Qué Considerar en un Plan de Continuidad de Negocios en Pandemia

Nos enfrentamos a una época de perturbaciones sin precedentes en la vida cotidiana y los negocios. En la pandemia actual, muchos países han introducido severas restricciones al movimiento de personas para la protección de la salud pública. ¿Cómo pueden pensar las empresas y los accionistas en asegurar su supervivencia en una situación que está en constante escalada y podría prolongarse por un largo período de tiempo?

Por definición, en la gestión de riesgos es difícil anticipar algo que aún no ha sucedido. Los planes de continuidad comercial (BCP) actuales tienden a centrarse principalmente en desastres físicos, ataques cibernéticos e interrupciones en la cadena de suministro. Es poco probable que los BCP actuales de las empresas se mantengan firmes en la actualidad.

Entonces, ¿qué incluye un BCP sólido y quién está a cargo de implementarlo? Creamos una guía práctica para la planificación de la Continuidad del Negocio ante pandemias.

Nos enfocamos principalmente en la planificación de la continuidad comercial que cubre los procedimientos y arreglos necesarios para la continuación exitosa de las operaciones comerciales cuando no pueden continuar con normalidad. Los planes de recuperación ante desastres (DR), por otro lado, se enfocan en las secuelas de un evento destructivo único, ya sea natural o humano, como un terremoto o un ataque terrorista.

¿Qué sucede cuando los planes actuales se han ido por la ventana?

¿Qué lecciones se pueden aprender en una pandemia? ¿Qué sucede cuando el plan actual no se corresponde con la realidad? Los BCP no son un conjunto estático de reglas, sino documentos vivos dentro de una organización. Deben adaptarse continuamente para reflejar nueva información sobre el estado del mundo. Son más efectivos cuando se ven como tales y son el producto de un flujo de información abierto, continuo y basado en datos.

Es obvio que ahora, para la mayoría de las empresas, los planes previos al COVID-19 son insuficientes. La Continuidad de Negocio ha pasado de ser un plan de contingencia a ser la principal orden de actuación, verdaderamente parte del core business de una empresa. Sin embargo, esto no significa que todo el trabajo que se ha hecho antes sea inútil: una buena comprensión del proceso y su importancia pueden marcar la diferencia en si una empresa puede sobrevivir a un período prolongado de dificultades. La prioridad clave será una reevaluación del impacto comercial y el rediseño de los posibles escenarios. Esto se logra mejor a través de la confianza en las mejores prácticas, la gestión integrada de riesgos y la comunicación eficiente en todos los niveles, desde la gerencia y el personal hasta los miembros de la junta, los accionistas y los acreedores.

En este territorio desconocido, ¿cuáles son los próximos pasos a seguir?

El primer orden de prioridad debería ser, naturalmente, reexaminar los supuestos comerciales y discutirlos en profundidad con los líderes del área para ver si aún son válidos en la pandemia actual. El resultado será un conjunto de nuevos escenarios que incluyen los riesgos de pandemia y los posibles costos económicos. En segundo lugar, los mitigantes y los planes de contingencia deben convertirse en parte de la planificación comercial diaria y de los informes de gestión (y de la junta).

Comprender el impacto empresarial de una pandemia

El punto de partida para una estrategia sustentable es comprender los riesgos comerciales, mapear los procesos clave e involucrar a todas las partes interesadas internas clave para formar la imagen más precisa posible del impacto de cualquier riesgo identificado, así como descubrir las ramificaciones de los riesgos que pueden no haber sido identificados. considerados completamente en la etapa de planificación y luego comparándolos con el plan de negocios existente.

Este proceso es iterativo y colaborativo y depende en gran medida de una comunicación abierta y clara.

Plantilla de análisis de impacto comercial

El objetivo final del análisis de impacto empresarial es triple:

1. Comprender y, por lo tanto, priorizar los riesgos
2. Analizar el impacto en los empleados y lo que podría afectar su capacidad para trabajar y su productividad
3. Estimación del daño financiero potencial

Este producto es entonces el insumo crítico en la planificación para la mitigación de estos riesgos:

1. ¿Cuáles son los pasos clave a seguir?
2. ¿Quién es el responsable de la implementación?
3. ¿Cómo nos aseguramos de que nuestro personal se sienta seguro, útil y pueda mantenerse productivo dentro de sus circunstancias personales?
4. ¿Cuánto costará esto?
5. ¿Qué recursos se necesitan?

