Apa yang Harus Dipertimbangkan dalam Rencana Kesinambungan Bisnis Pandemi

Kita sedang menghadapi masa gangguan yang belum pernah terjadi sebelumnya terhadap kehidupan sehari-hari dan bisnis. Dalam pandemi saat ini, banyak negara telah memberlakukan pembatasan ketat terhadap pergerakan orang untuk perlindungan kesehatan masyarakat. Bagaimana bisnis dan pemegang saham dapat berpikir untuk memastikan kelangsungan hidup mereka dalam situasi yang terus meningkat dan dapat berlangsung lama untuk jangka waktu yang lama?

Secara definisi, dalam manajemen risiko, sulit untuk mengantisipasi sesuatu yang belum terjadi. Business Continuity Plans (BCP) saat ini cenderung berfokus pada bencana fisik, serangan siber, dan gangguan rantai pasokan. BCP perusahaan saat ini tidak mungkin menahan air pada saat ini.

Jadi apa yang masuk ke BCP yang solid dan siapa yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikannya? Kami membuat panduan praktis untuk perencanaan Keberlanjutan Bisnis untuk pandemi.

Kami berfokus terutama pada perencanaan Keberlanjutan Bisnis yang mencakup prosedur dan pengaturan yang diperlukan untuk kelanjutan yang sukses dari operasi bisnis ketika mereka tidak dapat melanjutkan seperti biasa. Rencana Pemulihan Bencana (DR), di sisi lain, fokus pada akibat dari peristiwa satu kali yang merusak, baik alam atau manusia, seperti gempa bumi atau serangan teroris.

Apa Yang Terjadi Ketika Rencana Saat Ini Telah Keluar dari Jendela?

Pelajaran apa yang bisa dipetik di tengah pandemi? Apa yang terjadi ketika rencana saat ini tidak sesuai dengan kenyataan? BCP bukanlah seperangkat aturan statis, melainkan dokumen hidup dalam suatu organisasi. Mereka harus terus disesuaikan untuk mencerminkan informasi baru tentang keadaan dunia. Mereka paling efektif ketika dilihat seperti itu dan merupakan produk dari arus informasi yang terbuka, didorong oleh data, dan berkelanjutan.

Jelas bahwa sekarang, bagi sebagian besar perusahaan, rencana pra-COVID-19 tidak cukup. Kesinambungan Bisnis telah berubah dari rencana darurat menjadi urutan tindakan utama, benar-benar bagian dari bisnis inti perusahaan. Namun, ini tidak berarti bahwa semua pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya tidak ada artinya—pemahaman yang baik tentang proses dan pentingnya proses tersebut dapat membuat perbedaan apakah suatu bisnis dapat bertahan dalam periode kesulitan yang berkepanjangan. Prioritas utama adalah penilaian kembali dampak bisnis dan menggambar ulang skenario yang mungkin. Hal ini paling baik dilakukan melalui ketergantungan pada praktik terbaik, manajemen risiko terintegrasi, dan komunikasi yang efisien di setiap tingkatan, mulai dari manajemen dan staf dan termasuk anggota dewan, pemegang saham, dan kreditur.

Di wilayah yang belum dipetakan ini, apa langkah selanjutnya yang harus diambil?

Urutan prioritas pertama secara alami harus memeriksa kembali asumsi bisnis dan mendiskusikannya secara mendalam dengan para pemimpin area untuk melihat apakah asumsi tersebut masih berlaku dalam pandemi saat ini. Outputnya adalah serangkaian skenario baru yang mencakup risiko pandemi dan potensi biaya ekonomi. Kedua, rencana mitigasi dan kontinjensi perlu menjadi bagian dari perencanaan bisnis harian dan pelaporan manajemen (dan dewan).

Memahami Dampak Bisnis dari Pandemi

Titik awal untuk strategi berkelanjutan adalah memahami risiko bisnis, memetakan proses utama, dan melibatkan semua pemangku kepentingan internal utama dalam membentuk gambaran yang paling akurat tentang dampak dari setiap risiko yang teridentifikasi, serta menemukan konsekuensi dari risiko yang mungkin belum sepenuhnya dipertimbangkan dalam tahap perencanaan dan kemudian membandingkannya dengan rencana bisnis yang ada.

Proses ini berulang dan kolaboratif dan sangat bergantung pada komunikasi yang terbuka dan jelas.

Template Analisis Dampak Bisnis

Tujuan akhir dari analisis dampak bisnis ada tiga:

1. Memahami, dan dengan demikian memprioritaskan risiko
2. Menganalisis dampaknya terhadap karyawan dan apa yang dapat mengganggu kemampuan mereka untuk bekerja dan produktivitas mereka
3. Memperkirakan potensi kerusakan finansial

Keluaran ini kemudian menjadi masukan penting dalam perencanaan mitigasi risiko-risiko ini:

1. Apa langkah-langkah kunci yang harus diambil?
2. Siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya?
3. Bagaimana kita memastikan bahwa staf kita merasa aman, berguna, dan dapat tetap produktif dalam keadaan pribadi mereka?
4. Berapa biaya ini?
5. Sumber daya apa yang dibutuhkan?

