Anekdot olarak, çoğu alacaklı ve (aktif) yatırımcı, yönetimin şu anda pandemi nedeniyle yaşadığı acının farkındadır ve çözüm bulmak için birlikte çalışmaya istekli olacaktır. Özel sermaye için bu, portföy şirketlerine yeni İş Sürekliliği planlarını uygulama ve tasarlama konusunda yardımcı olmak anlamına gelir. Risk sermayesi için, yakma oranlarını optimize etmek ve alternatif finansman kaynakları belirlemek için zaman harcanabilir. İş operasyonları uzmanları, bu tür yatırımcıları olmayan işletmelere yardımcı olabilir.

Sonuç olarak, pandemik bir İş Sürekliliği planının başarısının anahtarı - her şey öngörülemezken mümkün olduğunca - işte pay sahibi olan herkesle açık iletişim ve paylaşılan beklentiler olacaktır: hissedarlar, yönetim, alacaklılar ve çalışanlar .