¿Cómo se puede mitigar el impacto de una pandemia en mi negocio?

En esta sección, brindamos una guía práctica sobre cómo implementar prácticamente una nueva estrategia al sugerir preguntas (lamentablemente incompletas por definición) y un marco de pensamiento de continuidad comercial que puede ser relevante al identificar los riesgos de pandemia para cada uno de los pasos de mitigación.

1. ¿Cuáles son los pasos clave a seguir para la preparación ante una pandemia?

La pregunta clave aquí es pensar en todas las implicaciones (previsibles) e intentar anticiparlas:

• ¿Cuántos de los empleados de la empresa deberían trabajar desde casa para mantener un nivel mínimo viable de negocios y apoyo? ¿Cuáles son las restricciones que están actualmente en vigor?
• ¿Cómo afecta esto a nuestra cadena de suministro y puede verse influenciada y por qué?
• ¿Las limitaciones actuales afectan la satisfacción del cliente? ¿Se puede mitigar este efecto?
• ¿Cómo puede la gerencia asegurarse de que los empleados sean capaces de llevar a cabo sus funciones?
• ¿Cómo garantiza la empresa la protección de sus activos intelectuales y de TI y la resiliencia cibernética incluso cuando la mayoría de los empleados trabajan fuera de la oficina?
• ¿Quién necesita ser alertado fuera de la empresa?
• ¿Podemos renegociar pasivos?
• ¿Podemos involucrar a los accionistas?
• ¿Qué estrategia de comunicación está implementada interna y externamente? ¿Es efectivo?

2. ¿Quién es responsable de la implementación?

Lo que es crucial es que las responsabilidades internas estén distribuidas y entendidas:

• ¿Quién está a cargo de qué aspecto?
• ¿Cómo nos mantenemos actualizados y flexibles en caso de cambios en la orientación del gobierno?
• ¿Es esta la persona adecuada y podrá comunicar y hacer cumplir?
• ¿Los empleados entienden cuáles son sus tareas críticas y qué implementación se requiere de ellos?
• ¿Está el personal suficientemente capacitado?
• ¿Tienen claras sus responsabilidades?
• ¿Quién está a cargo si el sistema sugerido falla?
• ¿Las comunicaciones importantes llegan a todos y regresan a la gerencia?
• ¿Tiene la dirección una lista clara de prioridades?
• ¿Existe una lista de prioridades claramente comunicada?

3. ¿Cómo nos aseguramos de que el personal se sienta seguro, útil y pueda mantenerse productivo durante una pandemia?

Los empleados son capital humano. Un negocio sin capital humano no es viable, ni siquiera en IA o robótica. ¿Cómo se pueden proteger?

• ¿Cuáles son las principales preguntas e inquietudes de mis empleados?
• ¿Puedo abordar estas preocupaciones?
• ¿Se les comunican claramente las expectativas?
• ¿Se les han dado los recursos para continuar con sus tareas diarias?
• ¿Está la gerencia al tanto de algún impedimento para sus tareas diarias?
• ¿Se ofrece asistencia a los empleados que pueden tener dificultades con sus tareas?
• ¿Los empleados están al día con las políticas internas?
• ¿La comunicación de la gerencia está llegando a los empleados y ayudándolos?
• ¿Los canales de comunicación fluyen en todas las direcciones?
• ¿Los empleados son valorados, apoyados y reciben toda la información necesaria?

4. ¿Cuánto costará esto?

La clave aquí es planificar varios escenarios y ser prudente y preciso al estimar cada uno:

• ¿Cuánto efectivo necesito para sobrevivir en este período?
• ¿Cuánto hay disponible en liquidez a corto plazo?
• ¿Cuánto hay disponible en contingencia?
• ¿Cómo cambiará mi estructura de costos?
• ¿Cómo cambiarán mis ingresos?
• ¿Cuáles son los escenarios posibles?
• ¿Problemas de suministro?
• ¿Problemas de demanda?
• ¿Problemas de productividad?
• ¿Problemas de flujo de efectivo?
• ¿Se han tenido en cuenta todos los riesgos y se han modelado con precisión?