Bagaimana Dampak Pandemi pada Bisnis Saya Dapat Dimitigasi?

Di bagian ini, kami memberikan beberapa panduan praktis tentang cara menerapkan strategi baru secara praktis dengan mengajukan pertanyaan (sayangnya tidak lengkap menurut definisi) dan kerangka pemikiran kelangsungan bisnis yang mungkin relevan saat mengidentifikasi risiko pandemi untuk setiap langkah mitigasi.

1. Apa Langkah-Langkah Utama yang Harus Dilakukan untuk Kesiapsiagaan Pandemi?

Pertanyaan kuncinya di sini adalah memikirkan semua implikasi (yang dapat diperkirakan) dan mencoba dan mengantisipasinya:

• Berapa banyak karyawan perusahaan yang harus bekerja dari rumah untuk mempertahankan tingkat bisnis dan dukungan minimum yang layak? Apa saja pembatasan yang berlaku saat ini?
• Bagaimana hal ini mempengaruhi rantai pasokan kita dan dapatkah hal itu dipengaruhi dan mengapa?
• Apakah batasan saat ini mempengaruhi kepuasan pelanggan? Bisakah efek ini dikurangi?
• Bagaimana manajemen dapat memastikan bahwa karyawan dapat melaksanakan tugasnya?
• Bagaimana perusahaan memastikan perlindungan TI dan aset intelektual serta ketahanan dunia maya bahkan ketika sebagian besar karyawan bekerja di luar kantor?
• Siapa yang perlu diperingatkan di luar perusahaan?
• Bisakah kita menegosiasikan kembali kewajiban?
• Bisakah kita melibatkan pemegang saham?
• Strategi komunikasi apa yang diterapkan secara internal dan eksternal? Apakah itu efektif?

2. Siapa yang Bertanggung Jawab atas Pelaksanaannya?

Yang penting adalah bahwa tanggung jawab internal didistribusikan dan dipahami:

• Siapa yang bertanggung jawab atas aspek apa?
• Bagaimana kita tetap up to date dan fleksibel jika terjadi perubahan dalam pedoman pemerintah?
• Apakah ini orang yang tepat, dan apakah orang ini dapat berkomunikasi dan menegakkan?
• Apakah karyawan memahami apa tugas kritis mereka dan implementasi apa yang diperlukan dari mereka?
• Apakah staf cukup diberdayakan?
• Apakah mereka jelas tentang tanggung jawab mereka?
• Siapa yang bertanggung jawab jika sistem yang disarankan gagal?
• Apakah komunikasi penting sampai ke semua orang dan kembali ke manajemen?
• Apakah manajemen memiliki daftar prioritas yang jelas?
• Apakah ada daftar prioritas yang dikomunikasikan dengan jelas?

3. Bagaimana Kami Memastikan Staf Merasa Aman, Berguna, dan Dapat Tetap Produktif Selama Pandemi?

Karyawan adalah modal manusia. Bisnis tanpa modal manusia tidak akan layak, bahkan dalam AI atau robotika. Bagaimana mereka bisa dilindungi?

• Apa pertanyaan dan kekhawatiran utama karyawan saya?
• Dapatkah saya mengatasi masalah ini?
• Apakah harapan dikomunikasikan kepada mereka dengan jelas?
• Apakah mereka telah diberi sumber daya untuk melanjutkan tugas sehari-hari mereka?
• Apakah manajemen menyadari adanya hambatan dalam tugas sehari-hari mereka?
• Apakah bantuan ditawarkan kepada karyawan yang mungkin kesulitan dengan tugas mereka?
• Apakah karyawan mengetahui kebijakan internal?
• Apakah komunikasi manajemen menjangkau karyawan dan membantu mereka?
• Apakah saluran komunikasi mengalir ke segala arah?
• Apakah karyawan dihargai, didukung, dan diberi semua informasi yang diperlukan?

4. Berapa Biaya Ini?

Kuncinya di sini adalah merencanakan beberapa skenario dan berhati-hati dan akurat dalam memperkirakan masing-masing:

• Berapa banyak uang tunai yang saya butuhkan untuk bertahan hidup dalam periode ini?
• Berapa banyak yang tersedia dalam likuiditas jangka pendek?
• Berapa banyak yang tersedia dalam keadaan darurat?
• Bagaimana struktur biaya saya akan berubah?
• Bagaimana pendapatan saya akan berubah?
• Apa skenario yang mungkin?
• Masalah pasokan?
• Masalah permintaan?
• Masalah produktivitas?
• Masalah arus kas?
• Apakah semua risiko telah diperhitungkan dan apakah mereka dimodelkan secara akurat?

5. Sumber Daya Apa yang Dibutuhkan?

Sumber daya apa yang tersedia bagi perusahaan, apakah sudah habis? Sudahkah kita cukup siap ketika memanggil mereka?

• Apakah ada pandangan yang jelas tentang kebutuhan uang tunai?
• Apakah ini dipengaruhi oleh tindakan operasional yang diambil?
• Apakah ada sumber uang tunai tambahan yang dapat diminta?
• Berapa proyeksi pengeluaran kas?
• Mungkinkah kewajiban dinegosiasi ulang?
• Apakah semua kreditur sudah dihubungi?
• Apakah pemegang saham sudah dihubungi?
• Bagaimana bantuan darurat dari organisasi pemerintah dapat diakses?
• Dokumentasi apa yang diperlukan untuk mengakses bantuan pemerintah?
• Bagaimana semua ini mengubah perkiraan arus kas?

Tanggung Jawab Siapa Kelangsungan Bisnis?

Sebenarnya, perencanaan Business Continuity berada di bawah kewenangan fungsi manajemen risiko dalam sebuah perusahaan. Namun, ini adalah pandangan statis dan sebagian tidak lengkap karena BC melibatkan setiap aspek bisnis, oleh karena itu:

1. Semua pengambil keputusan harus menjadi bagian dari proses perencanaan, terutama dalam hal Analisis Dampak Bisnis (BIA).
2. Semua karyawan perlu disadarkan akan peran mereka dalam rencana dan siap untuk implementasinya.
3. Memastikan keselarasan dan komunikasi dengan pemangku kepentingan utama perusahaan.

Manajemen Kontinuitas Bisnis Dalam Kerangka Tata Kelola Perusahaan

Kehadiran rencana Business Continuity yang kuat dan komunikasi serta implementasinya yang benar adalah kunci kelangsungan hidup perusahaan dan dengan demikian merupakan kepentingan pemegang saham. Perencanaan dan pengelolaan kelangsungan usaha yang memadai juga merupakan tanggung jawab dewan. Itu berada di bawah kewenangan mereka dan harus dilihat sebagai bagian dari kewajiban fidusia yang mereka pegang terhadap pemegang saham. Lagi pula, perencanaan yang tepat untuk masa depan bisnis di masa sulit adalah tanggung jawab mereka yang memiliki kewajiban terhadap karyawan dan pemegang saham. Untuk memastikan bahwa semua menyadari peran dan tanggung jawab mereka, komunikasi yang konstan sangat penting, terutama ketika rencana tersebut perlu ditindaklanjuti.

Investor seperti ekuitas swasta dan dana modal ventura memiliki kepentingan dalam melindungi hak-hak pemegang saham mereka. Dengan demikian, mereka dapat—dan memang—berperan aktif dalam mendukung perusahaan portofolio mereka untuk memastikan kelangsungan bisnis, memberikan nasihat, dan mempengaruhi dewan melalui anggota dewan yang ditunjuk. Ada bukti empiris dan akademis bahwa perencanaan DR/BC yang solid mengurangi biaya perusahaan dan masyarakat dari peristiwa semacam itu. Akhirnya, kreditur, terutama yang memiliki kewajiban jangka pendek, dapat, dan harus, menjadi bagian dari diskusi untuk mempertahankan operasi bisnis. Sementara mereka menikmati lebih banyak perlindungan, mereka juga lebih baik jika operasi bisnis berlanjut. Memiliki jalur komunikasi yang kuat dengan mereka dapat membuat perbedaan antara hidup dan mati.

Model Tata Kelola Perusahaan Anglo-Amerika

Apa sekarang? Bagaimana Saya Memutar?

Secara anekdot, sebagian besar kreditur dan investor (aktif) sangat menyadari rasa sakit yang dialami manajemen saat ini karena pandemi dan akan bersedia bekerja sama untuk mencari solusi. Untuk ekuitas swasta, ini berarti membantu perusahaan portofolio dalam menerapkan dan merancang rencana Kesinambungan Bisnis baru. Untuk modal ventura, waktu dapat dihabiskan untuk mengoptimalkan tingkat pembakaran dan menentukan sumber pendanaan alternatif. Pakar operasi bisnis dapat membantu bisnis yang tidak memiliki investor seperti itu.

Pada akhirnya, kunci keberhasilan rencana Kelangsungan Bisnis pandemi—sejauh mungkin ketika segala sesuatunya tidak dapat diprediksi—akan memiliki komunikasi yang jelas dan harapan yang sama dengan semua yang memiliki kepentingan dalam bisnis: pemegang saham, manajemen, kreditur, dan karyawan .