5. ¿Qué recursos se necesitan?

¿De qué recursos dispone la empresa, se han agotado? ¿Nos hemos preparado lo suficiente para llamarlos?

• ¿Existe una visión clara de las necesidades de efectivo?
• ¿Se ven afectados por las medidas operativas adoptadas?
• ¿Existen fuentes adicionales de efectivo a las que se pueda recurrir?
• ¿Cuáles son los desembolsos de efectivo proyectados?
• ¿Se pueden renegociar los pasivos?
• ¿Se han contactado todos los acreedores?
• ¿Se ha contactado a los accionistas?
• ¿Cómo se puede acceder a la ayuda de emergencia de las organizaciones gubernamentales?
• ¿Qué documentación es necesaria para acceder a cualquier ayuda del gobierno?
• ¿Cómo cambia todo esto las previsiones de flujo de efectivo?

¿De quién es la responsabilidad de la continuidad del negocio?

Estrictamente hablando, la planificación de la Continuidad del Negocio cae dentro del ámbito de la función de gestión de riesgos dentro de una empresa. Sin embargo, esta es una visión estática y parcialmente incompleta, ya que BC involucra todos los aspectos de un negocio, por lo tanto:

1. Todos los responsables de la toma de decisiones deben formar parte del proceso de planificación, especialmente cuando se trata del Análisis de impacto empresarial (BIA).
2. Todos los empleados deben ser conscientes de su papel dentro del plan y estar preparados para su implementación.
3. Asegurar el alineamiento y la comunicación con los stakeholders clave de la empresa.

Gestión de la Continuidad del Negocio en el Marco de Gobierno Corporativo

La presencia de un sólido plan de Continuidad del Negocio y su correcta comunicación e implementación es clave para la supervivencia de la empresa y, por lo tanto, es de interés para los accionistas. La adecuada planificación y gestión de la Continuidad del Negocio también es responsabilidad del directorio. Cae dentro de su competencia y debe verse como parte de los deberes fiduciarios que tienen para con los accionistas. Después de todo, la planificación adecuada para el futuro de una empresa en un momento de angustia es responsabilidad de quienes tienen un deber hacia los empleados y accionistas. Para asegurarse de que todos sean conscientes de su función y responsabilidades, la comunicación constante es fundamental, especialmente cuando es necesario poner en práctica esos planes.

Los inversores, como los fondos de capital privado y de capital de riesgo, tienen un interés personal en proteger sus derechos como accionistas. Como tales, pueden, y lo hacen, desempeñar un papel activo en el apoyo a las empresas de su cartera para garantizar la continuidad del negocio, brindar asesoramiento e influir en la junta a través de los miembros de la junta designados. Existe evidencia tanto empírica como académica de que una planificación sólida de DR/BC reduce los costos empresariales y sociales de tal evento. Finalmente, los acreedores, particularmente aquellos que tienen pasivos a corto plazo, pueden y deben ser parte de las discusiones para mantener las operaciones comerciales. Si bien disfrutan de más protección, también están mejor si las operaciones comerciales continúan. Tener fuertes líneas de comunicación con ellos puede marcar la diferencia entre la vida y la muerte.

Modelo Angloamericano de Gobierno Corporativo

¿Ahora que? ¿Cómo giro?

Como anécdota, la mayoría de los acreedores e inversores (activos) son muy conscientes del dolor que la administración está soportando actualmente debido a la pandemia y estarían dispuestos a trabajar juntos para encontrar soluciones. Para el capital privado, esto significa ayudar a las empresas de cartera a implementar y diseñar nuevos planes de continuidad comercial. Para el capital de riesgo, se puede dedicar tiempo a optimizar las tasas de consumo y determinar fuentes de financiación alternativas. Los expertos en operaciones comerciales pueden ayudar a aquellas empresas que no cuentan con dichos inversores.

En última instancia, la clave para el éxito de un plan de Continuidad del Negocio durante una pandemia, en la medida de lo posible cuando todo lo demás es impredecible, será tener una comunicación clara y expectativas compartidas con todos los que tienen interés en el negocio: accionistas, gerentes, acreedores y empleados. .